Automatisierten Rechnungseingang im Einkauf einrichten

Um den automatisierten Rechnungseingang zu abonnieren, Wenden Sie sich an Ihre Sage-Kontoverwaltung.

Um einen reibungslosen Workflow zu gewährleisten, erfordert der automatisierte Rechnungseingang mit Einkauf bestimmte Einstellungen in den Transaktion-Definitionen, die Sie verwenden möchten. Aus diesem Grund müssen Sie Ihre Transaktionsdefinitionen aktualisieren, bevor Sie die Transaktionszuordnung konfigurieren.

Erfahren Sie, wie Sie Ändern Sie Ihre Transaktionsdefinitionen für die Verwendung mit dem automatisierten Rechnungseingang im Einkauf.

Nachdem Sie alle erforderlichen Änderungen an den Transaktion-Definitionen, die Sie verwenden möchten, abgeschlossen haben, können Sie den automatisierten Rechnungseingang mit Einkauf konfigurieren.

1. Gehen Sie zu Einkauf > Einrichtung > Konfiguration.

2. Wählen Sie im Abschnitt "Erweiterte Einstellungen" eine oder beide Automatisierungsoptionen aus:

   1. Transaktionen mit Dokumentenabgleich auf Kopfzeilenebene automatisieren.

      Nachdem Sie diese Option ausgewählt haben, wird eine Tabelle mit der Zuordnung der Transaktionsdefinition angezeigt.

      Wenn dieses Kontrollkästchen nicht angezeigt wird

      Das Kontrollkästchen zum Aktivieren des automatisierten Rechnungseingangs beim Einkauf wird nach folgenden Schritten angezeigt:

      • Sie haben den automatisierten Rechnungseingang mit Einkauf über Ihre Sage-Kontenverwaltung abonniert.
      • Die Backend-Einrichtung für den automatisierten Rechnungseingang ist abgeschlossen, wenn Sie den automatisierten Rechnungseingang gleichzeitig mit dem automatisierten Einkauf hinzugefügt haben.

   2. Transaktionen ohne Abgleich automatisieren.

      Nachdem Sie diese Option ausgewählt haben, wird eine Tabelle mit der Zuordnung der Transaktionsdefinition angezeigt.

      Wenn dieses Kontrollkästchen nicht angezeigt wird

      Das Kontrollkästchen zum Aktivieren des automatisierten Rechnungseingangs beim Einkauf wird nach folgenden Schritten angezeigt:

      • Sie haben den automatisierten Rechnungseingang mit Einkauf über Ihre Sage-Kontenverwaltung abonniert.
      • Die Backend-Einrichtung für den automatisierten Rechnungseingang ist abgeschlossen, wenn Sie den automatisierten Rechnungseingang gleichzeitig mit dem automatisierten Einkauf hinzugefügt haben.

3. Wählen Sie für den Abgleich von Dokumenten auf Positionsebene Kopfzeilenebene mit Abgleich auf Positionsebene überschreiben.

   Wie Einzelposten mit und ohne Abgleich auf Positionsebene ausgefüllt werden

   Mit dem Abgleich auf Positionsebene prognostiziert KI/ML Einzelposition Übereinstimmungen zwischen dem Quell Transaktion und dem Lieferantenrechnung. Abweichungen werden zur Überprüfung gekennzeichnet. Sie können die Einzelposten nach Bedarf bearbeiten, wenn Sie den Entwurf überprüfen.

   Ohne Abgleich auf Positionsebene füllt Sage Intacct die Lieferantenrechnung mit allen Positionen aus der Quelleinkaufs-Transaktion aus und ignoriert das Lieferanten-Dokument. Bei der Überprüfung des Entwurfs vergleichen Sie jede Zeile mit dem Dokument des Lieferanten und nehmen alle erforderlichen Anpassungen vor.

   Erfahren Sie mehr über den Abgleich von Dokumenten auf Positions- und Kopfzeilenebene.

4. Richten Sie die Zuordnung der Transaktionsdefinition ein, die Sage Intacct bei der Verarbeitung eingehender Lieferantenrechnungen verwenden soll.

   Wenn Sie eine Zuordnung für das Top-Level eingeben, übernehmen Entitäten standardmäßig diese Top-Level-Zuordnung. Um eine andere Zuordnung für eine Entität zu verwenden, fügen Sie einen Eintrag für diesen Entität-Namen hinzu. Die Zuordnung auf Entitätsebene überschreibt die Zuordnung, die von der Top-Level übernommen wurde.

   1. Wenn Sie Transaktionen mit dem Dokumentenabgleich automatisierengehen Sie wie folgt vor:

      1. In einer neuen Zeile unter EntitätsnameWählen Sie Top-Level oder für die Entität-spezifische Zuordnung den Namen der Entität aus.

      2. Unter Ziel Wählen Sie in derselben Zeile die Transaktionsdefinition aus, die Intacct beim Erstellen von Transaktionsentwürfen verwenden soll.

         Angenommen, Sie gleichen Lieferantenrechnungen mit Einkaufs ab. Wählen Sie die Transaktionsdefinition, die Sie für Lieferantenrechnungen verwenden, als Ziel aus.

         Wenn die Transaktionsdefinition, die Sie verwenden möchten, nicht angezeigt wird

         Überprüfen Sie die Einstellungen für die Transaktionsdefinition anhand der Anforderungen an die Transaktionsdefinition. Nehmen Sie Korrekturen vor und speichern Sie die Transaktionsdefinition. Kehren Sie dann zur Konfiguration zurück, um Ihre Auswahl zu treffen.

         Angenommen, Sie haben eine Transaktionsdefinition mit dem Namen "Lieferanten-Rechnung-1", die Sie als Ziel verwenden möchten. Wenn Sie die Lieferanten-Rechnung-1 so einstellen, dass sie entweder aus Bestellung 1 oder Anforderung -1 konvertiert wird, wird Lieferanten-Rechnung-1 nicht in der Liste der verfügbaren Transaktionsdefinitionen angezeigt.

         Nachdem Sie Lieferanten-Rechnung-1 bearbeitet und Req-1 aus dem Datensatz Kann erstellt werden aus -Liste wird die Lieferanten-Rechnung in der Liste der Ziele angezeigt, die Sie auswählen können.

      3. Unter Quelle Wählen Sie in derselben Zeile die Transaktionsdefinition aus, mit der das Ziel abgeglichen werden soll.

         Wenn Sie beispielsweise Lieferant Rechnungen mit Einkauf Bestellungen abgleichen, wählen Sie die Transaktionsdefinition aus, die Sie für Einkauf Bestellungen verwenden.

      4. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Positionen für die Entität-spezifische Zuordnung oder die Zuordnung zusätzlicher Ziele hinzu.

         Auswählen Hinzufügen , um bei Bedarf weitere Zeilen hinzuzufügen.

   2. Wenn Sie Transaktionen ohne Dokumentenabgleich automatisierengehen Sie wie folgt vor:

      1. In einer neuen Zeile unter EntitätsnameWählen Sie Top-Level oder für die Entität-spezifische Zuordnung den Namen der Entität aus.

      2. Unter Ziel Wählen Sie in derselben Zeile die Transaktionsdefinition aus, die Intacct beim Erstellen von Transaktionsentwürfen verwenden soll.

         Angenommen, Sie möchten, dass Sage Intacct immer Lieferantenrechnungen erstellt. Wählen Sie die Transaktionsdefinition, die Sie für Lieferantenrechnungen verwenden, als Ziel aus.

      3. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Positionen für die Entität-spezifische Zuordnung oder die Zuordnung zusätzlicher Ziele hinzu.

         Auswählen Hinzufügen , um bei Bedarf weitere Zeilen hinzuzufügen.

5. Wählen Sie Speichern.

   Es wird eine Meldung angezeigt, die Sie darüber informiert, dass Sie keine Rechnungen in den automatisierten Rechnungseingang hochladen oder per E-Mail senden können, bis der Synchronisierungsvorgang abgeschlossen ist.

6. Auswählen Weiter.

   Nachdem Sie Weiterstartet Sage Intacct einen Hintergrundprozess, um Ihre Daten mit dem Sage Network zu synchronisieren. Informieren Sie die Benutzer, dass sie keine Dokumente hochladen oder per E-Mail versenden können, bis dieser Vorgang abgeschlossen ist.

Gewähren Sie Benutzern Zugriff auf die Liste "Automatisierte Transaktionen", damit sie Folgendes tun können:

• Lieferantenrechnungen hochladen
• Prüfen, bearbeiten und buchen Sie Entwürfe von Lieferantenrechnungen, die aus per E-Mail gesendeten und hochgeladenen Dokumenten erstellt wurden

Diese Berechtigung ist in Einkauf und Kreditorenbuchhaltung verfügbar. Sie können einem Benutzer Berechtigungen für den Zugriff auf die Menüoption aus beiden Anwendungen oder nur einer Anwendung erteilen.

1. Zuweisen der Kreditorenbuchhaltung Automatisierte Transaktionen: Listenberechtigungen und der Einkauf Automatisierte Transaktionen: Berechtigungen für Benutzer auflisten, die eingehende Transaktionen überprüfen und buchen müssen

   Führen Sie das Verfahren aus, das Ihrer Konfiguration entspricht:

   • Wenn Ihr Unternehmen rollenbasierte Berechtigungen verwendet, weisen Sie einer Rolle Berechtigungen zu.
   • Wenn Ihr Unternehmen über benutzerbasierte Berechtigungen verfügt, Bestimmten Benutzern Berechtigungen zuweisen.