Einkauf mit Benutzer-definierten Büchern nachverfolgen

Erstellen Sie ein Benutzer-definiertes Verpflichtungsbuch für Ihre Einkauftransaktionen und erhalten Sie mit Ausgabenkontrolle Einblicke in Ihr Budget. Benutzerdefinierte Bücher eignen sich ideal für Fälle, in denen Sie spezialisierte Buchhaltung-Einträge nachverfolgen und Reports dazu erstellen müssen.

Mit Benutzer-definierten Büchern können Sie:

  • Buchen Sie vorgemerkte Ausgaben im Vorschuss, ohne Ihre Konten zu belasten.
  • Verfolgen Sie zukünftige Ausgaben und verbessern Sie Ihre Budgetierungsfunktionen.
  • Reports über vorgemerkte Ausgaben im Vergleich zu Ihrem tatsächlichen und erwarteten Budget erstellen.
Es können zusätzliche Gebühren anfallen. Wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihre Sage Intacct-Kundenbetreuung.

Einkaufsverpflichtungen mithilfe von Benutzer-definierten Büchern nachverfolgen

Angenommen, es wird bald eine Konferenz stattfinden und Sie möchten einen Überblick über Ihre Budgetpläne erhalten. Sie haben die Einkäufe für Hotel und Catering noch nicht getätigt und möchten nicht, dass Buchungen in Ihren Abgrenzungs-Büchern aufscheinen. Sie möchten jedoch dennoch wissen, wie sich Ihre geplanten Ausgaben auf Ihr Budget auswirken werden.

Durch Erstellen eines benutzerdefinierten Journals, das nicht mit einem Rückstellungsbuch verknüpft ist, können Sie einen neuen Workflow für geplante Bestellungen erstellen. Und das Beste ist: Mithilfe von benutzerdefinierten Büchern für den Einkauf können Sie Reports über Ihre tatsächlichen Ausgaben und geplanten Ausgaben in Gegenüberstellung zu Ihrem Budget erstellen.

Im folgenden beispielhaften Finanzbericht werden in diesen Spalten unterschiedliche Reportingbücher einzeln oder in Kombination angezeigt:

  • Ist-Ausgaben: das Rückstellungsbuch
  • Verpflichtungen: das Benutzer-definierte Buch für Auftragsverpflichtungen
  • Gesamtausgaben: das Rückstellungsbuch und das Buch für kaufauftragsgebundene Verpflichtungen

Voraussetzungen

Es gibt zwei Voraussetzungen für die Verwendung von Benutzer-definierten Büchern mit der Anwendung "Einkauf":

  1. Abonnement für den Einkauf mit erweiterten Workflows. Wenn Ihr Unternehmen noch keinen erweiterten Workflow verwendet, finden Sie weitere Informationen unter Einkauf konfigurieren.
  2. Einrichtung und Erstellung eines Benutzer-definierten Buchs, das nicht für Management-Reporting konfiguriert ist, mit mindestens einem Benutzerdefiniertes Journal in Ihrem Hauptbuch. Damit können Sie Ihre Mittelbindungen nachverfolgen. Weitere Informationen finden Sie unter Richten Sie Benutzer-definierte Bücher ein.

Einrichtung im Überblick

Nachdem Sie Ihr Benutzer-definiertes Buch und mindestens ein Journal eingerichtet haben, erstellen Sie zwei Transaktions-Definitionen. Anschließend weisen Sie die Transaktionsdefinitionen Ihrem neuen Benutzerdefiniertes Journal auf der Seite "Einkauf konfigurieren" zu.

Dies ist ein Workflow, der zeigt, wie Sie aus Benutzer-definierten Büchern das Nötige herausholen. Es zeigt das Umkehren einer Verpflichtung, aber Benutzer-definierte Bücher können auch zur Lösung anderer Geschäftsanforderungen verwendet werden.
  1. Richten Sie ein benutzerdefiniertes Buch und mindestens ein Journal ein, um die Buchung von Mittelbindungen aus dem Einkauf nachzuverfolgen.
  2. Erstellen Sie zwei Transaktionsdefinitionen für den Einkauf auf der Seite Transaktionsdefinitionen: Einkauf Seite.
    1. Vorgemerkte Bestellung: Buchen Sie die erwartete Ausgabe in einem Journaleintrag in Ihrem neuen benutzerdefinierten Buch.
    2. Lieferanten-Rechnung: Nachdem die Ausgaben erfolgt sind, buchen Sie die Ausgaben in einem Abgrenzungs-Buch und geben Sie die Verpflichtung in einem Journaleintrag in Ihrem Benutzer-definierten Buch frei.
  3. Weisen Sie jede Transaktionsdefinition dem neuen benutzerdefinierten Journal auf der Seite Konfiguration der Dokumente des Tabs Einkauf konfigurieren zu.

Transaktionsdefinitionen einrichten

Führen Sie die folgenden detaillierten Schritte aus, um die beiden Transaktionsdefinitionen im Workflow zu konfigurieren:

Diese Transaktionsdefinition reserviert einen vorgemerkten Betrag für zukünftige Ausgaben. Betrachten Sie sie als einen nicht fakturierbaren "Platzhalter", der Ihnen hilft, den Einblick über Ihr Budget zu bekommen.

Richten Sie Ihre Transaktionsdefinition wie folgt ein:

  1. Go to Purchasing > Setup > More and select Add (circle) next to Transaction definitions.

  2. Auf dem Tab Allgemein:

    1. Geben Sie einen Vorlagennamezum Beispiel "Zugesagter Kaufauftrag". Dieser Name wird im Menü "Transaktionen" für den Einkauf und im Untermenü "Transaktionen" für die Anwendung "Projekte" zur Dokumenterstellung angezeigt.
    2. Wählen Sie bei Vorlagentyp die Option Auftrag aus. Dadurch wird Ihre Transaktion als Auftrag im Workflow klassifiziert.
    3. Um sicherzustellen, dass die Transaktion direkt im Hauptbuch und ohne Auswirkungen auf das Nebenbuch Kreditorenbuchhaltung gebucht wird, wählen Sie Hauptbuch für Transaktions-Buchung.
    4. Geben Sie den Rest Ihrer Informationen ein.

  3. Auf dem Tab Buchungskonfiguration in der Tabelle Zuordnung Transaktionsbuchungskonto im Hauptbuch:
    • Buchen Sie Ihren vorgemerkten Kauf direkt auf die entsprechenden Hauptbuchkonten.
    • Wählen Sie für jedes Konto Soll oder Kredit aus. Sie geben diese Konten oder andere geeignete Konten ein, um die Mittelbindung freizugeben, wenn Sie Ihre zweite Transaktionsdefinition erstellen. Wenn Sie beispielsweise auf Konto X gutschreiben und Konto Y belasten, können Sie in der nächsten Transaktion Konto X belasten und auf Konto Y gutschreiben.
  4. Geben Sie den Rest Ihrer Informationen ein und wählen Sie Speichern.
    5. Weitere Informationen zum Konfigurieren Ihrer Transaktionsdefinition finden Sie unter Einkauf von Transaktionen.

Benutzerdefiniertes Journal auswählen:

  1. Gehen Sie zu Einkauf > Einrichtung > Konfiguration.

  2. Wählen Sie die Option Konfiguration der Dokumente.
  3. In der Einkaufs-Journal Spalte "Weisen" die Transaktionsdefinition einem Benutzerdefinierten Journal zu, das Ihrem neuen Benutzer-definierten Buch zugeordnet ist.
  4. Wählen Sie Speichern.

Erstellen oder bearbeiten Sie eine zweite Transaktionsdefinition für die Erfassung der tatsächlichen Ausgaben in einem Abgrenzungsbuch. Dies ist die Lieferantenrechnung, die nach Erfolgen der Ausgaben erstellt wird. Die Lieferantenrechnung bucht die Ausgaben in einem Abgrenzungs-Buch und erstellt zusätzliche Hauptbucherfassungen für das Benutzer-definierte Buch, um die Originale Verpflichtung freizugeben.

So fügen Sie diese Transaktionsdefinition in Ihren Workflow ein:

  1. Gehen Sie zu Einkauf > Einrichtung > Mehr > Transaktionsdefinitionen.

  2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Um eine neue Transaktionsdefinition für eine Lieferantenrechnung zu erstellen, wählen Sie Hinzufügen.
    • Um eine vorhandene Transaktionsdefinition für Lieferantenrechnungen zu bearbeiten, wählen Sie Bearbeiten.

  3. Auf dem Tab Allgemein:

    1. Geben Sie einen Vorlagennamezum Beispiel "Lieferanten-Rechnung". Dieser Name wird im Menü "Transaktionen" für den Einkauf und im Untermenü "Transaktionen" für die Anwendung "Projekte" zur Dokumenterstellung angezeigt.
    2. Für Vorlagentyp, wählen Rechnung. Dadurch wird Ihre Transaktion im Workflow als Rechnung klassifiziert.
    3. Für Transaktions-BuchungWählen Sie Kreditorenbuchhaltung aus, um sicherzustellen, dass die Ausgaben in einem Abgrenzungsbuch im Nebenbuch gebucht wird.
    4. Auswählen Zusätzliche Buchung aktivieren um sicherzustellen, dass Hauptbucheinträge in Ihrem Benutzer-definierten Buch erfasst werden, um die Originale Verpflichtung freizugeben.
    5. Wählen Sie in der Tabelle Konvertierung der Transaktion im Bereich Workflow die Transaktionsdefinition für vorgemerkte Bestellungen aus. Dadurch wird Ihre Lieferantenrechnung mit dem Workflow verknüpft.
    6. Geben Sie den Rest Ihrer Informationen ein.

  4. Am Buchungs-Konfiguration Tab:
    • In der Zuordnung des Transaktions-Hauptbuchkontos für die Buchung Tabelle, Ihre tatsächlichen Ausgaben in der entsprechenden Tabelle buchen Hauptbuchkonten.
    • In der Zusätzliches Hauptbuchkonto-Mapping Tabelle, geben Sie die entsprechenden Kontozuordnungen für Ihr Reporting ein. Sie können auswählen, ob Sie die Auswirkungen der Hauptbuch-Buchung in der Transaktion der vorgemerkten Bestellung umkehren oder reklassifizieren möchten.
  5. Wählen Sie Speichern.

Benutzerdefiniertes Journal auswählen:

  1. Gehen Sie zu Einkauf > Einrichtung > Konfiguration.

  2. Wählen Sie die Option Konfiguration der Dokumente.
  3. Weisen Sie in der Spalte Zusätzliches Buchungsjournal die Transaktionsdefinition einem benutzerdefinierten Journal zu, das Ihrem neuen benutzerdefinierten Buch zugeordnet ist.
  4. Wählen Sie Speichern.

Einen Report generieren

Später können Sie Reports generieren, die Einträge aus Ihrem Benutzer definierten Buch enthalten, entweder separat oder mit anderen Büchern.

  • Finanzberichte: Sie können Spalte für Spalte auswählen, welche Reportingbücher Sie einschließen möchten. Das Beispiel am Anfang dieses Themas zeigt einen Bericht, der Spalten für die folgenden Bücher enthält: Rückstellungsbuch, ein Benutzer-definiertes Buch für Bestellverpflichtungen und ein kombiniertes Buch (Rückstellung + Auftragsverpflichtungen). Die letzte Spalte fasst die Beträge aus allen Büchern zusammen.
  • Andere Hauptbuchreports: Wenn Sie einen Report erstellen, z. B. einen Hauptbuchreport, geben Sie an, welche Bücher einbezogen werden sollen. Sie können z. B. ein benutzerdefiniertes Buch und Ihr Konformitätsbuch einschließen. Wie bei Finanzberichten entscheiden Sie, ob Sie Beträge aus Ihren anderen Reportingbüchern mit Ihrem Haupt-Ist-Buch kombinieren möchten.

Erfahren Sie mehr zum Thema Reporting zu anderen Büchern (Konformität, Steuern und Benutzer-definiert).