Kaufauftrag schließen

Möglicherweise möchten Sie Einkauf Aufträge schließen, da sie nicht ausgeführt werden. Eine Bestellung ist möglicherweise abgelaufen, oder Sie haben eine Bestellung teilweise konvertiert und stellen fest, dass Sie die verbleibende Menge der Artikel in der Bestellung nie verwenden werden.

Die bewährte Methode, um veraltete Einkauf Aufträge abzuschließen, besteht darin, einen Workflow zu erstellen und zu verwenden, bei dem die Bestellung in eine Abschluss Bestellung umgewandelt werden können. Der Workflow schließt die Verarbeitung der Bestellung ab, hinterlässt ein Prüfprotokoll und verhindert, dass sie möglicherweise erneut geöffnet und konvertiert wird.

1. Workflow für den Abschluss von Bestellungen einrichten

Die Transaktionsdefinition für Abschluss-Bestellungen darf nur durch Konvertierung aus der Quell-Bestellung erstellt und so konfiguriert werden, dass alle Bestands- oder Buchungseffekte der Quell-Bestellung umgekehrt werden.

1. Erstellen Sie eine Transaktionsdefinition für eine Abschluss-Bestellung mit den folgenden Einstellungen.

   Feldwerte für die Transaktionsdefinition für den Abschluss einer Bestellung

   Feld	Erforderlicher Wert
   Vorlagenname	Geben Sie einen Namen an, der Ihren Benutzern deutlich macht, dass diese Bestellung für den Abschluss von nicht mehr verwendeten Einkäufen bestimmt ist.
   Vorlagentyp	Auftrag
   Gesamtbestand	Wenn in der Quell-Bestellung Gesamtbestände angegeben sind, definieren Sie hier den gegenteiligen Gesamteffekt auf den Gesamtbestand. Wenn der Quell Bestellung beispielsweise die ONORDER-Menge erhöht, definieren Sie diesen Transaktionsdefinition, um ONORDER Menge zu subtrahieren.
   Transaktionserfassung	Wählen Sie dieselbe Buchungsoption wie bei der Quell-Bestellung aus.
   Konvertierung der Transaktion: Kann erstellt werden aus	Wählen Sie hier die Quell-Bestellung aus.
   Erfassungskonfiguration	Wenn für die Quelle Kundenauftrag die Transaktion Buchung entweder auf Hauptbuch oder Kreditorenbuchhaltung eingestellt ist, definieren Sie hier das Gegenteil Konto Zuordnung. Wenn die Quell Transaktion beispielsweise so eingerichtet wurde, dass Konto X belastet und auf Konto Y verbucht wird, definieren Sie diese Transaktionsdefinition als Haben auf Konto X und Soll auf Konto Y.
   Sicherheits-Konfiguration: Richtlinie erstellen	Nur konvertieren

2. Legen Sie ggf. andere Einstellungen für die Transaktionsdefinition fest und speichern Sie die Transaktionsdefinition.
   Bearbeiten Sie keine anderen Transaktionsdefinitionen, damit sie aus der Abschluss-Bestellung konvertiert werden können. Die Abschluss-Bestellung muss das letzte Dokument in ihrem Workflow sein, damit ihr Status auf "Geschlossen" gesetzt werden kann.
3. Wenn sich die Abschluss-Bestellung auf die Menge, den Wert oder beides des auswirkt oder direkt im Hauptbuch erfasst wird, geben Sie dieselben Journale wie die Quell-Bestellung im Datensatz Dokument-Konfiguration Tab der Seite "Einkauf konfigurieren".

2. Verwenden Sie eine Abschluss-Bestellung

1. Wählen Sie in der entsprechenden Bestellungs-Liste Konvertieren neben der zu schließenden Bestellung.

   Es erscheint ein Pop-up-Fenster mit Links zu allen Transaktionen, in die diese Transaktion umgewandelt werden kann.

2. Wählen Sie das Symbol Abschluss-Bestellung.

   Die Abschluss-Bestellung mit allen Daten aus der Quell-Bestellung wird angezeigt.

3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   • Um die gesamte verbleibende Bestellung abzuschließen, ändern Sie keine Menge Werte.
   • Um einen oder mehrere Einzelposten zu schließen, aber einige Einzelposten offen zu lassen, setzen Sie das Menge der Einzelposten, die offen bleiben sollen, auf 0.
4. Optional. Wenn sich die Abschluss-Bestellung auf Bestandsmengen auswirkt, eine GL-Buchung hat oder beides, überlegen Sie, ob Sie das Transaktionsdatum ändern müssen, das das HB-Buchungsdatum ist.
5. Wählen Sie Buchen aus.

   Die Liste der Abschluss-Bestellung wird angezeigt und zeigt die abgeschlossene Bestellung mit ihrem Status "Geschlossen" an.