Senden Sie ein Dokument per E-Mail, um eine automatisierte Transaktion zu erstellen

Senden Sie Einkaufsdokumente für automatisierte Transaktionen per E-Mail an Ihre von Sage bereitgestellte E-Mail-Adresse. Nachdem Sage Intacct die Analyse der Dokument abgeschlossen und den Entwurf der Transaktion erstellt hat, werden die Transaktionen im Liste "Automatisierte Transaktionen" angezeigt.

Sie können Dokumente auf eine der folgenden Arten weiterleiten:

  • Übermitteln Sie eine einzige E-Mail mit einem oder mehreren angehängten Dokumenten.

  • Leiten Sie E-Mails von Lieferanten weiter, an die Rechnungen angehängt sind.

Jeder E-Mail-Anhang generiert einen separaten Entwurf einer Transaktion. Wenn Sie eine Lieferanten-E-Mail weiterleiten, die Anhänge wie Belege enthält, entfernen Sie die Anhänge zuerst. Andernfalls generiert Intacct für jeden Beleg einen Transaktionsentwurf.

Einkaufs-Dokument per E-Mail versenden

Abonnement

Einkauf

Kreditorenbuchhaltung

Automatisierung von Verbindlichkeiten

Sage Cloud Services
Regionale Verfügbarkeit

Alle Regionen
Benutzertyp

Alle Personen, denen Sie die von Sage bereitgestellte E-Mail-Adresse mitteilen
Konfiguration

Transaktionen mit aktiviertem Dokumentenabgleich automatisieren.

Zugeordnete Transaktionsdefinitionen Für das Top-Level und alle Entitäten, in denen Dokumente per E-Mail gesendet oder hochgeladen werden.
  1. Senden Sie E-Mails mit Einkaufsdokumenten im Anhang an eine Ihrer von Sage bereitgestellten E-Mail-Adressen.

    Verwenden Sie die Adresse, die der Entität zugewiesen ist, mit der die Transaktion abgeglichen werden soll. Sie können Dokumente per E-Mail an das Top-Level sowie an Entitäten senden.

    Leiten Sie Dokumente einzeln weiter oder leiten Sie eine einzelne E-Mail mit mehreren angehängten Dokumenten weiter.

    Geben Sie bei der Adressierung der E-Mail eine einzige E-Mail-Adresse in das Feld "An:" ein und lassen Sie das Feld "CC:" leer. Wenn Sie mehr als eine E-Mail-Adresse angeben, wird das Dokument von Sage Intacct nicht verarbeitet.

    Intacct akzeptiert Dokumente in den folgenden Formaten:

    • Format: XML (EN16931), PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC oder PNG
    • Verschlüsselung: Unverschlüsselt
    • Dateigröße: Bis zu einer Größe von 20 MB
    • Dokumentlänge: Weniger als 200 Seiten

    Die PDF-Unterstützung schließt die folgenden Dateitypen aus:

    • Nicht standardmäßige PDFs, z. B. PDFs, die JavaScript oder eingebettete Dateien enthalten
    • PDF-Version 1.4 oder früher

    Die folgenden Einschränkungen bestehen, wenn Sie eine einzelne E-Mail mit mehreren Dokumenten als Anhänge weiterleiten:

    • Jedes Dokument muss eine separate Datei sein.

    • Die Dateinamen der einzelnen Dokumente müssen im Batch der Dokumente eindeutig sein.

    • Die E-Mail darf maximal 200 Anhänge enthalten.

    • Die Größe der E-Mail-Nachricht und aller Anhänge zusammen muss weniger als 40 MB betragen.

  2. Um Transaktionsentwürfe anzuzeigen, die aus den per E-Mail gesendeten Dokumenten erstellt wurden, gehen Sie zu Einkauf > Alle > Automatisierte Transaktionenin der Entität, in der Sie die Dokumente per E-Mail gesendet haben.

    Im Gegensatz zu hochgeladenen Dokumenten, die während der Inhaltsanalyse durch Intacct in der Liste angezeigt werden, werden per E-Mail gesendete Dokumente erst nach Abschluss der Analyse angezeigt. Wenn Ihre Transaktionsentwürfe nicht in der Liste angezeigt werden, müssen Sie Intacct möglicherweise etwas Zeit geben, um die Verarbeitung abzuschließen.

Nächster Schritt: Automatisierte Transaktionen bearbeiten und buchen

Die von Sage bereitgestellte E-Mail-Adresse ermitteln

Während der Einrichtung erstellt Sage Intacct automatisch E-Mail-Adressen, die verwendet werden, wenn Sie Dokumente für den automatisierten Transaktionsabgleich einreichen. Sie können diese E-Mail-Adressen in der Konfiguration der Kreditorenbuchhaltung anzeigen.

Ihre Konfiguration enthält eine E-Mail-Adresse für das Top-Level und eine für jede Entität. Diese Adressen können nicht bearbeitet werden.
Abonnement

Einkauf

Kreditorenbuchhaltung

Automatisierung von Verbindlichkeiten

Sage Cloud Services
Regionale Verfügbarkeit

Nur USA
Benutzertyp

Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen
  1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Einrichtung  > Konfiguration.

    Wenn es in Ihrem Unternehmen mehrere Entitäten gibt, rufen Sie die Einstellungen für die Rechnungsautomatisierung vom Top-Level aus auf.

  2. Wählen Sie unter "Einstellungen für die Rechnungsautomatisierung" die Option Konfigurieren neben "E-Mail-Dienste".

    Das Pop-up-Fenster "E-Mail-Dienste konfigurieren" wird geöffnet. Darin wird eine Liste der Geschäftsbereiche mit den zugehörigen Standardstandorten und den bereitgestellten Postfächern angezeigt.

  3. Kopieren Sie die E-Mail-Adresse aus der Spalte "Postfach" der Entität, in der die Transaktionen erstellt werden sollen.