Informationen zu Fakturierungsgruppen
Mit Fakturierungsgruppen können Sie die wiederkehrende Abrechnung für mehrere Kunden verwalten, die dieselben Fakturierungspräferenzen haben. Anstatt für jeden Kunden separate Rechnungen zu erstellen und zu pflegen, definieren Sie die Abrechnungseinrichtung einmal und generieren Rechnungen automatisch für die gesamte Gruppe nach einer gemeinsamen Terminierung.
Fakturierungsgruppen sind für Kunden konzipiert, die im gleichen Rhythmus abgerechnet werden, dieselben Transaktionseinstellungen verwenden und allgemeine Gebühren wie Plattformgebühren oder Abonnements enthalten.
Hauptvorteile
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Rechnungslegung zentralisieren und skalieren: Gruppieren Sie Kunden mit ähnlichen Rechnungslegungspräferenzen und verwalten Sie gemeinsame Abrechnungszyklen an einem Ort.
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Gebühren einmalig konfigurieren: Richten Sie wiederkehrende oder einmalige Gebühren ein und wenden Sie diese einheitlich auf alle Gruppenmitglieder an.
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Wiederkehrende Rechnungen automatisieren: Generieren Sie Rechnungen automatisch nach einer festgelegten Terminierung. Das reduziert den manuellen Aufwand und verbessert die Konsistenz.
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Manuelle Problemumgehungen abschaffen: Ersetzen Sie sich wiederholende Rechnungserstellungen, externe Tabellenkalkulationen und mehrstufige Prozesse durch einen optimierten Workflow.
Wann Fakturierungsgruppen verwendet werden sollten
Fakturierungsgruppen eignen sich gut, wenn Sie Folgendes tun müssen:
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Viele Kunden nach der gleichen Terminierung abrechnen
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Gemeinsame Kosten konsequent anwenden
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Reduzieren Sie die manuelle Erstellung von Rechnungen
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Behalten Sie den Überblick über Abrechnungsläufe und -ergebnisse
Für einmalige Abrechnungen oder komplexe anteilige Szenarien sind Standardtransaktionen für die Auftragserfassung oder Verträge möglicherweise besser geeignet.
Funktionsweise von Fakturierungsgruppen
Einrichtung
Jede Fakturierungsgruppe definiert die Transaktionseinstellungen und die Terminierung, die zum Generieren von Rechnungen verwendet werden. Dazu gehören die Transaktionsdefinition, die Währung, die Zahlungsbedingungen und die Abrechnungshäufigkeit.
Mitglieder
Eine Fakturierungsgruppe umfasst einen oder mehrere Kunden. Sie können einer Fakturierungsgruppe Kundengruppen, Kunden oder eine Kombination aus beidem hinzufügen. Ein Mitglied kann nicht sowohl über eine Kundengruppe als auch als einzelner Kunde aufgenommen werden.
Gebühren
Fakturierungsgruppen unterstützen die folgenden Gebührenarten:
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Gruppengebühren: Anwenden auf jedes Mitglied der Fakturierungsgruppe, wenn Rechnungen generiert werden.
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Einzelgebühren: Anwenden auf ein bestimmtes Mitglied der Fakturierungsgruppe und sind nur auf den Rechnungen dieses Kunden enthalten.
Gebühren können wiederkehrend oder einmalig sein und werden basierend auf ihrem Startdatum in Rechnungen aufgenommen.
Abrechnungszeiträume und Rechnungsläufe
Fakturierungsgruppen generieren Rechnungen automatisch basierend auf einer wiederkehrenden Terminierung. Jedes geplante Vorkommen wird als Fakturierungszeitraum nachverfolgt. Ein Abrechnungszeitraum stellt einen einzelnen Abrechnungszyklus für die Gruppe dar, z. B. einen Monat oder ein Quartal. Für jeden Abrechnungszeitraum erstellt Intacct einen Rechnung-Lauf, der Rechnungen für alle berechtigten Mitglieder der Fakturierungsgruppe mit den aktuellen Mitgliedschafts-, Gebühren- und Abrechnungseinstellungen generiert.
In jedem Abrechnungszeitraum wird Folgendes erfasst:
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Wann die Erstellung von Rechnungen für den nächsten offenen Zeitraum geplant ist
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Gibt an, ob die Erstellung der Rechnung erfolgreich war
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Alle Fehler, die während der Verarbeitung aufgetreten sind
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Einen Link zum Anzeigen des Rechnungslaufs
Rechnungsläufe können in der Fakturierungsgruppe und in der Liste "Rechnungsläufe" überprüft werden, was eine zentrale Ansicht der Fakturierungsaktivitäten über Fakturierungsgruppen hinweg bietet.
Beispiel
Ein Revenue Manager betreut Hunderte von Kunden im selben monatlichen Abrechnungszyklus. Zuvor haben sie jedem Kunden eine wiederkehrende Plattformgebühr hinzugefügt oder die Berechnung außerhalb des Systems verwaltet und dann Transaktionen für die Rechnungsstellung erstellt.
Jetzt erstellt der Revenue Manager eine Abrechnungsgruppe für monatliche Kunden mit den folgenden Details:
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Startdatum: 1. Januar 2027
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Häufigkeit: Monate
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Intervall: 1
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Ende: Nie
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Tage vor dem Rechnungsdatum, um Rechnungen zu erstellen: 5
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Tage nach dem Rechnungsdatum, um die Rechnung im Hauptbuch zu buchen: 5
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Kundengruppe: Monatliche Kunden
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Gruppengebühr:500 USD wiederkehrende Plattformgebühr
Bei dieser Einrichtung werden Rechnungen 5 Tage vor jedem Rechnungsdatum erstellt und 5 Tage später im Hauptbuch erfasst. Die resultierende Terminierung für die Fakturierungsgruppe sieht wie folgt aus:
| Zeitraum | Nächstes Ausführungsdatum (Erstellungsdatum der Rechnung) | Rechnungsdatum | HB-Buchungsdatum der Rechnung |
|---|---|---|---|
| 1 | 27. Dezember 2026 | 1. Januar 2027 | 5. Januar 2027 |
| 2 | 27. Januar 2027 | 1. Februar 2027 | 5. Februar 2027 |
| 3 | 24. Februar 2027 | 1. März 2027 | 5. März 2027 |
| 4 | 27. März 2027 | 1. April 2027 | 5. April 2027 |
| ... | ... | ... | ... |
Jeden Monat werden bei einem Rechnungslauf automatisch Rechnungen für alle Kunden in der Fakturierungsgruppe erstellt, und die Plattformgebühr von 500 USD ist in jeder Kunden-Rechnung enthalten. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und trägt dazu bei, eine konsistente Abrechnung über alle Kunden hinweg zu gewährleisten.
Später fügt der Revenue Manager der Fakturierungsgruppe eine einmalige Gebühr von 100 USD hinzu. Diese Gebühr ist in der nächsten Rechnungsausführung nur für alle Kundenrechnungen und nicht in nachfolgenden Fakturierungszeiträumen enthalten.
Workflow
- Eine Fakturierungsgruppe erstellen
- Gruppengebühren zur Fakturierungsgruppe hinzufügen
- Generierte Rechnungen und Rechnungsläufe überprüfen
Optional können Sie auch Folgendes tun:
Einschränkungen
Fakturierungsgruppenzeitpläne können nicht in der Vergangenheit beginnen. Sie sind nicht für die Eingabe historischer Daten vorgesehen.
