Acerca de las aprobaciones de facturas en Cuentas a pagar

Utiliza la aprobación de facturas de Sage Intacct para implementar los procesos de aprobación internos de tu organización y asegurarte de que los gastos están autorizados y son correctos. Puede determinar qué facturas necesitan aprobación, identificar a los responsables de aprobación, establecer la secuencia de aprobación y establecer criterios basados en el proveedor o el importe de la transacción.

Una vez aprobadas las facturas, puedes seleccionarlas para el pago en la página Pagar facturas.

La política de aprobación

Al configurar la aprobación de facturas, se define la política de aprobación que describe cómo quieres que se envíen las facturas. Esta política de aprobación especifica quién debe aprobar una factura y en qué orden deben producirse las aprobaciones.

La política de aprobación puede enrutar las solicitudes de aprobación de facturas a cualquiera de las siguientes entidades:

• Personas asignadas para supervisar proveedores específicos

• Personas que necesitan aprobar cualquier proyecto de ley que se encuentre entre ciertos montos

• Gerentes que necesitan firmar facturas codificadas en su departamento

• Una persona específica que debe aprobar todas las facturas

Cada tipo diferente de enrutamiento se define mediante un tipo de regla. La política de aprobación puede ser simple, con un solo tipo de regla, o compleja, con una combinación de tipos de regla. Todo depende de las necesidades de tu organización.

Hay 4 tipos de reglas para las aprobaciones de facturas, por lo que puedes crear el sistema de aprobación que necesitas para tu empresa. En función del tipo de regla que selecciones, es posible que debas seguir otros pasos de configuración.

Tipos de reglas para las políticas de aprobación de facturas

Para enrutar a...	Configura este tipo de regla...
Usuarios asignados a la aprobación de facturas para un proveedor específico	Vendedor-Aprobación basada en: Las facturas se enrutan al usuario o grupo de usuarios asignado como responsable de aprobación de facturas en la ficha del proveedor. Si no hay un responsable de aprobación asignado, se omite la aprobación basada en el proveedor para las facturas de ese proveedor. Construir: Asigna responsables de aprobación de facturas para cada proveedor que tenga un responsable de aprobación designado en tu organización. Puede hacerlo en la ficha del proveedor. ¿Planea crear una política que combine la aprobación basada en el proveedor y la aprobación del departamento? Conozca los detalles de cómo funcionan juntas la aprobación basada en el proveedor y la aprobación del departamento.
Usuarios que aprueban el valor de transacción de las facturas, según su autoridad de gasto	Aprobación del valor: En función del importe de la factura y de los niveles de aprobación del valor que configures, las facturas se envían directamente a los responsables de aprobación para el nivel en el que se encuentre el importe total de la factura. El enrutamiento de aprobación comienza con el primer responsable de aprobación y continúa con cada uno de los responsables de aprobación sucesivos hasta que el importe de la compra es inferior a los límites del siguiente responsable de aprobación. Construir: Especifique las reglas de sus aprobaciones de valor en el archivo Regla de aprobación de valor página. A continuación, asigna usuarios para Aprobar facturas: Lista y Nivel que corresponda a su autoridad.
Usuarios que aprueban transacciones con partidas codificadas para su departamento, de acuerdo con su autoridad de gasto	Aprobación del valor: Departamento de Transacciones: Las solicitudes de aprobación se enrutan en función del departamento seleccionado en una partida de factura y el importe total de la factura. Las reglas de aprobación de valor definen quién recibe las solicitudes de aprobación para un departamento y los importes que requieren aprobación. Aunque una regla de aprobación de valor puede funcionar para la mayoría de los departamentos, es posible que otros departamentos necesiten sus propias reglas con diferentes responsables o importes de aprobación. ¿Planea crear una política que combine la aprobación basada en el proveedor y la aprobación del departamento? Conozca los detalles de cómo funcionan juntas la aprobación basada en el proveedor y la aprobación del departamento. En el caso de las facturas que pasarán por la aprobación del departamento, solo se puede seleccionar un departamento en la factura. Cree y especifique sus reglas de aprobación de valor basadas en el departamento de transacciones en el Conjunto de reglas de aprobación de valor página.
Usuarios específicos que deben aprobar todas las facturas	Nivel de usuario: Selecciona este tipo de regla y, a continuación, selecciona un usuario de la lista desplegable de la Usuario columna. Un usuario debe tener aprobaciones de facturas: Enumerar permisos en Cuentas a pagar para que aparezcan en la lista.

¿Quién puede aprobar facturas?

Para ser añadido como responsable de aprobación, un usuario debe cumplir los siguientes criterios:

• Ser un usuario empresarial o empleado

• Tener los permisos necesarios para aprobar facturas en Cuentas a pagar

• No tener restricciones de departamento o entidad

Para garantizar que los responsables de aprobación puedan revisar y aprobar todas las facturas que se les envíen, es importante que los responsables de aprobación no tengan restricciones. Si añades un usuario como responsable de aprobación y, a continuación, restringes el usuario a determinados departamentos o entidades, ocurre lo siguiente:

• El usuario deja de recibir notificaciones cuando las facturas están pendientes de aprobación, si se había registrado previamente para recibir notificaciones.

• Las facturas con partidas fuera de las restricciones de usuario no se enviarán a la cola de aprobación del usuario. Si no hay otros responsables de aprobación de la norma, la factura puede quedarse atascada en modo enviado.

Tipo de regla de aprobación basada en el proveedor

La aprobación basada en el proveedor envía las facturas a un responsable de aprobación de facturas que especifiques en la ficha del proveedor. El responsable de aprobación de facturas puede ser un usuario individual o un grupo de usuarios. Si el responsable de aprobación es un grupo de usuarios, todos los usuarios del grupo deben cumplir los criterios para actuar como responsables de aprobación.

Puedes asignar responsables de aprobación de facturas a todos los proveedores de la lista o solo a algunos de ellos. Cuando se envía una factura para un proveedor que no tiene asignado un responsable de aprobación de facturas, se omite la regla de aprobación basada en el proveedor.

Cuando la aprobación basada en el proveedor se combina con la aprobación de valor del departamento de transacciones, una factura enviada sigue a la aprobación del departamento solo si no se asigna ningún responsable de aprobación específico del proveedor. Cuando se designa un responsable de aprobación de facturas para el proveedor, se omite la aprobación departamental, lo que permite la asignación de facturas entre varios departamentos. Más información sobre Cómo funcionan juntos estos conjuntos de reglas.

Tipos de reglas de aprobación de valor

Hay 2 tipos de tipos de reglas de aprobación de valor para facturas: Aprobación del valor y Aprobación de Valor, Departamento de Transacciones. Cada tipo de regla se configura de forma ligeramente diferente a la página de política de aprobación de facturas de Cuentas a pagar.

Aprobación del valor

Las solicitudes de aprobación se enrutan en función del importe total de la factura. Las aprobaciones de valor se crean con Reglas de aprobación de valor que determinan los niveles de aprobación y los montos de aprobación en cada nivel. Las solicitudes de aprobación se envían directamente al nivel en el que se encuentra el importe total de la factura.

Permisos

El Aprobación del valor Tipo de regla requerir que los usuarios tengan permisos en función de los niveles de importe de aprobación determinados en la página Regla de aprobación de valor. Cualquier usuario con aprobación de permisos para un nivel determinado puede aprobar.

Por ejemplo, supongamos que tienes un usuario con permisos de aprobación de facturas de nivel 1, nivel 2 y nivel 3. Este usuario puede aprobar cualquier factura que tenga un importe total que se encuentre dentro de los rangos de valores que definas para estos niveles.

Aprobación del valor: Departamento de transacciones

Las solicitudes de aprobación se enrutan en función del departamento seleccionado en la transacción, así como del importe total de la factura. Las reglas de aprobación de valor definen quién recibe las solicitudes de aprobación para un departamento y los importes que requieren aprobación. Aunque una regla de aprobación de valor puede funcionar para la mayoría de los departamentos, es posible que otros departamentos necesiten sus propias reglas con diferentes responsables o importes de aprobación.

Conjuntos de reglas

Si seleccionaste Aprobación del valor - Departamento de Transacciones Como tipo de regla, debe configurar un conjunto de reglas. Un conjunto de reglas le permite definir una colección de reglas de aprobación de valor para la aprobación de valor: Tipo de regla Departamento de transacciones. Una regla de aprobación de valor define los responsables de aprobación que desea y sus importes de aprobación.

Un conjunto de reglas contiene:

• Reglas de aprobación del valor predeterminado: Las reglas de aprobación de valor predeterminadas para cualquier departamento que no tenga su propia regla de aprobación de valor específica. Por ejemplo, es posible que no desees configurar una regla para cada departamento si tu empresa tiene muchos departamentos. En su lugar, configure una regla predeterminada que se usará en todos los departamentos.
• Reglas de aprobación de valor específicas del departamento: Aunque una regla de aprobación de valor predeterminada puede funcionar para la mayoría de los departamentos, es posible que otros departamentos necesiten sus propias reglas con diferentes responsables o importes de aprobación. Utiliza reglas de aprobación de valor específicas del departamento para cualquier departamento que necesite sus propias reglas específicas.

Más información sobre Conjuntos de reglas para aprobaciones de valor del departamento de transacciones.

Tipo de regla de nivel de usuario

Añade un tipo de regla de nivel de usuario cuando desees que un solo usuario apruebe todas las facturas en cualquier momento del proceso de aprobación.

Al seleccionar Nivel de usuario como tipo de regla, se avanza automáticamente a la columna Usuario para seleccionar un responsable de aprobación. Un usuario se incluye en la lista cuando tiene los permisos de aprobación correctos y no tiene ninguna restricción. Para cualquier otro tipo de regla, la columna Usuario no se puede editar.

Aprobaciones automáticas

En algunos casos, un paso de la secuencia de aprobación se aprueba automáticamente y la aprobación avanza al siguiente responsable de aprobación. La aprobación automática se produce cuando, ya sea para una aprobación de valor basada en departamentos o en permisos, el importe se encuentra por debajo del importe mínimo para el primer responsable de aprobación o el primer nivel.

Por ejemplo, supongamos que la regla de aprobación de valor se define con los tres niveles siguientes:

• Nivel 1: $500 - $1,000
• Nivel 2: $1,000.01 - $5,000
• Nivel 3: $5,000.01 - sin límite máximo

Si el importe total de la factura es inferior a 500 $, la factura se contabilizará automáticamente y no requerirá aprobación.

Además, si utilizas el tipo de regla de aprobación basada en el proveedor, las facturas de los proveedores para los que no has designado un responsable de aprobación de facturas se aprueban automáticamente.

Si la política de aprobación de facturas incluye varios tipos de reglas, la aprobación automática solo se aplica a la regla que se está ejecutando. Después de una aprobación automática, Sage Intacct ejecuta la siguiente regla y enruta la factura según lo indicado por tu política.

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