Acerca de las aprobaciones de facturas en Cuentas a pagar

Utiliza las aprobaciones de factura para controlar quién revisa y aprueba las facturas antes de pago. Las políticas de aprobación determinan qué usuarios aprueban las facturas en función de criterios como el proveedor, el departamento o el importe de la factura.

Una vez aprobada una factura, puedes pagarla desde la página Pagar facturas.

Aprobaciones de reembolsos a clientes

Las facturas creadas a partir de reembolsos a clientes pueden participar en flujos de trabajo estándar de aprobación de facturas. Los administradores pueden configurar Cuentas a pagar para omitir factura aprobaciones de facturas creadas a partir de reembolsos cliente.

Las facturas creadas a partir de reembolsos a clientes no se pueden retirar después de enviarlas para su aprobación.

Requisitos del responsable de aprobación

Para ser añadido como aprobar, un usuario debe cumplir los siguientes criterios:

• Ser un usuario empresarial o empleado, empleada

• Tener los permisos necesarios para Aprobar facturas en Cuentas a pagar

• No tener restricciones de departamento o entidad

Para garantizar que los responsables de aprobación puedan revisar y aprobar todas las facturas que se les envíen, es importante que los responsables de aprobación no tengan restricciones. Si añades un usuario como responsable de aprobación y, posteriormente, restringes al usuario a determinados departamentos o entidades, ocurre lo siguiente:

• El usuario deja de recibir notificaciones cuando las facturas están pendientes de aprobación, si se había registrado previamente para recibir notificaciones.

• Las facturas con partidas fuera de las restricciones de los usuarios no se enviarán a la cola de aprobación del usuario. Si no hay otros responsables de aprobación para la regla, la factura puede atascarse en el modo enviado.

La política de aprobación

Una política de aprobación define cómo se envían las facturas para su aprobación. Puedes enviar las solicitudes de aprobación en función del proveedor, los importes de aprobación, los departamentos o usuarios específicos.

Las facturas creadas a partir de reembolsos al cliente siguen las mismas reglas de política de aprobación que otras facturas, a menos que las opciones de omisión de aprobación estén habilitadas.

La política de aprobación puede enviar solicitudes de aprobación de facturas a cualquiera de los siguientes usuarios:

• Personas asignadas para supervisar proveedores específicos

• Personas que necesitan aprobar cualquier factura que se encuentre entre ciertos importes

• Gerentes que necesitan firmar facturas codificadas en su departamento

• Una persona específica que necesita aprobar todas las facturas

Cada tipo diferente de enrutamiento se define mediante un tipo de regla. La política de aprobación puede ser sencilla, con un único tipo de regla, o compleja, con una combinación de tipos de regla. Todo depende de las necesidades de tu organización.

Tipo de regla de aprobación basada en el proveedor

La aprobación basada en el proveedor enruta las facturas a un responsable de aprobación de facturas que especifiques en la ficha del proveedor. El responsable de aprobación de facturas puede ser un usuario individual o un grupo de usuarios. Si el responsable de aprobación es un grupo de usuarios, todos los usuarios del grupo deben cumplir los criterios para actuar como aprobadores.

Puedes asignar responsables de aprobación de facturas a todos los proveedores de tu lista o solo a algunos de ellos. Cuando se envía una factura para un proveedor que no tiene asignado ningún responsable de aprobación de facturas, se omite la regla de aprobación basada en el proveedor.

Cuando la aprobación basada en el proveedor se combina con la aprobación de valor del departamento de transacciones, una factura enviada sigue a la aprobación del departamento solo si no se asigna ningún aprobador específico del proveedor. Cuando se designa un aprobar factura para el proveedor, se omite el aprobación departamental, lo que permite la asignación factura entre varios departamentos. Más información sobre Cómo funcionan juntos estos conjuntos de reglas.

Tipos de reglas de aprobación del valor

Hay 2 tipos de tipos de reglas de aprobación de valor para facturas: Aprobación del valor y Aprobación del valor, Departamento de Transacciones. Cada tipo de regla se configura de forma ligeramente diferente a la página Política de aprobación de facturas de Cuentas a pagar.

Aprobación del valor

Las solicitudes de aprobación se envían en función del importe total de la factura. Las aprobaciones de valor se crean con Reglas de aprobación del valor que determinan los niveles de aprobación y los importes de aprobación en cada nivel. Las solicitudes de aprobación se envían directamente al nivel en el que se incluye el importe total de la factura.

Permisos

El Aprobación del valor regla tipo requieren que los usuarios tengan permisos basados en los niveles de importe de aprobación determinados en la página Valor aprobación regla. Cualquier usuario con aprobación de permisos para un nivel determinado puede aprobarlo.

Por ejemplo, supongamos que tienes un usuario con permisos de aprobación de facturas de nivel 1, nivel 2 y nivel 3. Este usuario puede aprobar cualquier factura que tenga un importe total que se encuentre dentro de los rangos de valores que definas para estos niveles.

Aprobación del valor: Departamento de transacciones

Las solicitudes de aprobación se envían en función del departamento seleccionado en la transacción, así como del importe total de la factura. Las reglas de aprobación de valor definen quién recibe las solicitudes de aprobación de un departamento y los importes que requieren aprobación. Aunque una regla de aprobación de valor puede funcionar para la mayoría de los departamentos, es posible que otros departamentos necesiten sus propias reglas con diferentes responsables de aprobación o importes de aprobación.

Conjuntos de reglas

Si has seleccionado Aprobación del valor - Departamento de Transacciones Como tipo de regla, debes configurar un conjunto de reglas. Un conjunto de reglas permite definir una colección de reglas de aprobación de valor para la aprobación de valor: Tipo de regla del Departamento de transacciones. Una regla de aprobación de valores define los responsables de aprobación que deseas y sus importes de aprobación.

Un conjunto de reglas contiene:

• Reglas de aprobación de valor predeterminadas: Las reglas de aprobación de valor predeterminadas para cualquier departamento que no tenga su propia regla de aprobación de valor específica. Por ejemplo, es posible que no desees configurar una regla para cada departamento si tu sociedad tiene muchos departamentos. En su lugar, configura una regla predeterminada que se utilizará en todos los departamentos.
• Reglas de aprobación de valor específicas del departamento: Aunque una regla de aprobación de valor predeterminada puede funcionar para la mayoría de los departamentos, es posible que otros departamentos necesiten sus propias reglas con diferentes responsables de aprobación o importes de aprobación. Utiliza reglas de aprobación de valor específicas del departamento para cualquier departamento que necesite sus propias reglas específicas.

Más información sobre Conjuntos de reglas para las aprobaciones de valor del departamento de transacciones.

Tipo de regla de nivel de usuario

Añade un tipo de regla de nivel de usuario cuando desees que todas las facturas sean aprobadas por un solo usuario, en cualquier momento del proceso de aprobación.

Al seleccionar Nivel de usuario como tipo de regla, se te avanza automáticamente a la columna Usuario para seleccionar un responsable de aprobación. Un usuario se incluye en la lista cuando tiene los permisos de aprobación correctos y no tiene ninguna restricción. Para cualquier otro tipo de regla, la columna Usuario no se puede editar.

Aprobaciones automáticas

En algunos casos, un paso en la secuencia de aprobación se aprueba automáticamente y la aprobación avanza al siguiente responsable de aprobación. La aprobación automática se produce cuando, para una aprobación de valor basada en departamentos o en permisos, el importe cae por debajo del importe mínimo para el primer aprobar o el primer nivel.

Por ejemplo, supongamos que la regla de aprobación del valor se define con los tres niveles siguientes:

• Nivel 1: $500 - $1,000
• Nivel 2: $1,000.01 - $5,000
• Nivel 3: $5,000.01 - Sin límite máximo

Si el importe total de la factura es inferior a 500 $, la factura se contabilizará automáticamente y no requerirá aprobación.

Además, si utilizas el tipo de regla de aprobación basada en proveedores, las facturas de los proveedores para los que no has designado un responsable de aprobación de facturas se aprueban automáticamente.

Si la política de aprobación de facturas incluye varios tipos de reglas, la aprobación automática solo se aplica a la regla que se está ejecutando. Tras una aprobación automática, Sage Intacct ejecuta la siguiente regla y enruta la factura según las indicaciones de la política.

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