Kaufauftrag schließen

Möglicherweise möchten Sie Kaufbestellungen schließen, da sie nicht ausgeführt werden. Eine Bestellung ist möglicherweise abgelaufen oder Sie haben eine Bestellung teilweise konvertiert und stellen fest, dass Sie die verbleibende Menge der Artikel in der Bestellung nie verwenden werden.

Die bewährte Methode zum Schließen veralteter Einkäufe besteht darin, einen Workflow zu erstellen und zu verwenden, bei dem die Bestellung in eine Abschluss-Bestellung umgewandelt werden kann. Der Workflow schließt die Verarbeitung der Bestellung ab, hinterlässt ein Prüfprotokoll und verhindert, dass sie möglicherweise erneut geöffnet und konvertiert wird.

1. Workflow für den Abschluss von Bestellungen einrichten

Die Transaktionsdefinition für Abschluss-Bestellungen darf nur durch Konvertierung aus der Quell-Bestellung erstellt und so konfiguriert werden, dass alle Bestands- oder Buchungseffekte der Quell-Bestellung umgekehrt werden.

1. Erstellen Sie eine Transaktionsdefinition für eine Abschluss-Bestellung mit den folgenden Einstellungen.

   Feldwerte für die Transaktionsdefinition für den Abschluss der Bestellung

   Feld	Erforderlicher Wert
   Vorlagenname	Geben Sie einen Namen an, der Ihren Benutzern deutlich macht, dass diese Bestellung zum Abschluss von Einkäufen dient, die nicht mehr verwendet werden.
   Vorlagentyp	Auftrag
   Gesamtbestand	Wenn Gesamtbestände in der Quell-Bestellung angegeben sind, definieren Sie hier den gegenteiligen Gesamtbestandseffekt. Wenn die Quell-Bestellung beispielsweise die ONORDER-Menge erhöht, definieren Sie diese Transaktionsdefinition, um die ONORDER-Menge zu subtrahieren.
   Transaktionserfassung	Wählen Sie dieselbe Buchung wie für die Quell-Bestellung aus.
   Konvertierung der Transaktion: Kann erstellt werden aus	Wählen Sie hier die Quell-Bestellung aus.
   Erfassungskonfiguration	Wenn für den Quell-Kundenauftrag die Transaktions-Buchung entweder auf das Hauptbuch oder die Kreditorenbuchhaltung festgelegt ist, definieren Sie hier die Zuordnung des entgegengesetzten Kontos. Wenn die Quell Transaktion beispielsweise so eingerichtet wurde, dass Konto X belastet und auf Konto Y gutgeschrieben wird, definieren Sie diese Transaktionsdefinition als Gutschrift auf Konto X und Belastung von Konto Y.
   Sicherheits-Konfiguration: Richtlinie erstellen	Nur konvertieren

2. Legen Sie ggf. andere Einstellungen für die Transaktionsdefinition fest und speichern Sie die Transaktionsdefinition.
   Bearbeiten Sie keine anderen Transaktionsdefinitionen, damit sie aus der Abschluss-Bestellung konvertiert werden können. Die Abschluss-Bestellung muss das letzte Dokument in ihrem Workflow sein, damit ihr Status auf "Geschlossen" gesetzt werden kann.
3. Wenn sich die Abschluss-Bestellung auf die Menge, den Wert oder beides des auswirkt oder direkt im Hauptbuch erfasst wird, geben Sie dieselben Journale wie die Quell-Bestellung im Datensatz Dokument-Konfiguration Tab der Seite "Einkauf konfigurieren".

2. Verwenden Sie eine Abschluss-Bestellung

1. Wählen Sie in der entsprechenden Bestellungs-Liste Konvertieren neben der Bestellung, die abgeschlossen werden soll.

   Es erscheint ein Pop-up-Fenster mit Links zu allen Transaktionen, in die diese Transaktion umgewandelt werden kann.

2. Wählen Sie das Symbol Abschluss-Bestellung.

   Die Abschluss-Bestellung mit allen Daten aus der Quell-Bestellung wird angezeigt.

3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   • Um die gesamte verbleibende Bestellung abzuschließen, ändern Sie keine Menge Werte.
   • Um einen oder mehrere Einzelposten zu schließen, aber einige Einzelposten offen zu lassen, setzen Sie das Symbol Menge der Einzelposten, die offen bleiben sollen, auf 0.
4. Optional. Wenn sich die Abschluss-Bestellung auf Bestandsmengen auswirkt, eine Hauptbuch-Buchung aufweist oder beides, überlegen Sie, ob Sie das Datum der Transaktion ändern müssen, das das Hauptbuch-Buchung-Datum ist.
5. Wählen Sie Buchen aus.

   Der Liste "Abschluss Bestellung mit dem Abschluss Bestellung mit der Status "Geschlossen" wird angezeigt.