Aprobación basada en proveedores:facturas en Cuentas a pagar

Designa responsables de aprobación de facturas para proveedores individuales y agiliza el enrutamiento de aprobación mediante la aprobación basada en el proveedor. Puedes asignar responsables de aprobación de facturas a algunos o a todos los proveedores. Sage Intacct omite el tipo de regla de aprobación basada en el proveedor para las facturas de proveedores que no tienen un responsable de aprobación designado.

Acerca de la aprobación basada en proveedores

Para configurar la aprobación basada en el proveedor, añade el tipo de regla de aprobación basada en el proveedor a la política de aprobación de facturas en la configuración de Cuentas a pagar. Después de añadir el tipo de regla, Intacct añade el campo aprobar de factura al ficha de proveedor. A continuación, puedes asignar responsables de aprobación a proveedores individuales.

Asigna responsables de aprobación de facturas editando directamente las fichas de proveedores o actualizando las fichas de proveedores mediante la importación de CSV. El campo Factura aprobar está disponible para proveedor importación solo cuando el tipo de regla de aprobación basada en el proveedor está presente en la política de aprobación factura.

Cómo funciona la aprobación basada en proveedores con otros conjuntos de reglas

Cuando existen varios tipos de reglas en la política de aprobación de facturas, Intacct las ejecuta en el orden en que las listas.

Las facturas siempre se envían normalmente para las reglas de aprobación de valor y nivel de usuario. Sin embargo, la aprobación basada en el proveedor interactúa de forma diferente con la aprobación de valor - Departamento de transacciones, en función de la factura que se envíe.

En la tabla siguiente se muestra que cuando tanto la aprobación basada en el proveedor como la aprobación de valor del departamento de transacciones están presentes en la política de aprobación de facturas, la factura se enruta utilizando un tipo de regla u otro, en función de si se designa un responsable de aprobación de facturas en la ficha del proveedor asociado. Esto es así independientemente de cómo ordenes los conjuntos de reglas en la política de aprobación.

Enrutamiento de aprobación cuando existen reglas de aprobación basadas en el proveedor y de aprobación departamental

Política de aprobación	Ficha del proveedor asociada a la factura	Validación al enviar la factura	Cómo se enruta la factura
Aprobación basada en proveedores Aprobación del valor - Departamento de Transacciones	No hay ningún aprobador de facturas designado	Todas las líneas deben estar codificadas para el mismo departamento	La factura se envía para su aprobación por el departamento. Se omite la aprobación basada en proveedores
Aprobación basada en proveedores Aprobación del valor - Departamento de Transacciones	Designado aprobar facturas	Las líneas se pueden codificar para diferentes departamentos	Enrutado para la aprobación basada en el proveedor. Se omite la aprobación del departamento.

Ejemplo de aprobación basada en el proveedor combinada con aprobaciones de departamento

Supongamos que tu organización recibe regularmente facturas de atención médica con partidas que codificas con frecuencia para diferentes departamentos de la sociedad. El gerente de Recursos Humanos (RR. HH.) debe aprobar estas facturas y los gerentes de departamento no. Para todas las demás facturas que recibas, codifica las partidas con un solo departamento en cada factura. Los gerentes de departamento deben aprobar estas facturas, no el gerente de recursos humanos. Ambos tipos de facturas están sujetos a la aprobación del valor.

Para administrar este escenario, puede hacer lo siguiente:

1. Añade tres conjuntos de reglas a tu política de aprobación de facturas: Aprobación basada en proveedores, Aprobación de valor - Departamento de transacciones y conjuntos de reglas de Aprobación de valor. Colócalos en el orden que tenga sentido para tu flujo de trabajo. Configura el departamento y valora las aprobaciones en función de tus necesidades.

2. Asigna al responsable de RRHH como responsable de aprobación de facturas para los proveedores que generan facturas de atención sanitaria codificadas en todos los departamentos. No asignes responsables de aprobación de facturas a proveedores que envíen otros tipos de facturas.

Al fichas facturas de proveedores de atención médica, puedes asignar partidas a cualquier departamento, según sea necesario. Al enviar la factura, Intacct reconoce que se ha asignado un responsable de aprobación de facturas a este proveedor. El sistema omite la aprobación del departamento y enruta la factura de acuerdo con las reglas de aprobación basada en el proveedor y aprobación del valor.

Cuando envías facturas de proveedores que no tienen responsables de aprobación de facturas, Intacct reconoce que estas facturas deben pasar por la aprobación del departamento y las valida para garantizar que estén codificadas en un solo departamento. El sistema omite la aprobación basada en el proveedor y enruta la factura de acuerdo con las reglas de aprobación del departamento y aprobación del valor.

¿A quién puedes designar como responsable de aprobación de facturas de un proveedor?

Puedes designar un usuario o un grupo de usuarios como responsable de aprobación de facturas. Si seleccionas un grupo de usuarios, cualquier usuario del grupo puede aprobar o rechazar una factura y solo se necesita uno.

Los usuarios que designes deben cumplir los siguientes criterios:

• Ser un usuario empresarial o empleado, empleada

• Estar suscrito a Cuentas a pagar y tener los permisos necesarios para Aprobar facturas

• No tener restricciones de departamento o entidad

Añade el tipo de regla de aprobación basada en el proveedor

1. En el nivel general, ve a Cuentas a pagar > Ajustes > Configuración.
2. En Políticas de aprobación de facturas, selecciona Administrar.
3. En la columna Tipo de regla en una línea vacía, selecciona ProveedorAprobación basada en en la lista desplegable.
4. Toma el icono de reordenar a la izquierda de la partida y arrástralo hacia arriba o hacia abajo para colocar la regla en la lista y colocarla.

   Por ejemplo, si deseas que este tipo de regla se ejecute primero, arrastra la fila a la primera posición de la lista.

5. Haz clic en Guardar.

Asignar responsables de aprobación de facturas a proveedores

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Proveedores.

2. Busca el proveedor que deseas actualizar.

   Si tienes problemas para encontrar al proveedor, filtra la lista por nombre de proveedor.

   Registros designados como Inactivo no aparecen en la lista de forma predeterminada. Para ver estos registros, seleccione Filtros en la parte superior de la lista y selecciona Eliminar junto a la Estado para eliminarlo.

3. Selecciona Editar al final de la fila.

4. Selecciona la pestaña Información adicional.
5. En la sección Detalles de la factura, selecciona un usuario o grupo de usuarios de la carpeta Factura aprobar lista.

   Si no ves ningún usuario en la lista, comprueba que el usuario tiene los permisos correctos y no tiene restricciones. Si buscas un grupo de usuarios, recuerda que todos los miembros del grupo deben cumplir los mismos criterios que los usuarios individuales para poder seleccionarlos en la lista.

6. Seleccionar Guardar o bien Enviar.

   Si tienes habilitada la aprobación del proveedor, este cambio surtirá efecto después de que se apruebe la actualización del proveedor.

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Proveedores.

2. Selecciona Editar junto al proveedor que deseas actualizar.
3. Selecciona la pestaña Información adicional.

4. En la sección Detalles de la factura, selecciona un usuario o grupo de usuarios de la carpeta Factura aprobar lista.

   Si no ves ningún usuario en la lista, comprueba que el usuario tiene los permisos correctos y no tiene restricciones. Si buscas un grupo de usuarios, recuerda que todos los miembros del grupo deben cumplir los mismos criterios que los usuarios individuales para poder seleccionarlos en la lista.

5. Seleccionar Guardar o bien Enviar.

   Si tienes habilitada la aprobación del proveedor, este cambio surtirá efecto después de que se apruebe la actualización del proveedor.

Eliminar la aprobación basada en el proveedor

1. Ve a Cuentas a pagar > Ajustes > Configuración.

2. En Políticas de aprobación de facturas, selecciona Administrar.
3. En la línea que contiene el tipo de regla de aprobación basada en el proveedor, selecciona Borrar (papelera) .
4. Seleccionar Guardar para cerrar la política de aprobación.

El tipo de regla se elimina de la política de aprobación y el campo Aprobación de facturas ya no aparece en la ficha del proveedor. Si más adelante añades la aprobación basada en el proveedor a tu política, Intacct restaura tus selecciones anteriores de aprobación de facturas en las fichas de proveedores.