Transaktion Definitionen für die Verwendung mit dem automatisierten Rechnungseingang mit Einkauf ändern

Wenn Sie den Einkauf für die Automatisierung von Transaktionen konfigurieren, teilen Sie Sage Intacct mit, welche Transaktionsdefinitionen beim Erstellen neuer Transaktionsentwürfe verwendet werden sollen. Wenn der Dokumentabgleich ausgewählt ist, teilen Sie Intacct auch mit, wie eingehende Transaktionen mit vorhandenen Dokumenten abgeglichen werden sollen. Dies wird als Transaktionszuordnung bezeichnet.

Sie richten die Transaktionszuordnung ein, während Sie den automatisierten Rechnungseingang beim Einkauf aktivieren. Bevor Sie die Zuordnung definieren können, müssen Sie die Transaktionsdefinitionen, die Sie verwenden werden, bearbeiten, um sicherzustellen, dass sie die Anforderungen erfüllen.

Quelle und Ziel verstehen

Wenn Sie die Transaktionszuordnung in Ihrer Einkaufs-Konfiguration einrichten, fügen Sie einen oder mehrere Einträge hinzu, die Folgendes identifizieren:

  • Ziel: Die Transaktionsdefinition, die Intacct beim Erstellen eines Transaktionsentwurfs aus einem hochgeladenen oder per E-Mail versandten Dokument verwenden soll.

    Ein Beispiel für eine Ziel-Transaktionsdefinition ist eine Lieferantenrechnung.

  • Quelle: Bei der Automatisierung von Transaktionen mit Dokumentenabgleich die Art der Transaktionsdefinition, mit der Intacct den Entwurf einer Transaktion abgleichen soll.

    Ein Beispiel für eine Quell-Transaktionsdefinition ist eine Bestellung.

  • Entität: Wo Sie diese Zuordnung verwenden möchten.

    Die Transaktionszuordnung, die Sie auf dem Top-Level eingerichtet haben, gilt für alle Entitäten. Wenn Sie eine Transaktionszuordnung für eine Entität einrichten, überschreibt diese die Transaktionszuordnung auf Top-Level.

Angenommen, Sie gleichen Lieferantenrechnungen mit Bestellungen für den Einkauf ab. Ihr Ziel ist eine Transaktionsdefinition für eine Lieferantenrechnung und Ihre Quelle ist eine Transaktionsdefinition für eine Bestellung.

Wenn eine Ihrer Entitäten unterschiedliche Transaktion-Definitionen für Lieferantenrechnungen und Einkaufs verwendet, handhaben Sie dies, indem Sie einen Zuordnungseintrag für die Entität hinzufügen. In diesem Eintrag wählen Sie die Entität-spezifischen Transaktion-Definitionen für Ziel und Quelle aus.

Angenommen, Sie haben einen komplexeren Transaktions-Workflow, der mit einer Bestellanforderung beginnt, eine Bestellung und einen Empfänger erfordert und in eine Lieferantenrechnung konvertiert wird. In diesem Szenario würden Sie die Transaktionszuordnung wie folgt einrichten:

Entitätsname Ziel Quelle
Top-Level Kaufauftrag Bestellanforderung
Top-Level Empfänger Kaufauftrag
Top-Level Anbieterrechnung Empfänger

Wenn eine Ihrer Entitäten unterschiedliche Transaktion-Definitionen verwendet, handhaben Sie dies, indem Sie Zuordnungseinträge für die Entität hinzufügen. In diesen Einträgen wählen Sie die Entität-spezifischen Transaktion-Definitionen für Ziel und Quelle aus.

Funktionsweise der Vererbung bei der Transaktionszuordnung

Wenn Sie die Transaktionsautomatisierung einrichten, fügen Sie zunächst einen oder mehrere Tabelleneinträge für das Top-Level hinzu. Alle Entitäten erben die Transaktionszuordnung auf Top-Level.

Wenn Sie möchten, können Sie Zuordnungseinträge hinzufügen, die bestimmte Entitäten sind. Die Zuordnung von Transaktion auf Entitätsebene dient als Ergänzung zu der vom Top-Level übernommenen Zuordnung. Sie gilt nur für Dokumente von Lieferanten, die innerhalb der Entität hochgeladen oder per E-Mail an die für die Entität spezifische E-Mail-Adresse gesendet werden.

Wenn Sie die Transaktionszuordnung auf Top-Level einrichten, die eine Transaktionsdefinition mit Entität-Einschränkungen verwendet, wird die Zuordnung in eine Entität übernommen, die sich außerhalb dieser Einschränkungen befindet?

Dies hängt davon ab, ob das Ziel oder die Quelle eingeschränkt ist.

Wenn das Ziel eingeschränkt ist, kann Künstliche Intelligenz/Maschinelles Lernen (KI/ML) möglicherweise eine Transaktion mit der Quelle abgleichen, aber Sage Intacct kann keinen Transaktionstransaktionsentwurf des richtigen Typs erstellen. In diesem Szenario erstellt Intacct einen Transaktionsentwurf mit einer Standard-Transaktionsdefinition des Systems. Sie müssen Die Transaktionsdefinition ändern bevor Sie die Transaktion buchen können.

Wenn die Quelle eingeschränkt ist, kann KI/ML Transaktionen nicht mit diesem Quelltyp abgleichen, sodass der Eintrag für die Transaktionszuordnung nicht gilt.

Das folgende Beispiel zeigt die Transaktionszuordnung auf Top-Level mit einer Zuordnung auf Entitätsebene, die die geerbte Zuordnung sowohl ergänzt als auch überschreibt.

Beispiel für eine Transaktionszuordnung
Entität Ziel Quelle Beschreibung

Top-Level

Invoice-1

PO-A

Wenn Sie ein Dokument auf einer beliebigen Ebene einreichen, das KI/ML mit einer Bestell-A-Transaktion abgleicht, erstellt Sage Intacct einen Rechnungs-1-Transaktionstransaktionsentwurf.

Top-Level

Rechnung 2

PO-B

Wenn Sie ein Dokument auf einer beliebigen Ebene einreichen, das KI/ML mit einer PO-B-Transaktion abgleicht, erstellt Sage Intacct einen Rechnungs-2-Transaktionstransaktionsentwurf.

100-West

Invoice-3

PO-C

Wenn Sie ein Dokument in 100-West einreichen, das KI/ML mit einer PO-C-Transaktion abgleicht, erstellt Sage Intacct eine Invoice-3-Transaktion.

200-Ost

Rechnung-4

PO-D

Wenn Sie ein Dokument in der Entität 200-East einreichen, das KI/ML mit einer PO-D-Transaktion abgleicht, erstellt Sage Intacct eine Rechnung-4-Transaktion.

Anforderungen an die Transaktionsdefinition

Transaktionsdefinitionen, die Sie für den automatisierten Rechnungseingang im Einkauf verwenden, müssen die in der folgenden Tabelle beschriebenen Kriterien erfüllen.

Überprüfen Sie die Einstellungen für jede Transaktionsdefinition und bearbeiten Sie sie bei Bedarf, bevor Sie sie in die Tabelle für die Transaktionszuordnung aufnehmen. Die Transaktionsdefinition ist möglicherweise nicht in der Dropdown-Liste "Ziel" oder "Quelle" verfügbar, bis Sie die Einstellungen aktualisieren.

Um Ihre Transaktionsdefinitionen anzuzeigen und zu bearbeiten, gehen Sie zu Einkauf >Einrichtung >Transaktionsdefinitionen.

Einstellung

Anforderungen

Wo festgelegt
Vorlagentyp

Kann einer der folgenden Vorlagentypen sein:

  • Angebot

  • Auftrag

  • Liste

  • Rechnung

  • Anpassung

  • Sonstiges

Allgemeine > Eigenschaften
Workflow-Kategorie

Kann eine der folgenden Workflow-Kategorien sein:

  • Angebot

  • Auftrag

  • Versand

  • Rechnung

  • Rückgabe

Allgemeine > Eigenschaften

Kann erstellt werden aus

Wählen Sie nur einen Dokumenttyp aus.

Nachdem Sie die Transaktionsdefinition zur Transaktionszuordnung hinzugefügt haben, können Sie diese Einstellung nicht mehr ändern.

Allgemeiner >-Workflow > Konvertierung von Transaktionen

Verarbeitung der Teilkonvertierung

Zulässige Einstellungen sind die folgenden:

  • Transaktion offen lassen
  • Original schließen und Nachlieferung erstellen
  • Transaktion schließen

Allgemeiner >-Workflow > Konvertierung von Transaktionen

 

Richtlinie bearbeiten

Zulässige Einstellungen sind die folgenden:

  • Alle
  • Vor dem Drucken
  • Nur Entwurf
Bearbeitungsrichtlinie kann nicht festgelegt werden Keine Bearbeitung, da Sie mit dieser Einstellung keine von KI/ML erstellten Transaktionsentwürfe bearbeiten oder buchen können.

Sicherheits- Konfiguration > Dokumentberechtigungen

Bearbeitung des Lieferanten zulassen

Zulässige Einstellungen sind die folgenden:

  • Immer
  • Ausgenommen konvertierte Dokumente
  • Nie
Wenn Sie "Bearbeitung des Lieferanten zulassen" auf "Nie" gesetzt haben, ist der Abgleich von Lieferanten in Transaktionsentwürfen eingeschränkt. Das liegt daran, dass KI/ML anhand Ihrer Korrekturen lernt, wie Übereinstimmungen verbessert werden können. Mit dieser Einstellung können Sie das Feld "Lieferant" nicht aktualisieren. Sie müssen daher Entwürfe mit falsch identifizierten Lieferanten entfernen und diese Lieferant Rechnungen manuell eingeben. Weitere Informationen finden Sie unter Fehlerbehebung.

Sicherheits- Konfiguration > Dokumentberechtigungen

Richtlinie löschen

Zulässige Einstellungen sind die folgenden:

  • Alle
  • Vor dem Drucken

Sicherheits- Konfiguration > Dokumentberechtigungen

Richtlinie erstellen

Auswählen Neues Dokument oder Konvertieren Für automatisierte Transaktionen ohne Abgleich.

Beide Nur konvertieren und Neues Dokument oder Konvertieren werden für automatisierte Transaktionen mit Dokumentenabgleich unterstützt.

Sicherheits- Konfiguration > Dokumentberechtigungen

Geschäftsbereichseinstellungen

Entitätsbeschränkungen müssen den Zugriff auf die Transaktionsdefinition in den Entitäten ermöglichen, in denen sie für den Transaktionsabgleich verwendet werden sollen.

Beispiel: Sie haben eine Transaktionsdefinition, die auf alle Entitäten mit Ausnahme der Entität 200-East beschränkt ist. Wenn Sie diese Transaktionsdefinition in die Zuordnung auf Top-Level aufnehmen, bedeutet dies, dass sie nicht für den Transaktionsabgleich verwendet wird, wenn Sie Lieferantendokumente in der Entität "200-Ost" hochladen oder per E-Mail versenden. Wenn Sie möchten, dass sie verwendet wird, müssen Sie die Entität so bearbeiten, dass 200-East in Ihre Einschränkungen aufgenommen wird, oder alle Einschränkungen entfernen.

  1. Gehe zu Einkauf >Einrichtung>Konfiguration.
  2. entfernen Sie in der Transaktion Zuordnungstabelle die Position, die die Transaktionsdefinition enthält.
  3. Wählen Sie Speichern aus.

    Sage Intacct aktualisiert Sage Network, um Quell-Transaktion-Daten zu entfernen, die dem entfernten Zuordnungseintrag entsprechen. Während die Datensynchronisierung läuft, wird der Transaktionsabgleich ausgesetzt.

  4. Bearbeiten Sie die Entitätseinstellungen in der Transaktionsdefinition.
  5. Wählen Sie "Speichern".
  6. Gehe zu Einkauf >Einrichtung>Konfiguration.
  7. Fügen Sie den Zuordnungseintrag wieder in die Tabelle für die Transaktionszuordnung ein.
  8. Wählen Sie "Speichern" aus.

    Sage Intacct synchronisiert Quelldaten von Transaktionen mit Sage Network und fügt dieses Mal Daten hinzu, die dem von Ihnen hinzugefügten Zuordnungseintrag entsprechen. Der Transaktionsabgleich ist nach Abschluss dieser Datensynchronisierung verfügbar.

Geschäftsbereichseinstellungen
Sie können eine Transaktionsdefinition, die derzeit für die Automatisierung zugeordnet ist, nicht entfernen. Diese Einschränkung stellt sicher, dass Intacct eingehende Transaktionen weiterhin verarbeiten und abgleichen kann.

Nächste Schritte

Nachdem Sie die Überprüfung und Bearbeitung Ihrer Transaktionsdefinitionen abgeschlossen haben, können Sie Automatisierten Rechnungseingang mit Einkauf einrichten.