Generar facturas: contratos

Utiliza la página Generar facturas para crear facturas a partir de contratos. También puedes guardar los filtros de uso frecuente en las políticas de facturación y usar instantáneas de vista previa para analizar los datos antes de la ejecución de una factura.

Para generar facturas de contratos, ve a Contratos > Todo > Facturación > Generar facturas.

Acerca de la generación de facturas de contratos

Utiliza la página Generar facturas para generar facturas para todas las transacciones facturables asociadas a las partidas contractuales. Puede utilizar la función Vista previa para revisar o informar sobre las facturas antes de ejecutar la ejecución de facturas. Cuando estés listo para crear las facturas, puedes optar por generarlas en línea o sin conexión, en función del número de facturas que selecciones para la ejecución de facturas. A continuación, puedes imprimir o enviar por correo electrónico las facturas desde Pedidos como lo harías con cualquier otra factura de Pedidos.

Acerca de las cuentas de contabilización de facturas de contrato

• Aunque Sage Intacct utiliza una plantilla de transacción de pedidos para crear una factura de contrato, no utiliza la correlación de cuentas del Libro Mayor de la plantilla de transacción para la facturación de contratos. En su lugar, utiliza las cuentas del Libro Mayor definidas en el archivo Configurar contratos página.
• Las transacciones facturables relacionadas con proyectos (plantillas horarias, gastos de empleados, facturas de cuentas a pagar y transacciones de compras) utilizarán la correlación de cuentas del Libro Mayor de la plantilla de la transacción para la facturación.
• El cálculo de impuestos en la factura utiliza las cuentas del Libro Mayor de la sección Subtotal de la plantilla de la transacción. La lógica de cálculo de impuestos de los contratos es la misma que la de los pedidos de impuestos básicos, impuestos avanzados y Avalara AvaTax.

Pasos básicos para generar facturas de contrato

En las siguientes secciones se describen los pasos para generar facturas a partir de contratos.

1. Establece filtros y obtén una vista previa de las facturas.
2. Selecciona facturas y ejecuta una ejecución de facturas.

1. Establecer filtros y obtener una vista previa de facturas

La página Generar facturas contiene muchos filtros que le permiten limitar el foco de las facturas que desea crear en una ejecución de factura determinada. Por ejemplo, es posible que solo desee crear facturas para un cliente específico, para un proyecto específico, para un intervalo de fechas específico, etc.

Utiliza la opción Vista previa para revisar los detalles de la factura antes de crearla. Puedes desglosar cada factura para ver todas las transacciones facturables incluidas, comprobar los importes asociados, etc. También puede crear una instantánea de vista previa para utilizarla en la generación de informes. Más información sobre Vista previa de instantáneas.

Para configurar las opciones y los filtros de ejecución de facturas y obtener una vista previa de las facturas:

1. Vete a Contratos > Todo > Facturación > Generar facturas.

2. Establezca el parámetro Opciones de ejecución de facturas Eso se aplicará a todas las facturas.

   1. Si deseas utilizar una plantilla de transacción de factura diferente a la predeterminada para las facturas, utiliza el comando Definición de la transacción lista desplegable para seleccionar la plantilla de la transacción deseada. Este campo es obligatorio.

   2. En Fecha de contabilización de la factura y del Libro Mayor , utilice la herramienta Calendario para seleccionar la fecha que desea como la fecha de la factura y la fecha en la que desea que se contabilicen las facturas. Este campo es obligatorio.

      La presentación de los campos de fecha depende de las Cuentas a cobrar de tu sociedad Habilitar anulación de la fecha de contabilización en el Libro Mayor durante la entrada opción de configuración. Si la opción se establece en false, un campo denominado Fecha de contabilización de la factura y del Libro Mayor Aparece. Si la opción se establece en true, dos campos denominados Fecha de factura y Fecha de contabilización del Libro Mayor parecer.

   3. Si lo deseas, elige si deseas facturar por contrato, Cliente o proyecto.
   4. Si lo deseas, introduce un Mensaje de factura que se mostrará en todas las facturas.

   5. Si lo deseas, puedes elegir entre las siguientes opciones de fecha del periodo de servicio.

      • No anular: las fechas del periodo de servicio existente se mantienen sin realizar cambios.
      • Anular solo las fechas que faltan: Añade fechas de inicio y finalización para las entradas que actualmente no las tienen.
      • Anular todas las fechas: reemplaza todas las fechas del periodo de servicio existente por otras nuevas.

      Si decides anular, introduce las fechas de inicio y finalización que deseas aplicar. Más información sobre las fechas del periodo de servicio.

3. Utilice la herramienta de calendario en el A fecha de para seleccionar la fecha en o antes que incluye las transacciones facturables que desea facturar. Para especificar un intervalo de fechas para la facturación programada, utilice la herramienta de calendario de la A partir de la fecha para especificar la primera fecha (de inicio) del intervalo. En este escenario, el A fecha de será la fecha de finalización del intervalo de fechas.

   El A partir de la fecha solo se aplica a las líneas de contratos con programaciones de facturación asociadas (no se aplica a las transacciones facturables, como las plantillas horarias asociadas a proyectos).

4. En Filtros , utilice las listas desplegables para seleccionar los criterios de filtro deseados.

   El Filtros de excepción son solo para obtener una vista previa o generar informes. No podrás generar facturas que incluyan transacciones no aprobadas o a las que le falten los precios.
5. En Transacciones a incluir , selecciona los tipos de transacciones facturables que se incluirán en las facturas.

6. Cuando haya terminado de seleccionar todas las opciones de filtro deseadas, seleccione Vista previa.

   Intacct muestra una lista de todas las facturas que cumplen los criterios del filtro. Si recibes un error, consulta Solucionar problemas de generación de facturas.

   Puede guardar los filtros de uso frecuente en un archivo Política de facturación para ahorrar tiempo la próxima vez que generes facturas.
7. Si no ve los resultados deseados, ajuste el A fecha de y/o Criterios de filtro y seleccione Vista previa otra vez.
8. Para ver una factura en particular para verificar o excluir transacciones facturables o para cambiar ciertos datos, seleccione el enlace en el Importe de la transacción junto a la factura deseada. Más información sobre cómo Ver, cambiar o excluir transacciones facturables antes de que se ejecute la factura.

2. Seleccionar facturas y ejecutar una ejecución de facturas

Intacct selecciona todas las facturas posibles para incluirlas en la ejecución de facturas de forma predeterminada. Debes anular la selección de las facturas que no quieras incluir en la ejecución de facturas. Dependiendo del número de facturas que selecciones, puedes generar facturas inmediatamente en línea o puedes generarlas sin conexión.

Tenga en cuenta las siguientes directrices con respecto al número de facturas en una ejecución de facturas:

• Puedes generar facturas inmediatamente en línea si generas menos de 20 facturas.
• Si generas más de 20 pero menos de 50 facturas, tienes la opción de generar facturas en línea, sin embargo, Intacct recomienda que generes las facturas sin conexión, ya que, de lo contrario, es probable que se agote el tiempo de espera de tu navegador.
• Si generas más de 50 facturas, debes generarlas sin conexión.

Para seleccionar facturas y ejecutar una ejecución de factura:

1. Cuando estés listo para ejecutar la ejecución de facturas, haz lo siguiente en el menú Seleccionar las facturas que se van a crear mesa:
   • Selecciona la casilla de verificación en la columna de la izquierda, junto a las facturas que deseas crear.
   • Anula la selección de la casilla de verificación situada junto a las facturas que no deseas crear.

   El número máximo de facturas que se muestran por página en el Seleccionar las facturas que se van a crear tabla está determinado por su Tablas de transacciones: filas por página Ambientación en Preferencias del usuario. En función del número de facturas devueltas, es posible que tengas que hojear los resultados para ver todas las facturas.

   Aunque puedes usar la casilla de verificación en el encabezado de la columna para seleccionar o anular la selección de todas las facturas, la casilla de verificación solo se aplica a las facturas que se muestran en la página de la tabla actual. Eso No Selecciona o anula la selección de todas las facturas posibles si hay varias páginas de tabla.

2. Realiza una de las siguientes acciones:

   • Si tus selecciones darán como resultado menos de 20 facturas, selecciona Generar.

     De este modo, se generan las facturas bajo demanda.

     El sistema muestra un enlace a la ejecución de facturas en una barra verde en la parte superior de la página. Éste No significa necesariamente que todas las facturas se han generado correctamente. La práctica recomendada es ver siempre la ejecución de la factura para ver si ha habido algún error. Más información sobre Ejecuciones de facturas.

   • Si tus selecciones darán como resultado más de 20 facturas, selecciona Ejecutar sin conexión. Intacct generará las facturas en un proceso en segundo plano. Cuando finaliza la ejecución de la factura, Intacct envía una notificación por correo electrónico al ID de usuario que ha iniciado sesión. El correo electrónico también enumera los errores que puedan haberse producido. Ver Solucionar problemas de generación de facturas: contratos para obtener información sobre errores comunes.

   Cuando Intacct crea las facturas, reclasifica los saldos no facturados aplicables en saldos facturados.

Generar facturas sin conexión sin vista previa

Puedes generar facturas sin conexión sin tener que previsualizar primero las transacciones facturables. Solo tienes que establecer los filtros y las opciones de facturación aplicables y, a continuación, seleccionar Ejecutar sin conexión. Aunque la configuración de filtros es opcional, si no estableces filtros, Intacct generará facturas para todas las transacciones facturables a partir de la fecha especificada en el A fecha de campo.

1. Si lo deseas, puedes establecer los filtros aplicables.
2. Si lo deseas, puedes establecer las opciones de facturación que desees.

3. Escoger Ejecutar sin conexión.

   Aparecerá un mensaje en el que se te pedirá que confirmes el proceso de facturación.

4. Escoger Sí.

   Aparece un mensaje que indica que las facturas se están generando sin conexión y que el usuario que ha iniciado sesión recibirá una notificación cuando se complete el proceso.

Editar facturas de contratos

Puedes acceder a las facturas generadas a partir de contratos en las listas de transacciones de facturas de pedidos. Las reglas que rigen la edición de facturas de pedidos se aplican a las facturas de contrato, con la excepción de que no se pueden editar los importes de factura, la fecha de la transacción ni ninguno de los valores de dimensión de las líneas de factura creadas como resultado de la generación de facturas. Si añades líneas a la factura en Pedidos, puedes editarlas según las reglas de edición de Pedidos.

Para editar una factura de contrato, consulta Editar una factura de contrato.

Para cambiar o excluir transacciones facturables antes de que se ejecute una factura, consulta Revisar factura.

Borrar facturas del contrato

Supongamos que acaba de ejecutar la función Generar facturas, solo para darse cuenta de que ingresó la fecha de contabilización del Libro Mayor incorrecta. Puedes localizar la factura del contrato en una lista de transacciones de facturas de pedidos y borrarla. Al eliminar una factura de contrato, se revierten todos los saldos de cuenta aplicables, incluida la reclasificación de los saldos facturados a saldos no facturados. Puedes generar otra factura para la facturación y/o el uso programados afectados según sea necesario.

Las mismas reglas que rigen la eliminación de facturas de pedidos se aplican a las facturas de contratos (por ejemplo, no se puede eliminar una factura si se le ha aplicado un pago).

Para borrar una factura de contrato, consulta Borrar una factura de contrato.

Imprimir o enviar por correo electrónico las facturas de los contratos

Puedes imprimir o enviar por correo electrónico facturas de contratos desde una lista de transacciones de facturas de Pedidos. Las reglas de impresión y correo electrónico que rigen las facturas de pedidos se aplican a las facturas de contratos. Puedes utilizar la misma plantilla de documento para las facturas de Pedidos y Contratos. La única diferencia en los campos es que el Multiplicador solo se aplica a las facturas generadas a partir de contratos y no a las facturas que se originan en Pedidos (el código de campo de la plantilla de documento es «ENTRIES_MULTIPLIER» ). Más información sobre Plantillas de documentos.

Para imprimir o enviar por correo electrónico una factura de contrato, consulta Imprimir o enviar por correo electrónico documentos de entrada de pedidos.

¿Dónde introduzco el impuesto sobre las ventas para las facturas de contratos?

La entrada de pedidos Definición de la transacción que se utiliza al generar una factura de contrato contiene la lógica de cálculo de impuestos. Si existe lógica, el impuesto sobre las ventas se calcula automáticamente y se incluye en la factura del contrato. Al igual que con las transacciones de pedidos, los impuestos relacionados con los kits se calculan sobre el artículo del kit y no sobre los componentes del kit.

Si es su proceso de negocio hacerlo, puede Editar la factura del contrato en Pedidos para introducir o actualizar manualmente los importes de impuestos sobre las ventas. No se introduce ninguna información sobre el impuesto sobre las ventas en los contratos.

Descripciones de campos

• Opciones de ejecución de facturas
• Filtros
• Transacciones a incluir
• Filtros de excepción
• Resumen de facturas
• Seleccionar las facturas que se van a crear

Opciones de ejecución de facturas

Las opciones que selecciones o introduzcas aquí se aplicarán a todas las facturas generadas para cada factura seleccionada.

Opciones de ejecución de facturas Descripciones de campos

Campo	Descripción
Plantilla de la transacción	Muestra la plantilla de la transacción predeterminada que se va a utilizar para las facturas generadas a partir de contratos. La plantilla de la transacción predeterminada se define en la página Configurar contratos. Utiliza la lista desplegable para seleccionar una definición de transacción de factura diferente, si corresponde. La lista desplegable solo muestra las plantillas de transacción definidas para contabilizarse en Cuentas a cobrar y que tienen las opciones Realizar un seguimiento del descuento o recargo por partida y Habilitar para contratos definidas en "true". Más información sobre Requisitos de la plantilla de la transacción de factura del contrato.
Fecha de contabilización de factura y Libro Mayor	La presentación de los campos de fecha depende de las Cuentas a cobrar de tu sociedad Habilitar anulación de la fecha de contabilización en el Libro Mayor durante la entrada opción de configuración. Si la opción se establece en false, un campo denominado Fecha de contabilización de la factura y del Libro Mayor Aparece. Si la opción se establece en true, dos campos denominados Fecha de factura y Fecha de contabilización del Libro Mayor parecer. Ambos campos se establecen de forma predeterminada en la fecha de hoy. Utilice la herramienta de calendario para seleccionar las fechas deseadas. Los valores de Factura y Fecha de contabilización del Libro Mayor son obligatorios. Líneas contractuales de plazo del proyecto Solo se puede incluir en una factura por fecha de contabilización en el Libro Mayor.
Mensaje de factura	Introduce el texto que desees que aparezca en los documentos impresos a partir de las facturas. Este texto también aparece en el Mensaje en la factura. Puedes editar este campo en la factura según el Reglas de edición de transacciones de pedidos.
Tarifa para la facturación de proyectos	Utiliza la lista desplegable para seleccionar una tarifa que se utilizará para anular los precios de las transacciones facturables relacionadas con proyectos. Esta tarifa anula cualquier tarifa establecida en la plantilla de la transacción seleccionada, el cliente, etc. Este campo solo es aplicable si tu sociedad está suscrita a Proyectos.
Anular fechas del periodo de servicio Fecha de inicio del periodo de servicio Fecha de finalización del periodo de servicio	Los periodos de servicio representan los periodos de tiempo durante los cuales se ofrecen o consumen los servicios de tu sociedad. Las fechas del periodo de servicio se rellenan automáticamente con valores predeterminados y se trasladan a las facturas del contrato, lo que ofrece a los clientes visibilidad del periodo exacto por el que se les factura. Si no deseas utilizar las fechas predeterminadas, o si tu programación de facturación o entradas de uso se crearon antes de que se lanzara la función de periodos de servicio, puedes utilizar este campo para proporcionar fechas. Elige entre las siguientes opciones: No anular: las fechas del periodo de servicio existente se mantienen sin realizar cambios. Anular solo las fechas que faltan: Añade fechas de inicio y finalización para las entradas que actualmente no las tienen. Anular todas las fechas: reemplaza todas las fechas del periodo de servicio existente por otras nuevas. Si decides anular, introduce las fechas de inicio y finalización que deseas aplicar. Más información sobre los periodos de servicio.
Factura por	Las opciones son: Facturar a: agrupa la factura por contacto de facturación a nivel de partida contractual única. Para obtener resultados correctos, Order Entry debe configurarse con Habilitar el contacto de facturación en el nivel de línea (solo contratos) Establézcalo en true. Contrato: genera una sola factura por contrato en función de los criterios de filtro dados. Cliente: agrupa los contratos por cliente en una o varias facturas. Si creas contratos para el mismo cliente dentro de diferentes entidades o con diferentes divisas de transacción, es posible que veas más de una factura por cliente. La opción Cliente siempre es obligatoria, ya que un cliente es específico de un contrato o proyecto. Proyecto: genera una única factura para cada proyecto asociado a un contrato en función de los criterios de filtro dados. Si un proyecto está configurado para facturar con el proyecto principal, Intacct incluye el proyecto secundario en la factura del proyecto principal. Más información sobre Consolidación de facturas.
A fecha de	Utilice la herramienta de calendario para seleccionar la fecha en o antes que incluye las transacciones facturables que desea facturar.
A partir de la fecha	Si deseas filtrar la facturación abierta dentro de un intervalo de fechas, utiliza la herramienta del calendario para seleccionar la primera fecha (de inicio) del intervalo en este campo. En este escenario, el A fecha de será la fecha de finalización del intervalo de fechas. Por ejemplo, supongamos que deseas ver todas las programaciones de facturación abiertas entre el 15 y el 31 de marzo. En A partir de la fecha , introduzca 15/03/AAAA. En A fecha de , introduzca 31/03/AAAA (donde AAAA es el año deseado). Este campo solo se aplica a la facturación de contratos programados (no se aplica al uso, las plantillas horarias, los gastos, las facturas ni las transacciones de Compras).
Política de facturación	Utilice la lista desplegable para seleccionar un archivo guardado Política de facturación. Las políticas de facturación son conjuntos de filtros guardados.

Filtros

Utiliza esta sección para limitar el enfoque de las transacciones facturables que deseas facturar. Por ejemplo, es posible que solo quieras ver todas las transacciones facturables asociadas a un cliente específico.

Campo	Descripción
Contrato o grupo de contratos Cliente o grupo de clientes Proyecto o grupo de proyectos Artículo o grupo de artículos Departamento o grupo departamental Ubicación o grupo de ubicaciones Empleado o grupo de empleados Clase o grupo de clases	Utilice estos filtros de doble propósito para seleccionar una sola dimensión o un grupo de dimensiones. Por ejemplo, selecciona un artículo individual o un grupo de dimensiones de artículo en el campo Artículo/Grupo. Los filtros de dimensión Proyecto/Grupo y Empleado/Grupo aparecen en función de la configuración de Dimensión de la Configuración del Libro Mayor. Puede definir grupos de dimensiones de contrato que incluyan contratos basados en periodos de tiempo de facturación. Podrías tener un grupo de contratos al que facturarás el día 15 del mes, otro que facturarás el último día del mes, y así sucesivamente.
Divisa del contrato	Filtra la lista para mostrar solo las facturas de los contratos asociados a la divisa de la transacción seleccionada. Este campo solo es aplicable a sociedades multidivisa.
Tipo de contrato	Filtra la lista para mostrar solo las facturas asociadas a la Tipo de contrato.
Tipo de cliente	Filtra la lista para mostrar solo las facturas asociadas a la Tipo de cliente.
Tipo de proyecto	Filtra la lista para mostrar solo las facturas asociadas a la Tipo de proyecto. Este campo solo es aplicable si tu sociedad está suscrita a Proyectos.
Responsable del proyecto	Filtra la lista para mostrar solo las facturas asociadas a los proyectos asociados al gestor de proyectos seleccionado. Este campo solo es aplicable si tu sociedad está suscrita a Proyectos.

Transacciones a incluir

Transacciones que se van a incluir descripciones de campo

Campo	Descripción
Contratos Uso de contratos Plantillas horarias* Expensas* Facturas de Cuentas a pagar* Transacciones de compra*	De forma predeterminada, todos los tipos de transacciones se seleccionan para incluirse en la vista previa y la generación de facturas. Si no quieres incluir una transacción, desmarca la casilla situada junto a ella. * Solo aplicable a contratos asociados a proyectos.

Filtros de excepción

Utiliza los Filtros de excepción para obtener una vista previa o informar sobre las transacciones facturables que podrían incluirse en las facturas del proyecto, pero que actualmente están excluidas de la facturación debido al estado de aprobación o a problemas con los precios. Más información sobre cómo crear un archivo Vista previa de la instantánea para la elaboración de informes.

Filtros de excepción Descripciones de campos

Campo	Descripción
Estado de aprobación	Elige una de las siguientes opciones: Solo aprobado: filtros para las transacciones facturables que están aprobadas. Solo no aprobado: filtros para transacciones facturables (como facturas de proveedores, informes de gastos y plantillas horarias) que no se han contabilizado en el Libro Mayor y se encuentran en estado Borrador, Enviado o Rechazado. Todos: selecciona esta opción para ignorar el estado de aprobación al filtrar los resultados.
Mostrar solo artículos con precios en blanco	Filtra la lista para mostrar solo las transacciones facturables a las que les faltan precios. Utilice esta opción para crear un informe de excepción.

Resumen de facturas

La sección Resumen de facturas muestra la siguiente información:

• El número de facturas que podrían crearse a partir de esta vista previa si eliges generar facturas
• El número de clientes asociados a las facturas potenciales
• El importe base total de las facturas potenciales combinadas

Seleccionar las facturas que se van a crear

Esta tabla aparece después de seleccionar Vista previa. El número máximo de facturas que se muestran por página viene determinado por la configuración de Tablas de transacciones: filas por página en Preferencias del usuario. En función del número de facturas devueltas, es posible que tengas que hojear los resultados para ver todas las facturas.

Seleccionar facturas para crear descripciones de campos

Campo	Descripción
Cliente	El cliente asociado a la factura correspondiente. Seleccione el enlace en este campo para mostrar el cliente en una ventana del navegador separada.
Contrato	El contrato asociado a la factura correspondiente. Seleccione el enlace en este campo para mostrar el contrato en una ventana independiente del navegador.
Facturar a	El contacto de facturación asociado a las partidas contractuales asociadas a la factura correspondiente. Selecciona el enlace en este campo para mostrar el contacto de facturación en una ventana independiente del navegador. Este campo solo aparece si las opciones de Facturar por seleccionadas incluyen Facturar a.
Proyecto	El proyecto asociado a la factura correspondiente. Seleccione el enlace en este campo para mostrar el proyecto en una ventana del navegador independiente. Esta opción solo aparece si las opciones de Factura por seleccionadas incluyen Proyecto.
Divisa	La divisa de la transacción asociada a la factura correspondiente.
Importe de la transacción	El importe de la factura correspondiente expresado en la divisa de la transacción del contrato. Selecciona el enlace de este campo para revisar las transacciones facturables incluidas en la factura en una ventana independiente del navegador.
Importe en la divisa base	El importe de la factura correspondiente expresado en la divisa base.