Vergleichen Sie den Transaktionsabgleich auf Kopfzeilenebene mit dem auf Positionsebene

Sie können entscheiden, ob Einkaufstransaktionen auf Kopfzeilenebene oder auf Positionsebene abgeglichen werden sollen. Um den Abgleich auf Positionsebene zu Ihrer Automatisierungseinrichtung hinzuzufügen, Kontakt Sie Ihren Konto Manager oder die Leitung für Vertriebskanäle, um diese Option verfügbar zu machen.

Wenn Sie die Unterschiede zwischen den beiden Arten des Abgleichs kennen, wissen Sie, was Sie erwartet, wenn Sie Lieferantenrechnungen prüfen und bearbeiten.

Abgleich auf Kopfzeilenebene

Standardmäßig ist Künstliche Intelligenz/Maschinelles Lernen (KI/ML) für den Abgleich auf Kopfzeilenebene konfiguriert.

Mit dieser Konfiguration führt KI/ML die folgenden Schritte aus:

  1. Analysiert das Dokument des Lieferanten und gleicht es mit der Quell-Einkaufs-Transaktion ab.
  2. Füllt Einzelposten im Entwurf der Lieferantenrechnung automatisch mit allen Einzelposten aus der Quell-Einkaufs-Transaktion aus.

Nachdem die Lieferantenrechnung abgeglichen wurde, müssen Sie:

  1. Vergleichen Sie Einzelpositionen im Entwurf der Lieferantenrechnung mit dem angehängten Lieferanten-Dokument.
  2. Aktualisieren Sie die Menge oder den Preis für alle Einzelpositionen, die anders fakturiert wurden.
  3. Entfernen Sie Einzelpositionen, die Ihnen keine Rechnung gestellt wurden.
  4. Fügen Sie Einzelpositionen hinzu, die fakturiert wurden, aber nicht Teil der Quell-Einkaufs-Transaktion waren.

Wenn das Kontrollkästchen "Abgleich auf Positionsebene" in Ihrer Einkaufs-Konfiguration nicht aktiviert ist, werden Ihre automatisierten Transaktionen auf Kopfzeilenebene abgeglichen.

Abgleich auf Positionsebene

Wenn Sie Den Abgleich auf Positionsebene aktivieren In Ihrer Einkaufs-Konfiguration überschreiben Sie die Standardeinstellung des Abgleichs auf Kopfzeilenebene.

Für den Abgleich auf Positionsebene führt KI/ML die folgenden Schritte aus:

  1. Ordnet das Dokument des Lieferanten der Quell-Einkaufs-Transaktion zu.
  2. Füllt Einzelposten in der Lieferantenrechnung mit Daten aus dem hochgeladenen oder per E-Mail gesendeten Lieferanten-Dokument statt aus der Quell-Transaktion.
  3. Markiert alle Unterschiede in Bedingungen des Preises oder der Menge.

Wenn Sie die abgeglichene Lieferantenrechnung überprüfen, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Bewerten Sie alle Positionen, deren gekennzeichnete Mengen oder Preise von der Quell-Transaktion abweichen, und nehmen Sie gegebenenfalls Korrekturen vor.
  2. Überprüfen Sie, ob alle Einzelposten im angehängten Lieferanten-Dokument im Entwurf der Lieferantenrechnung korrekt erfasst sind, und nehmen Sie gegebenenfalls Korrekturen vor.
Sie können Einzelpositionen hinzufügen, die mit einer Quell-Einkaufs-Transaktion verknüpft sind, wenn der Konvertierungen für mehrere Quelldokumente aktivieren ist in den Konfigurationen für den Einkauf ausgewählt. Erfahren Sie mehr über diese Option.

Auswirkungen der Bearbeitung von Einzelposten

Wenn Sie Schlüsselfelder in einer Einzelposition bearbeiten, die mit einer Quell-Transaktion abgeglichen wurde, kann sich Ihre Bearbeitung darauf auswirken, wie die Einzelposition verknüpft oder konvertiert wird.

Wenn Sie den Preis oder die Menge bearbeiten, bleibt die Position mit der Quell-Transaktion verknüpft und das Ergebnis ist eine teilweise oder vollständige Konvertierung.

Wenn Sie die Artikel-ID bearbeiten, ist das Ergebnis dasselbe wie das Hinzufügen einer neuen Einzelposition. Die Position wird nicht mehr mit der Quell-Transaktion abgeglichen und daher nicht konvertiert.