Secuencias de documentos para identificadores de numeración automática

Puedes utilizar la secuenciación de documentos para generar nuevos identificadores automáticamente para transacciones y registros comunes, como nuevos clientes, proveedores, facturas, etc. Por ejemplo, puedes crear una secuencia de documentos para facturas. Esta secuencia crea automáticamente un nuevo identificador, como "INV-0100", e incrementa el número cada vez que se introduce una nueva factura.

Para ver la lista de secuencias de documentos, vaya a Compañía > Arreglo > Configuración > Secuencia de documentos. En la lista Secuencia de documentos, puedes añadir una nueva secuencia, editar o ver una secuencia existente.

¿Dónde puedo usar secuencias numéricas?

Puede crear secuencias numéricas para muchos tipos diferentes de fichas o transacciones, como para clientes, proveedores, solicitudes de compra y regularizaciones.

Normalmente, se actualiza la página de configuración de la aplicación o la definición de la transacción para identificar la secuencia específica que se va a utilizar para una ficha o transacción. Por ejemplo, si creas una secuencia para facturas, actualiza la página Configurar Cuentas a cobrar para identificar la secuencia de documentos. Normalmente, los administradores Configurar aplicaciones.

Prácticas recomendadas para secuencias numéricas

Intacct recomienda no añadir ceros a la izquierda como parte de una secuencia de identificación. Los identificadores con ceros a la izquierda pueden provocar errores al importar información a la sociedad desde Excel, ya que Excel elimina el cero a la izquierda. Utiliza un carácter como prefijo del identificador, por ejemplo, C0001 para el identificador de un cliente.

Solución alternativa de importación: Si debe usar ceros a la izquierda en los identificadores, convierta la columna de números de identificador a formato de texto en Excel antes de importar el contenido del archivo. De esta forma, Excel no eliminará los ceros a la izquierda cuando guardes el archivo. Recuerda convertir la columna de números de identificación a formato de texto cada vez que utilices una plantilla para importar información que requiera identificadores.

Para obtener más información, consulte Creación de nombres e identificadores: prácticas recomendadas.

¿Dónde puedo usar secuencias alfa?

Actualmente se pueden crear secuencias alfa para utilizarlas en la conciliación de conciliaciones bancarias y de tarjetas de crédito en Gestión de tesorería, y para las reconciliaciones de proveedores y clientes en Cuentas a pagar, Cuentas a cobrar y empresas francesas.

Para utilizar secuencias alfa, actualiza la página de configuración de la aplicación o la definición de la transacción para identificar la secuencia alfa que se va a utilizar para un registro o una transacción. Por ejemplo, si creas una secuencia para la reconciliación bancaria o de tarjeta de crédito, actualiza Gestión de tesorería para utilizar la secuencia alfa. Normalmente, los administradores Configurar aplicaciones.

Añadir una secuencia de documentos

1. En el nivel superior, vaya a Compañía > Arreglo > Configuración y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Secuencias de documentos.

2. Introduce los campos obligatorios y cualquier otra información que desees incluir en la secuencia.

   Los campos obligatorios son:

   • Identificador de secuencia

     No se puede cambiar después de guardar.

   • Nombre de la secuencia

   • Estado de la secuencia

   • Tipo de secuencia

     No se puede cambiar después de guardar.

   • Secuencia principal

     No se puede cambiar después de guardar.

   • Siguiente secuencia principal

     Se genera automáticamente, pero se puede editar.

3. Escoger Salvar.

Véase la Descripciones de campos para obtener más información sobre lo que se debe introducir en cada campo.

Prórroga del ejercicio fiscal

La prórroga del ejercicio fiscal para secuencias de documentos te ayuda a gestionar tus secuencias alfabéticas y numéricas con transiciones sencillas de fin de año, una organización mejorada y una conciliación de transacciones mejorada.

Para utilizar la prórroga del ejercicio fiscal:

1. Crea una nueva secuencia de documentos.
2. Introduce la información de los campos obligatorios.
   
3. Seleccione la opción Habilitar la secuencia de prórroga del ejercicio fiscal casilla de verificación.
   Cuando se selecciona, se muestra el final del ejercicio fiscal de la sociedad y el día en que se habilitó la prórroga para esta secuencia.
4. Selecciona cómo deseas que se anexe el ejercicio fiscal a la secuencia de documentos:

   • Ninguno: Cuando se selecciona, el ejercicio fiscal no aparecerá en la secuencia de documentos.

   • Prefijo: Cuando se selecciona, el ejercicio fiscal se añade como prefijo de prórroga a la secuencia de documentos, seguido de un campo de separación editable.

   • Suffix: Cuando se selecciona, el ejercicio fiscal se añade como sufijo de prórroga a la secuencia de documentos, precedido de un campo Separador editable.

5. Salvar sus cambios.

Cuando se habilita la prórroga del ejercicio fiscal, se muestran los siguientes 10 años de secuencias de documentos con los ejercicios fiscales correspondientes. El campo de año no es editable.

Editar una secuencia de documentos

1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Secuencias de documentos.

2. Busca la secuencia de documentos que quieres editar.

3. Escoger Editar al final de la fila.

4. Actualiza la información que deseas incluir en la secuencia.

   Los siguientes campos no se pueden editar:

   • Identificador de secuencia

   • Tipo de secuencia

   • Secuencia principal

5. Escoger Salvar.

1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Secuencias de documentos.

2. Escoger Editar junto a la secuencia de documentos que desea cambiar.

3. Actualiza la información que deseas incluir en la secuencia.

   Los siguientes campos no se pueden editar:

   • Identificador de secuencia

   • Tipo de secuencia

   • Secuencia principal

4. Escoger Salvar.

Véase la Descripciones de campos para obtener más información sobre lo que se debe introducir en cada campo.

Borrar una secuencia de documentos

Se borra una secuencia de documentos de la lista Secuencia de documentos.

Tenga cuidado al eliminar secuencias. Si eliminas una secuencia que está en uso, los usuarios no podrán crear ningún documento con esta secuencia y recibirán un mensaje de error.

Intacct recomienda controlar estrictamente los permisos de usuario para esta función mediante Compañía > Admin > Usuarios > Suscripciones > Permisos.

1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Secuencias de documentos.

2. Busca la ficha que quieres eliminar.

3. Escoger Más acciones > Borrar al final de la fila.

   En función de tus preferencias de usuario, es posible que el sistema te pida que confirmes la eliminación.

1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Secuencias de documentos.

2. Busque la ficha que desea eliminar y seleccione Borrar.

   En función de tus preferencias de usuario, es posible que el sistema te pida que confirmes la eliminación.

Desactivar la secuenciación automática

Las secuencias automáticas para los nuevos ID se asignan en la página de configuración de la aplicación para cada aplicación de Intacct. Los administradores pueden editar las secuencias.

Al desactivar la secuenciación automática, los identificadores existentes se mantienen.

Los siguientes pasos son un ejemplo de cómo desactivar la secuenciación de documentos en Cuentas a cobrar. Estos pasos también se pueden utilizar en otras aplicaciones de Intacct para desactivar las secuencias de documentos.

1. Ve a Cuentas a cobrar > Ajustes > Configuración.

   Algunas aplicaciones, como los Servicios de personalización, los Servicios de plataforma y los Servicios web, no tienen opciones de configuración.

2. Desplázate hacia abajo hasta Secuenciación de documentos.
3. Borrar la secuencia de documentos asignada en Facturas y deja el campo desplegable vacío para desactivar la numeración automática.
4. Salvar sus cambios.

Descripciones de campos

En las tablas siguientes se describe cada campo de la lista Secuencia de documentos y la página Información de secuencia de documentos:

• Lista de secuencias de documentos
• Página de información de secuencia de documentos

Campos de la lista de secuencia de documentos

Campo	Descripción
Identificador de secuencia	El nombre de la secuencia. Este nombre se especifica en el campo correspondiente de la página Información de secuencia de documentos.
Nombre de la secuencia	El nombre de la secuencia que se imprime en los PDF de factura.
Siguiente secuencia no utilizada	Muestra el siguiente número disponible para su uso en una secuencia de documentos específica, lo que resulta útil para la resolución de problemas. Por ejemplo, el administrador puede tardar mucho tiempo en encontrar la última factura para comprobar el número. Puedes restablecer este número en la página Información de secuencia de documentos.
Última actualización	Este campo muestra la última vez que se cambió una secuencia. Es útil para solucionar problemas.

Página de información de secuencia de documentos

Información de secuencia

Información de secuencia

Campo	Descripción
Identificador de secuencia	El nombre de la secuencia. Es importante que asignes un nombre a la secuencia con palabras que describan los documentos para los que usarás la secuencia. Si utilizas facturas recurrentes, puedes establecer un identificador de secuencia diferente al de las facturas normales.
Nombre de la secuencia	Título que se imprime en los archivos PDF de los documentos de tipo factura en las aplicaciones Control de inventario (IC), Compras (PO) y Pedidos (OE). El texto que introduzcas aquí se utiliza como título de los documentos de tipo factura. Imprimir un título en archivos PDF es útil en las aplicaciones IC/PO/OE. Es posible que tengas varias plantillas de documentos que sean del tipo de factura, pero que no se facturen (por ejemplo, regularizaciones). Al usar este nombre de secuencia, puede imprimir un documento con un título diferente y más apropiado. Este campo solo afecta a las aplicaciones IC/PO/OE.
Estado de la secuencia	El estado predeterminado es Activo. Si no desea que esta secuencia aparezca en las listas, pero desea conservarla para su uso futuro, seleccione Inactivo. Por ejemplo, supongamos que creas secuencias que solo son relevantes para los trimestres naturales para informes de gastos como EXPRPT-1847-2004T1. Es posible que desee hacer que esta secuencia esté inactiva al principio de Q2 cuando la secuencia EXPRPT-1847-2001Pregunta 2 Comienza. Es posible que sigas viendo las secuencias inactivas seleccionando el botón Incluir inactivo en la lista Secuencia de documentos.
Tipo de secuencia	La configuración predeterminada es Numérico. Numérico Alfa Actualmente, las secuencias alfa solo están disponibles para su uso con Cash Management o empresas francesas. Al seleccionar Numérico, el campo Longitud de la secuencia numérica está disponible para su uso y todas las secuencias se muestran en números. Al seleccionar Alfa, el campo de longitud de secuencia numérica no está disponible para su uso y las secuencias se muestran en minúsculas.
Longitud de la secuencia numérica	Solo está disponible cuando el Tipo de secuencia es Numérico. Longitud total de la secuencia numérica principal que incluye los ceros a la izquierda. La longitud máxima permitida aquí es de 16 caracteres. Por ejemplo, si escribes 5 en este campo y establece la secuencia principal en 123, el resultado es 00123 al introducir la primera factura. La longitud de la secuencia principal es un total de 5 números, con dos ceros antes de la primera instancia de la secuencia principal. La longitud total de la secuencia numérica principal ayuda a la hora de ordenar en listas. El número 00123 se muestra antes 10123 en una lista. Si no especifica los ceros a la izquierda, se muestra 10123 antes de 123 en la lista. Esta agrupación hace que las listas aparezcan como si estuvieran mal ordenadas.
Secuencia principal máxima	Muestra el máximo de secuencia para la secuencia seleccionada. El valor máximo predeterminado para las secuencias numéricas y alfabéticas es de 16 caracteres (números o letras). Puedes elegir que el máximo de la secuencia tenga menos de 16 caracteres. Cuando se alcance el final de la secuencia, recibirá un mensaje de error y el administrador de la secuencia de documentos deberá iniciar una nueva secuencia.

Prórroga del ejercicio fiscal

Campo	Descripción
Habilitar la prórroga del ejercicio secuencial	Marcar esta casilla le permite administrar secuencias que cambian al comienzo de cada ejercicio fiscal. Puede usarlo tanto para secuencias numéricas como alfabéticas. Cuando se selecciona, se muestran estos campos rellenados: El Fin del ejercicio fiscal para su empresa. El Fecha de inicio de la prórroga es el día en que se habilitó esta secuencia de sustitución.
Adjuntar el ejercicio fiscal a la secuencia	Solo está disponible para su uso cuando se habilita la prórroga del ejercicio fiscal de secuencia. Utiliza el menú desplegable para seleccionar dónde se anexará el ejercicio fiscal a la secuencia de documentos. Ninguno: Cuando se selecciona, el ejercicio fiscal no aparecerá en la secuencia de documentos. Prefijo: Cuando se selecciona, el ejercicio fiscal se añade como prefijo de prórroga a la secuencia de documentos, seguido de un campo de separación editable. Suffix: Cuando se selecciona, el ejercicio fiscal se añade como sufijo de prórroga a la secuencia de documentos, precedido de un campo Separador editable.

Campos de secuencia de documentos

Campo	Descripción
Prefijo de la prórroga	Cuando el ejercicio fiscal se añade a la secuencia de documentos como prefijo, el año se muestra automáticamente aquí. Este campo no es editable y se basa en el ejercicio fiscal actual de tu sociedad.
Prefijo fijo, Separadores, Sufijo fijo	Caracteres que aparecen antes, entre y después de la secuencia principal. La longitud máxima de la Prefijo fijo y Sufijo fijo fields tiene 30 caracteres. Puede introducir menos caracteres que el máximo. La longitud máxima de la Separador fields es un (1) carácter. Esto se aplica a todos los campos de separación. Por ejemplo INV-E1-00000000012345678-2020T3 podría ser un identificador de documento que utilice el número máximo de caracteres disponibles. INV-E1 es el prefijo de 6 caracteres. 0000000012345678 es el número de secuencia de 16 caracteres. 2025T3 es el sufijo de 6 caracteres. El guión (-) después INV-E1 y antes 2020T3 son separadores. Al habilitar la prórroga del ejercicio fiscal de secuencia, el ejercicio fiscal se puede añadir a la secuencia de documentos, con campos de separación adicionales. Por ejemplo 2024-INVE1-0012345678-Q3 podría ser un identificador de documento que utilice un ejercicio fiscal como sufijo. 2024 es el ejercicio fiscal añadido automáticamente, basado en el ejercicio fiscal actual de tu sociedad. INVE1 es el prefijo de 5 caracteres. 0012345678 es el número de secuencia de 10 caracteres. Pregunta 3 es el sufijo de 2 caracteres. El guión (-) después 2024y INVE1 y antes Pregunta 3 son separadores.
Secuencia principal	El inicio de esta secuencia. Después de que Salvar, ya no se puede cambiar esta secuencia. Intacct recomienda no añadir ceros a la izquierda como parte de una secuencia de identificación. Los identificadores con ceros a la izquierda pueden provocar errores al importar información a la sociedad desde Excel, ya que Excel elimina el cero a la izquierda. Utiliza un carácter como prefijo del identificador, por ejemplo, C0001 para el identificador de un cliente.
Sufijo de la prórroga	Cuando el ejercicio fiscal se añade a la secuencia de documentos como sufijo, el año se muestra automáticamente aquí. Este campo no es editable y se basa en el ejercicio fiscal actual de tu sociedad.

Secuencias con o sin prórroga del ejercicio fiscal

Campo	Descripción
Ejercicio fiscal	Cuando la prórroga del ejercicio fiscal no está habilitada, las secuencias se aplican a todos los años. Cuando se habilita la prórroga del ejercicio fiscal, se muestran los siguientes 10 años de secuencias de documentos con los ejercicios fiscales correspondientes. Este campo no es editable.
Siguiente secuencia principal	Cuando la prórroga del ejercicio fiscal no está habilitada, este campo muestra la secuencia asignada del siguiente documento. Cuando se habilita la prórroga del ejercicio fiscal, se muestran los siguientes 10 años de las secuencias asignadas al documento. El administrador de la secuencia de documentos puede utilizar el siguiente campo de valor no utilizado para la resolución de problemas. Por ejemplo, el administrador podría tardar mucho tiempo en encontrar la última factura para comprobar la secuencia. Puedes editar esta secuencia. Sin embargo, tenga cuidado al editar esta secuencia después de haber creado documentos que ya la utilicen. Reducir la secuencia por debajo de una secuencia existente desencadena un error si Advertir se elige para números duplicados en las páginas de configuración de cuentas a cobrar o cuentas a pagar. Para usar esta configuración, ve a Compañía > Admin > Suscripcionesy, a continuación, seleccione Cuentas a cobrar o Cuentas a pagary, a continuación, seleccione Configurar.
Siguiente valor no utilizado	Esta vista previa no editable le permite experimentar con diferentes configuraciones para el prefijo, el sufijo y los separadores. La vista previa del formato de la secuencia le permite ver cómo aparece la secuencia final cuando se muestra en un documento.
Secuencia máxima	Esta vista previa no editable le permite experimentar con diferentes configuraciones para el prefijo, el sufijo y los separadores. La vista previa del formato del valor final en una secuencia le permite ajustar el rango de secuencia según sea necesario.