Teil einer Transaktion konvertieren – Einkauf

Manchmal müssen Sie möglicherweise einen Teil einer Einkaufs-Transaktion konvertieren, aber nicht die gesamte Transaktion. Beispiel: Sie haben eine Bestellung für eine bestimmte Menge von Artikeln oder einen Gesamtwert von Dienstleistungen. Aufgrund des geringen Lagerbestands möchten Sie nur für eine Menge bezahlen, die kleiner ist als die Menge der Bestellung, oder Sie möchten für einen Teil der erhaltenen Dienstleistungen bezahlen.

Was mit der Quell-Transaktion geschieht, nachdem Sie einen Teil davon konvertiert haben, hängt von folgenden Faktoren ab: Verarbeitung der Teilkonvertierung Einstellung der Transaktionsdefinition.

Manchmal müssen Sie möglicherweise einen Teil einer Einkaufs-Transaktion konvertieren, aber nicht die gesamte Transaktion. Beispiel: Sie haben eine Bestellung für eine bestimmte Menge eines Artikels, müssen aber für eine Menge bezahlen, die kleiner ist als die Menge der Bestellung, oder einen Betrag in Rechnung stellen, der kleiner ist als die gesamte Bestellung (z. B. eine Pauschal-Bestellung).

1. Gehe zu Einkauf > Alle > Transaktionen und wählen Sie den entsprechenden Transaktionstyp aus.

   Verbrauchsmaterialanforderungen finden Sie unter Einkauf > Alle > für den Verbrauchsmaterialbestand >Werkbank. Erfahren Sie, wie Sie Anforderungen für Verbrauchsmaterialien bearbeiten.

2. Suchen Sie im Transaktion Liste die Transaktion, die Sie konvertieren möchten, und wählen Sie Konvertieren daneben.

   Es wird ein Pop-up-Fenster mit Links zu allen Transaktionen angezeigt, in die diese Transaktion umgewandelt werden kann.

3. Wählen Sie die entsprechende Name der Transaktion.

   Die neue Transaktion wird mit den Transaktion aus der Original-Transaktion angezeigt. Die Transaktion Datum Standardwerte gemäß dem Datum aus Quell-Transaktion übernehmen in Ihren Benutzereinstellungen vornehmen.

4. Ändern Sie bei Bedarf die Menge oder die Preis einer Einzelposition (die Spalte "Konvertierungstyp" kann bearbeitet werden, wenn Ihr Unternehmen so konfiguriert ist, dass der Standard-Konvertierungstyp eines Artikels überschrieben werden kann).

   Wenn die Menge auf Einzelposition 1 beispielsweise 10 ist und Sie nur 8 erhalten, ändern Sie den Menge auf den Einzelpositionen 1 bis 8. Oder wählen Sie in der Spalte "Konvertierungstyp" Preisund geben Sie dann den geänderten Einkaufs-Betrag in die Preis -Feld.

   Sie können keine Nummer in die Spalte Menge Feld, das das entgegengesetzte Vorzeichen der Nummer in der Original-Transaktion aufweist. Wenn der Original Bestellung Menge beispielsweise 5 ist und Sie -3 in das Feld Menge -Feld auf der Lieferantenrechnung zeigt Intacct einen Fehler an.

5. Nehmen Sie ggf. weitere Änderungen vor.
6. Wählen Sie eine der folgenden Schaltflächen:
   • Buchen: Speichert die Transaktion und zeigt die Liste der Transaktionen an.
   • Entwurf: Speichert die Transaktion als Entwurf und zeigt die Liste der Transaktionen an.
   • Mehr Aktionen: Damit wählen Sie weitere Buchungs- und Entwurfsoptionen aus.
   Standardmäßig wird die Transaktions-Liste für den Transaktion-Typ, in den Sie konvertiert haben, angezeigt, wenn Sie Erfassen oder Entwurf und fertig. Um stattdessen die Transaktions-Liste für den Transaktion-Typ anzuzeigen, aus dem Sie konvertiert haben, ändern Sie stattdessen den Wählen Sie den Listentyp aus, der nach der Buchung einer konvertierten Transaktion angezeigt werden soll in Ihren persönlichen Einstellungen festlegen.

Rückauftrag erstellen

Wenn Ihre Auftrags-Transaktionsdefinition Verarbeitung der Teilkonvertierung Festlegen auf Original schließen und Nachlieferung erstellenerstellen, erstellt das System bei Bedarf automatisch die Rücklieferung für Sie. Hier ist ein Beispiel dafür, wie der Prozess funktioniert:

1. Erstellen Sie eine Bestellung für einen Artikel mit einer Menge von 20 und buchen Sie die Bestellung.

   Die Bestellung Status auf "Ausstehend" gesetzt ist.

2. Konvertieren Sie die Bestellung in eine Lieferantenrechnung, ändern Sie die Artikel-Menge in 10 und buchen Sie die Lieferantenrechnung.

   Das System setzt die Menge der Original-Bestellung auf 10, setzt seine Status in "Konvertiert" und erstellt eine neue Bestellung mit einem Status von Ausstehend.

   Die neue Bestellung hat eine Menge von 10 und hat ein B an die Transaktions-Nummer angehängt (was bedeutet, dass es sich um eine Rücklieferung handelt). Wenn die Original-Transaktions-Nummer beispielsweise PO-900 war, lautet die Nummer der Rücklieferungs-Transaktion PO-900-B.

   Die neue Bestellung PO-900-B wird sofort erstellt, auch wenn die Lieferantenrechnung eine Genehmigung erfordert.
3. Konvertieren Sie später die nachbestellte Bestellung in eine Lieferantenrechnung, ändern die Artikel-Menge in 6 und buchen die Lieferantenrechnung.

   Das System setzt die Menge der Rückstands-Bestellung auf 4, setzt seine Status in "Konvertiert" und erstellt eine neue Rückstands-Bestellung mit einem Status von Ausstehend.

   Die neue Bestellung hat eine Menge von 4 und hat B1 an die Original-Transaktions-Nummer angehängt.

Jede nachfolgende Nachbestellung erhält die Nummern B2, B3 usw. Die Dokumentnummern auf der Transaktionslisten-Liste für Kundenaufträge mit Rückständen können wie folgt aussehen:

• PO-900-B2
• PO-900-B1
• PO-900-B
• PO-900

Klicken Sie auf der Seite Geschichte Tab Für alle Transaktionen, die dem Original-Kundenauftrag zugeordnet sind, sehen Sie die Ereigniskette der Transaktion-Konvertierung.

Teilweise konvertierte Transaktion abschließen

Angenommen, Sie haben eine Bestellung, die Sie teilweise in einen anderen Transaktionstyp konvertiert haben. Sie werden jedoch niemals die verbleibende Menge für einen oder mehrere Einzelposten in der Bestellung verwenden. Abhängig von der Einstellung für die Verarbeitung der Teilkonvertierung verbleibt die Bestellung dauerhaft im Status "Teilweise konvertiert" oder "Ausstehend". Sie können eine ausstehende Transaktion zwar manuell auf "Geschlossen" setzen, dies wird jedoch in der Regel nicht empfohlen, da die Bestellung möglicherweise erneut geöffnet und konvertiert werden könnte.

Die bewährte Methode zum Abschließen einer teilweise konvertierten Transaktion besteht darin, einen Workflow zu erstellen und zu verwenden, in dem die Bestellung in eine Abschluss-Bestellung umgewandelt werden kann. Erstellen Sie eine Transaktionsdefinition für Abschluss-Bestellungen, die nur durch Konvertierung aus der Bestellung erstellt werden kann. Die Abschluss-Bestellung sollte so konfiguriert werden, dass alle Bestands- oder Buchungseffekte der Quell-Bestellung umgekehrt werden.

Workflow für den Abschluss von Bestellungen einrichten

1. Erstellen Sie eine Transaktionsdefinition für eine Abschluss-Bestellung mit den folgenden Einstellungen:

   Feld	Erforderlicher Wert
   Vorlagenname	Geben Sie einen Namen an, der Ihren Benutzern deutlich macht, dass diese Bestellung für den Abschluss von nicht mehr verwendeten Einkäufen bestimmt ist.
   Vorlagentyp	Auftrag
   Gesamtbestand	Wenn in der Quell-Bestellung Gesamtbestände angegeben sind, definieren Sie hier den gegenteiligen Gesamteffekt auf den Gesamtbestand. Wenn der Quell Bestellung beispielsweise die ONORDER-Menge erhöht, definieren Sie diesen Transaktionsdefinition, um ONORDER Menge zu subtrahieren.
   Transaktionserfassung	Wählen Sie dieselbe Buchungsoption wie bei der Quell-Bestellung aus.
   Konvertierung der Transaktion: Kann erstellt werden aus	Wählen Sie hier die Quell-Bestellung aus.
   Erfassungskonfiguration	Wenn für die Quelle Kundenauftrag die Transaktion Buchung entweder auf Hauptbuch oder Kreditorenbuchhaltung eingestellt ist, definieren Sie hier das Gegenteil Konto Zuordnung. Wenn die Quell Transaktion beispielsweise so eingerichtet wurde, dass Konto X belastet und auf Konto Y verbucht wird, definieren Sie diese Transaktionsdefinition als Haben auf Konto X und Soll auf Konto Y.
   Sicherheits-Konfiguration: Richtlinie erstellen	Nur konvertieren

2. Legen Sie ggf. andere Einstellungen für die Transaktionsdefinition fest und speichern Sie die Transaktionsdefinition.
   Bearbeiten Sie keine anderen Transaktionsdefinitionen, damit sie aus der Abschluss-Bestellung konvertiert werden können. Die Abschluss-Bestellung muss das letzte Dokument in ihrem Workflow sein, damit ihr Status auf "Geschlossen" gesetzt werden kann.
3. Wenn sich die Abschluss-Bestellung auf die Menge, den Wert oder beides des auswirkt oder direkt im Hauptbuch erfasst wird, geben Sie dieselben Journale wie die Quell-Bestellung im Datensatz Dokument-Konfiguration Tab des Einkauf konfigurieren Seite.

Verwenden Sie eine Abschluss-Bestellung

1. Wählen Sie in der entsprechenden Bestellungs-Liste Konvertieren neben der zu schließenden Bestellung.

   Es erscheint ein Pop-up-Fenster mit Links zu allen Transaktionen, in die diese Transaktion umgewandelt werden kann.

2. Wählen Sie das Symbol Abschluss-Bestellung.

   Die Abschluss-Bestellung mit allen Daten aus der Quell-Bestellung wird angezeigt.

3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Um die gesamte verbleibende Bestellung abzuschließen, ändern Sie keine Menge Werte.
   • Um einen oder mehrere Einzelposten zu schließen, aber einige Einzelposten offen zu lassen, setzen Sie das Menge der Einzelposten, die offen bleiben sollen, auf 0.
4. Optional. Wenn sich die Abschluss-Bestellung auf Bestandsmengen auswirkt, eine GL-Buchung hat oder beides, überlegen Sie, ob Sie das Transaktionsdatum ändern müssen, das das HB-Buchungsdatum ist.
5. Wählen Sie Buchen aus.

   Die Liste der Abschluss-Bestellung wird angezeigt und zeigt die abgeschlossene Bestellung mit ihrem Status "Geschlossen" an.

Einstellung für die Verarbeitung der Teilkonvertierung einer Transaktion anzeigen

1. Öffnen Sie die Transaktion. Beispiel: Öffnen Sie eine Bestellung im Ansichts- oder Bearbeitungsmodus.
2. Wählen Sie das Symbol Geschichte Tab und wählen Sie dann den Begriffsbestimmung in der Zeile des Geschichte Tabelle, die die erste Instanz des Auftrags-Dokuments enthält.

   Die Transaktionsdefinition in einem Popup-Fenster angezeigt.

3. Scrollen Sie auf der Seite nach unten und suchen Sie den Verarbeitung der Teilkonvertierung -Feld.

Was passiert, wenn eine Teilkonvertierung in Transaktionen abgelehnt wird, die eine Genehmigung erfordern?

Wenn Sie eine Transaktion teilweise in Transaktionen konvertieren, die eine Genehmigung erfordern, können Sie die Transaktion weiter teilweise konvertieren, während die Genehmigung aller konvertierten Transaktionen aussteht. Wenn jedoch eine der konvertierten Transaktionen abgelehnt wird, müssen Maßnahmen ergriffen werden.

Angenommen, eine Bestellung für einen Artikel mit einer Menge von 10 wurde in zwei Lieferantenrechnungen mit einer Menge von jeweils 5 konvertiert. Eine der Rechnungen des Lieferanten wurde abgelehnt. (Die Verarbeitung der Teilkonvertierung -Einstellung spielt in diesem Beispiel keine Rolle.) Um sicherzustellen, dass die Menge auf der abgelehnten Lieferantenrechnung nicht verloren geht, gilt Folgendes:

• Bearbeiten Sie die abgelehnte Lieferantenrechnung und reichen Sie sie erneut ein, ODER
• Löschen Sie die abgelehnte Lieferantenrechnung, erstellen und buchen Sie eine neue Bestellung für eine Menge von 5 Stück und konvertieren Sie die neue Bestellung in eine Lieferantenrechnung