Configurar aprobación de facturas para Cuentas a pagar

Configura las aprobaciones de facturas en la página Configurar Cuentas a pagar. Solo las facturas y las facturas recurrentes creadas en Cuentas a pagar están sujetas a aprobación. Las facturas creadas en la aplicación Compras pasan por Aprobaciones de compras.

Solo los usuarios empresariales pueden configurar aprobaciones de facturas, pero cualquier usuario que no sea usuario de CRM puede tener permisos para aprobar facturas.

Paso 1: Actualizar los permisos de usuario para la aprobación de facturas

Los usuarios que desee que sean aprobadores deben estar suscritos a la aplicación Cuentas a pagar y tener permiso para Aprobar facturas. Los tipos de usuario Business y Employee pueden ser aprobadores. Sin embargo, solo los usuarios empresariales pueden configurar aprobaciones de facturas.

1. Asignar cuentas a pagar Aprobar facturas: Lista para permitir que el usuario vea la cola Aprobar facturas.

   Siga el procedimiento que corresponda a su configuración: Asignar permisos a una función o Asignar permisos a usuarios específicos.
2. Si va a incluir al usuario en una regla de aprobación de valor, asigne un nivel de aprobación de factura adecuado para el usuario.

   Por ejemplo, si deseas que un usuario apruebe facturas con importes que se encuentren dentro del primer nivel de aprobaciones, establece los permisos del usuario en permitir AP Niveles de aprobación de facturas: Nivel 1.

Paso 2. Habilitar aprobaciones de facturas en Cuentas a pagar y establecer preferencias

1. Vete a Cuentas a pagar > Arreglo > Configuración.

2. En Ajustes de aprobación de facturas , seleccione Habilitar la aprobación de facturas.

   Aparecen opciones para las notificaciones por correo electrónico y la gestión de políticas de aprobación.

   ¿Está atenuada la casilla de verificación Habilitar aprobación de facturas?

   Dado que esta opción afecta a todas las entidades de tu sociedad, debes estar en el nivel superior para habilitar o deshabilitar las aprobaciones.

3. Configure las siguientes opciones como desee:

   • Notificaciones por correo electrónico. Seleccione esta opción para habilitar la capacidad de enviar notificaciones por correo electrónico. Esto permite a los usuarios decidir, de forma individual, si quieren o no ser notificados de las facturas a aprobar. Esto se hace en el archivo Preferencias página.
   • Irrestricto. Selecciona un usuario que pueda anular el resto del ciclo de aprobación de una transacción aprobando o rechazando la transacción.

Paso 3. Definir la política de aprobación de facturas

La política de aprobación determina qué facturas requieren aprobación, qué aprobaciones se requieren, la secuencia de aprobación y si alguna de las aprobaciones debe basarse en el importe total de la factura.

1. En la página Configurar Cuentas a pagar, seleccione Gestionar para las políticas de aprobación. Aparece la página Política de aprobación de facturas de Cuentas a pagar.

2. Define tu Tipos de reglas.

   • Si seleccionas Vendedor-Aprobación basada en, tendrás que configurar responsables de aprobación de facturas para tus proveedores después de guardar la política de aprobación.

     Establezca el responsable de aprobación de facturas para un proveedor en la pestaña Información adicional de la ficha del proveedor o mediante la importación. El campo Responsable de aprobación de facturas solo está disponible cuando el tipo de regla de aprobación basada en el proveedor está presente en la política de aprobación.

   • Si seleccionas Aprobación del valor, agregue una regla de aprobación de valor seleccionando Editar en la columna Administrar regla.

     A continuación, sigue los pasos para Agregar un valor Tipo de regla de aprobación (basada en permisos).

   • Si seleccionas Aprobación del valor - Departamento de Transacciones, añade un conjunto de reglas para aplicarlo a este tipo de regla, donde defines las reglas de aprobación de valor. Para ello, selecciona Agregar en el menú desplegable de columnas Conjunto de reglas.

     A continuación, sigue los pasos para Agregar un tipo de regla de Aprobación de valor, Departamento de transacciones.

   • Si seleccionas Nivel de usuario, selecciona el usuario que deseas asignar como responsable de aprobación en el menú desplegable de la columna Usuario.

     Para que un usuario aparezca en la lista, debe cumplirse lo siguiente:

     • El usuario tiene cualquier tipo de usuario que no sea CRM
     • El usuario tiene Aprobar facturas: Enumerar permisos en Cuentas a pagar
     • El usuario no está restringido a ninguna entidad, departamento o territorio

3. Escoger Salvar.

Agregar un valor Tipo de regla de aprobación (basada en permisos)

Para configurar el archivo Aprobación del valor tipo de regla, configure los importes de aprobación de nivel adecuados mediante un Regla de aprobación del valor en la página Regla de aprobación de valor. Selecciona el número de niveles de aprobación y los importes para cada nivel.

Solo los usuarios con permisos de Nivel de aprobación de facturas para los niveles adecuados recibirán solicitudes de aprobación para las facturas cuyo importe total se encuentre dentro de ese nivel. Por ejemplo, si eres un responsable de aprobación de nivel 1, necesitas permisos de nivel 1 para aprobar facturas. Si eres un responsable de aprobación de nivel 2, necesitas permisos de nivel 2 para aprobar facturas.

1. En la página Directiva de aprobación de facturas de Cuentas a pagar, donde has especificado Aprobación del valor Como tipo de regla, seleccione Editar en la columna Administrar regla. Aparece la página Regla de aprobación de valor.
2. Añade cualquier opción Descripción.
3. Para cada nivel de aprobación que desees:
   • Entrar Valor de y Valor a para especificar los importes mínimos y máximos de aprobación para el nivel. Para el último nivel, deja Valor a vacío. Para el primer nivel, puedes especificar un valor distinto de cero para el importe mínimo.
   • Escoger Número mínimo de responsables de aprobación para especificar el número necesario de responsables de aprobación para el nivel. Las facturas pueden ser aprobadas por cualquier persona con permiso para ese nivel de aprobación.
4. Escoger Salvar.

Agregar un tipo de regla de Aprobación de valor, Departamento de transacciones

Si seleccionaste Aprobación del valor - Departamento de Transacciones Como tipo de regla, debe configurar un conjunto de reglas. Un conjunto de reglas le permite definir una colección de reglas de aprobación de valor para la aprobación de valor: Tipo de regla Departamento de transacciones. Una regla de aprobación de valor define los responsables de aprobación que desea y sus importes de aprobación.

Un conjunto de reglas contiene:

• Reglas de aprobación del valor predeterminado: Las reglas de aprobación de valor predeterminadas para cualquier departamento que no tenga su propia regla de aprobación de valor específica. Por ejemplo, es posible que no desees configurar una regla para cada departamento si tu empresa tiene muchos departamentos. En su lugar, configure una regla predeterminada que se usará en todos los departamentos.
• Reglas de aprobación de valor específicas del departamento: Aunque una regla de aprobación de valor predeterminada puede funcionar para la mayoría de los departamentos, es posible que otros departamentos necesiten sus propias reglas con diferentes responsables o importes de aprobación. Utiliza reglas de aprobación de valor específicas del departamento para cualquier departamento que necesite sus propias reglas específicas.

Para agregar un conjunto de reglas y la regla de aprobación de valor predeterminada para departamentos sin reglas específicas:

1. En la página Conjunto de reglas de aprobación de valor, introduzca un Nombre del conjunto de reglas.
2. Especifique la regla de aprobación de valor predeterminada que se aplicará a cualquier departamento que no tenga una regla de aprobación de valor específica propia.
   • Seleccione un Aprobador. Para que un usuario aparezca en la lista, debe cumplirse lo siguiente:
   • Entrar Valor de y Valor a para especificar los importes mínimos y máximos de aprobación para el responsable de aprobación. Para el primer responsable de aprobación, puedes especificar un valor distinto de cero para el importe mínimo. Para el último responsable de aprobación, deja el importe máximo en blanco.
3. Escoger Salvar.

   Aparece la página Política de aprobación de facturas.

Una vez que hayas guardado la regla de aprobación de valor predeterminada, puedes añadir reglas de aprobación de valor para departamentos específicos.

Para agregar una regla de aprobación de valor para un departamento específico:

1. Seleccione la opción Vista junto al nombre del conjunto de reglas que acabas de añadir.

   Aparece la página Conjunto de reglas de aprobación de valor.

2. Escoger Editar.

   Se actualiza la página Conjunto de reglas de aprobación de valor.

3. En Reglas específicas del departamento , seleccione Agregar.

   Aparece la página Regla de aprobación de valor.

4. Seleccione un Identificador de departamento.
5. Añade cualquier opción Descripción.
6. Para cada responsable de aprobación que quieras añadir:
   • Seleccione un Aprobador. Para que un usuario aparezca en la lista, debe tener permiso para aprobar facturas en Cuentas a pagar.
   • Entrar Valor de y Valor a para especificar los importes mínimos y máximos de aprobación para el responsable de aprobación. Para el primer responsable de aprobación, puedes especificar un valor distinto de cero para el importe mínimo. Para el último responsable de aprobación, deja el importe máximo en blanco.
7. Escoger Salvar.

   Aparece la página Conjunto de reglas de aprobación de valor. Ahora aparece una fila para el departamento en la tabla de reglas específicas del departamento.

8. Repite los pasos del 3 al 7 para cada regla de aprobación de valor que desees agregar para un departamento específico.
9. Escoger Salvar.

   Aparece la página Política de aprobación de facturas.