Auswirkungen einer Rechnung löschen oder umkehren – Auftragserfassung

Bei Verkaufsrechnungen mit einer Transaktionsdefinition, die in der Debitorenbuchhaltung gebucht wird, können Sie die Verkaufsrechnung entfernen oder ihre Auswirkungen umkehren, wenn sie nicht gelöscht werden kann.

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Benutzertyp	Geschäftlicher Benutzer Warenlager
Berechtigungen	Auftragserfassungs-Transaktionen: Auflisten, Hinzufügen, Bearbeiten, Entfernen

Informationen zum Löschen oder Umkehren einer Rechnung für die Auftragserfassung

Gelegentlich möchten Sie vielleicht eine Rechnung entfernen, die in der Auftragserfassung erstellt wurde. Vielleicht wurde er fälschlicherweise eingegeben oder mit falschen Informationen konvertiert. Sie haben die folgenden zwei Möglichkeiten, wie Sie die Rechnung korrigieren können:

Löschen Sie die Rechnung. Entfernt die Rechnung aus dem System, sodass Sie sie korrekt neu erstellen können.
Auswirkungen der Rechnung umkehren. Verlässt die Rechnung im System, sodass Sie Änderungen nachverfolgen und ein Prüfprotokoll führen können.
Die Auftragserfassung Anwendung verfügt nicht über eine explizite Zurückbuchungsfunktion, wie Debitorenbuchhaltung sie haben können. Das Umkehren der Auswirkungen der Rechnung ist ein Prozess, bei dem Sie eine Umsatz-Korrektur in der Auftragserfassung erstellen, um die Rechnung auszunullen, und dann das Guthaben auf die Rechnung in der Funktion "Debitorenbuchhaltung Zahlung erhalten" anwenden.

Welche Maßnahmen Sie ergreifen, hängt von einer Kombination der folgenden Faktoren ab:

Der Zahlungs-Status
Der Status der Transaktion
Die Transaktionsdefinition
Die Konfiguration der Auftragserfassung

Die Zahlungs Status bezieht sich nicht auf den Rechnung Status, der für den Workflow gilt. Beispiel: Eine Rechnung mit dem Zahlungs-Status "Bezahlt" kann den Status "Ausstehend" haben, sodass Sie die Rechnung bei Bedarf in eine Gutschrift oder eine Retoure umwandeln können.

Rechnung löschen

Wenn Sie eine Rechnung in der Auftragserfassung löschen, werden alle relevanten Daten im System auf den Status zurückgesetzt, in dem sie sich vor der Erstellung der Rechnung befanden. Dieser Rollback umfasst Hauptbuchkonten, Nebenbuchkonten, Umsatzpläne, Bestandseffekte usw. Wenn Sie eine Rechnung entfernen, können Sie sie erneut in die Rechnung konvertieren, um falsch eingegebene Informationen zu korrigieren.

Die folgende Tabelle beschreibt die Bedingungen, unter denen Sie eine Rechnung nicht entfernen können, und gibt mögliche Lösungen:

Bedingung	Mögliche Lösung
Wenn die Transaktionsdefinition Richtlinie entfernen ist gesetzt auf Keine entfernen.	Ändern Sie die Richtlinie entfernen auf der Transaktionsdefinition.
Wenn Sie zuvor ein Dokument für die Rechnung und die Transaktionsdefinition gedruckt haben Richtlinie entfernen so eingestellt ist, dass das Löschen einer Transaktion nach dem Drucken eines Dokuments untersagt wird.	Ändern Sie die Richtlinie entfernen auf der Transaktionsdefinition.
Wenn die Rechnung in eine andere Transaktion konvertiert wurde.	Löschen Sie die nachgelagerte Transaktion. Wenn die Rechnung beispielsweise in eine Korrektur-Transaktion umgewandelt wurde, entfernen Sie die Korrektur-Transaktion.
Wenn eine Zahlung auf die Rechnung angewendet wurde. Sie erhalten eine Fehlermeldung, dass eine Zahlung erfolgt ist.	Auch wenn die Zahlung zurückgebucht wird, können Sie die Rechnung nicht entfernen. Siehe In diesem Szenario siehe Auswirkungen einer Rechnung umkehren.
Wenn für die Rechnung "Nach Position konvertieren" verarbeitet wurde.	Löschen Sie die Wiederkehrende Vorlage.
Wenn die Umsatzrealisierung aktiviert ist und ein Teil des Umsatzes aus den Zeitplänen erfasst wurde.	Löschen Sie die Umsatzrealisierung (Auftragserfassung).
Wenn der Abrechnungszeitraum abgeschlossen ist.	Öffnen Sie den Abrechnungszeitraum. Wenn das Öffnen des Zeitraums nicht möglich ist, können Sie den Transaktion Buchung Datum so ändern, dass er in einem offenen Zeitraum liegt.
Wenn die Rechnung innerhalb eines Unternehmens mit mehreren Entitäten geteilt wird.	Freigegebene Rechnungen können nur auf dem Top-Level gelöscht werden. Wenn Sie die Rechnung-Liste auf der Entitätsebene anzeigen, werden möglicherweise freigegebene Rechnungen angezeigt. Diese Rechnungen werden jedoch von der Entität als "Ohne Eigentümer" aufgeführt und die Löschen Option wird nicht angezeigt. Wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, gehen Sie zum Top-Level, um die Rechnung zu entfernen.

So entfernen Sie eine oder mehrere Rechnungen:

Öffnen Sie die entsprechende Rechnung-Liste und suchen Sie die zu entfernenden Rechnungen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen im Datensatz Löschen -Spalte neben jeder Rechnung.
Wählen Sie das Symbol Löschen klicken. Wählen Sie je nach Ihren Benutzereinstellungen zur Bestätigung des Entfernens Folgendes aus OK.

Auswirkungen einer Rechnung umkehren

Es sind zwei Maßnahmen erforderlich, um die Auswirkungen einer Rechnung umzukehren:

Erstellen Sie eine Korrektur-Transaktion.
Wenden Sie die Korrektur auf die entsprechende Rechnung in der Debitorenbuchhaltung an.

Wenn Sie die Auswirkungen einer Rechnung umkehren, ist keine der vorherigen Transaktionen im Workflow betroffen.

1. Erstellen einer Korrektur-Transaktion

Eine Korrektur-Transaktion ist eine Auftragserfassung-Transaktion, bei der die Transaktionsdefinition mit den folgenden Attributen definiert wurde:

Die Transaktionsbuchung erfolgt in der Debitorenbuchhaltung.
Der Buchungs Konfiguration ist so definiert, dass er Debitorenbuchhaltung und Belastung der entsprechenden Hauptbuchkonten belastet wird (der umkehren des Buchungs Konfiguration für die Transaktionsdefinition für die Rechnung).

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie:

Erstellen Sie eine Korrektur-Transaktion durch Konvertierung
Erstellen einer eigenständigen Korrektur-Transaktion

Wenn Ihr Workflow mehr als eine Korrektur-Transaktion umfasst, wenden Sie sich an Ihren Intacct-Administrator, um zu erfahren, welche zu verwenden ist.

Wenn die Rechnung Payment-Status "Bezahlt" oder "Teilweise bezahlt" lautet, Die Zahlung umkehren bevor Sie die Korrektur erstellen. Wenn Sie die Zahlung nicht zuerst umkehren, werden auf dem Forderungs-Konto Guthaben dupliziert.

Erstellen Sie eine Korrektur-Transaktion durch Konvertierung

In einem Rechnung für die Auftragserfassung – ListeSuchen Sie die entsprechende Rechnung und wählen Sie Konvertierenauswählen und dann das Symbol Typ der Korrektur-Transaktion in das die Rechnung konvertiert werden soll. Wählen Sie zum Beispiel Haben Notiz.
Die Korrektur-Transaktion wird angezeigt, zeigt alle Daten aus der Rechnung an und standardmäßig wird Datum bis zum heutigen Datum. Dieses Datum bestimmt das Datum der Buchung der Korrektur.
Ändern Sie die Datum gegebenenfalls. Das Datum für die Korrektur stimmt in der Regel mit dem Datum der Rechnung überein, die Sie umkehren möchten.
Lassen Sie die Informationen zu Artikel, Menge und Preis unverändert und wählen Sie Erfassen.
Das Guthaben kann jetzt in der Debitorenbuchhaltung auf die Rechnung angewendet werden.

Erstellen einer eigenständigen Korrektur-Transaktion

Wenn die Rechnung nicht in eine Korrektur-Transaktion umgewandelt werden kann, können Sie eine eigenständige Korrektur-Transaktion erstellen. Sie können die Korrektur in der Auftragserfassung oder in der Debitorenbuchhaltung erstellen. Im folgenden Verfahren wird beschrieben, wie Sie eine eigenständige Transaktion in der Auftragserfassung erstellen. Informationen zum Erstellen der Korrektur in der Debitorenbuchhaltung finden Sie unter Außenstandsanpassungen.

Wenn die Transaktionsdefinition für die Rechnung mit einem Bestandseffekt definiert wurde, erstellen Sie die Korrektur-Transaktion in der Auftragserfassung. Die Transaktionsdefinition für die Korrektur-Transaktion muss den gegenteiligen Bestandseffekt haben.

So erstellen Sie eine eigenständige Korrektur-Transaktion:

Gehe zu Auftragserfassung > Alle > Transaktionen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben der entsprechenden Korrektur-Transaktion.

Die Korrektur-Transaktion wird angezeigt.
Ändern Sie die Datum gegebenenfalls. Das Datum für die Korrektur stimmt in der Regel mit dem Datum der Rechnung überein, die Sie umkehren möchten.
Wählen Sie den Kunden aus der Registerkarte Kunde Dropdown-Liste. Der Kunde muss mit dem auf der Rechnung angegebenen Kunden übereinstimmen.
Wählen Sie im Abschnitt Einträge Tabelle, wählen Sie eine Artikel das ist auf der Rechnung definiert.
Geben Sie dasselbe ein Menge und Preis wie auf der Rechnung als positive Werte.
Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für jeden Artikel in der Rechnung.
Füllen Sie die anderen Transaktionsfelder nach Bedarf aus.
Wählen Sie Buchen aus.
Das Guthaben kann jetzt in der Debitorenbuchhaltung auf die Rechnung angewendet werden.

2. Guthaben in der Debitorenbuchhaltung auf die Rechnung anwenden

Sie können ein Guthaben, das aus einer Transaktion zur Korrektur der Auftragserfassung erstellt wurde, auf eine Rechnung anwenden, indem Sie Zahlungen empfangen in der Debitorenbuchhaltung. Wenn Sie die Korrektur auf die Rechnung anwenden, ergeben die anwendbaren buchhalterischen Auswirkungen saldiert null, und die Rechnung und das Guthaben werden aus dem Zahlungsausstände des Kunden (Zeitraum) Report.

Siehe Zahlungen empfangen um Anleitung zu erhalten.