Configurar Contratos

Utiliza esta página para configurar las preferencias de tu sociedad para la aplicación Contratos. Para obtener instrucciones sobre otras tareas de configuración necesarias para implementar Contratos, consulte también Configurar contratos.

Configurar contratos por primera vez

Dado que los contratos van de la mano con las aplicaciones de entrada de pedidos y gestión de ingresos, tendrás que establecer opciones de configuración en ambas aplicaciones para completar la configuración de contratos por primera vez. Es importante que completes las tareas de configuración en el siguiente orden para asegurarte de que se capturan todos los datos de configuración aplicables.

1. Crear los diarios de ingresos y gastos
2. Crear las cuentas del Libro Mayor de contratos
3. Configurar el Libro Mayor y Pedidos
4. Suscribirse a contratos
5. Configurar la Gestión de ingresos
6. Crear la plantilla de la transacción de factura del contrato
7. Complete la página Configurar contratos
8. Pasos siguientes

Prerrequisitos

Puedes suscribirte a Contratos si se cumplen las dos condiciones siguientes:

• El método contable del Libro Mayor de tu sociedad = Devengo. Si no es igual a Devengo, consulte a su representante de cuenta para obtener más información.
  
• Tu empresa está utilizando Periodos contables estándar. Contratos no admite periodos contables personalizados.

1. Crear los diarios de ingresos y gastos

A continuación se muestran las combinaciones válidas de configuración de diario:

Diario 1	Diario 2
Libro definido por el usuario	--
--	Libro definido por el usuario
Devengo	--
--	Devengo
Libro definido por el usuario 1	Libro definido por el usuario 2

En función de cómo quieras realizar el seguimiento de los datos del contrato, realiza una de las siguientes acciones:

• Si va a utilizar un conjunto de diarios, realice una de las siguientes acciones:

  • Si deseas utilizar diarios definidos por el usuario, crea un libro definido por el usuario y, a continuación, crea un diario de ingresos y un diario de gastos y asígnalos al libro definido por el usuario.
  • Si deseas utilizar diarios de devengo, crea un diario de ingresos y un diario de gastos. Más información sobre cómo Crear un diario del Libro Mayor.

• Si vas a utilizar dos conjuntos de diarios, crea dos libros definidos por el usuario y, a continuación, crea un diario de ingresos y un diario de gastos para cada libro definido por el usuario.

Ten en cuenta lo siguiente a la hora de nombrar tus diarios:

• Intacct se refiere a los diarios como diario 1 y diario 2. Al configurar Contratos y al crear informes personalizados, verás el Diario 1 y el Diario 2 al seleccionar columnas y otros datos relevantes.
• En la interfaz de usuario de Contratos, los usuarios verán el símbolo de diario correspondiente en lugar del diario 1 o el diario 2. Si utilizas dos diarios, utiliza símbolos de diario significativos para ayudar a los usuarios a identificar los diarios correctos en la aplicación Contratos. Por ejemplo, si asocias RRJ-606 con el diario de ingresos 1 y RRJ-INT con el diario de ingresos 2, la página Línea de contratos mostrará lo siguiente:

  Ingresos

  RRJ-606 status En curso Plantilla RRJ-606 Daily_rate_auto Estado de RRJ-INT En curso Plantilla RRJ-INT Straight_line_auto Fecha de inicio 01/01/2020 Fecha de inicio 01/01/2020 Fecha de finalización 12/31/2020 Fecha de finalización 12/31/2020

2. Crear las cuentas del Libro Mayor de contratos

Crea al menos ocho cuentas del Libro Mayor únicas para usarlas para los ingresos, como se describe en la tabla siguiente. Estas cuentas del Libro Mayor son exclusivamente para contratos y no deben usarse con otras aplicaciones. Si te suscribes al reconocimiento de gastos de Contratos, crea al menos tres cuentas de gastos nuevas, tal como se describe en la tabla siguiente.

Si quieres separar los ingresos por grupo del Libro Mayor de artículos, necesitarás conjuntos independientes de cuentas de ingresos o gastos para cada grupo del Libro Mayor de artículos, excepto las cuentas a cobrar facturadas (puedes usar la misma cuenta de Cuentas a cobrar facturadas para todos los grupos del Libro Mayor de artículos). Esto significa crear al menos siete cuentas de ingresos o tres cuentas de gastos para cada grupo del Libro Mayor de artículos del que quieras realizar un seguimiento.

Práctica recomendada: Asignar a las cuentas un nombre similar a los nombres de cuenta de la tabla siguiente. Si vas a crear cuentas para cada grupo del Libro Mayor de artículos, anexa el nombre del grupo del Libro Mayor del artículo al nombre de la cuenta, por ejemplo, Cuentas a cobrar no facturadas - Suscripciones, Ingresos diferidos no facturados - Suscripciones, etc.

Aunque Intacct generalmente no recomienda el uso de subcuentas, puedes optar por usar subcuentas para cada grupo del Libro Mayor de artículos para tu configuración de Contratos. Por ejemplo, tener Ingresos diferidos no facturados como cuenta principal y, a continuación, Ingresos diferidos no facturados - Suscripciones como subcuenta. Si eliges utilizar subcuentas aquí, no es necesario que configures las cuentas principales como cuentas de contabilización en Paso 4. Suscribirse a contratos. En este escenario, simplemente configure las subcuentas como cuentas de contabilización.

Nombre de la cuenta	Descripción	Tipo de cuenta	Normal Balance
Cuentas a cobrar sin facturar	El importe de la partida contractual que no se ha facturado.	Balance	Débito
Cuentas a cobrar facturadas	El importe de la partida contractual que se ha facturado y no se ha pagado.	Balance	Débito
Ingresos diferidos no facturados	El importe de los ingresos diferidos que no se ha reconocido ni facturado.	Balance	Crédito
Ingresos diferidos facturados	El importe de los ingresos diferidos que se ha facturado pero no se ha reconocido.	Balance	Crédito
Ingresos diferidos pagados	El importe de los ingresos diferidos que se ha pagado pero no se ha reconocido.	Balance	Crédito
Ingresos por ventas no facturadas	El importe de los ingresos por ventas que no se ha facturado.	Cuenta de resultados	Crédito
Ingresos por ventas facturadas	El importe de los ingresos por ventas que se ha facturado.	Cuenta de resultados	Crédito
Ingresos por ventas pagadas	El importe de los ingresos por ventas que se ha pagado.	Cuenta de resultados	Crédito
Devengo de gastos	El importe total del gasto. Este devengo se compensa con el importe de Cuentas a pagar.	Balance	Crédito
Gasto diferido	El importe del gasto que no se ha reconocido.	Balance	Débito
Gasto reconocido	El importe del gasto que se ha reconocido.	Cuenta de resultados	Débito

Más información sobre cómo agregue una cuenta del Libro Mayor.

Ver Flujo contable de reconocimiento de ingresos y Flujo contable de reconocimiento de gastos para obtener información sobre cómo Contratos utiliza cada cuenta.

3. Configurar el Libro Mayor y Pedidos

La aplicación Contratos hereda su configuración de dimensiones, multidivisa y decimales de Pedidos, que a su vez deriva su configuración de dimensión y multidivisa de la configuración del Libro Mayor. Opcionalmente, también puedes configurar el Libro Mayor para incluir los libros definidos por el usuario de Contratos de forma predeterminada en los informes.

Dimensiones

Selecciona las dimensiones estándar que deseas utilizar para los informes de Contratos en el Libro Mayor y, a continuación, de nuevo en Pedidos. En el Libro Mayor, debes habilitar al menos las dimensiones Cliente y Artículo.

Para seleccionar dimensiones para su uso en Contratos:

1. Vete a Libro Mayor > Arreglo > Configuración.

2. En Ajustes de dimensión , seleccione Habilitar junto a cada dimensión deseada y, a continuación, seleccione Salvar.

3. Vete a Pedidos > Arreglo > Configuración.

4. En Configuración de dimensiones , seleccione la casilla de verificación situada junto a cada dimensión deseada y, a continuación, seleccione Salvar.

Multidivisa

Si deseas añadir contratos en divisas distintas de la divisa base, las configuraciones del Libro Mayor y de Pedidos deben tener habilitada la divisa extranjera.

Para habilitar la divisa extranjera:

1. Vete a Libro Mayor > Arreglo > Configuración.

2. En Gestión multidivisa , seleccione Habilitar y seleccione Salvar.

3. Vete a Pedidos > Arreglo > Configuración.

4. En Habilitar funcionalidad , seleccione Moneda extranjera y seleccione Salvar.

Posiciones decimales predeterminadas

Como Contratos permite hasta diez decimales para las tarifas de precios, Pedidos debe configurarse para permitir diez decimales con el fin de evitar errores de redondeo en las facturas generadas a partir de contratos. El Posiciones decimales predeterminadas La opción de configuración se aplica a todos los artículos que no tienen un Precisión del coste unitario - Ventas conjunto de valores. Si un artículo tiene un Precisión del coste unitario - Ventas valor que no sea igual a 10, el elemento debe actualizarse para establecer esta opción en Sin valor o en 10. Más información sobre Actualización de artículos.

Para establecer el número de decimales predeterminados en Pedidos:

1. Vete a Pedidos > Arreglo > Configuración.

2. En Habilitar funcionalidad Sección en Precio y descuentos, escriba 10 en el archivo Posiciones decimales predeterminadas campo y seleccione Salvar.

(Opcional) Especificar libros de informes predeterminados en el Libro Mayor

Sage Intacct puede incluir automáticamente los datos del libro definidos por el usuario de Contratos de forma predeterminada en los informes estándar.

Para especificar los libros de informes predeterminados:

1. Vete a Libro Mayor > Arreglo > Configuración.

2. En Método de contabilidad, seleccione Escoger debajo Otros libros que informan de impagos.
3. Mover el libro deseado de Artículos disponibles Para Artículos seleccionados y seleccione Salvar.

4. Suscribirse a contratos

En este paso, activarás la suscripción a Contratos. Sin embargo, aún no podrás completar todos los campos necesarios, ya que algunos dependen de otras opciones de configuración de Intacct y no estarán disponibles hasta que se establezcan esas opciones. Volverás a la carpeta Configurar contratos y completa el resto de los campos cuando llegues al paso 7. Complete la página Configurar contratos.

Para suscribirse a Contratos:

1. Vete a Compañía > Admin > Suscripciones.

2. En el Suscripciones página, seleccione Contratosy, a continuación, seleccione Subscribir.
3. En Revistas , utilice las listas desplegables para seleccionar el valor predeterminado Diarios de ingresos que creó en un procedimiento anterior.
   Definirás los diarios de gastos en un paso posterior.
4. Si tu sociedad es multidivisa, utiliza la lista desplegable para seleccionar la opción predeterminada Tipo de cambio. Los usuarios pueden seleccionar un tipo de cambio diferente al crear un contrato.
5. Selecciona si deseas admitir Llamado (contratos con fechas de inicio y finalización), Perennifolio (contratos sin fecha de finalización especificada), o Ambos En Opciones de tipo de plazo campo.
6. Introduzca el archivo Dirección de correo electrónico que recibirán notificaciones sobre la facturación automática en el Correo electrónico de notificación de políticas de facturación programadas campo.
7. Si deseas utilizar la facturación basada en cantidad, selecciona la opción Habilitar la facturación de uso casilla de verificación.
8. Si has seleccionado Habilitar facturación de uso y has seleccionado Permanente o Ambos para las opciones de Tipo de plazo, selecciona si deseas asociar el uso con el Periodo de facturación recurrente "En curso" o el Periodo de facturación recurrente "Cerrado" aplicable. Véase la Descripciones de campos para obtener más detalles.
9. En Secuencia de identificador del contrato , utilice la lista desplegable para seleccionar la secuencia de numeración que se utiliza para numerar automáticamente los contratos. Para agregar una nueva secuencia, seleccione Agregar en la lista desplegable. Deja este campo en blanco para introducir manualmente tu propio identificador al crear un contrato.
10. Seleccione la opción Configuración de contabilización e introduce la correlación de la cuenta de ingresos correspondiente. Véase la Pestaña Configuración de contabilización en Descripciones de campos para obtener más información.
11. Escoger Salvar.

5. Configurar la Gestión de ingresos

Si deseas suscribirte al Reconocimiento de ingresos estándar del contrato, al Reconocimiento de ingresos avanzado del contrato y al Reconocimiento de gastos del contrato, debes establecer las opciones aplicables en la Configurar la Gestión de ingresos página. No podrás establecer permisos para las plantillas de ingresos o gastos en Contratos hasta que configures la Gestión de ingresos.

Para configurar la Gestión de ingresos para contratos:

1. Vete a Compañía > Admin > Suscripciones.

2. En el Suscripciones página, seleccione Gestión de ingresosy, a continuación, seleccione Subscribir o Configurar.

3. En el Configurar la Gestión de ingresos página, realice una de las siguientes acciones:

   • Si deseas suscribirte al reconocimiento de ingresos estándar del contrato, selecciona Reconocimiento de ingresos estándar.
   • Si deseas suscribirte al reconocimiento de ingresos avanzado del contrato, selecciona Reconocimiento de ingresos avanzado (incluye acuerdo de elementos múltiples).
4. Si estás suscrito al reconocimiento de ingresos avanzado, selecciona la forma predeterminada de gestionar los ingresos abiertos programados antes de la fecha de entrada en vigor del acuerdo de elementos múltiples. Los usuarios pueden cambiar esta configuración al crear un esquema de asignación de acuerdos de elementos múltiples.
5. Si estás suscrito al reconocimiento de ingresos avanzado, selecciona la opción Fecha de entrada en vigor del precio del valor razonable.
6. Si desea utilizar el reconocimiento basado en eventos, seleccione Reconocimiento basado en eventos.

7. Si también estás suscrito a Proyectos y quieres Estimación de la variable Consideraciónescoger Habilitar ingresos diferidos para proyectos de tiempo y materiales.

   Debido a la complejidad de la integración de esta función dentro de la aplicación Contratos, la activación de esta opción es permanente.

8. Si deseas tener la opción de no diferir los ingresos de algunas partidas contractuales, selecciona Habilitar el reconocimiento de ingresos en la factura.

   Después de crear al menos una partida contractual que utilice esta función, no podrás desactivar esta opción de configuración.
9. Si deseas suscribirte al Reconocimiento de gastos del contrato, selecciona Reconocimiento de gastos.

10. Escoger Salvar.

6. Crear una plantilla de transacción de factura de contrato

Crea al menos una plantilla de transacción de factura en Pedidos para usarla en la generación de facturas a partir de contratos. En un entorno de varias entidades, debes crear la definición de la transacción en el nivel superior.

Véase la Requisitos de la plantilla de la transacción de contratos.

Más información sobre cómo crear una plantilla de transacción de Pedidos.

7. Complete la página Configurar contratos

1. Vete a Contratos > Arreglo > Configuración.

2. Utilice la lista desplegable para seleccionar el valor predeterminado Plantilla de la transacción de factura. Los usuarios pueden seleccionar una plantilla de transacción de factura diferente al generar facturas.

   Este menú desplegable solo muestra las plantillas de transacciones de factura que se han habilitado para Contratos y contabilizar en cuentas a cobrar. Si no ves la plantilla de la transacción deseada, comprueba que Habilitar para contratos está seleccionado y Contabilización de transacciones = "Cuentas a cobrar" en la definición de la transacción.

3. Si te suscribes al Reconocimiento de gastos del contrato, haz lo siguiente:

   • Especifica un diario de gastos predeterminado en el archivo Diario de gastos 1 y opcionalmente en Diario de gastos 2 Campos.
   • Seleccione la opción Configuración de contabilización y complete el archivo Contabilización de gastos mesa. Véase la Tabla de contabilización de gastos en la sección Descripciones de campos para obtener más información.

4. Escoger Salvar.

8. Pasos siguientes

Una vez configurada la aplicación Contratos, haz lo siguiente:

• Concédete a ti mismo y a los usuarios correspondientes los permisos de contratos adecuados. Más información sobre Permisos de contratos.
• Configura las plantillas, las tarifas y los artículos aplicables. Ver Configurar la aplicación Contratos para las tareas de configuración aplicables a tu suscripción a Contratos.
• Crear informes de contratos con el Asistente de creación de informes personalizados. Más información sobre Objetos del informe de contratos.

Cambiar la configuración de Contratos

Puedes cambiar los valores y las opciones de configuración según sea necesario después de empezar a utilizar la aplicación Contratos. Los cambios en la configuración de contabilización de la cuenta no afectarán a las partidas contractuales ni a los gastos que estén en curso, ya que la configuración de contabilización existente en el momento en que se crea un contrato se almacena en caché en la partida contractual o en el gasto. Cualquier cambio que realices aquí afectará a las nuevas partidas contractuales o a los gastos y a las partidas contractuales creadas como resultado de una renovación (ya que utilizarán la configuración de contabilización actual).

La excepción es que si activas la opción Habilitar ingresos diferidos para proyectos de tiempo y materiales en la página Configurar la gestión de ingresos, no podrás desactivarla, sino que permanecerá activada de forma permanente. Más información sobre Ingresos estimados basados en el tiempo.

Pasar del uso de dos diarios a uno

Si has estado utilizando contratos con dos diarios, pero ya no necesitas el segundo, puedes deshabilitar el diario deseado. A continuación, tiene la opción de mostrar u ocultar los datos del diario deshabilitado.

Si muestras el diario deshabilitado, podrás seguir viendo el diario en las partidas contractuales, en la pestaña Diarios y en cualquier otro lugar donde se muestre la información del diario. Puedes procesar las partidas contractuales existentes para el diario deshabilitado, pero no podrás añadir información para el diario deshabilitado en las nuevas partidas contractuales. Cuando ya no desee ver el diario deshabilitado, puede actualizar la configuración para ocultarlo.

Tenga en cuenta el siguiente comportamiento esperado para deshabilitar los diarios:

• Solo puedes deshabilitar un conjunto de diarios. No se pueden desactivar ambos.
• Las columnas de diario deshabilitadas seguirán siendo seleccionables en los informes personalizados.
• Las columnas relacionadas con el diario deshabilitado no estarán disponibles para añadir datos en las plantillas de importación de CSV de partidas contractuales o gastos.
• Los datos del diario se almacenan en caché en la partida contractual cuando se crean. Intacct seguirá validando los datos de las partidas contractuales que estaban en curso cuando se deshabilitó el segundo diario. La práctica recomendada es mostrar el diario deshabilitado hasta que hayan finalizado todas las partidas contractuales aplicables.

Para deshabilitar un diario:

1. Vete a Contratos > Arreglo > Configuración.

2. En la sección Diarios, desactive el Habilitar diario Casilla de verificación del diario que ya no desea utilizar. Por ejemplo, si desea deshabilitar el diario 2, borre el Habilitar diario 2 casilla de verificación.

   La sección se expande para mostrar la casilla de verificación Mostrar diario.

3. Realiza una de las siguientes acciones:

   • Para mostrar el diario hasta que haya terminado de procesar los datos del diario, deje el Mostrar diario Casilla de verificación seleccionada.
   • Para ocultar el diario cuando ya no desees verlo, desactiva el Mostrar diario casilla de verificación.

4. Escoger Salvar.

Pasar de usar un diario a dos diarios

Si has estado utilizando Contratos con un diario y quieres empezar a utilizar un diario adicional para los requisitos de informes paralelos, puedes habilitar el segundo diario.

Antes de completar este procedimiento, Crea el libro, el diario de ingresos y el diario de gastos definidos por el usuario que correspondan.

Para habilitar un segundo diario:

1. Vete a Contratos > Arreglo > Configuración.

2. En la sección Diarios, seleccione la opción Habilitar diario casilla de verificación del diario que desea utilizar. Por ejemplo, si quieres empezar a usar el diario 2, selecciona el icono Habilitar diario 2 casilla de verificación.
3. Utilice el método Diario de ingresos lista desplegable para seleccionar el diario de ingresos.
4. Si también estás suscrito al reconocimiento de gastos de Contratos, utiliza el Diario de gastos lista desplegable para seleccionar el diario de gastos.

5. Escoger Salvar.

Acerca de la importación/creación de contratos históricos

Durante la implementación inicial de Contratos, es posible que desees importar o crear un contrato que tenga una Fecha de finalización en el pasado para fines de datos históricos. De forma predeterminada, Intacct evita que crees o actualices contratos con fechas de finalización pasadas para que los contratos no se renueven prematuramente. Ver Permitir que se importen o creen contratos históricos para obtener instrucciones detalladas.

Consideraciones sobre varias entidades

Las sociedades de varias entidades se pueden configurar para permitir que solo se creen transacciones del libro auxiliar desde el nivel de entidad y no desde el nivel superior. Puede ver la opción Deshabilitar la configuración de transacciones del libro auxiliar de nivel superior en la Configurar varias entidades página. Esta opción de configuración afecta a la creación de contratos de la siguiente manera:

• Si tu sociedad tiene la opción Deshabilitar transacciones del libro auxiliar de nivel superior establecida en true, los usuarios solo pueden crear contratos en el nivel de entidad.
• Si tu sociedad tiene la opción Deshabilitar transacciones del libro auxiliar de nivel superior establecida en false, los usuarios pueden crear contratos en el nivel superior y en el nivel de entidad.

Contratos existentes Las sociedades que tienen contratos en curso en el nivel superior y desean establecer Deshabilitar transacciones del libro auxiliar de nivel superior en verdadero deben planificar antes de activar esta opción:

• Empieza a crear todos los contratos en el nivel de entidad y no crees más contratos en el nivel superior.
• Deshabilita las renovaciones de los contratos de nivel superior y crea manualmente los contratos de renovación en el nivel de entidad.
• Cuando todos los contratos de nivel superior se hayan procesado por completo, establece Deshabilitar transacciones del libro auxiliar de nivel superior en "true".

Después de establecer la opción en true, no puedes contabilizar ningún ingreso, generar facturas, contabilizar gastos, etc. para ningún contrato de nivel superior. Sin embargo, la opción de configuración no es permanente y puede establecerla en false si es necesario para permitir eventos de contabilización de contratos de nivel superior.

Descripciones de campos

Pestaña Configuración general

Pestaña Configuración de contabilización

Pestaña Configuración de políticas de facturación

Pestaña Configuración general

Diarios

Campo	Descripción
Habilitar diario 1 Habilitar diario 2	Necesitas al menos un conjunto de diarios para usar Contratos. Selecciona la casilla de verificación situada junto al conjunto de diarios que deseas utilizar. Diario 1 está seleccionada de forma predeterminada para las nuevas suscripciones a contratos. Cuando Habilitar diario está seleccionado, puedes seleccionar un diario de ingresos y gastos para usarlo con ese conjunto. Cuando Habilitar diario se borra, el conjunto de diarios está deshabilitado. Si has estado usando Contratos y quieres cambiar el número de diarios que estás usando, obtén información sobre cómo habilitar o inutilizar Un conjunto de diarios.
Diario de ingresos 1 Diario de ingresos 2 Diario de gastos 1 Diario de gastos 2	Solo puede seleccionar un diario si el Habilitar diario Está activada la casilla de verificación del conjunto de diarios aplicable. Utiliza las listas desplegables correspondientes para seleccionar los diarios de ingresos y gastos que deseas utilizar. Ver Combinaciones de diarios válidas. La práctica recomendada es utilizar diarios definidos por el usuario en lugar de diarios de devengo. Los diarios definidos por el usuario te permiten aislar los datos de los contratos en los informes y escalar fácilmente de la contabilidad de un solo libro a la de dos libros si las necesidades cambian en el futuro. Más información sobre Libros definidos por el usuario.
Mostrar diario 1 Mostrar diario 2	Estos campos solo son aplicables si has estado utilizando Contratos con dos conjuntos de diario y ahora deseas inutilizar un conjunto. El campo Mostrar diario aparece cuando se desmarca la casilla de verificación Habilitar diario correspondiente. Este campo se comporta de la siguiente manera: Cuando se selecciona Mostrar diario: puedes ver el diario en las partidas contractuales, en la pestaña Diarios y en cualquier otro lugar donde se muestre la información del diario. Puedes procesar las partidas contractuales existentes para el diario deshabilitado, pero no podrás añadir información para el diario deshabilitado en las nuevas partidas contractuales. Cuando se borra Mostrar diario: esto oculta el diario. No podrás ver el diario en las partidas contractuales, en la pestaña Diarios, en las importaciones de CSV ni en otros lugares de la interfaz de usuario donde aparezca el diario. Podrás seguir seleccionando columnas de diario deshabilitadas al crear informes personalizados.

Divisa

Campo	Descripción
Tipo de cambio	Utiliza la lista desplegable para seleccionar el tipo de cambio que se utilizará como valor predeterminado para los contratos. Si no quieres utilizar la tarifa diaria de Intacct predeterminada, selecciona un Tipo de cambio personalizado. Los usuarios pueden seleccionar un tipo de cambio diferente al crear un contrato.

Facturación

Campo	Descripción
Opciones de tipo de plazo	Puedes elegir si deseas admitir solo Llamado Contratos (contratos con fechas de inicio y finalización), solo Perennifolio contratos (contratos sin fechas de finalización especificadas), o Ambos Tipos. Aunque puedes optar por admitir ambos tipos de contratos, un contrato determinado solo puede ser a plazo o permanente. Por lo tanto, si tienes un modelo de negocio híbrido, es posible que tengas dos o más contratos por cliente para cubrir todos los escenarios de plazo. Al seleccionar una de las siguientes opciones: Perennifolio o Ambos, Intacct habilita varios elementos de infraestructura diferentes para admitir Contratos permanentes en su empresa. Esto incluye Plantillas permanentes, para el que deberá asignar los permisos de usuario o función adecuados.
Plantilla de la transacción de factura	Utiliza la lista desplegable para seleccionar la plantilla de la transacción de factura que deseas que sea la predeterminada para las facturas creadas a partir de contratos. La lista desplegable solo muestra las plantillas de transacción definidas para contabilizarse en Cuentas a cobrar y que tienen las opciones Realizar un seguimiento del descuento o recargo por partida y Habilitar para contratos definidas en "true". Los usuarios pueden seleccionar diferentes plantillas de transacciones de factura al generar facturas a partir de un contrato. Ver Requisitos de la plantilla de la transacción de contratos para obtener más información.
Habilitar políticas de facturación programadas	Este campo solo aparece para las sociedades que se suscribieron a Contratos antes del 19 de agosto de 2022. Selecciona este campo para optar por las ejecuciones de facturas programadas. Cuando se selecciona este campo, el Facturación automática aparece en el archivo Política de facturación página. La activación de esta opción es permanente. Restringe la generación de facturas al nivel en el que se crea un contrato en sociedades de varias entidades. Por lo tanto, si un contrato se crea en el nivel superior, solo se puede facturar en el nivel superior. Si se crea a nivel de entidad, solo se puede facturar a nivel de entidad. Las sociedades que se suscriban a Contratos después del 19 de agosto de 2022 se habilitan automáticamente para las políticas de facturación programadas. Este campo no aparecerá en la página Configurar contratos.
Correo electrónico de notificación de políticas de facturación programadas	Especifique una dirección de correo electrónico que recibirá notificaciones sobre Ejecuciones de la política de facturación y Ejecución programada de facturas Resultados.
Habilitar la facturación por uso	Marca esta casilla de verificación si deseas facturar por la cantidad de un artículo que el cliente ha usado o consumido durante un período de tiempo específico. Al seleccionar esta opción, el usuario puede seleccionar Basado en la cantidad A medida que el Método de facturación en una partida contractual. Más información sobre uso.
Dividir niveles en líneas de factura	En el caso de los artículos con precios escalonados, Intacct hará lo siguiente: Si un artículo tiene un precio con Precios escalonados = Tramo o Volumen, se mostrará la cantidad de uso y la tarifa del tramo aplicable en los campos Cantidad y Precio, respectivamente, de la factura, y se mostrará una línea independiente para las unidades incluidas con una tarifa de cero Si un artículo tiene un precio con Precios escalonados = Tramo, también se dividirá el uso asociado con cada tramo en una línea independiente en la factura Por ejemplo, supongamos que vendes widgets, Precios escalonados = Escalón, y definiste los siguientes niveles: Cantidad inicial Tasa por nivel 0 10 21 8 En enero, el cliente utilizó un total de 25 widgets, por lo que se añade un registro de uso con una cantidad de 25. A continuación, se muestran ejemplos de cómo esta opción afecta a la forma en que Intacct muestra los widgets en la factura. Comportamiento predeterminado cuando esta opción no está habilitada: Entradas   Identificador del artículo Cantidad Unidad Porcentaje de descuento Multiplicador Nota de cálculo de precios Precio Precio ampliado 1 064-Widgets 1 Cada -- 1.00 20*10 + 5*8 240.0000000000 240.00   Total             240.00 Comportamiento cuando esta opción está habilitada: Entradas   Identificador del artículo Cantidad Unidad Porcentaje de descuento Multiplicador Nota de cálculo de precios Precio Precio ampliado 1 064-Widgets 20 Cada -- 1.00 Nivel 1 de 2 10.0000000000 200.00 2 064-Widgets 5 Cada -- 1.00 Nivel 2 de 2 8.0000000000 40.00   Total 240.00 Obtén más información sobre los precios escalonados en Entradas de tarifas de facturación.
Contratos permanentes Flexibilizar las reglas de fecha de contabilización en el Libro Mayor	Esta configuración ayuda a evitar errores en la renovación de contratos permanentes causados por periodos cerrados, retrasos en la programación o discrepancias en las fechas. Cuando esté habilitada, si la fecha de inicio de una nueva partida contractual coincide con un periodo cerrado durante la renovación permanente, esta configuración ajusta automáticamente la fecha de contabilización en el Libro Mayor. En cambio, Intacct utiliza la fecha más temprana del periodo abierto como fecha de contabilización en el Libro Mayor, lo que elimina la necesidad de corregir manualmente los datos. Esta configuración también habilita las siguientes funciones para las partidas contractuales permanentes: El campo Fecha de contabilización en el Libro Mayor se puede editar. En el caso de las sociedades multidivisa, la fecha del tipo de cambio coincidirá con la fecha de contabilización en el Libro Mayor. Las programaciones de facturación e ingresos comenzarán en la fecha de contabilización en el Libro Mayor (similar a las partidas contractuales a plazo). Si la fecha de inicio de una nueva partida contractual es anterior a la fecha de activación y la entidad está bloqueada, la fecha de contabilización en el Libro Mayor será la fecha de libros abiertos de la sociedad o la fecha de activación, lo que ocurra primero.
Cuando la fecha de uso sea anterior a la fecha de inicio del periodo de facturación recurrente actual, añade el uso a:	Este campo solo se aplica si Habilitar facturación de uso = verdadero y Opciones de tipo de plazo = Permanente o Ambos. Cada partida contractual permanente tiene varios periodos de facturación recurrentes. El primer periodo de facturación recurrente es el periodo 1, el siguiente es el periodo 2, y así sucesivamente. Para administrar periodos de facturación recurrentes, Intacct crea una nueva partida contractual con el mismo número de partida contractual para cada periodo de facturación recurrente. Solo puede haber una instancia "En curso" de una partida contractual a la vez. Cuando Intacct crea una nueva partida contractual para el siguiente periodo de facturación recurrente, establece la partida contractual para el periodo de facturación recurrente anterior en "Cerrado". La nueva partida contractual para el próximo periodo de facturación recurrente ahora está "En curso". El uso se puede cargar en Intacct en cualquier momento. Con esta opción, se indica a Intacct qué periodo de facturación recurrente se debe asociar la ficha de uso, en caso de que la fecha de uso sea anterior a la fecha de inicio del periodo de facturación recurrente actual cuando se carga o crea la ficha de uso. Esta opción de configuración afecta a lo siguiente: Cuándo se pueden facturar las fichas de uso En qué periodo de facturación recurrente Intacct cuenta la cantidad de uso para los precios escalonados Datos de uso en informes Ejemplo: Supongamos el siguiente escenario para comparar las dos opciones de configuración: El período de facturación recurrente de la partida contractual permanente es mensual y comienza el primer día de cada mes. El período de facturación recurrente "En curso" es del 1 al 31 de enero. El período de facturación recurrente anterior, del 1 al 31 de diciembre, está "Cerrado". La fecha de hoy es 1 de enero. Debe agregar una ficha de uso para esta partida contractual con una fecha de uso del 23 de diciembre. Si la opción de configuración se establece en El periodo de facturación recurrente "En curso", puedes abrir la partida contractual y añadir el uso en la pestaña Uso. Esto vincula el registro de uso con fecha del 23 de diciembre con el período de facturación recurrente de enero. A continuación, se muestra el comportamiento esperado: Puedes generar una factura para la cantidad de uso del 23 de diciembre mediante un A fecha de a partir del 01 de enero, que es la fecha de inicio del periodo de facturación recurrente al que está asociado. Intacct cuenta la cantidad de uso del 23 de diciembre en el periodo de facturación recurrente de enero, independientemente de si se ha facturado o no el periodo de facturación recurrente de diciembre. En los informes, el registro de uso del 23 de diciembre se asocia con el periodo de facturación recurrente de enero. Si la opción de configuración se establece en El periodo de facturación recurrente "Cerrado" aplicable, abre la partida contractual, selecciona la opción Historial perenne , abra el período de diciembre y agregue el uso a través de la pestaña Uso. Este flujo de trabajo requiere que los usuarios puedan encontrar el período cerrado aplicable para agregar el registro de uso. A continuación, se muestra el comportamiento esperado: Puedes generar una factura para el registro de uso del 23 de diciembre mediante un A fecha de a partir del 23 de diciembre. Si no se ha facturado el periodo de facturación recurrente de diciembre, Intacct cuenta la cantidad de uso del 23 de diciembre en el periodo de facturación recurrente de diciembre. Si se ha facturado el periodo de facturación recurrente de diciembre, Intacct cuenta la cantidad de uso del 23 de diciembre en el periodo de facturación recurrente de enero. En los informes, el registro de uso del 23 de diciembre está asociado al periodo de facturación recurrente de diciembre. Por lo general, las empresas cargan registros de uso en Intacct una vez al mes y los usuarios solo crean registros de uso manualmente cuando necesitan corregir el uso. Además, la mayoría de las empresas facturan el uso a mes vencido, por lo que es muy común que el uso con fecha de un período de facturación recurrente anterior se asocie con el siguiente período de facturación recurrente. La opción de configuración que elijas dependerá realmente del momento de la factura. Más información sobre Periodos de facturación recurrentes.
Programaciones de facturación Cuando la fecha de contabilización de la partida contractual del Libro Mayor es anterior a la fecha de inicio de la programación de facturación interna	La fecha de contabilización del Libro Mayor de la partida contractual es la fecha en la que las cuentas a cobrar no facturadas y los ingresos diferidos no facturados (ingresos de reserva) de la partida contractual se contabilizan en el Libro Mayor. La "fecha de inicio de la programación de facturación interna" es la fecha de inicio de la plantilla de facturación o la fecha de inicio de la partida contractual menos cualquier periodo de facturación por adelantado, dependiendo de si la partida contractual utiliza o no una plantilla de facturación. Selecciona una de las siguientes opciones de configuración para determinar el comportamiento de la programación de facturación cuando la fecha de contabilización en el Libro Mayor de la partida contractual es anterior a la fecha de inicio de la programación de facturación interna: No cambiar la programación de facturación predeterminada: La programación de facturación se iniciará en la fecha de inicio de la programación de facturación interna. Por ejemplo, si la fecha de contabilización en el Libro Mayor es el 05/01/2023 y la fecha de inicio de la programación de facturación interna es el 07/01/2023, la programación de facturación comenzará el 07/01/2023. Para las nuevas suscripciones, esta opción está seleccionada de forma predeterminada. Actualizar la primera entrada de programación para contabilizar en la fecha de contabilización del Libro Mayor: la primera entrada en la programación de facturación se programará para contabilizarse en la fecha de contabilización en el Libro Mayor. Cada entrada subsiguiente se programará según las reglas de generación del programa de facturación. Si la fecha de contabilización en el Libro Mayor es el 05/01/2023 y la fecha de inicio de la programación de facturación interna es el 07/01/2023, la primera entrada se programará para registrarse el 05/01/2023. Esta opción de configuración solo afecta a los escenarios en los que la fecha de contabilización en el Libro Mayor es anterior a la fecha de inicio de la programación de facturación interna. No tiene ningún efecto si la fecha de contabilización en el Libro Mayor es posterior a la fecha de inicio de la programación de facturación interna y no tiene ningún efecto en las programaciones de ingresos. Esta opción de configuración controla todos los contratos de la sociedad. Si cambias los ajustes de configuración, el cambio surtirá efecto para todas las partidas contractuales nuevas y editadas. Más información sobre el Fecha de contabilización del Libro Mayor en partidas contractuales.

Secuenciación de documentos

Campo

Descripción

Secuencia de identificador del contrato

Los contratos deben tener un identificador de contrato único para admitir las renovaciones automáticas de contratos. Utilice la lista de selección Numeración de documentos para seleccionar la secuencia de numeración que se utilizará para numerar automáticamente los contratos. Para agregar una nueva secuencia, seleccione Agregar en la lista desplegable. Deja este campo en blanco para numerar los contratos manualmente. Cuando los usuarios creen un nuevo contrato, verán -Nuevo- en el campo Identificador del contrato. Esto significa que Intacct rellenará el identificador del contrato cuando se guarde.

Renovaciones

Campo	Descripción
Renovaciones automáticas de contratos	Elige entre En (predeterminado) o Apagado. Cuando se activa, los contratos se renuevan automáticamente según lo programado. De forma predeterminada, las entidades heredan esta configuración del nivel general, pero puedes anularla en el nivel de entidad para un control más preciso.
Período de recuperación de la renovación (días)	Define cuántos días después de la fecha de activación se puede renovar automáticamente un contrato. El valor predeterminado es 7 días y el máximo es 999 días. De forma predeterminada, las entidades heredan esta configuración del nivel general, pero puedes anularla en el nivel de entidad para un control más preciso.

Contratos históricos

Campo

Descripción

Permitir importar o crear contratos con fechas de finalización pasadas

Por lo general, esta opción solo se usa durante la implementación de Contratos para importar datos históricos de contratos mediante Procesar programaciones de contratos. También recomendamos desactivar las renovaciones automáticas de contratos durante este proceso para evitar que se activen renovaciones en contratos históricos. Para permitir que se importen o creen contratos con fechas de finalización en el pasado: Seleccione la opción Permitir importar o crear contratos con fechas de finalización pasadas casilla de verificación En la sección Renovaciones, desactiva Renovaciones automáticas de contratos. Escoger Salvar. Importa o crea los contratos históricos deseados utilizando Programaciones de contratos de proceso. Cuando hayas terminado de crear contratos históricos, borra el Permitir importar o crear contratos con fechas de finalización pasadas casilla de verificación, activar Renovaciones automáticas de contratosy, a continuación, seleccione Salvar. Solo para contratos permanentes: Si necesitas especificar una partida contractual con una fecha de inicio en un periodo de facturación recurrente cerrado, puedes activar esta opción, añadir la partida contractual y, a continuación, desactivarla. Más información sobre Permite importar o crear contratos históricos.

Pestaña Configuración de contabilización

Los cambios en la configuración de contabilización de la cuenta no afectarán a las partidas contractuales ni a los gastos que estén en curso, ya que la configuración de contabilización existente en el momento en que se crea un contrato se almacena en caché en la partida contractual o en el gasto. Cualquier cambio que realices aquí afectará a las nuevas partidas contractuales o a los gastos y a las partidas contractuales creadas como resultado de una renovación (ya que utilizarán la configuración de contabilización actual).

Para obtener información sobre la contabilización de facturas de contratos, véase 6. Crear una plantilla de transacción de factura de contrato.

Tabla de contabilización de ingresos

Utiliza esta tabla para correlacionar las cuentas en las que se deben contabilizar las partidas contractuales. Ver Flujo contable del contrato para obtener información sobre cómo fluyen los datos entre estas cuentas.

Campo	Descripción
Grupo de cuentas de artículos en el Libro Mayor Grupo del Libro Mayor del cliente	El grupo del Libro Mayor de artículos y el grupo del Libro Mayor del cliente forman los criterios establecidos para la correlación de cuentas. Por ejemplo, podría tener el grupo del Libro Mayor del artículo de mantenimiento y el grupo del Libro Mayor del cliente de hardware asignados a un conjunto de cuentas, y el grupo del Libro Mayor del artículo de mantenimiento y el grupo del Libro Mayor del cliente de software asignados a un conjunto diferente de cuentas. Más información sobre Grupos del Libro Mayor de artículos y Grupos del Libro Mayor del cliente.
Cuentas a cobrar sin facturar	La cuenta en la que se va a contabilizar el importe de la partida contractual que aún no se ha facturado.
Cuentas a cobrar facturadas	La cuenta en la que se va a contabilizar el importe de la partida contractual que se ha facturado pero no se ha pagado.
Ingresos diferidos sin facturar	La cuenta en la que se va a contabilizar el valor total del contrato que aún no se ha reconocido ni facturado.
Ingresos diferidos facturados	La cuenta en la que se va a contabilizar un importe de ingresos diferidos por el que has enviado una factura, pero el cliente aún no ha pagado.
Ingresos diferidos pagados	La cuenta en la que se va a contabilizar un importe de Ingresos diferidos para la que has enviado una factura y la factura tiene un pago aplicado.
Ventas sin facturar	La cuenta en la que se va a contabilizar un importe de ingresos de ventas que no se ha facturado.
Ventas facturadas	La cuenta en la que se va a contabilizar un importe de ingresos de ventas que se ha facturado, pero que el cliente aún no ha pagado.
Ventas pagadas	La cuenta en la que se va a contabilizar un importe de ingresos de ventas que se ha facturado y al que se le ha aplicado un pago.

Tabla de contabilización de gastos

Esta tabla solo aparece después de guardar la página Configurar la Gestión de ingresos con la opción Reconocimiento de gastos estándar seleccionada. Ver Gestión de ingresos.

Utiliza esta tabla para correlacionar las cuentas en las que se deben contabilizar las partidas de gastos. Ver Flujo contable de reconocimiento de gastos: contratos para obtener información sobre cómo fluyen los datos entre estas cuentas.

Campo	Descripción
Grupo de cuentas de artículos en el Libro Mayor Grupo de cuentas de clientes en el Libro Mayor	El grupo del Libro Mayor de artículos y el grupo del Libro Mayor del cliente forman los criterios establecidos para la correlación de cuentas. Por ejemplo, podría tener el grupo del Libro Mayor del artículo de mantenimiento y el grupo del Libro Mayor del cliente de hardware asignados a un conjunto de cuentas, y el grupo del Libro Mayor del artículo de mantenimiento y el grupo del Libro Mayor del cliente de software asignados a un conjunto diferente de cuentas. Más información sobre Grupos del Libro Mayor de artículos y Grupos del Libro Mayor del cliente.
Gasto diferido	La cuenta en la que se va a contabilizar un importe de gasto en el que se ha incurrido pero que aún no se ha consumido.
Gasto reconocido	La cuenta en la que se va a contabilizar un importe de gasto al reconocer el gasto diferido.
Devengo de gastos	La cuenta en la que se contabiliza el devengo del pasivo.

Pestaña Configuración de políticas de facturación

Utilice la función Configuración de políticas de facturación en la pestaña Configurar contratos para determinar el orden de procesamiento de varias políticas de facturación programadas. Si creas políticas de facturación en el nivel superior de una sociedad de varias entidades, también puedes utilizar esta pestaña para asignar las políticas de facturación programadas a las entidades deseadas.

Especificar el orden de la política de facturación de la lista de prioridad

Campo	Descripción
Nombre de la entidad	En esta columna se enumeran todas las entidades asociadas a tu sociedad.
# Políticas de facturación	Seleccione la opción enlace Para abrir el archivo Orden de prioridad de la política de facturación tabla de la entidad correspondiente.

Tabla de orden de prioridad de la política de facturación

Campo

Descripción

Política de facturación

Utiliza el menú desplegable para seleccionar una política de facturación que se ejecutará para la entidad seleccionada. Utiliza el menú desplegable de la fila 1 para seleccionar la política de facturación que deseas que Intacct procese primero. Por ejemplo, supongamos que tu sociedad tiene dos políticas de facturación con diferentes criterios de filtro que incluyen la misma factura y se ejecutarán en la misma fecha. ¿Qué ejecución de facturas debe tener prioridad? Intacct procesa primero la política de facturación en la fila 1, luego en la fila 2, y así sucesivamente. También puedes arrastrar y soltar las políticas de facturación en el orden deseado en el Orden de prioridad de la política de facturación cuadro de diálogo. En las listas desplegables solo aparecen las políticas de facturación programadas.

Más información sobre cómo Configurar la facturación programada.