Automatisierten Rechnungseingang im Einkauf einrichten

Um den automatisierten Rechnungseingang zu abonnieren, Wenden Sie sich an Ihre Sage-Kontoverwaltung.

Um einen reibungslosen Workflow zu gewährleisten, erfordert der automatisierte Rechnungseingang bei Einkauf bestimmte Einstellungen in den Transaktionsdefinitionen, die Sie verwenden möchten. Aus diesem Grund müssen Sie Ihre Transaktionsdefinitionen aktualisieren, bevor Sie die Transaktionszuordnung konfigurieren.

Erfahren Sie, wie Sie Ändern Sie Ihre Transaktionsdefinitionen für die Verwendung mit "Automatisierter Rechnungseingang bei Einkauf".

Nachdem Sie alle erforderlichen Änderungen an den Transaktionsdefinitionen, die Sie verwenden werden, abgeschlossen haben, können Sie den automatisierten Rechnungseingang mit Einkauf konfigurieren.

1. Gehen Sie zu Einkauf > Einrichtung > Konfiguration.

2. Wählen Sie im Abschnitt "Erweiterte Einstellungen" eine oder beide Automatisierungsoptionen aus:

   1. Transaktionen mit dem Dokument-Abgleich auf Kopfzeilenebene automatisieren.

      Nachdem Sie diese Option ausgewählt haben, wird eine Zuordnungstabelle für die Transaktionsdefinition angezeigt.

      Wenn dieses Kontrollkästchen nicht angezeigt wird

      Das Kontrollkästchen zum Aktivieren der Automatisierung von Verbindlichkeiten bei Einkauf wird nach folgenden Schritten angezeigt:

      • Sie haben den automatisierten Rechnungseingang mit Einkauf über Ihre Sage-Kontenverwaltung abonniert.
      • Die Backend-Einrichtung für den automatisierten Rechnungseingang ist abgeschlossen, wenn Sie den automatisierten Rechnungseingang gleichzeitig mit dem automatisierten Einkauf hinzugefügt haben.

   2. Transaktionen ohne Abgleich automatisieren.

      Nachdem Sie diese Option ausgewählt haben, wird eine Zuordnungstabelle für die Transaktionsdefinition angezeigt.

      Wenn dieses Kontrollkästchen nicht angezeigt wird

      Das Kontrollkästchen zum Aktivieren der Automatisierung von Verbindlichkeiten bei Einkauf wird nach folgenden Schritten angezeigt:

      • Sie haben den automatisierten Rechnungseingang mit Einkauf über Ihre Sage-Kontenverwaltung abonniert.
      • Die Backend-Einrichtung für den automatisierten Rechnungseingang ist abgeschlossen, wenn Sie den automatisierten Rechnungseingang gleichzeitig mit dem automatisierten Einkauf hinzugefügt haben.

3. Wählen Sie für den Abgleich von Dokumenten auf Positionsebene die Option Kopfzeilenebene mit Abgleich auf Positionsebene überschreiben.

   Wie Einzelposten mit und ohne Abgleich auf Positionsebene ausgefüllt werden

   Beim Abgleich auf Positionsebene prognostiziert KI/ML Einzelposition Übereinstimmungen zwischen dem Quell Transaktion und dem Lieferantenrechnung. Etwaige Unterschiede werden zur Überprüfung gekennzeichnet. Sie können die Einzelposten nach Bedarf bearbeiten, wenn Sie den Entwurf überprüfen.

   Ohne Abgleich auf Positionsebene füllt Sage Intacct die Lieferantenrechnung mit allen Positionen aus der Quelleinkaufs-Transaktion aus und ignoriert das Lieferanten-Dokument. Bei Überprüfung des Entwurfs vergleichen Sie jede Zeile mit dem Dokument des Lieferanten und nehmen alle erforderlichen Anpassungen vor.

   Erfahren Sie mehr über den Abgleich von Dokumenten auf Positions- und Kopfzeilenebene.

4. Richten Sie die Transaktionsdefinition ein, die Sage Intacct bei der Verarbeitung eingehender Lieferantenrechnungen verwenden soll.

   Wenn Sie eine Zuordnung für das Top-Level eingeben, erben Entitäten standardmäßig diese Zuordnung auf Top-Level. Um eine andere Zuordnung für eine Entität zu verwenden, fügen Sie einen Eintrag für diesen Entität-Namen hinzu. Die Zuordnung auf Entitätsebene überschreibt die vom Top-Level übernommene Zuordnung.

   1. Wenn Sie Transaktionen mit Dokumentenabgleich automatisierengehen Sie wie folgt vor:

      1. In einer neuen Zeile unter EntitätsnameWählen Sie Top-Level aus, oder wählen Sie für die Entität-spezifische Zuordnung den Namen der Entität aus.

      2. Unter Ziel Wählen Sie in derselben Zeile die Transaktionsdefinition aus, die Intacct beim Erstellen von Transaktionsentwürfen verwenden soll.

         Angenommen, Sie gleichen Lieferantenrechnungen mit Bestellungen für den Einkauf ab. Wählen Sie die Transaktionsdefinition, die Sie für Lieferantenrechnungen verwenden, als Ziel aus.

         Wenn die Transaktionsdefinition, die Sie verwenden möchten, nicht angezeigt wird

         Überprüfen Sie die Einstellungen für die Transaktionsdefinition anhand der Anforderungen an die Transaktionsdefinition. Nehmen Sie die Korrekturen vor und speichern Sie die Transaktionsdefinition. Kehren Sie dann zur Konfiguration zurück, um Ihre Auswahl zu treffen.

         Angenommen, Sie haben eine Transaktionsdefinition mit dem Namen "Lieferanten-Rechnung-1", die Sie als Ziel verwenden möchten. Wenn Sie festlegen, dass die Lieferanten-Rechnung-1 entweder aus Bestellung 1 oder Anforderung 1 konvertiert wird, wird Lieferanten-Rechnung-1 nicht in der Liste der verfügbaren Transaktionsdefinitionen angezeigt.

         Nachdem Sie Lieferanten-Rechnung-1 bearbeitet und Req-1 aus der Kann erstellt werden aus Liste wird die Lieferanten-Rechnung in der Liste der Ziele angezeigt, die Sie auswählen können.

      3. Unter Quelle Wählen Sie in derselben Zeile die Transaktionsdefinition aus, mit der das Ziel abgeglichen werden soll.

         Wenn Sie beispielsweise Lieferant Rechnungen mit Einkauf Bestellungen abgleichen, wählen Sie die Transaktionsdefinition aus, die Sie für Einkauf Bestellungen verwenden.

      4. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Positionen für die Entität-spezifische Zuordnung oder die Zuordnung zusätzlicher Ziele hinzu.

         Auswählen Hinzufügen , um bei Bedarf weitere Zeilen hinzuzufügen.

   2. Wenn Sie Transaktionen ohne Dokumentabgleich automatisierengehen Sie wie folgt vor:

      1. In einer neuen Zeile unter EntitätsnameWählen Sie Top-Level aus, oder wählen Sie für die Entität-spezifische Zuordnung den Namen der Entität aus.

      2. Unter Ziel Wählen Sie in derselben Zeile die Transaktionsdefinition aus, die Intacct beim Erstellen von Transaktionsentwürfen verwenden soll.

         Angenommen, Sie möchten, dass Sage Intacct immer Lieferantenrechnungen erstellt. Wählen Sie die Transaktionsdefinition, die Sie für Lieferantenrechnungen verwenden, als Ziel aus.

      3. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Positionen für die Entität-spezifische Zuordnung oder die Zuordnung zusätzlicher Ziele hinzu.

         Auswählen Hinzufügen , um bei Bedarf weitere Zeilen hinzuzufügen.

5. Wählen Sie Speichern.

   Es wird eine Meldung angezeigt, die Sie darüber informiert, dass Sie keine Rechnungen in den automatisierten Rechnungseingang hochladen oder per E-Mail senden können, bis der Synchronisierungsvorgang abgeschlossen ist.

6. Auswählen Weiter.

   Nachdem Sie Weiterverwenden, startet Sage Intacct einen Hintergrundprozess, um Ihre Daten mit dem Sage Network zu synchronisieren. Informieren Sie Benutzer*innen darüber, dass sie erst nach Abschluss dieses Vorgangs Dokumente hochladen oder per E-Mail versenden können.

Gewähren Sie Benutzern Zugriff auf die Liste "Automatisierte Transaktionen", damit sie Folgendes tun können:

• Lieferantenrechnungen hochladen
• Überprüfen, Bearbeiten und buchen von Entwürfen von Lieferantenrechnungen, die aus per E-Mail gesendeten und hochgeladenen Dokumenten erstellt wurden

Diese Berechtigung ist im Einkauf und in der Kreditorenbuchhaltung verfügbar. Sie können einem Benutzer Berechtigungen für den Zugriff auf die Menüoption aus beiden Anwendungen oder nur aus einer Anwendung erteilen.

1. Weisen Sie die Kreditorenbuchhaltung zu Automatisierte Transaktionen: Listenberechtigungen und die automatisierten Transaktionen im Einkauf: Berechtigungen für Benutzer auflisten, die eingehende Transaktionen überprüfen und buchen müssen.

   Führen Sie das Verfahren aus, das Ihrer Konfiguration entspricht:

   • Wenn Ihr Unternehmen rollenbasierte Berechtigungen verwendet, weisen Sie einer Rolle Berechtigungen zu.
   • Wenn Ihr Unternehmen über benutzerbasierte Berechtigungen verfügt, Bestimmten Benutzern Berechtigungen zuweisen.