Einen Teil einer Transaktion konvertieren – Einkauf

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Manchmal müssen Sie möglicherweise einen Teil einer Einkaufs-Transaktion konvertieren, aber nicht die gesamte Transaktion. Beispiel: Sie haben eine Bestellung für eine bestimmte Menge von Artikeln oder einen Gesamtwert von Dienstleistungen. Aufgrund geringer Bestände möchten Sie nur für eine Menge bezahlen, die kleiner ist als die Menge der Bestellung, oder Sie möchten einen Teil der erhaltenen Dienstleistungen bezahlen.

Was mit der Quell-Transaktion passiert, nachdem Sie einen Teil davon konvertiert haben, hängt von folgenden Faktoren ab: Verarbeitung der Teilkonvertierung Einstellung für die Transaktionsdefinition.

Manchmal müssen Sie möglicherweise einen Teil einer Einkaufs-Transaktion konvertieren, aber nicht die gesamte Transaktion. Beispiel: Sie haben eine Bestellung für eine bestimmte Menge eines Artikels, müssen aber für eine Menge bezahlen, die kleiner ist als die Menge der Bestellung, oder einen Betrag in Rechnung stellen, der kleiner ist als die gesamte Bestellung (z. B. eine Pauschal-Bestellung)..

1. Gehe zu Einkauf > Alle > Transaktionen und wählen Sie den entsprechenden Transaktionstyp aus.

   Um Verbrauchsmaterialanforderungen anzuzeigen, gehen Sie zu Einkauf > Alle > > für den VerbrauchsmaterialbestandWorkbench. Erfahren Sie, wie Sie Anforderungen für Verbrauchsmaterialien bearbeiten.

2. Suchen Sie in der Transaktion-Liste die Transaktion, die Sie konvertieren möchten, und wählen Sie sie aus Konvertieren daneben.

   Es wird ein Pop-up-Fenster mit Links zu allen Transaktionen angezeigt, in die diese Transaktion umgewandelt werden kann.

3. Wählen Sie die entsprechende Option aus Transaktion-Name.

   Die neue Transaktion wird mit den Transaktionsdaten aus der Original-Transaktion angezeigt. Die Transaktion Datum Standardwerte entsprechend Datum aus Quell-Transaktion übernehmen in Ihren Benutzer-Einstellungen festlegen.

4. Ändern Sie bei Bedarf den Menge oder der Preis einer Einzelposition (die Spalte "Konvertierungstyp kann bearbeitet werden, wenn Ihr Unternehmen so konfiguriert ist, dass der Standard-Konvertierungstyp eines Artikels überschrieben werden kann").

   Wenn die Menge in Einzelposition 1 beispielsweise 10 beträgt und Sie nur 8 erhalten, ändern Sie den Menge zu Einzelpositionen 1 bis 8. Oder wählen Sie in der Spalte "Konvertierungstyp" Preis, geben Sie dann den geänderten Betrag des Einkaufs in den Preis Feld.

   Sie können keine Nummer in die Menge Feld, das das entgegengesetzte Vorzeichen der Nummer in der Original Transaktion aufweist. Wenn die Menge der originalen Bestellung beispielsweise 5 beträgt und Sie -3 in den Menge Feld auf der Lieferantenrechnung zeigt, zeigt Intacct einen Fehler an.

5. Nehmen Sie ggf. weitere Änderungen vor.
6. Wählen Sie eine der folgenden Schaltflächen aus:
   • Buchen: Speichert die Transaktion und zeigt die Liste der Transaktionen an.
   • Entwurf: Speichert die Transaktion als Entwurf und zeigt die Liste der Transaktionen an.
   • Weitere Aktionen: Hiermit wählen Sie weitere Optionen zum Buchen und Entwurf aus.

   Standardmäßig wird die Liste der Transaktion für den Transaktion-Typ angezeigt, in den Sie konvertiert haben, wenn Sie diese Option auswählen Buchen oder Entwurf und Fertig. Um stattdessen die Liste der Transaktion für den Transaktion-Typ anzuzeigen, aus dem Sie konvertiert haben, ändern Sie den Wählen Sie den Listen-Typ aus, der nach der Buchung einer konvertierten Transaktion angezeigt werden soll in Ihren persönlichen Einstellungen festlegen.

Lieferrückstand erstellen

Wenn Ihre Auftrags-Transaktionsdefinition wie folgt lautet: Verarbeitung der Teilkonvertierung Setzen auf Original schließen und eine Nachlieferung erstellenerstellen, erstellt das System bei Bedarf automatisch den Nachstand für Sie. Hier ist ein Beispiel dafür, wie der Prozess funktioniert:

1. Erstellen Sie eine Bestellung für einen Artikel mit einer Menge von 20 und buchen Sie die Bestellung.

   Die Bestellung Zustand auf "Ausstehend" gesetzt ist.

2. Konvertieren Sie die Bestellung in eine Lieferantenrechnung, ändern Sie die Menge des Artikels auf 10 und buchen Sie die Lieferantenrechnung.

   Das System legt die Menge der Original Bestellung auf 10 fest, legt seine Zustand in "Konvertiert" und erstellt eine neue Bestellung mit einer Zustand von Ausstehend.

   Die neue Bestellung enthält eine Menge von 10 und enthält ein B an die Transaktions-Nummer angehängt (was bedeutet, dass es sich um einen Rückstand handelt). Wenn die Original Transaktion Nummer beispielsweise PO-900 war, lautet der Nachstand Transaktion Nummer PO-900-B.

   Die neue Bestellung PO-900-B wird sofort erstellt, auch wenn die Lieferantenrechnung eine Genehmigung erfordert.
3. Später wandeln Sie die Bestellung der Rücklieferung in eine Lieferantenrechnung um, ändern Sie die Menge des Artikels auf 6 und buchen Sie die Lieferantenrechnung.

   Das System legt die Menge der nachbestellten Bestellung auf 4 fest und setzt seine Zustand wird auf "Konvertiert" geändert und erstellt eine neue nachbestellte Bestellung mit einer Zustand von Ausstehend.

   Die neue Bestellung hat eine Menge von 4 und B1 wird an die Original Transaktion-Nummer angehängt.

Jeder nachfolgende Nachstand würde die Nummern B2, B3 usw. erhalten. Die Dokument-Nummern auf der Seite Transaktion-Liste für Kundenaufträge mit Rücklieferungen können wie folgt aussehen:

• PO-900-B2
• PO-900-B1
• PO-900-B
• PO-900

Am Geschichte Tab für alle Transaktionen, die mit dem Original-Kundenauftrag verknüpft sind, sehen Sie die Ereigniskette der Transaktion.

Schließen einer teilweise konvertierten Transaktion

Angenommen, Sie haben eine Bestellung, die Sie teilweise in einen anderen Transaktion-Typ konvertiert haben. Sie werden jedoch niemals die verbleibende Menge für einen oder mehrere Einzelposten in der Bestellung verwenden. Abhängig von der Einstellung für die Verarbeitung der Teilkonvertierung verbleibt die Bestellung unbefristet im Status "Teilweise konvertiert" oder "Ausstehend". Sie können eine ausstehende Transaktion zwar manuell auf "Geschlossen" setzen, dies wird jedoch in der Regel nicht empfohlen, da die Bestellung möglicherweise erneut geöffnet und konvertiert werden kann.

Die bewährte Methode, um eine teilweise konvertierte Transaktion abzuschließen, besteht darin, einen Workflow zu erstellen und zu verwenden, bei dem die Bestellung in eine Abschluss-Bestellung umgewandelt werden kann. Erstellen Sie eine Transaktionsdefinition für die Abschluss-Bestellung, die nur aus der Bestellung durch Konvertierung erstellt werden kann. Die Abschluss-Bestellung sollte so konfiguriert werden, dass etwaige Bestands- oder Buchungseffekte der Quell-Bestellung umgekehrt werden.

Workflow für die Abschluss-Bestellung einrichten

1. Erstellen Sie eine Transaktionsdefinition für die Abschluss-Bestellung mit den folgenden Einstellungen:

   Feld	Erforderlicher Wert
   Vorlagenname	Geben Sie einen Namen an, der Ihren Benutzern klar macht, dass dieser Bestellung zum Abschließen Einkauf Bestellungen gedacht ist, die nicht mehr verwendet werden.
   Vorlagentyp	Auftrag
   Gesamtbestand	Wenn in der Quell-Bestellung Gesamtbestände angegeben sind, definieren Sie hier den entgegengesetzten Gesamtbestandseffekt. Wenn die Quell-Bestellung beispielsweise die ONORDER-Menge erhöht, definieren Sie diese Transaktionsdefinition, um die ONORDER-Menge abzuziehen.
   Transaktionserfassung	Wählen Sie dieselbe Buchung Option wie bei der Quell-Bestellung aus.
   Konvertierung der Transaktion: Kann erstellt werden aus	Wählen Sie hier die Quell-Bestellung aus.
   Erfassungskonfiguration	Wenn für den Quell-Kundenauftrag die Transaktion-Buchung entweder auf Hauptbuch oder Kreditorenbuchhaltung festgelegt ist, definieren Sie hier die entgegengesetzte Konto-Zuordnung. Wenn die Quell-Transaktion beispielsweise so eingerichtet wurde, dass Konto X belastet und auf Konto Y gutgeschrieben wird, definieren Sie diese Transaktionsdefinition auf Guthabenkonto X und belasten Sie Konto Y.
   Sicherheits-Konfiguration: Richtlinie erstellen	Nur konvertieren

2. Legen Sie andere Einstellungen für die Transaktionsdefinition fest und speichern Sie die Transaktionsdefinition.
   Bearbeiten Sie keine anderen Transaktions Definitionen, damit sie aus der Abschluss-Bestellung konvertiert werden können. Die Abschluss-Bestellung muss das letzte Dokument in seinem Workflow sein, damit ihr Status auf "Geschlossen" gesetzt werden kann.
3. Wenn sich die Ausschluss-Bestellung auf die Menge, den Wert oder beides auswirkt oder direkt im Hauptbuch erfasst wird, geben Sie dieselben Journale wie die Quell-Bestellung im Datensatz an Dokument-Konfiguration Tab des Einkauf konfigurieren Seite.

Verwenden Sie eine Abschluss-Bestellung

1. Wählen Sie in der entsprechenden Liste der Bestellung Konvertieren neben der abzuschließenden Bestellung.

   Es erscheint ein Pop-up-Fenster mit Links zu allen Transaktionen, in die diese Transaktion umgewandelt werden kann.

2. Wählen Sie den Bestellung abschließen.

   Die Abschluss-Bestellung wird angezeigt und zeigt alle Daten aus der Quell-Bestellung an.

3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Um die gesamte verbleibende Bestellung abzuschließen, ändern Sie keine Menge Werte.
   • Um einen oder mehrere Einzelposten zu schließen, aber einige Einzelposten offen zu lassen, legen Sie den Menge der Einzelposten, die bis auf 0 offen bleiben sollen.
4. Optional. Wenn sich die Bestellung zum Abschluss auf Bestandsmengen auswirkt, eine Hauptbuch-Buchung aufweist oder beides, überlegen Sie, ob Sie das Transaktion-Datum ändern müssen, welches das HB-Buchungsdatum sein wird.
5. Wählen Sie Buchen aus.

   Die Liste der Abschluss-Bestellung wird angezeigt und zeigt die Bestellung mit dem Status "Geschlossen" an.

Einstellung für die Verarbeitung der Teilkonvertierung einer Transaktion anzeigen

1. Öffnen Sie die Transaktion. Öffnen Sie beispielsweise eine Bestellung im Ansichts- oder Bearbeitungsmodus.
2. Wählen Sie den Geschichte Tab und wählen Sie dann den Definition Link in der Zeile von Geschichte Tabelle, die die erste Instanz des Auftrags-Dokuments enthält.

   Die Transaktionsdefinition Erscheint in einem Popup-Fenster.

3. Blättern Sie auf der Seite nach unten und suchen Sie den Verarbeitung der Teilkonvertierung Feld.

Was geschieht, wenn eine Teilkonvertierung in Transaktionen, die eine Genehmigung erfordern, abgelehnt wird?

Wenn Sie eine Transaktion teilweise in Transaktionen umwandeln, die eine Genehmigung erfordern, können Sie die Transaktion weiter teilweise umwandeln, während die Genehmigung für alle konvertierten Transaktionen aussteht. Wenn jedoch eine der konvertierten Transaktionen abgelehnt wird, sind Maßnahmen erforderlich.

Angenommen, eine Bestellung für einen Artikel mit einer Menge von 10 wurde in zwei Lieferanten-Rechnungen mit jeweils einer Menge von 5 umgewandelt. Eine der Lieferanten wurde abgelehnt. (Die Verarbeitung der Teilkonvertierung Die Einstellung spielt in diesem Beispiel keine Rolle.) Um sicherzustellen, dass die Menge auf der abgelehnten Lieferantenrechnung nicht verloren geht:

• Bearbeiten Sie die abgelehnte Lieferantenrechnung und reichen Sie sie erneut ein, ODER
• Löschen Sie die abgelehnte Lieferantenrechnung, erstellen und buchen Sie eine neue Bestellung für eine Menge von 5 Stück und konvertieren Sie die neue Bestellung in eine Lieferantenrechnung