Prácticas recomendadas para archivos adjuntos

Independientemente del tipo de archivo adjunto, siempre es una práctica recomendada organizar los archivos adjuntos para que puedan encontrarse fácilmente y eliminarse más adelante si es necesario. Con el fin de rastrear fácilmente sus archivos adjuntos, le sugerimos las siguientes prácticas recomendadas:

  • Configura la estructura de carpetas de archivos adjuntos para facilitar su uso y capacidad de búsqueda. Por ejemplo, es posible que tengas una carpeta de facturas y una carpeta de facturas que tengan subcarpetas propias con una jerarquía que tenga sentido para tu organización. Esta práctica te ayuda a encontrar los archivos adjuntos más fácilmente si es necesario actualizarlos o eliminarlos más adelante.
  • Utiliza una convención de nomenclatura para los archivos adjuntos que incluya el nombre de la persona o sociedad relacionada. Por ejemplo, si adjuntas una factura de un proveedor, puedes llamarla Utilities_Aug2020-Western_Energy. De esta manera, no se pierde en una carpeta llena de muchas otras facturas y se puede encontrar y actualizar fácilmente o eliminar más tarde si es necesario.
  • Limita el importe de fichas en las que se almacena un archivo adjunto. Por ejemplo, si tienes un archivo adjunto de un proveedor, es mejor almacenar ese archivo adjunto solo en la ficha del proveedor. Aunque puedes borrar archivos adjuntos de la Lista de adjuntos, necesitan ser eliminados de los registros donde están adjuntos Primero. Además, siempre es una práctica recomendada limitar dónde se almacenan los archivos adjuntos por motivos de seguridad.

Gestionar datos confidenciales en archivos adjuntos

A medida que la privacidad de los datos se convierte en una preocupación cada vez mayor y entran en vigor nuevas normativas, como el Reglamento general de protección de datos (RGPD), la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) o los Principios de Privacidad de Australia (APP), es importante tener en cuenta los tipos de información que se almacenan en los archivos adjuntos en Sage Intacct.

Sage Intacct es, ante todo, una solución de contabilidad en la nube diseñada para mantener tus finanzas seguras y actualizadas. Aunque la gestión de archivos no es el uso previsto de Sage Intacct, puedes añadir archivos adjuntos en el sistema para soporte tus registros financieros. Por ejemplo, puede adjuntar cualquier cosa a una ficha en el sistema, como un recibo simple o incluso la información de seguro social de un individuo. Sin embargo, para soporte la flexibilidad y el rendimiento de Sage Intacct, los archivos adjuntos no están protegidos con contraseña ni se tratan de forma diferente en función de su contenido. Por lo tanto, no recomendamos almacenar archivos adjuntos en el sistema que contengan datos confidenciales como:

Recomendaciones

Para reducir el riesgo, te recomendamos que ocultes los datos confidenciales de los archivos adjuntos antes de almacenarlos en Sage Intacct. De esta manera, aún puede adjuntar documentos que soporte sus registros financieros sin arriesgarse al almacenamiento innecesario de datos confidenciales.

En el caso de los archivos adjuntos que desees almacenar y que contengan datos confidenciales, te recomendamos que cifres un PDF con una contraseña o que consideres un sistema de administración de archivos independiente diseñado para manejar las necesidades de seguridad que conlleva el almacenamiento de dichos archivos.