Configurar la facturación programada: Contratos

En este tema se describe cómo configurar ejecuciones de facturas programadas para tu organización.

1. Define la dirección de correo electrónico de notificación.
2. Crear políticas de facturación programadas.
3. Definir el orden de prioridad de la política de facturación.

1. Definir la dirección de correo electrónico de notificación

Todas las sociedades que deseen utilizar la facturación programada deben especificar una dirección de correo electrónico para recibir notificaciones de ejecución de la política de facturación. Si utilizas una dirección de correo electrónico genérica, asegúrate de revisar la bandeja de entrada con regularidad.

La necesidad o no de habilitar la facturación programada depende de lo siguiente:

• Si tu sociedad se suscribió a Contratos después del 19 de agosto de 2022, tu sociedad se habilita automáticamente para las políticas de facturación programadas.
• Si tu sociedad se suscribió a Contratos antes del 19 de agosto de 2022, puedes optar por las políticas de facturación programadas cuando lo desees.
  La activación de esta opción es permanente. Restringe la generación de facturas al nivel en el que se crea un contrato en sociedades de varias entidades. Por lo tanto, si un contrato se crea en el nivel superior, solo se puede facturar en el nivel superior. Si se crea a nivel de entidad, solo se puede facturar a nivel de entidad.

1. Vete a Contratos > Arreglo > Configuración.
2. Si tu sociedad se suscribió a Contratos antes del 19 de agosto de 2022, selecciona la opción Casilla de verificación Habilitar políticas de facturación programadas.
3. Introduce la dirección de correo electrónico correspondiente en el archivo Correo electrónico de notificación de políticas de facturación programadas campo.
4. Escoger Salvar.

2. Crear políticas de facturación programadas

Puedes crear nuevas políticas de facturación con información de programación o editar las existentes para incluir programaciones.

Ten en cuenta el siguiente comportamiento esperado:

• Si creas la política de facturación en el nivel superior de una sociedad de varias entidades, puedes asignar la política de facturación a varias entidades para que la utilicen.
• Si creas la política de facturación en el nivel de entidad, la política de facturación solo puede ser utilizada por esa entidad.

1. Vete a Contratos > Arreglo > Más y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Políticas de facturación.

2. En Nombre , introduzca un identificador significativo.

   Este identificador aparecerá en las listas de selección correspondientes en Intacct. No se puede cambiar el parámetro Nombre después de guardar la política de facturación.

3. Utilice la función Establecer "A fecha de" en lista desplegable para seleccionar la opción que determinará el valor predeterminado A fecha de cuando Intacct ejecuta la política de facturación.

   Este campo utiliza el método Próxima fecha de ejecución como punto de referencia. Por ejemplo, si especifica Fin de mes A medida que el Establecer "A fecha de" en y el valor Próxima fecha de ejecución es el 1 de agosto y, a continuación, Intacct filtra las facturas a fecha del 31 de agosto cuando ejecuta la política de facturación.

4. Seleccione la opción Programado casilla de verificación.

   Intacct muestra los campos relacionados con la programación de la política de facturación.

5. Utilice la herramienta de calendario para seleccionar el Fecha de inicio para el horario.

   El Fecha de inicio debe ser en o después de la fecha de hoy. Esta fecha será la Próxima fecha de ejecución para la primera ejecución de la política de facturación. La próxima fecha de ejecución será la fecha de la factura y la fecha de contabilización en el Libro Mayor de las facturas programadas.

6. Utilice la función Repite y Cada para especificar la frecuencia con la que se produce la programación.

   Por ejemplo, si Repite = Meses y Cada = 1 y, a continuación, Intacct ejecutará la política de facturación una vez al mes.

7. Seleccione los otros filtros como desee.

   Ver Política de facturación: Descripciones de campos para obtener información sobre cada campo.

8. Escoger Salvar.

9. Si lo deseas, puedes probar la política de facturación mediante Vista previa en el archivo Generar facturas página.

   Si la vista previa no muestra los resultados esperados, edita la política de facturación para ajustar los filtros.

3. Definir el orden de prioridad de la política de facturación

Utilice la función Configuración de políticas de facturación en la pestaña Configurar contratos para determinar el orden de procesamiento de varias políticas de facturación. Si creas políticas de facturación en el nivel superior de una sociedad de varias entidades, también puedes utilizar esta pestaña para asignar las políticas de facturación a las entidades deseadas.

Por ejemplo, supongamos que tu sociedad tiene dos políticas de facturación con diferentes criterios de filtro que incluyen la misma factura y se ejecutarán en la misma fecha. ¿Qué ejecución de facturas debe tener prioridad?

Puedes arrastrar y soltar las políticas de facturación en el orden que desees en la Orden de prioridad de la política de facturación cuadro de diálogo. Por ejemplo, en la ilustración anterior, Intacct procesa primero la política de facturación en la fila 1, luego en la fila 2, y así sucesivamente.

Al crear una política de facturación programada a nivel de entidad, Intacct la asigna automáticamente a la siguiente fila disponible en el archivo Orden de prioridad de la política de facturación mesa. Por ejemplo, supongamos que la entidad A ya tiene dos políticas de facturación programadas. En la Entidad A, se crea una nueva política de facturación programada. Intacct asigna automáticamente la nueva política de facturación programada a la fila 3 de la Orden de prioridad de la política de facturación mesa. No es necesario cambiar el orden predeterminado a menos que lo desee.

Al crear una política de facturación programada en el nivel superior, debes agregar manualmente la política de facturación a una o más entidades. Orden de prioridad de la política de facturación mesa. La política de facturación no se procesará hasta que se asigne al menos a un Orden de prioridad de la política de facturación mesa.

1. Vete a Contratos > Arreglo > Configuración.
2. Seleccione la opción Configuración de políticas de facturación pestaña.
3. Seleccione la opción # Políticas de facturación junto a la entidad correspondiente. El Orden de prioridad de la política de facturación Aparecerá una ventana emergente.
4. En la fila correspondiente, utilice el comando Menú desplegable para seleccionar la política de facturación deseada.

   Por ejemplo, si esta es la primera política de facturación que deseas que Intacct evalúe, utiliza el menú desplegable de la fila 1.

   En las listas desplegables solo aparecen las políticas de facturación programadas.

5. Repite el paso 4 para todas las políticas de facturación que desees especificar para la entidad seleccionada.
6. Escoger Salvar.
7. Repite los pasos del 3 al 6 para cada entidad a la que quieras asignar políticas de facturación.
8. Escoger Salvar Para cerrar el archivo Configurar contratos página.