Aprobación basada en proveedores:facturas en Cuentas a pagar

Designa responsables de aprobación de facturas para proveedores individuales y agiliza el enrutamiento de aprobación mediante la aprobación basada en proveedores. Puedes asignar responsables de aprobación de facturas a algunos o a todos los proveedores. Sage Intacct omite el tipo de regla de aprobación basada en el proveedor para las facturas de proveedores que no tienen un responsable de aprobación designado.

Acerca de la aprobación basada en proveedores

Para configurar la aprobación basada en el proveedor, añade el tipo de regla de aprobación basada en el proveedor a la política de aprobación de facturas en la configuración de Cuentas a pagar. Después de añadir el tipo de regla, Intacct añade el campo Responsable de aprobación de facturas a la ficha del proveedor. A continuación, puede asignar responsables de aprobación a proveedores individuales.

Asigna responsables de aprobación de facturas editando directamente las fichas de proveedores o actualizando las fichas de proveedores mediante la importación de CSV. El campo Responsable de aprobación de facturas solo está disponible para la importación de proveedores cuando el tipo de regla Aprobación basada en el proveedor está presente en la política de aprobación de facturas.

Cómo funciona la aprobación basada en proveedores con otros conjuntos de reglas

Cuando hay varios tipos de reglas en la política de aprobación de facturas, Intacct las ejecuta en el orden en que se enumeran.

Las facturas siempre se enrutan normalmente para las reglas de aprobación de valor y nivel de usuario. Sin embargo, la aprobación basada en el proveedor interactúa de forma diferente con la aprobación de valor - Departamento de transacciones, en función de la factura que se envíe.

En la tabla siguiente se muestra que cuando tanto la aprobación basada en el proveedor como la aprobación de valor del departamento de transacciones están presentes en la política de aprobación de facturas, la factura se enruta mediante un tipo de regla u otro, en función de si se designa un responsable de aprobación de facturas en la ficha de proveedor asociada. Esto es válido independientemente de cómo se ordenen los conjuntos de reglas en la política de aprobación.

Enrutamiento de aprobación cuando están presentes las reglas de aprobación basadas en el proveedor y las reglas de aprobación departamentales

Política de aprobación	Ficha del proveedor asociada a la factura	Validación al enviar la factura	Cómo se canaliza la factura
Aprobación basada en proveedores Aprobación del valor - Departamento de Transacciones	No hay un responsable de aprobación de facturas designado	Todas las líneas deben estar codificadas en el mismo departamento	La factura se envía para la aprobación del departamento. Se omite la aprobación basada en proveedores
Aprobación basada en proveedores Aprobación del valor - Departamento de Transacciones	Responsable de aprobación de facturas designado	Las líneas se pueden codificar en diferentes departamentos	Enrutado para la aprobación basada en el proveedor. Se omite la aprobación departamental.

Ejemplo de aprobación basada en el proveedor combinada con aprobaciones del departamento

Supongamos que su organización recibe regularmente facturas de atención médica con elementos que codifica con frecuencia para diferentes departamentos de la empresa. El gerente de Recursos Humanos (RRHH) debe aprobar estas facturas y los gerentes de departamento no. Para todas las demás facturas que recibes, codificas las partidas con un solo departamento en cada factura. Los gerentes de departamento deben aprobar estos proyectos de ley, no el gerente de recursos humanos. Ambos tipos de facturas están sujetos a la aprobación del valor.

Para administrar este escenario, puede hacer lo siguiente:

1. Añade tres conjuntos de reglas a tu política de aprobación de facturas: Conjuntos de reglas de aprobación basada en proveedores, aprobación de valor - departamento de transacciones y aprobación de valor. Colócalos en el orden que tenga sentido para tu flujo de trabajo. Configura el departamento y valora las aprobaciones en función de tus necesidades.

2. Asigne al gerente de recursos humanos como responsable de aprobación de facturas para los proveedores que generan facturas de atención médica codificadas en todos los departamentos. No asignes responsables de aprobación de facturas a los proveedores que envíen otros tipos de facturas.

Al registrar facturas de proveedores de atención médica, puede asignar elementos a cualquier departamento, según sea necesario. Al enviar la factura, Intacct reconoce que se ha asignado un responsable de aprobación de facturas a este proveedor. El sistema omite la aprobación del departamento y enruta la factura de acuerdo con las reglas para la aprobación basada en el proveedor y la aprobación del valor.

Cuando envías facturas de proveedores que no tienen responsables de aprobación de facturas, Intacct reconoce que estas facturas deben pasar por la aprobación del departamento y las valida para garantizar que estén codificadas en un solo departamento. El sistema omite la aprobación basada en el proveedor y enruta la factura de acuerdo con las reglas para la aprobación del departamento y la aprobación del valor.

¿A quién puedes designar como responsable de aprobación de facturas de un proveedor?

Puedes designar a un usuario o a un grupo de usuarios como responsable de aprobación de facturas. Si seleccionas un grupo de usuarios, cualquier usuario del grupo puede aprobar o rechazar una factura y solo se necesita uno.

Los usuarios que designe deben cumplir los siguientes criterios:

• Ser un usuario empresarial o empleado

• Estar suscrito a Cuentas a pagar y tener los permisos necesarios para aprobar facturas

• No tener restricciones de departamento o entidad

Agregar el tipo de regla Aprobación basada en el proveedor

1. En el nivel superior, vaya a Cuentas a pagar > Arreglo > Configuración.
2. En Políticas de aprobación de facturas, selecciona Gestionar.
3. En la columna Tipo de regla de una línea vacía, seleccione Vendedor-Aprobación basada en en la lista desplegable.
4. Toma el icono de reordenación a la izquierda del elemento y arrástralo hacia arriba o hacia abajo para colocar la regla en la lista y colocarla.

   Por ejemplo, si desea que este tipo de regla se ejecute primero, arrastre la fila a la primera posición de la lista.

5. Escoger Salvar.

Asignar responsables de aprobación de facturas a proveedores

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Proveedores.

2. Busca el proveedor que quieres actualizar.

   Si tienes problemas para encontrar al proveedor, filtra la lista por nombre del proveedor.

   Los registros designados como Inactivos no aparecen en la lista de forma predeterminada. Para ver estos registros, seleccione Filtros en la parte superior de la lista y seleccione Eliminar junto a la Estado filtra para eliminarlo.

3. Escoger Editar al final de la fila.

4. Selecciona la pestaña Información adicional.
5. En la sección Detalles de la factura, selecciona un usuario o grupo de usuarios de la Factura Aprobador lista.

   Si no ves ningún usuario en la lista, vuelve a comprobarlo para asegurarte de que tiene los permisos correctos y no tiene restricciones. Si está buscando un grupo de usuarios, recuerde que todos los miembros del grupo deben cumplir los mismos criterios que los usuarios individuales para poder seleccionarlos en la lista.

6. Escoger Salvar o Enviar.

   Si tienes habilitada la aprobación del proveedor, este cambio surtirá efecto después de que se apruebe la actualización del proveedor.

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Proveedores.

2. Escoger Editar junto al proveedor que deseas actualizar.
3. Selecciona la pestaña Información adicional.

4. En la sección Detalles de la factura, selecciona un usuario o grupo de usuarios de la Factura Aprobador lista.

   Si no ves ningún usuario en la lista, vuelve a comprobarlo para asegurarte de que tiene los permisos correctos y no tiene restricciones. Si está buscando un grupo de usuarios, recuerde que todos los miembros del grupo deben cumplir los mismos criterios que los usuarios individuales para poder seleccionarlos en la lista.

5. Escoger Salvar o Enviar.

   Si tienes habilitada la aprobación del proveedor, este cambio surtirá efecto después de que se apruebe la actualización del proveedor.

Eliminar la aprobación basada en el proveedor

1. Vete a Cuentas a pagar > Arreglo > Configuración.

2. En Políticas de aprobación de facturas, selecciona Gestionar.
3. En la línea que contiene el tipo de regla Aprobación basada en el proveedor, seleccione Eliminar (papelera) .
4. Escoger Salvar para cerrar la política de aprobación.

El tipo de regla se elimina de la política de aprobación y el campo Aprobación de factura ya no aparece en la ficha del proveedor. Si más adelante añades la aprobación basada en el proveedor a tu política, Intacct restaura tus selecciones anteriores de responsables de aprobación de facturas en las fichas de proveedores.