Facturar con antelación a la fecha de inicio de un contrato

En este tema se describe cómo crear automáticamente una programación de facturación que comience antes de que comience una partida contractual.

Este tema solo se aplica a los contratos a plazo. Un contrato a plazo tiene fechas de inicio y finalización.

Acerca de la facturación por adelantado

La función de facturación por adelantado crea automáticamente programaciones de facturación que comienzan antes de que comience una partida contractual, lo que te permite enviar tus facturas antes. Por ejemplo, supongamos que tienes una partida contractual para una clase de formación programada para el 1 de marzo, pero quieres facturar al cliente el 1 de febrero.

Cuando creas un nuevo contrato, defines el número deseado de días o meses antes de que comience el contrato en los que deseas iniciar la programación de facturación asociada. Al añadir una partida contractual al contrato, la programación de facturación de la partida contractual comienza automáticamente de forma predeterminada en la fecha de inicio de la partida contractual menos el periodo de facturación por adelantado.

La fecha de finalización finaliza de forma predeterminada en la fecha de finalización de la partida contractual menos el periodo de facturación por adelantado. La excepción es que si una programación de facturación comienza el último día de un mes (por ejemplo, el 28 de febrero) y el periodo de facturación por adelantado es de meses, el primer periodo de facturación se programa el último día del mes correspondiente en lugar del mismo número de día (por ejemplo, el 31 de enero en lugar del 28 de enero).

Configurar un contrato para facturar por adelantado

Debes definir la configuración de facturación por adelantado antes en el contrato se han reconocido ingresos o gastos, se han generado facturas o se han definido asignaciones de acuerdos de elementos múltiples. Cuando se produce el primer evento de reconocimiento o facturación, la configuración de facturación por adelantado no se puede editar.

Ten en cuenta lo siguiente sobre el uso de la facturación por adelantado:

• No hay límite en el número de días o meses de antelación que puedes facturar.
• Las cuentas a cobrar no facturadas y los ingresos diferidos no facturados ("ingresos de reserva") para todas las partidas contractuales tendrán una fecha de contabilización igual a la fecha de contabilización en el Libro Mayor de la partida contractual, independientemente de la fecha de inicio real de la programación de facturación.

• La fecha de inicio de la facturación por adelantado no puede producirse en un periodo cerrado. Por ejemplo, hoy es 9 de febrero y acabas de cerrar los libros de enero. Tiene un nuevo contrato que comienza el 9 de marzo. Desea que el período de facturación por adelantado sea de dos meses. Al guardar el contrato, Intacct intenta crear una programación de facturación que comienza el 9 de enero, pero se produce un error al cerrarse el periodo.

Puedes definir la configuración de facturación por adelantado al crear un nuevo contrato o puedes editar un contrato existente. En el siguiente procedimiento se supone que estás editando un contrato "En curso" existente para incluir información de facturación por adelantado.

1. Vete a Contratos > Todo > Contratos.
2. Busca el contrato para el que quieres configurar la facturación por adelantado.
3. Escoger Editar al final de la fila.
4. En Facturar por adelantado , use el menú desplegable para seleccionar "Días" o "Meses", luego ingrese el Número de días o meses En Cuando campo.
5. Escoger Salvar.

   El sistema actualiza las programaciones de facturación de las partidas contractuales existentes para que comiencen en la fecha de inicio de la partida contractual aplicable menos la duración/periodo de facturación por adelantado seleccionado.

6. Agregue líneas de contrato según lo desee.

   La opción "Incluir en cada factura" Frecuencia de importe plana/fija La opción en la partida contractual no es compatible cuando el período de factura por anticipado = "Días". Para facturar más de una vez durante la vigencia del contrato, establece el valor de la partida contractual. Frecuencia de importe plana/fija a "Usar plantilla de facturación".

   Ahora puedes Generar una factura para el contrato según su proceso de negocio.

1. Vete a Contratos > Todo escoger Contratosy, a continuación, seleccione Editar junto a los contratos deseados.
2. En Facturar por adelantado , use el menú desplegable para seleccionar "Días" o "Meses", luego ingrese el Número de días o meses En Cuando campo.
3. Escoger Salvar.

   El sistema actualiza las programaciones de facturación de las partidas contractuales existentes para que comiencen en la fecha de inicio de la partida contractual aplicable menos la duración/periodo de facturación por adelantado seleccionado.

4. Agregue líneas de contrato según lo desee.

   La opción "Incluir en cada factura" Frecuencia de importe plana/fija La opción en la partida contractual no es compatible cuando el período de factura por anticipado = "Días". Para facturar más de una vez durante la vigencia del contrato, establece el valor de la partida contractual. Frecuencia de importe plana/fija a "Usar plantilla de facturación".

   Ahora puedes Generar una factura para el contrato según su proceso de negocio.

Editar programaciones de facturación por adelantado

Puedes editar una programación de facturación por adelantado para cambiar la fecha de inicio de la facturación, según corresponda, con la excepción de que no puedes cambiar la fecha de inicio a una fecha anterior a la fecha de inicio de facturación predeterminada. La programación de facturación debe comenzar en o después de la fecha de inicio de facturación predeterminada, excepto en escenarios específicos en los que la fecha de contabilización en el Libro Mayor sea una fecha diferente. Ver Cómo afecta la fecha de contabilización del Libro Mayor de la partida contractual a las programaciones de facturación para obtener más información.

Por ejemplo, si la fecha de inicio de la programación de facturación predeterminada y la fecha de contabilización en el Libro Mayor es el 1 de julio, puedes cambiar la programación de facturación para que comience el 15 de julio, pero no puedes cambiarla para que comience el 30 de junio. Ten en cuenta que, aunque cambies la fecha de inicio de la programación de facturación, las cuentas a cobrar no facturadas y los ingresos diferidos no facturados ("ingresos de reserva") de la partida contractual seguirán teniendo una fecha de contabilización igual a la fecha de contabilización del Libro Mayor.

Para editar una programación de facturación, consulta Programaciones de facturación.

Especificar los parámetros de facturación por adelantado para las renovaciones de contratos

Puedes definir parámetros de facturación por adelantado separados específicamente para las renovaciones de contratos. Todas las partidas contractuales del contrato de renovación secundario comenzarán de forma predeterminada sus programaciones de facturación en la fecha de inicio de la partida contractual secundaria menos el periodo de facturación por adelantado. Puedes editar el contrato secundario y cambiar la configuración de facturación por adelantado (antes de la facturación o el reconocimiento de ingresos) o las fechas de programación de facturación de partida contractual, según desees.

Si añades una partida contractual al contrato de facturación por adelantado de origen después de renovarlo, la partida contractual se añadirá automáticamente al contrato secundario. Este "enlace" solo se aplica cuando se añade una nueva partida contractual. Las modificaciones de las partidas contractuales existentes en el contrato de origen no se propagarán al contrato secundario.

Puedes definir la configuración de facturación por adelantado de renovación al crear un nuevo contrato o puedes editar un contrato existente para añadirlo. En el siguiente procedimiento se supone que estás editando un contrato "En curso" existente para incluir información de facturación por adelantado de renovación.

1. Vete a Contratos > Todo >Contratos.

2. Busca el contrato para el que quieres especificar los parámetros de facturación por adelantado.
3. Escoger Editar al final de la fila.
4. Seleccione la opción Renovaciones pestaña.
5. Si el contrato no está configurado para la renovación, selecciona la opción Renovar casilla de verificación, seleccione un Plantilla de renovacióny especifique el parámetro Duración de la renovación y periodo. Más información sobre Establecer un contrato para la renovación.
6. En Facturar por adelantado , use el menú desplegable para seleccionar "Días" o "Meses", luego ingrese el Número de días o meses En Cuando campo.

   Si la fecha de inicio de la facturación por adelantado es anterior a la fecha de inicio de la plantilla de renovación, aparecerá un mensaje de información en la parte superior de la página para informarte de que la renovación se creará en la fecha de inicio de la facturación por adelantado.

7. Escoger Salvar.

1. Vete a Contratos > Todo >Contratos.

2. Escoger Editar junto a los contratos deseados.
3. Seleccione la opción Renovaciones pestaña.
4. Si el contrato no está configurado para la renovación, selecciona la opción Renovar casilla de verificación, seleccione un Plantilla de renovacióny especifique el parámetro Duración de la renovación y periodo. Más información sobre Establecer un contrato para la renovación.
5. En Facturar por adelantado , use el menú desplegable para seleccionar "Días" o "Meses", luego ingrese el Número de días o meses En Cuando campo.

   Si la fecha de inicio de la facturación por adelantado es anterior a la fecha de inicio de la plantilla de renovación, aparecerá un mensaje de información en la parte superior de la página para informarte de que la renovación se creará en la fecha de inicio de la facturación por adelantado.

6. Escoger Salvar.

Qué hacer cuando no todas las partidas contractuales deben facturarse por adelantado

La configuración de facturación por adelantado afecta a todas las partidas contractuales de un contrato. También afectarán a las renovaciones de contratos, ya que, por lo general, se configurará un contrato de facturación por adelantado para renovarse con los parámetros de facturación por adelantado especificados. Cuando tienes un contrato en el que no todas las partidas contractuales deben facturarse por adelantado, hay varias maneras de lograr las programaciones de facturación deseadas para las diferentes partidas contractuales. Algunas opciones son las siguientes:

• Al configurar inicialmente el contrato, crea dos contratos: uno que contenga las líneas contractuales que se facturan por adelantado y otro que contenga las partidas contractuales que no se facturan por adelantado. Esta solución funciona si ninguna de las partidas contractuales participa en los acuerdos multilaterales.
• En el contrato de facturación por adelantado principal y en el contrato de facturación por adelantado secundario después de la renovación, cambia la fecha de contabilización en el Libro Mayor de las partidas contractuales que no se facturan por adelantado a la fecha posterior aplicable. Puede hacerlo manualmente o a través de la API.
• Cuando configures el contrato por primera vez, no especifiques la configuración de facturación por adelantado. En su lugar, cambia la fecha de contabilización en el Libro Mayor de las partidas contractuales que deben facturarse por adelantado a la fecha anterior aplicable. También tendrías que hacer esto después de la renovación en el contrato secundario si deseas que la línea del contrato de renovación también se facture por adelantado.
• Si las partidas contractuales que no deben facturarse por adelantado pueden usar plantillas de facturación, usa plantillas de facturación con los valores de compensación aplicables que iniciarán la programación de facturación según corresponda. Por ejemplo, si el periodo de facturación por adelantado es de un mes, la primera entrada de la plantilla de facturación tendría un valor de Compensación de 1. Para utilizar esta solución, la opción Programaciones de facturación de la página Configurar contratos debe establecerse en "No cambiar la programación de facturación predeterminada".

Eliminar la configuración de facturación por adelantado de un contrato

Supongamos que se renovó el contrato original de facturación por adelantado, pero luego decides que no quieres facturar el contrato secundario por adelantado. Si no se ha reconocido ningún ingreso o gasto en el contrato secundario o no se ha generado ninguna factura, puedes quitar la configuración de facturación por adelantado. Si el contrato tiene una asignación de acuerdo de elementos múltiples, debes borrar la asignación del acuerdo de elementos múltiples antes de completar este procedimiento.

1. Vete a Contratos > Todo >Contratos.

2. Busca el contrato para el que quieres eliminar la facturación por adelantado.
3. Escoger Editar al final de la fila.
4. En Facturar por adelantado , elimine el número en el primer campo y, a continuación, use la lista desplegable en el segundo campo para seleccionar la fila en blanco en la parte superior de la lista.

   Ambos campos ahora deberían estar en blanco.

5. Escoger Salvar.

   El sistema restablece las programaciones de facturación para que comiencen en la fecha de inicio de la partida contractual.

1. Vete a Contratos > Todo >Contratos.

2. Busca el contrato para el que quieres eliminar la facturación por adelantado.
3. Abre el contrato en Editar modo.
4. En Facturar por adelantado , elimine el número en el primer campo y, a continuación, use la lista desplegable en el segundo campo para seleccionar la fila en blanco en la parte superior de la lista.

   Ambos campos ahora deberían estar en blanco.

5. Escoger Salvar.

   El sistema restablece las programaciones de facturación para que comiencen en la fecha de inicio de la partida contractual.

Definir la configuración predeterminada de facturación por adelantado para un cliente

Si deseas que la configuración de facturación por adelantado siempre se establezca de forma predeterminada en un periodo específico para un cliente, puedes definir la configuración predeterminada en la ficha del cliente. Al crear un contrato para el cliente, el sistema rellenará automáticamente la configuración de facturación por adelantado con la configuración del cliente. Puedes cambiar o eliminar la configuración predeterminada de facturación por adelantado según corresponda en el contrato.

1. Vete a Contratos > Todo >Clientela.

2. Busca el cliente para el que quieres definir la configuración predeterminada de facturación por adelantado.
3. Escoger Editar al final de la fila.
4. Seleccione la opción Información adicional pestaña.
5. En Facturar por adelantado Sección de los detalles de facturación , use el menú desplegable para seleccionar "Días" o "Meses", luego ingrese el Número de días o meses.
6. Escoger Salvar.

1. Vete a Contratos > Todo >Clientela.

2. Escoger Editar junto al Cliente deseado.
3. Seleccione la opción Información adicional pestaña.
4. En Facturar por adelantado Sección de los detalles de facturación , use el menú desplegable para seleccionar "Días" o "Meses", luego ingrese el Número de días o meses.
5. Escoger Salvar.