Configurar Contratos

Utiliza esta página para configurar las preferencias de tu sociedad para la aplicación Contratos. Para obtener instrucciones sobre otras tareas de configuración necesarias para implementar Contratos, consulte también Configurar contratos.

Configurar contratos por primera vez

Dado que Contratos funciona de la mano con las aplicaciones Pedidos y Gestión de ingresos, deberás establecer opciones de configuración en ambas aplicaciones para completar la configuración de Contratos por primera vez. Es importante que completes las tareas de configuración en el siguiente orden para asegurarte de que se capturan todos los datos de configuración aplicables.

1. Crear los diarios de ingresos y gastos
2. Crear las cuentas del Libro Mayor de contratos
3. Configurar el Libro Mayor y los Pedidos
4. Suscribirse a contratos
5. Configurar la gestión de ingresos
6. Crear la plantilla de la transacción de la factura del contrato
7. Completa la página Configurar contratos
8. Pasos siguientes

Requisitos previos

Puedes suscribirte a contratos si se cumplen las dos condiciones:

• El método contable del Libro Mayor de tu sociedad = Devengo. Si no es igual a Devengo, consulte a su representante de cuenta para obtener más información.
  
• Tu sociedad está utilizando Periodos contables estándar. Contratos no soporte periodos contables personalizados.

1. Crear los diarios de ingresos y gastos

A continuación, se muestran las combinaciones de configuración de diario válidas:

Diario 1	Diario 2
Libro definido por el usuario	--
--	Libro definido por el usuario
Devengo	--
--	Devengo
Libro definido por el usuario 1	Libro definido por el usuario 2

En función de cómo desees realizar un seguimiento de los datos de tu contrato, realiza una de las siguientes acciones:

• Si vas a utilizar un conjunto de diarios, realiza una de las siguientes acciones:

  • Si deseas utilizar diarios definidos por el usuario, crea un libro definido por el usuario y, a continuación, crea un diario de ingresos y un diario de gastos y asígnalos al libro definido por el usuario.
  • Si deseas utilizar devengo diarios, crea un diario de ingresos y otro gasto diario. Aprende a Crear un diario del Libro Mayor.

• Si vas a utilizar dos conjuntos de diarios, crea dos libros definidos por el usuario y, a continuación, crea un diario de ingresos y un diario de gastos para cada libro definido por el usuario.

Ten en cuenta lo siguiente al nombrar tus diarios:

• Intacct se refiere a los diarios como diario 1 y diario 2. Al configurar Contratos y al crear informes personalizados, verás el Diario 1 y el Diario 2 al seleccionar columnas y otros datos relevantes.
• En la interfaz de usuario de Contratos, los usuarios verán el símbolo de diario correspondiente en lugar del diario 1 o el diario 2. Si utilizas dos diarios, utiliza símbolos de diario significativos para ayudar a los usuarios a identificar los diarios correctos en la aplicación Contratos. Por ejemplo, si asocia RRJ-606 con el diario de ingresos 1 y RRJ-INT con el diario de ingresos 2, la página Línea de contratos mostrará lo siguiente:

  Ingresos

  RRJ-606 estado En curso Plantilla RRJ-606 Daily_rate_auto Estado RRJ-INT En curso Plantilla RRJ-INT Straight_line_auto Fecha de inicio 01/01/2020 Fecha de inicio 01/01/2020 Fecha de finalización 12/31/2020 Fecha de finalización 12/31/2020

2. Crear las cuentas del Libro Mayor de contratos

Crea al menos ocho cuentas del Libro Mayor únicas para usarlas como se describe en la siguiente tabla. Estas cuentas del Libro Mayor son exclusivamente para Contratos y no deben utilizarse con otras aplicaciones. Si te suscribes al reconocimiento de gastos de contratos, crea al menos tres nuevas cuentas de gastos, tal y como se describe en la tabla siguiente.

Si deseas separar los ingresos por grupo del Libro Mayor de artículos, necesitarás conjuntos independientes de cuentas de ingresos o gastos para cada grupo del Libro Mayor de artículos, excepto Cuentas a cobrar facturadas (puedes usar la misma cuenta de Cuentas a cobrar facturadas para todos los grupos del Libro Mayor de artículos). Esto significa crear al menos siete cuentas de ingresos o tres cuentas de gastos para cada grupo de artículos del Libro Mayor del que quieras realizar un seguimiento.

Práctica recomendada: Asigne a las cuentas un nombre similar a los nombres de las cuentas de la siguiente tabla. Si vas a crear cuentas para cada grupo del Libro Mayor de artículos, añade el nombre del grupo del Libro Mayor de artículos al nombre de la cuenta, por ejemplo, Cuentas a cobrar no facturadas - Suscripciones, Ingresos diferidos no facturados - Suscripciones, etc.

Aunque Intacct generalmente recomienda no usar subcuentas, puedes optar por usar subcuentas para cada grupo del Libro Mayor de artículos para la configuración de Contratos. Por ejemplo, ten Ingresos diferidos no facturados como cuenta principal y, a continuación, Ingresos diferidos no facturados - Suscripciones como subcuenta. Si decides utilizar subcuentas aquí, no es necesario que configures las cuentas principales como cuentas de contabilización en Paso 4. Suscribirse a contratos. En este escenario, solo tienes que configurar las subcuentas como cuentas de contabilización.

Nombre de la cuenta	Descripción	Tipo de cuenta	Normal Balance
Cuentas a cobrar sin facturar	El importe de la partida contractual que no se ha facturado.	Balance	Débito
Cuentas a cobrar facturadas	El importe de la partida contractual que se ha facturado y no se ha pagado.	Balance	Débito
Ingresos diferidos no facturados	El importe de los ingresos diferidos que no se ha reconocido ni facturado.	Balance	Crédito
Ingresos diferidos facturados	El importe de los ingresos diferidos que se ha facturado pero no se ha reconocido.	Balance	Crédito
Ingresos diferidos pagados	El importe de los ingresos diferidos que se ha pagado pero no se ha reconocido.	Balance	Crédito
Ingresos por ventas no facturadas	El importe de los ingresos por ventas que no se ha facturado.	Ingresos extracto de cuenta	Crédito
Ingresos por ventas facturadas	El importe de los ingresos por ventas que se ha facturado.	Ingresos extracto de cuenta	Crédito
Ingresos por ventas pagadas	El importe de ingresos por ventas que se ha pagado.	Ingresos extracto de cuenta	Crédito
Devengo de gastos	El importe total del gasto. Este devengo se compensa con el importe de Cuentas a pagar.	Balance	Crédito
Gasto diferido	El importe del gasto que no se ha reconocido.	Balance	Débito
Gasto reconocido	El importe del gasto que se ha reconocido.	Ingresos extracto de cuenta	Débito

Aprende a añade una cuenta del Libro Mayor.

Ver Flujo contable de reconocimiento de ingresos y Flujo contable de reconocimiento de gastos para obtener información sobre cómo Contratos utiliza cada cuenta.

3. Configurar el Libro Mayor y los Pedidos

La aplicación Contratos hereda su configuración de dimensiones, divisa y decimales de Pedidos, que a su vez deriva su configuración de dimensión y divisa del configuración Libro Mayor. También puedes configurar opcionalmente el Libro Mayor para incluir los libros definidos por el usuario de Contratos de forma predeterminada en los informes.

Dimensiones

Selecciona las dimensiones estándar que deseas utilizar para los informes de Contratos en el Libro Mayor y, a continuación, de nuevo en Pedidos. En el Libro Mayor, debes habilitar al menos las dimensiones Cliente y Artículo.

Para seleccionar dimensiones para su uso en Contratos:

1. Ir a Libro Mayor > ajustes > Configuración.

2. En el Ajustes de dimensión , seleccione Habilitar junto a cada dimensión deseada y, a continuación, seleccione Guardar.

3. Ir a Pedidos > ajustes > Configuración.

4. En el Configuración de dimensión , selecciona la casilla de verificación situada junto a cada dimensión deseada y, a continuación, selecciona Guardar.

Múltiples divisa

Si deseas añadir contratos en divisas distintas a tu divisa base, las configuraciones de Libro Mayor y Pedidos deben tener habilitada la divisa extranjera.

Para habilitar la divisa extranjera:

1. Ir a Libro Mayor > ajustes > Configuración.

2. En el Gestión de varios divisa , seleccione Habilitar y seleccione Guardar.

3. Ir a Pedidos > ajustes > Configuración.

4. En el Habilitar funcionalidad , seleccione Divisa extranjera y seleccione Guardar.

Posiciones decimales predeterminadas

Dado que Contratos permite hasta diez decimales para las tarifas de precios, los Pedidos deben configurarse para permitir diez decimales a fin de evitar errores de redondeo en las facturas generadas a partir de contratos. El Posiciones decimales predeterminadas La opción de configuración se aplica a todos los elementos que no tienen un Decimales para el coste unitario - Ventas valor establecido. Si un artículo tiene un Decimales para el coste unitario - Ventas valor que no sea igual a 10, el artículo debe actualizarse para establecer esta opción en Sin valor o en 10. Más información sobre Actualización de artículos.

Para establecer el número de teléfono móvil de decimales predeterminados en Pedidos:

1. Ir a Pedidos > ajustes > Configuración.

2. En el Habilitar funcionalidad Sección en Precio y descuentos, escriba 10 en el Posiciones decimales predeterminadas y seleccione Guardar.

(Opcional) Especificar los libros de informes predeterminados en el Libro Mayor

Sage Intacct puede incluir automáticamente los datos de libros definidos por el usuario de Contratos de forma predeterminada en los informes estándar.

Para especificar libros de informes predeterminados:

1. Ir a Libro Mayor > ajustes > Configuración.

2. En Método contable, selecciona Seleccionar en Otros libros que informan de valores predeterminados.
3. Mover el libro deseado de Artículos disponibles a Artículos seleccionados y seleccione Guardar.

4. Suscribirse a contratos

En este paso, activarás la suscripción a Contratos. Sin embargo, aún no podrás completar todos los campos necesarios, ya que algunos campos dependen de otras opciones de configuración de Intacct y no estarán disponibles hasta que se establezcan esas opciones. Volverá a la Configurar contratos página y completa el resto de los campos cuando llegues al paso 7. Completa la página Configurar contratos.

Para suscribirse a Contratos:

1. Ve a Sociedad > Admin. > Suscripciones.

2. En el Suscripciones página, seleccione Contratosy, a continuación, selecciona Suscríbete.
3. En el Diarios , utilice las listas desplegables para seleccionar el valor predeterminado Diarios de ingresos que creó en un procedimiento anterior.
   Definirás los diarios de gastos en un paso posterior.
4. Si tu sociedad es una sociedad multidivisa, utiliza la lista desplegable para seleccionar la opción predeterminada Tipo de cambio. Los usuarios pueden seleccionar una categoría de tipo de cambio diferente al crear un contrato.
5. Selecciona si quieres dar soporte A término (contratos con fechas de inicio y finalización), Perenne (contratos sin fecha de finalización especificada), o Ambos en el Opciones de tipo de plazo campo.
6. Ingrese el Dirección de correo electrónico que recibirán notificaciones sobre la facturación automática en el Correo electrónico de notificación de políticas de facturas programadas campo.
7. Si deseas utilizar la facturación basada en la cantidad, selecciona el icono Habilitar la facturación por uso casilla de verificación.
8. Si has seleccionado Habilitar facturación de uso y has seleccionado Permanente o Ambos para las opciones de tipo de plazo, selecciona si deseas asociar el uso con el Periodo de facturación recurrente "En curso" o el Periodo de facturación recurrente "Cerrado" aplicable. Ver el Descripciones de campos Tabla para más detalles.
9. En el Secuencia de identificador de contrato , utiliza la lista desplegable para seleccionar la secuencia de numeración que se utiliza para numerar automáticamente el número de teléfono móvil de los contratos. Para añadir una nueva secuencia, selecciona Añadir en la lista desplegable. Deja este campo en blanco para introducir manualmente tu propio identificador al crear un contrato.
10. Selecciona el icono Contabilización configuración pestaña e introduce la correlación de cuenta de ingresos aplicable. Ver el Pestaña de configuración de contabilización en Descripciones de campos para obtener más información.
11. Haz clic en Guardar.

5. Configurar la Gestión de ingresos

Si quieres suscribirte al Reconocimiento de ingresos estándar del contrato, al Reconocimiento de ingresos avanzado del contrato y al Reconocimiento de gastos del contrato, debes definir las opciones aplicables en la carpeta Configurar la gestión de ingresos página. No podrás establecer permisos para plantillas de ingresos o gastos en Contratos hasta que configures la Gestión de ingresos.

Para configurar la Gestión de ingresos para Contratos:

1. Ve a Sociedad > Admin. > Suscripciones.

2. En el Suscripciones página, seleccione Gestión de ingresosy, a continuación, selecciona Suscríbete o bien Configurar.

3. En el Configurar la gestión de ingresos página, realiza una de las siguientes acciones:

   • Si quieres suscribirte al reconocimiento de ingresos estándar del contrato, selecciona Reconocimiento de ingresos estándar.
   • Si quieres suscribirte al Reconocimiento de ingresos avanzado por contrato, selecciona Reconocimiento de ingresos avanzado (incluye acuerdo de elementos múltiples).
4. Si estás suscrito al reconocimiento de ingresos avanzado, selecciona la forma predeterminada de gestiona los ingresos abiertos programados antes de la fecha de entrada en vigor del acuerdo de elementos múltiples. Los usuarios pueden cambiar esta configuración al crear un esquema de asignación de acuerdos de elementos múltiples.
5. Si estás suscrito al reconocimiento de ingresos avanzado, selecciona la opción correspondiente Fecha de entrada en vigor del precio del valor razonable.
6. Si deseas utilizar el reconocimiento basado en eventos, selecciona Reconocimiento basado en eventos.

7. Si también estás suscrito a Proyectos y quieres Consideración de la variable de estimación, seleccione Habilitar ingresos diferidos para proyectos de tiempo y materiales.

   Debido a la complejidad de la integración de esta función dentro de la aplicación Contratos, la activación de esta opción es permanente.

8. Si deseas tener la opción de no diferir los ingresos de algunas partidas contractuales, selecciona Habilitar el reconocimiento de ingresos en la factura.

   Después de crear al menos una línea de contrato que utilice esta función, no podrás desactivar esta opción de configuración.
9. Si quieres suscribirte al reconocimiento de gastos del contrato, selecciona Reconocimiento de gastos.

10. Haz clic en Guardar.

6. Crear una plantilla de la transacción de factura del contrato

Crea al menos una plantilla de la transacción de factura en Pedidos para usarla en la generación de facturas a partir de contratos. En un entorno de varias entidades, debes crear la plantilla de la transacción en el nivel general.

Ver el Requisitos de la plantilla de la transacción de contratos.

Aprende a Crear una plantilla de la transacción de Pedidos.

7. Completa la página Configurar contratos

1. Ir a Contratos > ajustes > Configuración.

2. Utiliza la lista desplegable para seleccionar el valor predeterminado plantilla de la transacción de factura. Los usuarios pueden seleccionar una plantilla de la transacción de factura diferente al generar facturas.

   Este menú desplegable solo muestra las definiciones de transacciones de factura que se han habilitado para Contratos y se han contabilizado en Cuentas a cobrar. Si no ves la plantilla de la transacción deseada, compruébalo Habilitar para contratos está seleccionada y Contabilización de transacciones = "Cuentas a cobrar" en la plantilla de la transacción.

3. Si te suscribes al reconocimiento de gastos del contrato, haz lo siguiente:

   • Especifica un diario de gastos predeterminado en el Diario de gastos 1 y opcionalmente en Diario de gastos 2 campos.
   • Selecciona el icono Contabilización configuración pestaña y completa el archivo Contabilización de gastos tabla. Ver el Tabla de contabilización de gastos en la sección Descripciones de campos para obtener más información.

4. Haz clic en Guardar.

8. Pasos siguientes

Una vez configurada la aplicación Contratos, haz lo siguiente:

• Concédete a ti mismo y a los usuarios correspondientes los permisos de Contratos adecuados. Más información sobre Permisos de contratos.
• Configura las plantillas, las tarifas y los artículos aplicables. Ver Configurar la aplicación Contratos para las tareas de configuración que son aplicables a tu suscripción de Contratos.
• Crea informes de contratos con el Asistente de creación de informes personalizado. Más información sobre Objetos del informe de contratos.

Cambiar la configuración de los contratos

Puedes cambiar los valores y las opciones de configuración según sea necesario después de empezar a usar la aplicación Contratos. Los cambios en la configuración de la contabilización de la cuenta no afectarán a las partidas contractuales ni a los gastos que estén en curso, ya que la configuración de contabilización que existe en el momento en que se crea un contrato se almacena en caché en la partida contractual o el gasto. Cualquier cambio que realices aquí afectará a las nuevas partidas contractuales o gastos y a las partidas contractuales creadas como resultado de una renovación (ya que utilizarán la configuración de contabilización actual).

La excepción es que si activas la opción Habilitar ingresos diferidos para proyectos de tiempo y materiales en la página Configurar la gestión de ingresos, no podrás desactivarla, sino que permanecerá activada de forma permanente. Más información sobre Ingresos estimados basados en el tiempo.

Pasar del uso de dos diarios a un diario

Si has estado usando Contratos con dos diarios, pero ya no necesitas el segundo diario, puedes deshabilitar el diario deseado. A continuación, tienes la opción de mostrar u ocultar los datos del diario deshabilitado.

Si muestras el diario deshabilitado, podrás seguir viendo el diario en las partidas contractuales, en la pestaña Diarios y en cualquier otro lugar donde se muestre la información del diario. Puedes procesar partidas contractuales existentes para el diario deshabilitado, pero no podrás añadir información para el diario deshabilitado en nuevas partidas contractuales. Cuando ya no desees ver el diario deshabilitado, puedes actualizar la configuración para ocultarlo.

Ten en cuenta el siguiente comportamiento esperado para deshabilitar diarios:

• Solo puedes deshabilitar un conjunto de diarios. No se pueden desactivar ambos.
• Las columnas de diario deshabilitadas se seguirán seleccionando en los informes personalizados.
• Las columnas relacionadas con el diario de deshabilitados no estarán disponibles para añadir datos en las plantillas de importación de CSV de partidas contractuales o gastos.
• Los datos del diario se almacenan en caché en la partida contractual cuando se crean. Intacct seguirá validando los datos de las partidas contractuales que estaban en curso cuando se deshabilitó el segundo diario. La práctica recomendada es mostrar el diario de deshabilitados hasta que hayan finalizado todas las partidas contractuales aplicables.

Para deshabilitar un diario:

1. Ir a Contratos > ajustes > Configuración.

2. En la sección Diarios, desactiva el parámetro Habilitar diario casilla de verificación del diario que ya no deseas utilizar. Por ejemplo, si desea deshabilitar el diario 2, desactive el archivo Habilitar diario 2 casilla de verificación.

   La sección se expande para mostrar una casilla de verificación Mostrar diario.

3. Realiza una de las siguientes acciones:

   • Para mostrar el diario hasta que hayas terminado de procesar los datos del diario, deja el parámetro correspondiente Mostrar diario casilla de verificación seleccionada.
   • Para ocultar el diario cuando ya no desees ver el diario, desmarca la casilla correspondiente Mostrar diario casilla de verificación.

4. Haz clic en Guardar.

Pasar de usar un diario a dos diarios

Si has estado utilizando Contratos con un diario y quieres empezar a utilizar un diario adicional para los requisitos de informes paralelos, puedes habilitar el segundo diario.

Antes de completar este procedimiento, Crea el libro, el diario de ingresos y el diario de gastos definidos por el usuario aplicables.

Para habilitar un segundo diario:

1. Ir a Contratos > ajustes > Configuración.

2. En la sección Diarios, selecciona el icono Habilitar diario casilla de verificación del diario que deseas utilizar. Por ejemplo, si quieres empezar a usar el diario 2, selecciona el icono Habilitar diario 2 casilla de verificación.
3. Utilice el parámetro aplicable Diario de ingresos lista desplegable para seleccionar el diario de ingresos.
4. Si también estás suscrito al reconocimiento de gastos de contratos, utiliza el Diario de gastos lista desplegable para seleccionar el diario de gastos.

5. Haz clic en Guardar.

Acerca de la importación/creación de contratos históricos

Durante la implementación inicial de Contratos, es posible que desees importar o crear un contrato que tenga una fecha de finalización en el pasado con fines de datos históricos. De forma predeterminada, Intacct impide que crees o actualices contratos con fechas de finalización pasadas para que los contratos no se renueven prematuramente. Ver Permitir importar o crear contratos históricos para obtener instrucciones detalladas.

Consideraciones sobre multientidades

Las sociedades multientidad se pueden configurar para permitir que las transacciones del libro auxiliar solo se creen desde el nivel de entidad y no en el nivel general. Puedes ver la opción de configuración Deshabilitar transacciones del libro auxiliar de nivel general en la Configurar varias entidades página. Esta opción de configuración afecta a la creación de contratos de la siguiente manera:

• Si tu sociedad tiene la opción Deshabilitar transacciones del libro auxiliar de nivel general establecida en "true", los usuarios solo pueden crear contratos en el nivel de entidad.
• Si tu sociedad tiene la opción Deshabilitar transacciones del libro auxiliar de nivel general establecida en false, los usuarios pueden crear contratos en el nivel general y en el nivel de entidad.

Contratos existentes Las sociedades que tienen contratos en curso en el nivel general y desean establecer Deshabilitar las transacciones del libro auxiliar de nivel general en verdadero necesitan planificar antes de activar esta opción:

• Empieza a crear todos los contratos a nivel de entidad y no crees más contratos a nivel general.
• Deshabilita las renovaciones de contratos de nivel general y crea manualmente los contratos de renovación a nivel de entidad.
• Cuando todos los contratos de nivel general se hayan procesado por completo, establece Deshabilitar las transacciones del libro auxiliar de nivel general en verdadero.

Después de establecer la opción en true, no puedes contabilizar ningún ingreso, generar facturas, contabilizar gastos, etc. para ningún contrato de nivel general. Sin embargo, la opción de configuración no es permanente y puedes establecerla en false si es necesario para permitir eventos de contabilización de contratos de nivel general.

Descripciones de campos

Pestaña configuración general

Pestaña de configuración de contabilización

Pestaña de configuración de políticas de facturación

Pestaña configuración general

Diarios

Campo	Descripción
Habilitar diario 1 Habilitar diario 2	Necesitas al menos un conjunto de diarios para usar Contratos. Selecciona la casilla de verificación situada junto al conjunto de diarios que deseas utilizar. Diario 1 se selecciona de forma predeterminada para las nuevas suscripciones de Contratos. Cuándo Habilitar diario , puedes seleccionar un diario de ingresos y gastos para usarlo con ese conjunto. Cuándo Habilitar diario , el conjunto de diarios está deshabilitado. Si has estado usando Contratos y quieres cambiar el número de teléfono móvil que estás usando, obtén información sobre cómo hacerlo habilitar o bien Desactivar un conjunto de diarios.
Diario de ingresos 1 Diario de ingresos 2 Diario de gastos 1 Diario de gastos 2	Solo puedes seleccionar un diario si el Habilitar diario Está seleccionada la casilla de verificación para el conjunto de diarios aplicable. Utiliza las listas desplegables correspondientes para seleccionar los diarios de ingresos y gastos que deseas utilizar. Ver Combinaciones de diarios válidas. La práctica recomendada es utilizar diarios definidos por el usuario en lugar de diarios de devengo. Los diarios definidos por el usuario te permiten aislar los datos de los contratos en los informes y te permiten escalar fácilmente de la contabilidad de un solo libro a la de dos libros si las necesidades cambian en el futuro. Más información sobre Libros definidos por el usuario.
Mostrar diario 1 Mostrar diario 2	Estos campos solo son aplicables si has estado utilizando Contratos con dos conjuntos de diario y ahora deseas Desactivar un conjunto. El campo Mostrar diario aparece al desactivar la casilla de verificación Habilitar diario correspondiente. Este campo se comporta de la siguiente manera: Cuando se selecciona Mostrar diario: puedes ver el diario en las partidas contractuales, en la pestaña Diarios y en cualquier otro lugar donde se muestre la información del diario. Puedes procesar partidas contractuales existentes para el diario deshabilitado, pero no podrás añadir información para el diario deshabilitado en nuevas partidas contractuales. Cuando se borra Mostrar diario: se oculta el diario. No podrás ver el diario en las partidas contractuales, en la pestaña Diarios, en las importaciones de CSV ni en otros lugares de la interfaz de usuario donde aparece el diario. Podrás seguir seleccionando columnas de diario deshabilitadas al crear informes personalizados.

Divisa

Campo	Descripción
Tipo de cambio	Utiliza la lista desplegable para seleccionar la categoría de tipo de cambio que se utilizará como predeterminada para los contratos. Si no deseas utilizar el tipo de cambio diario predeterminado de Intacct, selecciona un Categoría de tipo de cambio personalizada. Los usuarios pueden seleccionar una categoría de tipo de cambio diferente al crear un contrato.

Facturación

Campo	Descripción
Opciones de tipo de plazo	Puedes elegir si quieres soporte solo A término Contratos (contratos con fechas de inicio y finalización), solo Perenne contratos (contratos sin fechas de finalización especificadas), o Ambos tipos. Aunque puede optar por soporte ambos tipos de contratos, un contrato determinado solo puede ser a plazo o permanente. Por lo tanto, si tienes un modelo de negocio híbrido, es posible que tengas dos o más contratos por cliente para cubrir todos los escenarios temporales. Cuando seleccionas una de las siguientes Perenne o bien Ambos, Intacct permite que varios elementos de infraestructura diferentes soporte Contratos permanentes en tu sociedad. Esto incluye Plantillas permanentes, para lo cual deberás asignar los permisos de usuario o función adecuados.
Plantilla de la transacción de factura	Utiliza la lista desplegable para seleccionar la plantilla de la transacción de factura que deseas que sea la predeterminada para las facturas creadas a partir de contratos. La lista desplegable solo muestra las plantillas de transacción definidas para contabilizarse en Cuentas a cobrar y que tienen las opciones Realizar un seguimiento del descuento o recargo por partida y Habilitar para contratos definidas en "true". Los usuarios pueden seleccionar diferentes plantillas de transacciones de factura al generar facturas a partir de un contrato. Ver Requisitos de la plantilla de la transacción de contratos para obtener más información.
Habilitar políticas de facturación programadas	Este campo solo aparece para las sociedades que se suscribieron a contratos antes del 19 de agosto de 2022. Selecciona este campo para participar en las ejecuciones de facturas programadas. Cuando se selecciona este campo, el Facturación automática aparece en el Política de facturación página. La activación de esta opción es permanente. Restringe la generación de facturas al nivel en el que se crea un contrato en sociedades de varias entidades. Por lo tanto, si se crea un contrato en el nivel general, solo se puede facturar en el nivel general. Si se crea a nivel de entidad, solo se puede facturar a nivel de entidad. Las sociedades que se suscriban a Contratos después del 19 de agosto de 2022 se habilitarán automáticamente para las políticas de facturas programadas. Este campo no aparecerá en la página Configurar contratos.
Correo electrónico de notificación de políticas de facturación programadas	Especifique una dirección de correo electrónico en la que recibirá notificaciones relacionadas con Ejecuciones de la política de facturas y Ejecución de factura programada resultados.
Habilitar la facturación por uso	Selecciona esta casilla de verificación si deseas facturar por la cantidad de un artículo que el cliente ha utilizado o consumido durante un periodo de tiempo específico. Al seleccionar esta opción, el usuario puede seleccionar Basado en la cantidad como el Método de facturación en una partida contractual. Más información sobre Uso.
Dividir los niveles en líneas de factura	En el caso de los artículos con precios escalonados, Intacct hará lo siguiente: Si un artículo tiene un precio con Precios escalonados = Tramo o Volumen, se mostrará la cantidad de uso y la tarifa del tramo aplicable en los campos Cantidad y Precio, respectivamente, en la factura, y se mostrará una línea independiente para las unidades incluidas con una tarifa de cero Si un artículo tiene un precio con Precios escalonados = Tramo, también se dividirá el uso asociado con cada tramo en una línea independiente en la factura Por ejemplo, supongamos que vendes widgets, Precios escalonados = Paso, y has definido los siguientes niveles: Comenzar cantidad Tasa por nivel 0 10 21 8 En enero, el cliente utilizó un total de 25 widgets, por lo que se añade una ficha de uso con una cantidad de 25. A continuación, se muestran ejemplos de cómo afecta esta opción a la forma en que Intacct muestra los widgets en la factura. Comportamiento predeterminado cuando esta opción no está habilitada: Entradas   Identificador del artículo Cantidad Unidad Porcentaje de descuento Multiplicador Nota de cálculo de precios Precio Precio ampliado 1 064-Widgets 1 Cada -- 1.00 20*10 + 5*8 240.0000000000 240.00   Total             240.00 Comportamiento cuando esta opción está habilitada: Entradas   Identificador del artículo Cantidad Unidad Porcentaje de descuento Multiplicador Nota de cálculo de precios Precio Precio ampliado 1 064-Widgets 20 Cada -- 1.00 Nivel 1 de 2 10.0000000000 200.00 2 064-Widgets 5 Cada -- 1.00 Nivel 2 de 2 8.0000000000 40.00   Total 240.00 Más información sobre los precios escalonados en Entradas de tarifas de facturación.
Contratos permanentes Flexibilización de las reglas de fecha de contabilización en el Libro Mayor	Esta configuración ayuda a evitar errores en la renovación de contratos permanentes causados por periodos cerrados, retrasos en la programación o discrepancias en las fechas. Cuando está habilitada, si la fecha de inicio de una nueva partida contractual cae en un periodo cerrado durante la renovación permanente, esta configuración ajusta automáticamente la fecha de contabilización en el Libro Mayor. En cambio, Intacct utiliza la fecha más temprana del periodo abierto como fecha de contabilización del Libro Mayor, lo que elimina la necesidad de corregir manualmente los datos. Esta configuración también habilita las siguientes funciones para las partidas contractuales permanentes: El campo Fecha de contabilización en el Libro Mayor se puede editar. En el caso de las sociedades multidivisa, la fecha del tipo de cambio coincidirá con la fecha de contabilización en el Libro Mayor. Las programaciones de facturación e ingresos comenzarán en la fecha de contabilización en el Libro Mayor (similar a las partidas contractuales a plazo). Si la fecha de inicio de una nueva partida contractual es anterior a la fecha de activación y la entidad está bloqueada, la fecha de contabilización en el Libro Mayor será la fecha de libros abiertos de la sociedad o la fecha de activación, lo que ocurra primero.
Cuando la fecha de uso sea anterior a la fecha de inicio del periodo de facturación recurrente actual, añade el uso a:	Este campo solo es aplicable si las opciones Habilitar facturación de uso = verdadero y Tipo de plazo = Permanente o Ambos. Cada partida contractual permanente tiene varios periodos de facturación recurrentes. El primer periodo de facturación recurrente es el periodo 1, el siguiente es el periodo 2, y así sucesivamente. Para administrar periodos de facturación recurrentes, Intacct crea una nueva partida contractual con el mismo número de partida contractual para cada periodo de facturación recurrente. Solo puede haber una instancia "En curso" de una partida contractual a la vez. Cuando Intacct crea una nueva partida contractual para el siguiente periodo de facturación recurrente, establece la partida contractual para el periodo de facturación recurrente anterior en "Cerrado". La nueva partida contractual para el próximo periodo de facturación recurrente ahora está "En curso". El uso se puede cargar en Intacct en cualquier momento. Con esta opción, se indica a Intacct qué periodo de facturación recurrente se debe asociar la ficha de uso, en caso de que la fecha de uso sea anterior a la fecha de inicio del periodo de facturación recurrente actual cuando se carga o crea la ficha de uso. Esta opción de configuración afecta a lo siguiente: Cuándo se pueden facturar las fichas de uso En qué periodo de facturación recurrente Intacct cuenta la cantidad de uso para los precios escalonados Datos de uso en informes Ejemplo: Supongamos el siguiente escenario para comparar las dos opciones de configuración: El periodo de facturación recurrente de la partida contractual permanente es mensual y comienza el primer día de cada mes. El periodo de facturación recurrente "En curso" es del 1 al 31 de enero. El periodo de facturación recurrente anterior, del 1 al 31 de diciembre, está "Cerrado". La fecha de hoy es el 1 de enero. Debes añadir una ficha de uso para esta partida contractual con una fecha de uso del 23 de diciembre. Si la opción de configuración está establecida en El periodo de facturación recurrente "En curso", puedes abrir la partida contractual y añadir el uso en la pestaña Uso. Esto vincula la ficha de uso con fecha del 23 de diciembre con el periodo de facturación recurrente de enero. A continuación se muestra el comportamiento esperado: Puedes generar una factura para la cantidad de uso del 23 de diciembre utilizando un A fecha de a partir del 01 de enero, que es la fecha de inicio del periodo de facturación recurrente al que está asociado. Intacct cuenta la cantidad de uso del 23 de diciembre en el periodo de facturación recurrente de enero, independientemente de si se ha facturado o no el periodo de facturación recurrente de diciembre. En los informes, la ficha de uso del 23 de diciembre está asociada al periodo de facturación recurrente de enero. Si la opción de configuración está establecida en El periodo de facturación recurrente "Cerrado" aplicable, abres la partida contractual, selecciona el icono Historial permanente pestaña, abre el periodo de diciembre y añade el uso a través de la pestaña Uso. Este flujo de trabajo requiere que los usuarios puedan encontrar el periodo cerrado aplicable para añadir la ficha de uso. A continuación se muestra el comportamiento esperado: Puedes generar una factura para la ficha de uso del 23 de diciembre mediante un A fecha de a partir del 23 de diciembre. Si no se ha facturado el periodo de facturación recurrente de diciembre, Intacct cuenta la cantidad de uso del 23 de diciembre en el periodo de facturación recurrente de diciembre. Si se ha facturado el periodo de facturación recurrente de diciembre, Intacct cuenta la cantidad de uso del 23 de diciembre en el periodo de facturación recurrente de enero. En los informes, la ficha de uso del 23 de diciembre está asociada al periodo de facturación recurrente de diciembre. Normalmente, las empresas cargan fichas de uso en Intacct una vez al mes y los usuarios solo crean fichas de uso manualmente cuando necesitan corregir el uso. Además, la mayoría de las empresas facturan el uso con retrasos, por lo que es muy común que el uso con fecha en un período de facturación recurrente anterior se asocie con el siguiente período de facturación recurrente. La opción de configuración que elijas depende realmente del momento de la factura. Más información sobre Periodos de facturación recurrentes.
Programaciones de facturación Cuando la fecha de contabilización del Libro Mayor de la partida contractual es anterior a la fecha de inicio de la programación de facturación interna	La fecha de contabilización del Libro Mayor de la partida contractual es la fecha en la que las Cuentas a cobrar no facturadas y los ingresos diferidos no facturados (ingresos previstos) de la partida contractual se contabilizan en el Libro Mayor. La "fecha de inicio de la programación de facturación interna" es la fecha de inicio de la plantilla de facturación o la fecha de inicio de la partida contractual menos cualquier periodo de facturación por adelantado, dependiendo de si la partida contractual utiliza o no una plantilla de facturación. Selecciona una de las siguientes opciones de configuración para determinar el comportamiento de la programación de facturación cuando la fecha de contabilización en el Libro Mayor de la partida contractual es anterior a la fecha de inicio de la programación de facturación interna: No cambiar la programación de facturación predeterminada: La programación de facturación se iniciará en la fecha de inicio de la programación de facturación interna. Por ejemplo, si la fecha de contabilización en el Libro Mayor es el 01/05/2023 y la fecha de inicio de la programación de facturación interna es el 01/07/2023, la programación de facturación comenzará el 01/07/2023. Para las nuevas suscripciones, esta opción está seleccionada de forma predeterminada. Actualizar la primera entrada de programación para contabilizar en la fecha de contabilización del Libro Mayor: la primera entrada en la programación de facturación se programará para contabilizarse en la fecha de contabilización en el Libro Mayor. Cada entrada subsiguiente se programará según las reglas de generación del programa de facturación. Si la fecha de contabilización en el Libro Mayor es el 01/05/2023 y la fecha de inicio de la programación de facturación interna es el 01/07/2023, la primera entrada se programará para contabilizar el 01/05/2023. Esta configuración solo afecta a los escenarios en los que la fecha de contabilización en el Libro Mayor es anterior a la fecha de inicio de la programación de facturación interna. No tiene ningún efecto si la fecha de contabilización del Libro Mayor es posterior a la fecha de inicio de la programación de facturación interna y no tiene ningún efecto en las programaciones de ingresos. Esta configuración controla todos los contratos de tu sociedad. Si cambias los ajustes de configuración, el cambio surtirá efecto para todas las partidas contractuales nuevas y editadas. Más información sobre el Fecha de contabilización del Libro Mayor en las partidas contractuales.

Secuenciación de documentos

Campo

Descripción

Secuencia de identificador de contrato

Los contratos deben tener un identificador de contrato único para poder dar soporte a las renovaciones automáticas de contratos. Utiliza la lista de selección de numeración de documentos para seleccionar la secuencia de numeración que se utilizará para numerar automáticamente el número de teléfono móvil de los contratos. Para añadir una nueva secuencia, selecciona Añadir en la lista desplegable. Deja este campo en blanco para que el número de teléfono móvil contrate manualmente. Cuando los usuarios creen un nuevo contrato, verán -Nuevo- en el campo Identificador de contrato. Esto significa que Intacct rellenará el identificador del contrato cuando se guarde.

Renovaciones

Campo	Descripción
Renovaciones automáticas de contratos	A elegir entre En (predeterminado) o Desactivado. Cuando se activa, los contratos se renuevan automáticamente según lo programado. De forma predeterminada, las entidades heredan esta configuración del nivel general, pero puedes anularla en el nivel de entidad para un control más preciso.
Período de recuperación de la renovación (días)	Define cuántos días después de la fecha de activación se puede renovar automáticamente un contrato. El valor predeterminado es 7 días y el máximo es 999 días. De forma predeterminada, las entidades heredan esta configuración del nivel general, pero puedes anularla en el nivel de entidad para un control más preciso.

Contratos históricos

Campo

Descripción

Permitir importar o crear contratos con fechas de finalización pasadas

Por lo general, esta opción solo se usa durante la implementación de Contratos para importar datos históricos de contratos mediante Procesar programaciones de contratos. También recomendamos desactivar las renovaciones automáticas de contratos durante este proceso para evitar que se desencadenen renovaciones en contratos históricos. Para permitir que se importen o creen contratos con fechas de finalización en el pasado: Selecciona el icono Permitir importar o crear contratos con fechas de finalización pasadas casilla de verificación En la sección Renovaciones, desactiva Renovaciones automáticas de contratos. Haz clic en Guardar. Importa o crea los contratos históricos deseados mediante Procesar programaciones de contratos. Cuando hayas terminado de crear contratos históricos, borra el archivo Permitir importar o crear contratos con fechas de finalización pasadas casilla de verificación, activar Renovaciones automáticas de contratosy seleccione Guardar. Solo para contratos permanentes: Si necesitas especificar una partida contractual con una fecha de inicio en un periodo de facturación recurrente cerrado, puedes activar esta opción, añadir la partida contractual y, a continuación, desactivar esta opción. Más información sobre permitiendo importar o crear contratos históricos.

Pestaña de configuración de contabilización

Los cambios en la configuración de la contabilización de la cuenta no afectarán a las partidas contractuales ni a los gastos que estén en curso, ya que la configuración de contabilización que existe en el momento en que se crea un contrato se almacena en caché en la partida contractual o el gasto. Cualquier cambio que realices aquí afectará a las nuevas partidas contractuales o gastos y a las partidas contractuales creadas como resultado de una renovación (ya que utilizarán la configuración de contabilización actual).

Para obtener información sobre la contabilización de facturas de contratos, consulte 6. Crear una plantilla de la transacción de factura del contrato.

Tabla de contabilización de ingresos

Utiliza esta tabla para asignar las cuentas en las que se deben contabilizar las partidas contractuales. Ver Flujo contable del contrato para obtener información sobre cómo fluyen los datos entre estas cuentas.

Campo	Descripción
Grupo de cuentas de artículos en el Libro Mayor Grupo del Libro Mayor del cliente	El grupo del Libro Mayor de artículos y el grupo del Libro Mayor del cliente forman los criterios establecidos para la correlación de cuentas. Por ejemplo, podrías tener el grupo del Libro Mayor de artículos de mantenimiento y el grupo del Libro Mayor del cliente de hardware asignados a un conjunto de cuentas, y el grupo del Libro Mayor de artículos de mantenimiento y el grupo del Libro Mayor del cliente de software asignados a un conjunto diferente de cuentas. Más información sobre Grupos del Libro Mayor de artículos y Grupos del Libro Mayor de clientes.
Cuentas a cobrar sin facturar	La cuenta en la que se va a contabilizar el importe de la partida contractual que aún no se ha facturado.
Cuentas a cobrar facturadas	La cuenta en la que se contabiliza el importe de la partida contractual que se ha facturado pero no se ha pagado.
Ingresos diferidos sin facturar	La cuenta en la que se contabiliza el valor total del contrato que aún no se ha reconocido ni facturado.
Ingresos diferidos facturados	La cuenta en la que se va a contabilizar un importe de ingresos diferidos por el que has enviado una factura, pero el cliente aún no ha pagado.
Ingresos diferidos pagados	La cuenta en la que se va a contabilizar un importe de ingresos diferidos para el que has enviado una factura y la factura tiene un pago aplicado.
Ventas sin facturar	La cuenta en la que se va a contabilizar un importe de ingresos por ventas que no se ha facturado.
Ventas facturadas	La cuenta en la que se va a contabilizar un importe de ingresos por ventas que se ha facturado pero que el cliente aún no ha pagado.
Ventas pagadas	La cuenta en la que se va a contabilizar un importe de ingresos por ventas que se ha facturado y al que se le ha aplicado un pago.

Tabla de contabilización de gastos

Esta tabla solo aparece después de guardar la página Configurar la gestión de ingresos con el reconocimiento de gastos estándar seleccionado. Ver Gestión de ingresos.

Utiliza esta tabla para asignar las cuentas en las que se deben contabilizar los artículos de gastos. Ver Flujo contable de reconocimiento de gastos: contratos para obtener información sobre cómo fluyen los datos entre estas cuentas.

Campo	Descripción
Grupo de cuentas de artículos en el Libro Mayor Grupo de cuentas de clientes en el Libro Mayor	El grupo del Libro Mayor de artículos y el grupo del Libro Mayor del cliente forman los criterios establecidos para la correlación de cuentas. Por ejemplo, podrías tener el grupo del Libro Mayor de artículos de mantenimiento y el grupo del Libro Mayor del cliente de hardware asignados a un conjunto de cuentas, y el grupo del Libro Mayor de artículos de mantenimiento y el grupo del Libro Mayor del cliente de software asignados a un conjunto diferente de cuentas. Más información sobre Grupos del Libro Mayor de artículos y Grupos del Libro Mayor de clientes.
Gasto diferido	La cuenta en la que se va a contabilizar un importe de gasto en el que se ha incurrido pero que aún no se ha consumido.
Gasto reconocido	La cuenta en la que se va a contabilizar un importe de gasto al reconocer el gasto diferido.
Devengo de gastos	La cuenta en la que se contabiliza el devengo del pasivo.

Pestaña de configuración de políticas de facturación

Utilice el parámetro Configuración de políticas de facturación pestaña en el Configurar contratos Página para determinar el orden de procesamiento de varias políticas de facturas programadas. Si creas políticas de factura en el nivel general de una sociedad de varias entidades, utiliza también esta pestaña para asignar las políticas de factura programadas a las entidades que desees.

Especificar el orden de prioridad de la política de facturas en la lista

Campo	Descripción
Nombre de la entidad	En esta columna se enumeran todas las entidades asociadas a tu sociedad.
# Políticas de factura	Selecciona el icono enlace para abrir el archivo Orden de prioridad de la política de facturación tabla para la entidad correspondiente.

Tabla de orden de prioridad de la política de facturación

Campo

Descripción

Política de facturación

Utiliza el menú desplegable para seleccionar una política de facturación que se ejecutará para la entidad seleccionada. Utiliza el menú desplegable de la fila 1 para seleccionar la política de facturas que deseas que Intacct procese primero. Por ejemplo, supongamos que tu sociedad tiene dos políticas de factura con diferentes criterios de filtro que incluyen la misma factura y se ejecutarán en la misma fecha. ¿Qué ejecución de factura debe tener prioridad? Intacct procesa primero la política de facturas en la fila 1, luego en la fila 2, y así sucesivamente. También puedes arrastrar y soltar las políticas de factura en el orden deseado en el Orden de prioridad de la política de facturación cuadro de diálogo. En las listas desplegables solo aparecen las políticas de factura programadas.

Aprende a Configurar la facturación programada.