Prácticas recomendadas para los archivos adjuntos

Independientemente del tipo de archivo adjunto, siempre es una buena práctica organizar los archivos adjuntos para que puedan encontrarse fácilmente y eliminarse más tarde si es necesario. Con el fin de rastrear fácilmente sus archivos adjuntos, sugerimos las siguientes prácticas recomendadas:

Configura la estructura de carpetas de archivos adjuntos para facilitar su uso y búsqueda. Por ejemplo, es posible que tenga una carpeta Facturas y una carpeta Facturas que tengan subcarpetas propias con una jerarquía que tenga sentido para su organización. Esta práctica te ayuda a encontrar archivos adjuntos más fácilmente si es necesario actualizarlos o eliminarlos más adelante.
Utilice una convención de nomenclatura para los archivos adjuntos que incluya el nombre de la persona o empresa relacionada. Por ejemplo, si adjuntas una factura de un proveedor, puedes llamarla Utilities_Aug2020-Western_Energy. De esta manera, no se pierde en una carpeta llena de muchas otras facturas y se puede encontrar fácilmente y actualizar o eliminar más tarde si es necesario.
Limite la cantidad de registros en los que se almacena un archivo adjunto. Por ejemplo, si tienes un archivo adjunto de un proveedor, es mejor almacenar ese archivo adjunto solo en la ficha del proveedor. Aunque puede eliminar archivos adjuntos de la carpeta Lista de archivos adjuntos, tienen que ser se eliminan de los registros en los que se adjuntan Primero. Además, siempre es una buena práctica limitar dónde se almacenan los archivos adjuntos por motivos de seguridad.

Manejar datos confidenciales en archivos adjuntos

A medida que la privacidad de los datos se convierte en una preocupación cada vez mayor y entran en vigor nuevas normativas, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) o los Principios de Privacidad Australianos (APP), es importante tener en cuenta los tipos de información que se almacenan en los archivos adjuntos de Sage Intacct.

Sage Intacct es, ante todo, una solución de contabilidad en la nube creada para mantener tus finanzas seguras y actualizadas. Aunque la gestión de archivos no es el uso previsto de Sage Intacct, puedes añadir archivos adjuntos en el sistema para respaldar tus registros financieros. Por ejemplo, puede adjuntar cualquier cosa a un registro en el sistema, como un simple recibo o incluso la información de la seguridad social de una persona. Sin embargo, para respaldar la flexibilidad y el rendimiento de Sage Intacct, los archivos adjuntos no están protegidos con contraseña ni se tratan de manera diferente en función de su contenido. Por lo tanto, no se recomienda almacenar archivos adjuntos en el sistema que contengan datos confidenciales como:

Números de la Seguridad Social o de impuestos
Números de licencia de conducir, tarjeta de identificación o pasaporte, incluidas copias de estos documentos
Números de cuentas bancarias
Información de la tarjeta de crédito o débito
Información del seguro (ver Advanced Audit Trail y cumplimiento de la HIPAA para organizaciones de atención médica)
Información médica (ver Advanced Audit Trail y cumplimiento de la HIPAA para organizaciones de atención médica)

Recomendaciones

Para reducir el riesgo, te recomendamos que redactes los datos confidenciales de los archivos adjuntos antes de almacenar dichos documentos en Sage Intacct. De esta manera, aún puede adjuntar documentos que respalden sus registros financieros sin arriesgarse al almacenamiento innecesario de datos confidenciales.

En el caso de los archivos adjuntos que desee almacenar y que contengan datos confidenciales, le recomendamos que cifre un PDF con una contraseña o que considere un sistema de administración de archivos independiente que esté diseñado para manejar las necesidades de seguridad que conlleva el almacenamiento de dichos archivos.