Rechnung überprüfen – Verträge

Auf der Seite "Rechnung überprüfen" können Sie:

• Überprüfen oder schließen Sie fakturierbare Transaktionen aus einer Rechnung aus, bevor Sie die Rechnung generieren
• Zeigen Sie alle Fehler an, die dazu geführt haben könnten, dass die Erstellung der Rechnung fehlgeschlagen ist

Sie können nur über die Seite "Rechnungen generieren" oder über einen Datensatz für Rechnungsläufe auf diese Seite zugreifen.

Fakturierbare Transaktionen vor dem Ausführen der Rechnung anzeigen, ändern oder ausschließen

Auf der Seite "Rechnung überprüfen" werden alle fakturierbaren Transaktionen angezeigt, die in die ausgewählte Rechnung aufgenommen werden, wenn Sie diese generieren möchten. Sie können je nach Bedarf einige Transaktionen ändern oder Transaktionen ausschließen.

So überprüfen Sie eine Rechnung vor der Generierung:

1. Gehe zu Verträge > Alle > Fakturierung > Rechnungen generieren.

2. Legen Sie die entsprechenden Filter fest und führen Sie sie aus Vorschau. Erfahren Sie, wie Sie Vorschau verwenden.

3. Wählen Sie im Abschnitt Zu erstellende Rechnungen auswählen Tabelle, wählen Sie Transaktions-Betrag neben der gewünschten Rechnung.

   Die Rechnung prüfen wird angezeigt.

4. Wenn Sie eine fakturierbare Transaktion ausschließen möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte ganz links daneben.
5. Wenn Sie möchten, dass diese Rechnung eine andere Nachricht hat als die anderen Rechnungen im Rechnungslauf, geben Sie den Nachrichtentext in das Feld Rechnungsnachricht -Feld.
6. Wenn Sie eine Beschreibung einer oder mehrerer fakturierbarer Transaktionen im Zusammenhang mit einem Projekt einfügen möchten, wählen Sie im Datensatz Beschreibung neben der entsprechenden Transaktion und geben Sie den gewünschten Text ein.

7. Wenn Sie die Nummer der Stunden im Stundenerfassungsbogen ändern möchten, wählen Sie im Datensatz Menge Feld neben dem entsprechenden Stundenerfassungsbogen-Eingabe und geben Sie die gewünschte Nummer Stunden ein.

   Wenn Sie die Nummer der Stunden in eine Nummer ändern, die kleiner ist als die tatsächlichen Stunden, zeigt Intacct die nicht fakturierten Stunden an, wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung für das Projekt generieren. Um die Stunden abzuschreiben oder aufzuschreiben, ändern Sie die Preis für die Stunden, wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung für das Projekt generieren.

8. Wenn Sie den Preis für eine oder mehrere fakturierbare Transaktionen im Zusammenhang mit einem Projekt ändern möchten, wählen Sie im Datensatz Preis neben der entsprechenden Transaktion und geben Sie den gewünschten Preis ein.

   Wie das System die Fakturierungssätze von Projekten während der Rechnungserstellung auswertet

   Ein Projekt kann Projekt in der Projekt definierten Fakturierungssätze und/oder die in einem Auftragserfassung Preisliste definierten Fakturierungssätze verwenden. Fakturierungssätze für eine bestimmte Kombination aus Mitarbeiter/Artikel, die im Projekt auf dem Tab "Ressourcen und Abrechnung" definiert sind, überschreiben alle Fakturierungssätze, die in einer Preisliste für dieselbe Kombination aus Mitarbeiter/Artikel definiert sind, selbst wenn der Eintrag in der Preisliste Festpreis = Y lautet.

   Wenn für das Projekt keine Fakturierungssätze definiert sind und das Modul "Rechnungen generieren" keine Preislisten in der Transaktionsdefinition oder für den entsprechenden Kunden oder Kontakt findet, wertet das System die Basis-Preisliste zuletzt aus. Wenn ein anwendbarer Fakturierungssatz in der Basis-Preisliste gefunden wird, wird dieser beim Generieren einer Rechnung für das Projekt verwendet.

   Alternativ können Benutzer während des Rechnung-Generierungsprozesses einen Preis Liste für Projekt Abrechnung auswählen, der alle anderen Preisliste überschreibt, die einem Transaktionsdefinition oder Kunde oder Kontakt zugewiesen sind. In diesem Szenario führt das System keine Preisliste Auswertung durch und verwendet einfach den Fakturierungssatz aus dem Preisliste, der auf der Seite "Rechnungen generieren" angegeben ist. Erfahren Sie mehr zum Thema Preisliste Auswertung.

9. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   • Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie Speichern.
   • Wenn Sie keine Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie Abbrechen.

Rechnung nach dem Rechnungslauf überprüfen

Wenn eine Rechnung erfolgreich generiert wurde, können Sie die Rechnung in der Auftragserfassung wie jede andere Rechnung anzeigen, drucken und/oder per E-Mail versenden. Wenn eine Rechnung nicht generiert werden konnte, können Sie auf der Seite "Rechnung überprüfen" alle Fehlermeldungen anzeigen.

So überprüfen Sie eine Rechnung nach dem Ausführen der Rechnung:

1. Gehe zu Verträge > Alle > Fakturierung > Rechnungsläufe.

   Die Rechnungsläufe wird die Liste angezeigt.

2. Auswählen Ansehen neben dem gewünschten Rechnungslauf.

3. Wählen Sie im Abschnitt Rechnungen den Link in der Tabelle Transaktions-Betrag -Spalte neben der gewünschten Rechnung.

   Die Rechnung prüfen wird angezeigt.

4. Überprüfen Sie alle Fehlermeldungen in der Kopfzeile der Rechnung und in den entsprechenden Positionen für fakturierbare Transaktionen. Siehe Fehlerbehebung bei der Erstellung von Rechnungen – Verträge finden Sie Informationen zum Beheben häufiger Fehlerbedingungen.

Feldbeschreibungen:

Kopfzeilenfelder

Felder für Einträge in der Terminierung der Vertragsabrechnung

Felder für Einträge zur Vertragsverwendung

Felder "Stundenerfassungsbögen", "Mitarbeiterausgaben", "Ausgaben für Verbindlichkeiten" und "Einkauf Transaktionen"

Kopfzeilenfelder

Feldbeschreibungen für Kopfzeilen

Feld	Beschreibung
Kunde	Der Kunde, der mit der Rechnung verknüpft ist
Vertrag	Der Vertrag, der der Rechnung zugeordnet ist. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um den Vertrag anzuzeigen.
Rechnungsempfänger	Der Kontakt der Rechnung, der den Vertragspositionen zugeordnet ist, die der entsprechenden Rechnung zugeordnet sind. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um den Kontakt der Rechnung in einem separaten Browserfenster anzuzeigen. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die ausgewählten Optionen für "Fakturierung von" "Rechnung an" enthalten.
Versandempfänger	Die Kontakt des Warenempfängers, die den Vertragspositionen zugeordnet sind, die dem entsprechenden Rechnung zugeordnet sind. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um die Kontakt des Warenempfängers in einem separaten Browserfenster anzuzeigen.
Begriff	Die Nettobedingung, die für die entsprechende Rechnung verwendet wird. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um die Bedingung in einem separaten Browserfenster anzuzeigen. Wenn die Rechnung mehrere Verträge mit mehr als einer Laufzeit enthält, wird auf der Rechnung die Nettolaufzeit verwendet, die im Datensatz des Kunden angegeben ist.
Projekt	Das Projekt, das der entsprechenden Rechnung zugeordnet ist. Wählen Sie den Link in diesem Feld, um das Projekt in einem separaten Browserfenster anzuzeigen. Diese Option wird nur angezeigt, wenn die ausgewählten Optionen für "Fakturieren von" Projekt enthalten.
Gesamtbetrag	Der gesamte Betrag der Rechnung, ausgedrückt in der Transaktionswährung, die vom zugehörigen Vertrag verwendet wird.
Basisgesamtbetrag	Der Gesamtbetrag der Rechnung, ausgedrückt in der Basiswährung.
Währung	Die Transaktionswährung, die der Rechnung zugeordnet ist.
Wechselkursart	Die im Vertrag definierte Wechselkursart.
Wechselkursdatum	Das Datum, das als Rechnungsdatum im Abschnitt "Rechnungslaufoptionen" der Seite "Rechnungen generieren" angegeben ist.
Wechselkurs	Der Wechselkurs, der dem Wechselkursdatum zugeordnet ist. Erfahren Sie mehr zum Thema Wechselkurse für Vertragsrechnung.
Rechnungsnachricht	Die Nachricht, die im Abschnitt "Rechnungslaufoptionen" der Seite "Rechnungen generieren" eingegeben wurde. Wenn Sie über die Seite "Rechnungen generieren" auf diese Seite zugegriffen haben, können Sie die Nachricht für diese bestimmte Rechnung ändern. Geben Sie einen beliebigen Text ein, der auf Dokumenten angezeigt werden soll, die aus der Rechnung gedruckt werden.
Status	Wird nur angezeigt, wenn Sie über einen Datensatz für Rechnungsläufe auf diese Seite zugreifen. Zeigt eine der folgenden Optionen an: Geplant: Die Rechnung wartet darauf, dass der Systemplaner den Generierungsprozess startet. Erfolg: Das System konnte die Rechnung erstellen. Fehler: Das System konnte die Rechnung nicht erstellen. Im Fehlermeldungstext finden Sie eine Beschreibung dessen, was schiefgelaufen ist. Gelöscht: Das System hat die Rechnung erfolgreich generiert, dann hat ein Benutzer die Rechnung gelöscht.
Fehlermeldung	Wird nur angezeigt, wenn Sie über einen Datensatz für Rechnungsläufe auf diese Seite zugreifen. Wenn der entsprechende Rechnung Status "Fehlgeschlagen" lautet, zeigt das System die Fehlermeldung an, die erklärt, warum die Rechnung Generierung fehlgeschlagen ist. Siehe Fehlerbehebung bei der Generierung von Rechnungen.
<link to invoice>	Wird nur angezeigt, wenn Sie über einen Rechnungslauf-Datensatz auf diese Seite zugreifen und der Status = Erfolgreich lautet. Wählen Sie den Link aus, um die Transaktion der Rechnung anzuzeigen.

Tabellenfelder für Einträge in der Terminierung für die Vertragsfakturierung

Feldbeschreibungen der Tabelle für Einträge zur Terminierung der Vertragsfakturierung

Feld	Beschreibung
Element	Der Artikel-ID-Name, der der entsprechenden Fakturierungsposition zugeordnet ist.
Artikelbeschreibung	Die Artikel-Beschreibung aus der Vertragsposition, für die die Fakturierungsposition geplant ist.
Vertragspositionsnr.	Die Vertragspositions-Nummer, für die die Fakturierungsposition geplant ist.
Menge Satz Multiplikator Rabatt	In diesen Feldern werden andere Werte als 1 angezeigt, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind: Fakturierungsmethode für die zugehörige Vertragsposition = Festpreis Die Häufigkeit des Pauschalbetrags/festen Betrags für die zugehörige Vertragsposition ist nicht gleich Fakturierungsvorlage verwenden Der Benutzer hat in der Vertragsposition Werte in diese Felder eingegeben
Transaktionsbetrag	Der entsprechende Teil des pauschalen/festen Betrags der Vertragsposition, der der entsprechenden Fakturierungsposition zugeordnet ist, ausgedrückt in der Transaktionswährung.
Basisbetrag	Der anwendbare Teil des pauschalen/festen Betrags der Vertragsposition, der der entsprechenden Fakturierungsposition zugeordnet ist, ausgedrückt in der Basiswährung.
Buchungsdatum	Das geplante Buchungsdatum für die Fakturierungsposition. Wenn Sie auf der Seite "Rechnungen generieren" im Feld "Rechnungs- und Buchungsdatum" im Abschnitt "Rechnungslaufoptionen" ein anderes Datum ausgewählt haben, wird dieses Datum als Buchungsdatum verwendet, wenn Sie die Rechnungen generieren.
Berechnungsnotiz	In diesem Feld wird nur Text angezeigt, wenn die entsprechende Vertragsposition Häufigkeit Pauschalbetrag/fester Betrag = "Fakturierungsvorlage verwenden" aufweist. Sie zeigt den gesamten pauschalen/festen Betrag der Vertragsposition und den Prozentsatz an, der gemäß der zugehörigen Fakturierungsvorlage in Rechnung gestellt werden soll. Wenn die gesamte pauschale/feste Betrag anhand einer Kombination der Felder "Menge", "Satz", "Multiplikator" und "Rabatt" ermittelt wurde, enthält der Text diese Werte.
Startdatum des Servicezeitraums	Gibt den Beginn des Zeitraums an, in dem die Dienstleistungen Ihres Unternehmens für diesen Abrechnungseintrag erbracht oder genutzt werden. Erfahren Sie mehr über Servicezeiträume.
Enddatum des Servicezeitraums	Gibt das Ende des Zeitraums an, in dem die Dienstleistungen Ihres Unternehmens für diesen Abrechnungseintrag erbracht oder genutzt werden. Erfahren Sie mehr über Servicezeiträume.
Versandempfänger	Zeigt den für die Fakturierungsposition definierten Versandkontakt-Kontakt an. Dieser Kontakt wird von Avalara Tax verwendet, um Steuern für die Fakturierungsposition zu berechnen und/oder als Information auf der Rechnung anzuzeigen. Wenn Sie den Versand-zu-Kontakt für eine Vertragsposition ändern möchten, bevor Sie die Rechnung generieren, öffnen Sie den Vertrag und bearbeiten Sie die Vertragsposition. Wenn Sie den Versandkontakt-Kontakt für eine Vertragsposition nach dem Generieren der Rechnung ändern möchten, beachten Sie, dass Vertragsrechnungen denselben Bearbeitungsregeln unterliegen wie Rechnungen der Auftragserfassung. Wenn die Transaktionsdefinition der Rechnung die Bearbeitung von Versandkontakten zulässt, können Sie die Versandkontakte in den Einzelposten der Vertragsrechnung in der Auftragserfassung ändern. Wenn Sie "Zwischensummen berechnen" oder "Erfassen" auswählen, werden die Steuern automatisch pro Einzelposition basierend auf den Steuersätzen für jeden Bestimmungsort des Lieferempfängers neu berechnet. Steuern auf Vertragsrechnungen verwenden die in der Transaktionsdefinition definierte Buchungs-Konfiguration, sodass dadurch keine Salden der Vertrags-Journale geändert werden. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn auf der Seite "Auftragserfassung konfigurieren" die Option "Versandempfänger-Kontakt auf Positionsebene aktivieren" auf "wahr" gesetzt ist.
Status	Wird nur angezeigt, wenn Sie über einen Datensatz für Rechnungsläufe auf diese Seite zugegriffen haben. Zeigt F an, was auf Fehler hinweist, wenn der fakturierbaren Transaktion ein Fehler zugeordnet war. Andernfalls ist dieses Feld leer.
Fehlermeldung	Wird nur angezeigt, wenn Sie über einen Datensatz für Rechnungsläufe auf diese Seite zugegriffen haben. Wenn das entsprechende Feld "Status" = F ist, wird in diesem Feld der Fehlertext angezeigt, der dieser Position für fakturierbare Transaktionen zugeordnet ist.

Felder für Einträge zur Vertragsverwendung

Feldbeschreibungen für Einträge zur Vertragsverwendung

Feld	Beschreibung
Element	Der Artikel-ID-Name, der der entsprechenden Verwendungsposition zugeordnet ist.
Artikelbeschreibung	Die Artikel-Beschreibung aus der Vertragsposition, für die die Verwendung erfasst wird.
Positionsnr.	Die Vertragspositions-Nummer, für die die Nutzung erfasst wurde.
Menge	Wenn Ebenen in Rechnung aufteilen ist in der Verträge konfigurieren zeigt die Verwendungs Menge die der Verwendungsposition zugeordneten Verwendungsposition für Artikel mit einem Preis von Stufenpreis = Schritt oder Volumen an. Wenn diese Option deaktiviert ist oder wenn Stufenpreis = Absolut, wird in diesem Feld 1,00 angezeigt.
Transaktionseinbindung	Der Verwendungs-Betrag, ausgedrückt in der Transaktionswährung.
Basisbetrag	Der Verwendungs-Betrag in der Basiswährung.
Preisstufe	Nur anwendbar, wenn Ebenen in Rechnung aufteilen im Datensatz Verträge konfigurieren und die Verwendungsposition verwendet einen Preislisteneintrag mit Preistyp = Gestaffelt. Zeigt den Stufensatz an, der der Verwendungs-Rechnung zugeordnet ist.
Berechnungsnotiz	Die in diesem Feld angezeigten Daten unterscheiden sich in Abhängigkeit davon, ob der Ebenen in Rechnung aufteilen ist im Abschnitt Verträge konfigurieren Seite. Wenn die Option deaktiviert ist oder wenn Stufenpreise = Volumen: Zeigt an, wie der Transaktions-Betrag berechnet wurde. Zeigt in der Regel ((Gesamtverbrauchs-Menge, die zum Datum im Ab Datum Filterfeld abzüglich aller enthaltenen Einheiten) x (Preis gilt für die verwendete Menge)). Angenommen, ein Artikel hat gestaffelte Fakturierungspreise von 100 USD für Mengen von 1 bis 10 und 90 USD für Mengen von 11 bis 20 und die Menge Verwendung wird nach jedem Rechnung zurückgesetzt. Im März wurde für den Artikel eine Verwendung von 14 registriert. Das Berechnungsmemo für März wird angezeigt (14 * 90). Im April wurde für den Artikel eine Verwendung von 9 erfasst. Die Berechnungsnotiz für April wird angezeigt (9 * 100). Wenn die Option aktiviert ist und die Verwendungsposition einen Preisliste Eintrag mit "Stufenpreis = Schritt" verwendet, wird der Stufenschritt Nummer für den Stufensatz aus der gesamten Nummer der Stufenschritte angezeigt. Wenn es beispielsweise drei Stufenstufen gibt und die entsprechende Position den Kurs aus Stufenschritt 2 verwendet, wird in diesem Feld Stufe 2 von 3 angezeigt. Wenn die Option aktiviert ist und die Verwendungsposition einen Preisliste Eintrag mit Stufenpreis = Absolut, werden die für die Verwendungsposition erfassten Verwendungs Menge angezeigt.
Startdatum des Servicezeitraums	Gibt den Beginn des Zeitraums an, in dem die Dienstleistungen Ihres Unternehmens für diesen Verwendungseintrag bereitgestellt oder genutzt werden. Erfahren Sie mehr über Servicezeiträume.
Enddatum des Servicezeitraums	Gibt das Ende des Zeitraums an, in dem die Dienstleistungen Ihres Unternehmens für diesen Verwendungseintrag erbracht oder genutzt werden. Erfahren Sie mehr über Servicezeiträume.

Felder für Stundenerfassungsbögen, Mitarbeiterausgaben, Ausgaben für Verbindlichkeiten, Felder für Einkaufstransaktionen

In der folgenden Tabelle werden die Felder in den transaktionsspezifischen Tabellen beschrieben.

Feldbeschreibungen für Stundenerfassungsbögen, Mitarbeiterausgaben, Ausgaben für Verbindlichkeiten, Feldbeschreibungen für Einkaufstransaktionen

Feld	Beschreibung
Datum	Das Transaktionsdatum.
Belegnr.	Die Transaktions-Kennung.
Positionsnr.	Die ZeilenNummer des entsprechenden Eintrags in der Datenbank. Dieses Feld dient nur als Referenz.
Projekt-ID	Die Projekt-Kennung, der die Transaktion zugeordnet ist.
Element	Der Artikel, der der Vertragsposition zugeordnet ist.
Menge	Gibt eine der folgenden Optionen an: die Menge, die dem Artikel zugeordnet ist, oder Die Nummer der Stunden, die mit einem Eintrag im Stundenerfassungsbogen verknüpft sind Wenn Sie über den Rechnungen generieren können Sie die Seite Menge für Einträge in Stundenerfassungsbögen. Wenn Sie die Nummer der Stunden in eine Nummer ändern, die kleiner ist als die tatsächlichen Stunden, zeigt das System die nicht fakturierten Stunden an, wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung für das Projekt generieren. Um die Stunden abzuschreiben oder aufzuschreiben, ändern Sie die Preis für die Stunden, wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung für das Projekt generieren. Wenn Sie nicht möchten, dass die Stunden auf einer Rechnung erscheinen, die Sie an einen Kunden senden, generieren Sie eine Rechnung nur für die 0,00 Stunden.
Gebühren in Prozent	Die Kosten plus Gebühren-Prozent, die der fakturierbaren Transaktion zugeordnet sind, falls zutreffend.
Preis	Der Preis, der dem Artikel oder der Zeit zugeordnet ist. Sie können bei Bedarf einen anderen Preis eingeben.
Transaktionsbetrag	Der erweiterte Preis, ausgedrückt in der Transaktionswährung.
Beschreibung	Wenn Sie über den Rechnungen generieren können Sie dieses Feld verwenden, um Text einzugeben, der die fakturierbare Transaktion beschreibt. Dieser Text kann auf der Rechnung erscheinen, wenn er im zugehörigen Dokument-Vorlage.
Mitarbeitender Abteilung Standort Klasse Warenlager Benutzerdefinierte Dimensionen	Die Dimensionswerte, die der fakturierbaren Quell-Transaktion zugeordnet sind. Die Warenlager Dimension gilt nur für Einkauf Transaktionen.