Direktversand-Workflow einrichten

Direktsendung ist ein Workflow, mit dem Sie Bestellungen direkt von einem Lieferanten an Ihren Kunden versenden können, wodurch Sie möglicherweise Lagerkosten sparen. In diesem Thema erfahren Sie, wie Sie diese Funktion für die Verwendung in Ihrem Unternehmen einrichten.

In den folgenden Abschnitten werden die Schritte zum Einrichten des Direktversand-Workflows beschrieben.

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  • Auftragserfassung
  • Einkauf
Regionale Verfügbarkeit

Alle Regionen
Benutzertyp Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen

1. Erstellen oder Identifizieren von Transaktionsdefinitionen

Sie benötigen mindestens eine Transaktionsdefinition für die Auftragserfassung und den Einkauf, um Direktsendungen einzurichten. In einem weiteren Schritt definieren Sie Beziehungen zwischen den Transaktionsdefinitionen, damit das System weiß, welche Einkaufs-Transaktion aus welcher Verkaufs-Transaktion erstellt werden soll. Beachten Sie die folgenden Anforderungen, wenn Sie Ihre Auftragserfassung identifizieren und Transaktion Definitionen für Direktsendungen Einkauf:

  • Sie können derselben Einkaufs-Transaktion mehrere Verkaufstransaktionen zuordnen.
  • Sie können eine Verkaufs-Transaktion nur einer Einkaufs-Transaktion zuordnen.
  • Wählen Sie eine Verkaufs-Transaktion pro Workflow als Direktsendungsinitiator aus. Verkaufsworkflow A sieht beispielsweise wie folgt aus: Kundenauftrag A --> Verkauf Rechnung A. Ordnen Sie in diesem Szenario nicht sowohl Kundenauftrag A als auch VerkaufsRechnung A einer EinkaufsTransaktion zu, da Sie am Ende zwei Einkaufstransaktionen erhalten könnten. Ordnen Sie nur eine Verkaufs-Transaktion in einem bestimmten Workflow einer Einkaufs-Transaktion zu. Lernen So zeigen Sie Workflows für Transaktionsdefinitionen an.
  • Für gemeinsam genutzte Unternehmen mit mehreren Entitäten: Wenn Sie die Zuordnungsbeziehungen für die Transaktionsdefinition auf dem Top-Level einrichten, können Sie nur Transaktionsdefinitionen zuordnen, die auf dem Top-Level erstellt wurden. Wenn Sie Zuordnungsbeziehungen auf der Entitätsebene einrichten, können Sie nur Transaktionsdefinitionen zuordnen, die auf der Entitätsebene erstellt wurden.
Transaktionsdefinition Anforderungen
Auftragserfassung
  • Um negative Bestände zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Transaktionsdefinition für die Auftragserfassung so einzustellen, dass sie sich nicht auf die Menge oder den Wert des Bestands auswirkt (die Tabelle mit den Gesamtbeständen im Bestandskontrolle Abschnitt der Transaktionsdefinition sollte leer sein).
  • Optional. Bearbeitung des Versand an Kontakt. Dadurch kann der Benutzer eine andere Versand an Ein anderer Kontakt als der Standardkontakt beim Erstellen der Verkaufs-Transaktion. Das System verwendet die Funktion Versand an Kontakt in der Transaktion "Vertrieb", um die Zurück an Kontakt in der Einkaufs-Transaktion.

Lernen So erstellen Sie eine Transaktionsdefinition für die Auftragserfassung.
Einkauf
  • Muss über eine gültige Nummerierungsreihenfolge definiert in der Transaktionsnummerierung Abschnitt.
  • Muss sein Richtlinie erstellen Festlegen auf Neues Dokument oder Konvertieren.
  • Es muss eine Einkaufs-Preisliste geben, die als Ursprüngliche Preisliste. Siehe Schritt 5. Aktualisieren der Preisliste für den Einkauf.
  • Optional. Hätte nicht Richtlinie bearbeiten Festlegen auf Keine Bearbeitung. Wenn es auf Keine Bearbeitungerstellen, kann der Benutzer die Einkaufs-Transaktion nicht mehr ändern, nachdem sie vom System erstellt wurde.
  • Optional. Legen Sie einen Standardbedingung für Verbindlichkeiten Zu verwenden, wenn für einen ausgewählten Lieferanten keine Laufzeit für Verbindlichkeiten definiert ist.
  • Optional. Um Verwirrung bei der Einkaufs-Transaktion zu vermeiden, ändern Sie den Kontakttitel ab Zurück an bis Versand an.

Lernen So erstellen Sie eine Transaktionsdefinition für den Einkauf.

2. Einkauf konfigurieren

Die Option für Liefer-Kontakt auf Positionsebene muss auf der Seite "Einkauf konfigurieren" aktiviert sein, bevor "Kaufen und bestellen" aktiviert werden kann.

  1. Gehen Sie zu Einkauf > Einrichtung > Konfiguration.

  2. Wählen Sie im Abschnitt Funktionalität aktivieren auszuwählen, wählen Sie Liefer Kontakt auf Kopfzeile Level aktivieren.

    Es werden zwei Felder angezeigt.

  3. Verwenden Sie Liefern an Dropdown-Menü zur Auswahl von Standard-Lieferadressen Kontakt
    Geben Sie beim Erstellen Ihrer Lieferkontakte einen Namen, der es leicht macht, sie im Buy-to-Order Lieferung an Dropdown-Liste, in der alle Ihre Kontakte aufgelistet sind. Stellen Sie dem Namen beispielsweise "Lieferung an" oder "BTO" voran.
  4. Auswählen Liefer-Kontakt auf Positionsebene aktivieren
  5. Wählen Sie Speichern.

3. Auftragserfassung konfigurieren

Im Datensatz gehen Sie wie folgt vor: Auftragserfassung konfigurieren Seite:

  • Streckengeschäft aktivieren
  • Definieren der Beziehungen der Transaktionsdefinition für die Auftragserfassung zu den Einkaufstransaktionen
  • Aktivieren der Lieferanten-Dimension

In einer gemeinsam genutzten Umgebung mit mehreren Entitäten aktivieren Sie Direktsendungen auf dem Top-Level. Sie können dann Transaktionsdefinitionen auf dem Top-Level, auf der Entitätsebene oder auf beiden zuordnen.

  1. Gehe zu Auftragserfassung > Einrichtung > Konfiguration.

  2. Wählen Sie im Abschnitt Direktversand Unterabschnitt des Funktionalität aktivieren auszuwählen, wählen Sie Direktsendung aktivieren.

    Eine Zuordnungstabelle wird angezeigt.

  3. Wählen Sie im Abschnitt Vertriebs Transaktionsdefinition Verwenden Sie Spalte das Dropdown-Liste, um eine Vertriebs Transaktionsdefinition auszuwählen, die Sie in 1. Erstellen oder Identifizieren von Transaktionsdefinitionen.
  4. Wählen Sie im Abschnitt Transaktionsdefinition für den Einkauf -Spalte wählen Sie in der Dropdown-Liste die Einkaufs-Transaktion aus, die aus der entsprechenden Verkaufs-Transaktion erstellt wird.
  5. Lassen Sie die Aktiv Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Zuordnung zu aktivieren, oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Zuordnung zu deaktivieren. Sie können beispielsweise eine Zuordnung inaktiv lassen, während Sie die Konfiguration abschließen.
    Wenn Sie mindestens eine Direktsendungs-Transaktion aus einer zugeordneten Transaktionsdefinition erstellen, können Sie die zugeordnete Beziehung nicht ändern oder entfernen. Sie können sie jedoch deaktivieren. Siehe Direktsendung deaktivieren für weitere Informationen.
  6. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 für jede gewünschte Transaktionsdefinition-Beziehung.
  7. Wählen Sie im Abschnitt Dimensionen einrichten Wählen Sie den Abschnitt Lieferant und wählen Sie dann Speichern.
    Wenn die Lieferanten-Dimension in diesem Abschnitt nicht angezeigt wird, aktivieren Sie die Lieferanten-Dimension im Hauptbuch und versuchen Sie dann, die Lieferanten-Dimension in der Auftragserfassung zu aktivieren.

    1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Einrichtung > Konfiguration.

    2. Wählen Sie im Abschnitt Dimensionseinstellungen auszuwählen, wählen Sie Aktivieren neben Lieferant und wählen Sie dann Speichern.

4. Artikel aktualisieren

Jeder Artikel, den Sie per Direktversendung versenden möchten, muss aktualisiert werden, damit die Verfügbar für Direktversand Option auf "wahr" festgelegt. Nachdem die Auftragserfassung für Direktsendungen konfiguriert wurde, werden die Verfügbar für Direktversand Kontrollkästchen erscheint im Abschnitt Artikelinformationen Seite für Artikel, bei denen der Artikeltyp "Bestand" oder "Nicht-Bestand" lautet.

Beim folgenden Verfahren wird davon ausgegangen, dass die Artikel in Ihrem System vorhanden sind. Wenn die Artikel nicht vorhanden sind, Erstellen Sie die Artikel bevor Sie fortfahren.

  1. Gehe zu Auftragserfassung > Alle > Artikel.

  2. Wählen Sie im Abschnitt Artikel -Liste, suchen Sie den Artikel und wählen Sie Bearbeiten daneben.
  3. Wählen Sie im Abschnitt Vertrieb Abschnitt des Abschnitts Artikelinformationen Seite, wählen Sie Verfügbar für Direktversand und wählen Sie Speichern.
    Die Verfügbar für Direktversand Kontrollkästchen wird nur angezeigt für Bestand oder Nicht-Bestand Artikel-Typen.
  4. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 3 für jeden zutreffenden Artikel.

5. Aktualisieren der Zahlungsbedingungen für Lieferanten

Das System verwendet die Funktion AP-Bedingung um die Zahlung auszufüllen Datum der Fälligkeit in der Einkaufs-Transaktion die anwendbare Nummer von Tagen ab dem Verkauf vorwärts zählen Transaktionsdatum. Jeder Lieferant, für die Sie Einkauf Transaktionen aus einem Verkaufs Transaktion erstellen möchten, sollte eine Standardbedingung für Verbindlichkeiten zugeordnet sein.

Wenn das System für eine ausgewählte Lieferant keine Zahlungsbedingung findet, verwendet es die Standardlaufzeit für Verbindlichkeiten aus der entsprechenden Transaktionsdefinition. Wenn der Einkaufs Transaktionsdefinition keine Standardbedingung für Verbindlichkeiten zugeordnet ist, gibt das System einen Fehler aus und die Benutzer kann die Verkaufs Transaktion, die die Einkaufs Transaktion initiiert, nicht speichern.

  1. Gehe zu Einkauf > Alle > Lieferanten.

  2. Wählen Sie im Abschnitt Lieferanten -Liste, suchen Sie den Lieferanten und wählen Sie Bearbeiten daneben.
  3. Wählen Sie im Abschnitt Lieferanteninformationen auszuwählen, wählen Sie das Symbol Zahlungsinformationen Tab wählen Sie im Dropdown-Menü das Symbol Laufzeitauswählen und Speichern. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 3 für jeden zutreffenden Lieferanten.

6. Preislisten für den Einkauf aktualisieren

Für eine Direktsendungs Artikel muss ein Preis in einer Einkauf Preisliste definiert sein, damit das System die Bestellung aus der Kundenauftrag mit Einkauf Preisen erstellt, die kein Null-Betrag sind. Die Preisliste für den Einkauf muss entweder mit der Transaktionsdefinition für Direktsendungen im Einkauf oder mit dem ausgewählten Lieferanten verknüpft sein. Es empfiehlt sich, eine Standard-Preisliste für den Einkauf mit der Transaktionsdefinition für Direktsendungen im Einkauf zu verknüpfen. Wenn das System eine Preisliste für den ausgewählten Lieferanten findet, hat die Lieferanten-Preisliste Vorrang vor der Standard-Preisliste.

  1. Gehe zu Einkauf > Einrichtung > Preis > Listen.

  2. Auf der Seite Preislisten für den Einkauf Seitenauswahl Einzelheiten neben der entsprechenden Preisliste.

  3. Wählen Sie Hinzufügen aus.

  4. Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um den gewünschten Artikelund füllen Sie dann die restlichen Felder nach Bedarf aus. Siehe Preislisteneinträge in der Liste um Informationen zu diesen Feldern zu erhalten.
  5. Wählen Sie Speichern.
  6. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 für jeden zutreffenden Artikel.

Optionale Anpassungen

Die folgenden optionalen Anpassungen können dazu beitragen, Ihren Direktversand-Workflow zu vereinfachen:

  • Aktivieren Sie die Dimension "Kunde" im Einkauf
  • Layout des Verkaufstransaktionsformulars für Transaktionen anpassen
  • Erstellen einer Dokument Vorlage für Direktversandeinkäufe Transaktion Definitionen
  • Benutzerdefinierten Report zur Historie des Direktversands erstellen

Um ein vollständigeres Reporting zu ermöglichen, empfiehlt Intacct, die Kunde Dimension im Einkauf Anwendung zu aktivieren. Wenn das System die Einkaufs-Transaktion aus der Verkaufs-Transaktion erstellt, füllt es die Kunden-Dimension in der Einkaufs-Transaktion mit dem Namen des Kunden aus der Verkaufs-Transaktion aus.

So aktivieren Sie die Dimension "Kunde" im Einkauf:

Wenn die Kunden-Dimension in diesem Abschnitt nicht angezeigt wird, aktivieren Sie die Kunden-Dimension im Hauptbuch und versuchen Sie dann, die Kunden-Dimension im Einkauf zu aktivieren.

  1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Einrichtung > Konfiguration.

  2. Wählen Sie im Abschnitt Dimensionseinstellungen auszuwählen, wählen Sie Aktivieren neben Kunde und wählen Sie dann Speichern.

Damit sich Ihre Benutzer daran erinnern, einer Einzelposition, die sie per Direktversendung versenden möchten, eine Lieferanten-Dimension hinzuzufügen, können Sie die Einträge Abschnitts-Spaltenlayout in den entsprechenden Verkaufstransaktionen, sodass der Lieferant -Dimension befindet sich neben dem Direktversand -Spalte wie im folgenden Beispiel:

""

Lernen So verschieben Sie Eingabefelder.

Der Kunde Versand an -Adresse aus der Verkaufs-Transaktion wird als Zurück an -Adresse in der Einkaufs-Transaktion. Sie können einen Dokument-Vorlage die den Text "Versand an" enthält, und platzieren Sie ihn neben der Adresse des Kunden. Sie können der Dokumentvorlage auch Standardkommentare oder spezielle Anweisungen hinzufügen. Verknüpfen Sie dann die Dokument Vorlage mit den entsprechenden Transaktion Definitionen für Direktsendungen.

Lernen So erstellen Sie Dokumentvorlagen.

Wenn Ihr Unternehmen Anpassungsservice oder Plattformdienste abonniert hat, können Sie das benutzerdefinierte Reportobjekt Dropship-Historie verwenden, um Reports über Ihre Direktsendungstransaktionen zu erstellen. Sie können Reports erstellen, die Ihnen helfen, Direktsendungstransaktionen zu identifizieren, Verkaufspreis mit Einkaufspreis zu vergleichen usw.

Wählen Sie im Benutzerdefinierter Report-Writer in Schritt 1 das Objekt "Direktsendungshistorie" als primäre Datenquelle aus. Wählen Sie dann die gewünschten Spalten aus, wählen Sie die Spaltenreihenfolge aus usw.

Lernen So erstellen Sie benutzerdefinierte Reports.

Direktsendung deaktivieren

Wenn Sie Direktsendung aktivieren und für mindestens eine Transaktion verwenden, können Sie sie nicht deaktivieren. Sie können jedoch die Zuordnungsbeziehungen der Transaktionsdefinition deaktivieren. Dadurch wird der Direktversand -Felds aus den Verkaufstransaktionen aus, sodass Benutzer keine Einkaufstransaktionen aus Verkaufstransaktionen erstellen können.

Sie können eine zugeordnete Beziehung auch nicht ändern oder entfernen, wenn Sie mindestens eine Direktsendungs-Transaktion aus der zugeordneten Transaktionsdefinition erstellt haben. Um eine zugeordnete Beziehung zu ändern, deaktivieren Sie die aktuelle Beziehung und fügen Sie dann der Tabelle eine neue Transaktionsdefinition mit der entsprechenden Transaktionsdefinition hinzu.

Zuordnungsbeziehungen der Transaktionsdefinition deaktivieren

  1. Gehe zu Auftragserfassung > Einrichtung > Konfiguration.

  2. Wählen Sie im Abschnitt Direktversand Unterabschnitt des Funktionalität aktivieren deaktivieren Sie den Abschnitt Aktiv Kontrollkästchen in jeder zutreffenden Zeile der Zuordnungstabelle für die Transaktionsdefinition für Direktsendungen.
  3. Wählen Sie Speichern.