Desactivar o borrar una entidad

En una sociedad compartida entre varias entidades, las entidades representan una identificación fiscal independiente o un conjunto de libros totalmente equilibrado y protegido por separado. Las entidades suelen representar divisiones, franquicias, filiales, asociaciones, ubicaciones, capítulos, fondos de autocontrapartida o filiales, con un plan de cuentas compartido.

Una sociedad compartida de varias entidades incluye una o más entidades en el nivel superior. La empresa tiene un conjunto de listas de datos que se comparten entre todas las entidades. Estas listas de datos compartidos incluyen usuarios, planes de cuentas, clientes, proveedores y empleados. Los administradores definen las listas de datos compartidos una vez en el nivel superior y las utilizan en todas las entidades de la empresa. Los administradores utilizan el nivel superior para administrar entidades y sus datos.

Como alternativa, los administradores pueden limitarse a trabajar solo en el nivel de entidad los usuarios y los miembros de la lista de datos maestros, como proveedores, clientes y empleados. Los administradores pueden incluso restringir a los usuarios para que trabajen solo en entidades concretas.

Un ejemplo de una empresa compartida de varias entidades es una empresa de administración de propiedades. Una entidad representa la sede corporativa de la empresa y cada propiedad administrada está representada por su propia entidad separada.

A veces, es posible que ya no necesites usar una entidad, en cuyo caso es posible que desees eliminarla. Sin embargo, Sage Intacct advierte encarecidamente contra la eliminación de una entidad, ya que hacerlo puede perjudicar tus datos e informes históricos. En su lugar, es mejor desactivar la entidad.

Antes de desactivar una entidad, hay que tener en cuenta algunas cosas.

Para acceder a esta página:

• Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Entidades.

Consideraciones antes de desactivar una entidad

Ten en cuenta lo siguiente antes de desactivar una entidad:

• Poner a cero las cuentas del libro mayor de la entidad: Asegúrese de que todas las cuentas del balance de la entidad se dirijan a 0.
• Las entidades inactivas están abiertas a todos: Asegúrese de que los datos que se encuentran en la entidad que desea desactivar se puedan compartir con cualquier persona en el nivel superior.
• Habilitar la generación de informes en una entidad inactiva: Crea un grupo de dimensiones para todas las entidades que tengas previsto desactivar.
• Transacciones de la entidad antes de la desactivación: Concilia todas las transacciones abiertas relacionadas con la entidad que planeas desactivar, por ejemplo, recibe o paga en efectivo para cerrar cualquier transacción abierta de Cuentas a pagar o Cuentas a cobrar.
• Fichas dependientes: Reasigne o elimine los registros dependientes. Si un usuario tiene permisos para ver solo la entidad que desea desactivar, después de desactivar la entidad, el usuario podrá acceder a todas las entidades de forma predeterminada. Puedes evitarlo cambiando el acceso del usuario a otra entidad antes de desactivar la entidad actual.
• Restricciones de la entidad de usuario: Si algunos usuarios están restringidos a la entidad que planeas desactivar, deberás quitar estas restricciones y restringir a estos usuarios a una entidad diferente.
• Formularios 1099 y registros de proveedores propiedad de la entidad: Los datos de las entidades inactivas siguen estando disponibles a efectos fiscales.

Poner a cero las cuentas del libro mayor de la entidad

Antes de desactivar una entidad, asegúrate de llegar a 0 todas las cuentas del balance. Si tuvieras que vender una entidad, por ejemplo, querrás asegurarte de que la entidad no tenga ningún impacto en el balance general en el futuro. Lo mismo ocurre antes de desactivar una entidad.

Las entidades inactivas están abiertas a todos

Al desactivar una entidad, la entidad deja de ser segura. Esto significa que después de desactivarlo, cualquier persona en el nivel superior puede informar sobre la entidad inactiva. Antes de desactivar una entidad, es una buena idea examinar los datos que contiene, para asegurarse de que puede compartirlos de forma segura con cualquier persona en el nivel superior.

Habilitar la generación de informes en una entidad inactiva

Al desactivar una entidad dentro de un entorno compartido de varias entidades, puedes seguir generando informes financieros para la entidad inactiva al anular la selección Ocultar inactivos. Reduzca todos los balances a cero antes de generar informes financieros.

Llevar el balance a cero garantiza la precisión de los informes del balance cuando se incluye la entidad inactiva en un periodo anterior o futuro.

Antes de desactivar cualquier entidad, crea un grupo de ubicaciones que incluya todas las entidades que tienes previsto desactivar por ubicación, por ejemplo. Este grupo de ubicaciones te permitirá informar solo de las entidades que desactives, después de desactivarlas. Seguirás viendo las entidades inactivas de las que se informa en los informes del Libro Mayor y del Balance de comprobación que ejecutes.

Transacciones de la entidad antes de la desactivación

Después de desactivar la entidad, Sage Intacct dejará de crear ni procesar ninguna factura relacionada con la entidad. Tampoco podrás acceder a los datos transaccionales de la entidad inactiva, a excepción de los informes financieros que contengan la entidad. No podrás actuar sobre ninguna transacción abierta dentro de la entidad inactiva.

Esto significa que debes completar todos los pagos y transacciones antes de desactivar la entidad. No se pueden realizar transacciones sobre una entidad inactiva, lo que significa que la entidad inactiva no aparecerá en los menús Ubicación o Entidad en transacciones como facturas, recibos, facturas de pedidos, documentos de compra, etc.

Podrás seguir viendo los detalles de la transacción de una entidad inactiva, tanto en las transacciones completadas como en los informes.

Fichas dependientes

Antes de desactivar una entidad, elimínala de cualquier relación entre entidades. Si la entidad que planea desactivar tiene una ubicación secundaria, desactive la ubicación secundaria antes de desactivar la entidad. Se recomienda desactivar las ubicaciones de abajo hacia arriba, donde la entidad es lo último que se desactiva.

Al desactivar la entidad, Intacct muestra un mensaje de advertencia sobre cualquier pago no confirmado en Cuentas a pagar, fichas dependientes, incluidas las ubicaciones secundarias, etc.

Restricciones de la entidad de usuario

Si estás asignando Restricciones de entidad para los usuarios, donde algunos usuarios están restringidos solo a la entidad que planea desactivar, una práctica recomendada es volver a evaluar las restricciones de usuario que implementó y cambiarlas según sea necesario.

Si desactivas la entidad sin eliminar la restricción que permite a los usuarios acceder solo a la entidad inactiva, entonces:

1. La entidad desaparece de la pestaña Entidades de usuario en la ficha de usuario.
2. Los usuarios que antes estaban restringidos a la entidad inactiva ahora tienen acceso completo a todas las entidades y al nivel superior del entorno compartido de varias entidades, si no tienen otras restricciones de entidad.

Esto podría dar lugar a que los usuarios tengan acceso no deseado y sin restricciones a todas las entidades. Los usuarios restringidos a más de una entidad, en los que solo se desactiva una entidad, siguen estando restringidos a las entidades restantes después de desactivar una entidad.

Se recomienda revisar detenidamente las restricciones de usuario y reasignar los usuarios restringidos a otra entidad antes de desactivar la entidad a la que están restringidos.

Si vuelves a activar una entidad previamente desactivada, Intacct restablece todas las restricciones de entidad. Esto significa que cualquier usuario que hayas restringido previamente a una entidad previamente desactivada volverá a estar restringido a esa entidad cuando la vuelvas a activar.

Por ejemplo, supongamos que desactivas la entidad de Nueva York. Los usuarios que están restringidos solo a la entidad de Nueva York ahora tienen acceso completo a todas las entidades y al nivel superior. Si tiene usuarios restringidos a las entidades de Nueva York y Connecticut, estos usuarios seguirán accediendo a la entidad de Connecticut solo después de que desactive la entidad de Nueva York, sin acceder a otras entidades ni al nivel superior. Si vuelves a activar la entidad de Nueva York, Intacct restablece todas las restricciones de entidad, lo que significa que los usuarios que antes estaban restringidos solo a la entidad de Nueva York siguen estando restringidos solo a la entidad de Nueva York.

Reglas inteligentes y eventos inteligentes

Se recomienda eliminar las reglas inteligentes y los eventos inteligentes relacionados con la entidad que desea desactivar antes de desactivarla. Si las reglas inteligentes y los eventos inteligentes son aplicables a otras entidades, edita las reglas inteligentes y los eventos inteligentes para que ya no incluyan la entidad que deseas desactivar.

Clientes y proveedores

La desactivación de una entidad no afectará a ninguna restricción para clientes y proveedores. Sin embargo, se recomienda desactivar cualquier cliente privado y proveedor de entidad como parte del proceso general de inactivación de entidad.

Formularios 1099 y fichas de proveedores propiedad de la entidad

Cualquier entidad que desactives seguirá estando disponible en el filtro del Formulario 1099 para entidades y grupos de entidades. También podrás acceder a cualquier proveedor que posea en el nivel de entidad para fines del 1099. Estos proveedores se muestran en la lista de proveedores al seleccionar la opción Mostrar privado opción. Sin embargo, no podrás realizar ninguna transacción con estos proveedores en el nivel superior, ya que son propiedad de una entidad inactiva.

No puedes ejecutar ninguna transacción o ajuste en los formularios 1099 relacionados después de desactivar una entidad. Sin embargo, puede imprimir la información del 1099 relacionada con una entidad desactivada.

Pago de una entidad inactiva

En el momento de la renovación, Sage Intacct considera que una entidad inactiva es una suscripción de entidad no renovada. Las cuotas de suscripción son anuales (incluso si recibes una factura mensual), de modo que sigues pagando todo el año si desactivas una entidad en cualquier momento del año.

¿Qué sucede después de desactivar una entidad?

Después de desactivar una entidad, la entidad no aparecerá en ningún menú desplegable, incluidos los menús Nivel superior, Libro Mayor, Cuentas a pagar, Cuentas a cobrar, Compras, Pedidos ni en ninguna otra transacción o elemento de informe en Intacct. Ahora es imposible contabilizar accidentalmente una transacción en la entidad inactiva.

Todavía puedes ejecutar un informe financiero en una entidad inactiva con fines históricos y de auditoría.

Ejecutar un informe financiero sobre una entidad inactiva

El acceso a los informes financieros puede variar en función de los permisos. La capacidad de ver, agregar y editar informes financieros está controlada por Permisos del Libro Mayor.

Trabajar con informes financieros implica varias tareas: ejecutar informes, editar informes, profundizar en un informe, etc. Cada uno de ellos puede requerir un conjunto específico de permisos, tanto para el Libro Mayor como para la Sociedad.

Asegúrate de que tienes todos los permisos necesarios cuando trabajes con informes financieros.

Todavía puedes informar sobre una entidad inactiva con fines históricos o de auditoría. Puedes ejecutar todos los informes en una entidad inactiva, incluidos los informes creados con el Asistente de creación de informes financieros, los informes estándar y los informes personalizados.

La generación de informes sobre una entidad inactiva implica los siguientes pasos principales:

1. Filtra el grupo de ubicaciones para entidades inactivas
2. Duplicar un informe
3. Ejecutar un informe sobre una entidad inactiva

Filtra el grupo de ubicaciones para entidades inactivas

Hay ocasiones en las que desea incluir dimensiones que están inactivas en los informes. Cree un grupo de dimensiones que filtre para ambos tipos de miembros de dimensión.

1. Abra o edite el grupo de dimensiones para el tipo de dimensión, por ejemplo, departamentos, ubicaciones o territorios.

2. En la sección filtros, crea dos filtros:

   • El estado es igual a activo
   • El estado es igual a inactivo
3. Asegúrese de que el tipo de condición esté establecido en Cualquiera (OR).
   
4. Guarda los cambios.

Puedes utilizar este grupo cuando desees que tanto los miembros activos como los inactivos aparezcan en un informe.

Duplicar un informe

Opcionalmente, puedes duplicar un informe existente, que luego puedes editar para ejecutarlo en la entidad inactiva.

1. Escoger Editar junto al informe que desea utilizar como base para el nuevo informe.
2. Escoger Duplicado para duplicar el informe y asignarle un nuevo nombre.

Editar un informe para ejecutarlo en una entidad inactiva

Para editar informes financieros, debes ser un usuario empresarial con los permisos adecuados para los datos contenidos en el informe. Debes tener acceso al informe desde la pestaña Permisos del Asistente de creación de informes financieros, así como enumerar, ver y editar permisos para el libro mayor.

Los usuarios empleados no pueden editar informes financieros.

1. Ve a la lista Informes financieros.
2. Escoger Editar junto al informe que quieres cambiar. Utilice el Asistente de creación de informes financieros para realizar los cambios.
3. Desplácese hasta la opción adecuada para realizar los cambios. En la tabla siguiente se muestran los cambios que puede realizar en cada pestaña. No todas las opciones se utilizan para todos los tipos de informes.
4. Guarde los cambios y ejecute el informe para ver los nuevos valores.

Opciones editables del Asistente de creación de informes financieros

Pestaña	¿Qué es editable?
Información del informe	Nombre del informe Tipo de informe Audiencia del informe Estado activo o inactivo Filtrar por estructura de dimensión en filas
Filas	Grupos de cuentas Nivel de detalle Base de los importes Mostrar siempre Todo o Ninguno
Columnas	Tipo de columna Valor calculado Periodo de informe Compensar Encabezado de columna 1 Encabezado de columna 2 Título de la columna Estructura de dimensión Ampliar por Mostrar como número Libro de informes Mostrar en el resultado del informe Ocultar columna Divisor espacial para separar columnas
Cálculos	Cálculos
Filtros	A fecha de Libro de informes Filtros de dimensión
Formato	General (cuentas, números, dimensiones, números cero) Configuración de página y columnas (logotipo, encabezado y pie de página, títulos, configuración de página, fuentes) Filas y totales (ocultar/centrar el encabezado, líneas en blanco y saltos de página, ocultar totales y separadores)
Permisos	Propietario del informe Agregar o quitar usuarios de la lista de acceso (se aplican permisos) Agregar o quitar usuarios para la lista de exclusión (se aplican permisos)

5. Seleccione la opción Filtros pestaña.
6. En Definir dimensiones sección sobre el Ubicación línea, asegúrese de que Ocultar inactivos está seleccionado.
7. Guarde los cambios y ejecute el informe.

Cambiar a una entidad

Puedes cambiar entre entidades desde el nivel superior sin tener que volver a iniciar o cerrar sesión.

Puedes cambiar a otra entidad de la siguiente manera:

• En la lista de niveles superiores: Seleccione la opción Nivel superior lista desplegable y elija la entidad a la que desea cambiar.
• En la lista Entidades: Busque la fila que contiene la entidad a la que desea acceder y seleccione Cambiar a entidad en esa fila.
• Desde el menú de navegación de la izquierda: Escoger Compañía > Arreglo > Entidades y, a continuación, elija la entidad a la que desea acceder.

La entidad se abre en una nueva ventana del navegador. El nombre de la entidad se muestra en la parte superior de la página, inmediatamente antes del nivel superior.

Desactivar una entidad

Antes de desactivar una entidad, consulte Consideraciones antes de desactivar una entidad para obtener más información sobre cómo preparar la entidad para la desactivación.

1. En el nivel superior, ve a la lista Entidades.
2. Escoger Más acciones > Editar junto a la entidad para abrir la página Información de la entidad.
3. En la sección Entidad, cambia el estado de Activo Para Inactivo.
4. Escoger Salvar.
5. Escoger Hecho.

1. En el nivel superior, ve a la lista Entidades.
2. Escoger Editar para abrir la página Información de la entidad.
3. En la sección Entidad, cambia el estado de Activo Para Inactivo.
4. Escoger Salvar.

Para ver las entidades inactivas en informes y listas, selecciona la casilla de verificación Incluir inactivos en la parte superior de la página del informe o la lista.

Eliminar una entidad

A efectos de auditoría, Intacct no admite la eliminación de una entidad que tenga transacciones u objetos asociados.

Una entidad solo se puede eliminar si no tiene registros ni transacciones asociados.

1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Entidades.

2. Escoger Más acciones > Borrar junto a la entidad que desea eliminar.
3. Escoger Borrar en el cuadro de diálogo de confirmación.

1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Entidades.

2. En la lista Entidades, busque la entidad y seleccione Borrar.