Desactivar o borrar una entidad

En una sociedad compartida entre varias entidades, las entidades representan una identificación fiscal independiente o un conjunto de libros totalmente equilibrados y protegidos por separado. Las entidades suelen representar divisiones, franquicias, afiliados, asociaciones, ubicaciones, capítulos, fondos de autoequilibrio o subsidiarias, con un plan de cuentas compartido.

Una sociedad compartida de varias entidades incluye una o más entidades en el nivel general. La sociedad tiene un conjunto de listas de datos que se comparten entre todas las entidades. Estas listas de datos compartidos incluyen usuarios, plan de cuentas, clientes, proveedores y empleados. Los administradores definen las listas de datos compartidos una vez en el nivel general y las utilizan en todas las entidades de la sociedad. Los administradores utilizan el nivel general para gestionar las entidades y sus datos.

Como alternativa, los administradores pueden restringir el trabajo en el nivel de entidad solo a los usuarios y a los miembros de la lista de datos maestros, como proveedores, clientes y empleados. Los administradores pueden incluso restringir a los usuarios para que trabajen solo en entidades concretas.

Un ejemplo de una sociedad compartida de varias entidades es una sociedad de administración de propiedades. Una entidad representa la sede corporativa de la sociedad y cada propiedad administrada está representada por su propia entidad separada.

A veces, es posible que ya no necesites usar una entidad, en cuyo caso es posible que desees borrar. Sin embargo, Sage Intacct advierte encarecidamente que no se debe eliminar una entidad, ya que hacerlo puede ser perjudicial para los datos históricos y los informes. Es mejor que desactives la entidad en su lugar.

Antes de desactivar una entidad, hay algunas cosas que se deben tener en cuenta.

Para acceder a esta página:

• Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Entidades.

Consideraciones antes de desactivar una entidad

Ten en cuenta lo siguiente antes de desactivar una entidad:

• poner a cero las cuentas del libro mayor de la entidad: Asegúrese de que todas las cuentas del balance de la entidad se lleven a 0.
• Las entidades inactivas están abiertas a todos: Asegúrate de que los datos de la entidad que deseas desactivar se puedan compartir con cualquier persona del nivel general.
• Habilitar la generación de informes sobre una entidad inactiva: Crea un grupo de dimensión para todas las entidades que tengas previsto desactivar.
• Transacciones de entidad antes de la inactivación: Reconcilia cualquier transacción abierta relacionada con la entidad que planeas desactivar, por ejemplo, recibir o pagar en efectivo para cerrar cualquier transacción abierta de Cuentas a pagar o Cuentas a cobrar.
• Fichas dependientes: Reasigna o elimina las fichas dependientes. Si un usuario tiene permisos para ver solo la entidad que deseas desactivar, después de desactivar la entidad, el usuario podrá acceder a todas las entidades de forma predeterminada. Puedes evitarlo cambiando el acceso del usuario a otra entidad antes de desactivar la entidad actual.
• Restricciones de la entidad de usuario: Si algunos usuarios están restringidos a la entidad que planeas desactivar, deberás eliminar estas restricciones y restringir a estos usuarios a una entidad diferente.
• formularios 1099 y registros de proveedores propiedad de la entidad: Los datos de las entidades inactivas siguen estando disponibles a efectos fiscales.

poner a cero las cuentas del libro mayor de la entidad

Antes de desactivar una entidad, asegúrate de conducir a 0 todas las cuentas del balance. Si tuviera que vender una entidad, por ejemplo, querrá asegurarse de que la entidad no tenga ningún impacto en el balance en el futuro. Lo mismo ocurre antes de desactivar una entidad.

Las entidades inactivas están abiertas a todos

Al desactivar una entidad, la entidad ya no es segura. Esto significa que, después de desactivarlo, cualquier persona del nivel general puede informar sobre la entidad inactiva. Antes de desactivar una entidad, es una buena idea examinar los datos que contiene, para asegurarse de que puede compartirlos de forma segura con cualquier persona en el nivel general.

Habilitar la generación de informes sobre una entidad inactiva

Al desactivar una entidad dentro de un entorno compartido de varias entidades, puedes seguir generando informes financieros para la entidad inactiva al anular la selección Ocultar inactivos. Lleva todos los balances a cero antes de generar informes financieros.

Llevar el balance a cero garantiza la precisión de los informes del balance cuando se incluye la entidad inactiva en un periodo anterior o futuro.

Antes de desactivar cualquier entidad, crea un grupo de ubicaciones que incluya todas las entidades que planeas desactivar por ubicación, por ejemplo. Este grupo de ubicaciones te permitirá informar solo de las entidades que desactives, después de desactivarlas. Seguirás viendo las entidades inactivas notificadas en los informes del Libro Mayor y del Balance de comprobación que ejecutes.

Transacciones de entidad antes de la inactivación

Después de desactivar la entidad, Sage Intacct ya no creará ni procesará ninguna factura relacionada con la entidad. Tampoco podrás acceder a los datos transaccionales de la entidad inactiva, excepto a los informes financieros que contengan la entidad. No podrás actuar sobre ninguna transacción abierta dentro de la entidad inactiva.

Esto significa que debes completar todos los pagos y transacciones antes de desactivar la entidad. No se puede realizar ninguna transacción con una entidad inactiva, lo que significa que la entidad inactiva no aparecerá en los menús Ubicación o Entidad en transacciones como facturas, facturas de Pedidos, documentos de Compras, etc.

Podrás seguir viendo los detalles de la transacción de una entidad inactiva, tanto en las transacciones completadas como en los informes.

Fichas dependientes

Antes de desactivar una entidad, elimina la entidad de cualquier relación entre entidades. Si la entidad que planeas desactivar tiene una ubicación secundaria, desactiva la ubicación secundaria antes de desactivar la entidad. Se recomienda desactivar las ubicaciones de abajo hacia arriba, donde la entidad es lo último que desactiva.

Al desactivar la entidad, Intacct muestra un mensaje de advertencia sobre cualquier pago no confirmado en Cuentas a pagar, fichas dependientes, incluidas ubicaciones secundarias, etc.

Restricciones de la entidad de usuario

Si estás asignando Restricciones de entidad para los usuarios, cuando algunos usuarios están restringidos solo a la entidad que planea desactivar, una práctica recomendada es volver a evaluar las restricciones de usuario que implementó y cambiarlas según sea necesario.

Si desactivas la entidad sin eliminar la restricción que permite a los usuarios acceder solo a la entidad inactiva, haz lo siguiente:

1. La entidad desaparece de la pestaña Entidades de usuario en la ficha de usuario.
2. Los usuarios que antes estaban restringidos a la entidad inactiva ahora tienen acceso completo a todas las entidades y al nivel general del entorno compartido de varias entidades, si no tienen restricciones de otra entidad.

Esto podría dar lugar a que los usuarios tengan acceso no deseado y sin restricciones a todas las entidades. Los usuarios restringidos a más de una entidad, donde solo una entidad está desactivada, continúan restringidos a las entidades restantes después de desactivar una entidad.

Se recomienda revisar detenidamente las restricciones de usuario y reasignar los usuarios restringidos a otra entidad antes de desactivar la única entidad a la que están restringidos.

Si vuelves a activar una entidad previamente desactivada, Intacct restablece todas las restricciones de la entidad. Esto significa que los usuarios que anteriormente tenías restringidos a una entidad previamente desactivada vuelven a estar restringidos a esa entidad cuando la vuelvas a activar.

Por ejemplo, supongamos que desactivas la entidad de Nueva York. Los usuarios que solo están restringidos a la entidad de Nueva York, ahora tienen acceso completo a todas las entidades y al nivel general. Si tienes usuarios que están restringidos a las entidades de Nueva York y Connecticut, estos usuarios seguirán accediendo a la entidad de Connecticut solo después de desactivar la entidad de Nueva York, sin acceder a otras entidades ni al nivel general. Si vuelves a activar la entidad de Nueva York, Intacct restablece todas las restricciones de la entidad, lo que significa que los usuarios que antes solo estaban restringidos a la entidad de Nueva York siguen estando restringidos únicamente a la entidad de Nueva York.

Reglas inteligentes y eventos inteligentes

Se recomienda borrar todas las reglas inteligentes y los eventos inteligentes relacionados con la entidad que deseas desactivar antes de desactivarla. Si las reglas inteligentes y los eventos inteligentes son aplicables a otras entidades, edita las reglas inteligentes y los eventos inteligentes para que ya no incluyan la entidad que deseas desactivar.

Clientes y proveedores

La desactivación de una entidad no afectará a ninguna restricción para clientes y proveedores. Sin embargo, se recomienda desactivar cualquier cliente privado y proveedor de la entidad como parte del proceso general de inactivación de la entidad.

Formularios 1099 y registros de proveedores propiedad de la entidad

Cualquier entidad que desactives seguirá estando disponible en el filtro del Formulario 1099 para entidades y grupos de entidades. También podrás acceder a cualquier proveedor que posea a nivel de nivel de entidad para fines del 1099. Estos proveedores se muestran en la lista de proveedores al seleccionar el Mostrar privado opción. Sin embargo, no podrás realizar ninguna transacción con estos proveedores en el nivel general, ya que entidad son propiedad de una entidad inactiva.

No puedes ejecutar ninguna transacción o ajuste en los formularios 1099 relacionados después de desactivar una entidad. Sin embargo, puedes imprimir la información del 1099 relacionada con una entidad desactivada.

Pago por una entidad inactiva

En el momento de la renovación, Sage Intacct considera una entidad inactiva como una suscripción de entidad no renovada. Las cuotas de suscripción son anuales (incluso si recibes una factura mensual), de modo que sigues pagando todo el año si desactivas una entidad en cualquier momento del año.

¿Qué sucede después de desactivar una entidad?

Después de desactivar una entidad, la entidad no aparecerá en ningún menú desplegable, incluidos los menús Nivel superior, Libro Mayor, Cuentas a pagar, Cuentas a cobrar, Compras, Pedidos ni en ningún otro artículo de transacción o informe de Intacct. Ahora es imposible contabilizar accidentalmente una transacción en la entidad inactiva.

Todavía puedes ejecutar un informe financiero en una entidad inactiva con fines históricos y de auditoría.

Ejecutar un informe financiero en una entidad inactiva

El acceso a los informes financieros puede variar en función de los permisos. La capacidad de ver, añadir y editar informes financieros se controla mediante Permisos del Libro Mayor.

Trabajar con informes financieros implica varias tareas: ejecutar informes, editar informes, profundizar en un informe, etc. Cada uno de estos puede requerir un conjunto específico de permisos, tanto para el Libro Mayor como para la Sociedad.

Asegúrate de tener todos los permisos necesarios cuando trabajes con informes financieros.

Todavía puedes generar informes sobre una entidad inactiva con fines históricos o de auditoría. Puedes ejecutar todos los informes de una entidad inactiva, incluidos los informes creados con el asistente de creación de informes financieros, los informes estándar y los informes personalizados.

La elaboración de informes sobre una entidad inactiva implica los siguientes pasos principales:

1. Filtrar el grupo de ubicaciones en busca de entidades inactivas
2. Duplicar un informe
3. Ejecutar un informe sobre una entidad inactiva

Filtrar el grupo de ubicaciones en busca de entidades inactivas

Hay ocasiones en las que desea incluir dimensiones que están inactivas en los informes. Crea un grupo de dimensión que filtre ambos tipos de miembros de dimensión.

1. Abre o edita el grupo de dimensión para el tipo de dimensión, por ejemplo, departamentos, ubicaciones o territorios.

2. En la sección filtros, crea dos filtros:

   • El estado es igual a activo
   • El estado es igual a inactivo
3. Asegúrate de que el tipo de condición esté establecido en Cualquiera (OR).
   
4. Guarda los cambios.

Puedes utilizar este grupo cuando desees que aparezcan miembros activos e inactivos en un informe.

Duplicar un informe

Opcionalmente, puedes duplicar un informe existente, que luego puedes editar para ejecutarlo en la entidad inactiva.

1. Seleccionar Modificar junto al informe que deseas utilizar como base para el nuevo informe.
2. Seleccionar Duplicar para duplicar el informe y asignarle un nuevo nombre.

Editar un informe para ejecutarlo en una entidad inactiva

Para editar informes financieros, debes ser un usuario empresarial con los permisos adecuados para los datos contenidos en el informe. Debes tener acceso al informe desde el pestaña Permisos del asistente de creación de informes financieros, así como permisos de lista, visualización y edición para el libro mayor.

Los usuarios empleados no pueden editar informes financieros.

1. Ve a la lista de informes financieros.
2. Seleccionar Modificar junto al informe que quieres cambiar. Utiliza el asistente de creación de informes financieros para realizar los cambios.
3. a la opción correspondiente para realizar los cambios. En la tabla siguiente se muestran los cambios que puedes realizar en cada pestaña. No todas las opciones se utilizan para todos los tipos de informes.
4. Guarda los cambios y ejecuta el informe para ver los nuevos valores.

Opciones editables del asistente de creación de informes financieros

Pestaña	¿Qué se puede editar?
Información del informe	Nombre del informe Tipo de informe Audiencia del informe Estado activo o inactivo Filtrar por estructura de dimensión en filas
Filas	Grupos de cuentas Nivel de detalle Base de los importes Mostrar siempre Todo o Ninguno
Columnas	Tipo de columna Valor calculado Periodo de informe Compensar Encabezado de columna 1 Encabezado de columna 2 Título de la columna Estructura de dimensión Ampliar por Mostrar como número Libro de informes Mostrar en el resultado del informe Ocultar columna Divisor espacial para separar columnas
Cálculos	Cálculos
Filtros	A fecha de Libro de informes Filtros de dimensión
Formato	General (cuentas, números, dimensiones, números cero) Configuración de página y columnas (logotipo, impuesto armonizado sobre las ventas y pie de página, títulos, configuración de página, fuentes) Filas y totales (ocultar/centrar encabezado, líneas en blanco y saltos de página, ocultar totales y separadores)
Permisos	Propietario del informe Añadir o quitar usuarios de la lista de acceso (se aplican permisos) Añadir o quitar usuarios para la lista de exclusión (se aplican permisos)

5. Selecciona el icono Filtros pestaña.
6. En el Definir dimensiones sección sobre el Ubicación línea, asegúrese de que Ocultar inactivos está seleccionada.
7. Guarda los cambios y ejecuta el informe.

Cambiar a una entidad

Puedes cambiar entre entidades desde el nivel general sin tener que volver a iniciar o cerrar sesión.

Puedes cambiar a otra entidad de la siguiente manera:

• En la lista Nivel superior: Selecciona el icono Nivel superior desplegable lista y elige el entidad deseas cambiar a.
• En la lista Entidades: Busca la fila que contiene la entidad a la que quieres acceder y selecciona Cambiar a entidad en esa fila.
• En el menú de navegación izquierdo: Seleccionar Sociedad > ajustes > Entidades y, a continuación, elija la entidad a la que desea acceder.

La entidad se abre en una nueva ventana del navegador. El nombre de la entidad se muestra en la parte superior de la página, inmediatamente antes del nivel general.

Desactivar una entidad

Antes de desactivar una entidad, consulte Consideraciones antes de desactivar una entidad para obtener más información sobre cómo preparar la entidad para la desactivación.

1. En el nivel general, ve a la lista Entidades.
2. Seleccionar Más acciones > Modificar junto a la entidad para abrir la página Información de la entidad.
3. En la sección Entidad, cambia el estado de Activo a Inactivo.
4. Haz clic en Guardar.
5. Selecciona Hecho.

1. En el nivel general, ve a la lista Entidades.
2. Seleccionar Modificar para abrir la página Información de la entidad.
3. En la sección Entidad, cambia el estado de Activo a Inactivo.
4. Haz clic en Guardar.

Para ver las entidades inactivas en informes y listas, selecciona la casilla de verificación Incluir inactivos en la parte superior de la página del informe o la lista.

Eliminar una entidad

Con fines de auditoría, Intacct no soporte la eliminación de una entidad que tenga transacciones u objetos asociados.

Una entidad solo se puede borrar si no tiene registros ni transacciones asociados.

1. Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Entidades.

2. Seleccionar Más acciones > Borrar junto a la entidad que quieres eliminar.
3. Seleccionar Borrar en el cuadro de diálogo de confirmación.

1. Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Entidades.

2. En la lista Entidades, busque la entidad y seleccione Borrar.