Facturar con anticipo de la fecha de inicio de un contrato

En este tema se describe cómo crear automáticamente una programación de facturación que comience antes de que comience una partida contractual.

Este tema solo es aplicable a los contratos a plazo. Un contrato a plazo tiene fechas de inicio y finalización.

Acerca de la facturación de anticipos

La función de facturación por anticipo crea automáticamente programaciones de facturación que comienzan antes de que comience una partida contractual, lo que te permite enviar tus facturas antes. Por ejemplo, supongamos que tienes una partida contractual para un clase de formación que está programada para el 1 de marzo, pero deseas factura el cliente el 1 de febrero.

Al crear un nuevo contrato, defines el número de teléfono móvil deseado de días o meses antes de que comience el contrato en los que deseas iniciar la programación de facturación asociada. Al añadir una partida contractual al contrato, la programación de facturación de la partida contractual comienza automáticamente de forma predeterminada en la fecha de inicio de la partida contractual menos el periodo de factura por anticipo.

La fecha de finalización predeterminada finaliza en la fecha de finalización de la partida contractual menos el periodo de factura por anticipo. La excepción es que si una programación de facturación comienza el último día de un mes (por ejemplo, el 28 de febrero) y el periodo de facturación por anticipo es de meses, el primer periodo de facturación se programa el último día del mes correspondiente en lugar del mismo número de teléfono móvil (por ejemplo, el 31 de enero en lugar del 28 de enero).

Configurar un contrato para factura en anticipo

Debes definir los ajustes de la factura por anticipo antes En el contrato se han reconocido ingresos o gastos, se han generado facturas o se han definido asignaciones de acuerdos de elementos múltiples. Cuando se produce el primer evento de reconocimiento o facturación, la configuración de factura en anticipo no se puede editar.

Ten en cuenta lo siguiente sobre el uso de la facturación en anticipo:

• No hay límite para la cantidad de teléfono móvil con días o meses de anticipo que puedes elegir para facturar.
• Las Cuentas a cobrar no facturadas y los ingresos diferidos no facturados ("ingresos de reserva") para todas las partidas contractuales tendrán una fecha de contabilización igual a la fecha de contabilización del Libro Mayor de la línea de contrato, independientemente de la fecha de inicio real de la programación de facturación.

• La fecha de inicio de la factura por anticipo no puede producirse en un periodo cerrado. Por ejemplo, hoy es 9 de febrero y acabas de cerrar los libros de enero. Tienes un nuevo contrato que comienza el 9 de marzo. Quieres que el periodo de facturación por anticipo sea de dos meses. Al guardar el contrato, Intacct intenta crear una programación de facturación que comienza el 9 de enero, pero falla porque se cierra el periodo.

Puedes definir los ajustes de la factura por anticipo al crear un nuevo contrato o puedes editar un contrato existente. En el siguiente procedimiento se supone que estás editando un contrato "En curso" existente para incluir información de factura por anticipo.

1. Ir a Contratos > Todos > Contratos.
2. Busca el contrato para el que quieres configurar la factura por anticipo.
3. Selecciona Editar al final de la fila.
4. En el Facturar al anticipo , use el menú desplegable para seleccionar "Días" o "Meses", luego ingrese el número de teléfono móvil de días o meses en el Cuándo campo.
5. Seleccionar Guardar.

   El sistema actualiza las programaciones de facturación de las partidas contractuales existentes para que comiencen en la fecha de inicio de la partida contractual aplicable menos la duración/periodo de factura por anticipo seleccionado.

6. Añade partidas contractuales como desees.

   La opción "Incluir con cada factura" Frecuencia de importe fijo/fijo no se admite en la partida contractual cuando el periodo de facturación por anticipo = "Días". Para factura más de una vez durante la vigencia del contrato, establece el Frecuencia de importe fijo/fijo a "Utilizar plantilla de facturación".

   Ahora puedes Generar una factura para el contrato según su proceso comercial.

1. Ir a Contratos > Todos , seleccione Contratosy, a continuación, seleccione Modificar junto a los Contratos deseados.
2. En el Facturar al anticipo , use el menú desplegable para seleccionar "Días" o "Meses", luego ingrese el número de teléfono móvil de días o meses en el Cuándo campo.
3. Seleccionar Guardar.

   El sistema actualiza las programaciones de facturación de las partidas contractuales existentes para que comiencen en la fecha de inicio de la partida contractual aplicable menos la duración/periodo de factura por anticipo seleccionado.

4. Añade partidas contractuales como desees.

   La opción "Incluir con cada factura" Frecuencia de importe fijo/fijo no se admite en la partida contractual cuando el periodo de facturación por anticipo = "Días". Para factura más de una vez durante la vigencia del contrato, establece el Frecuencia de importe fijo/fijo a "Utilizar plantilla de facturación".

   Ahora puedes Generar una factura para el contrato según su proceso comercial.

Editar programaciones de facturación de factura por anticipo

Puedes editar una programación de facturación de factura por anticipo para cambiar la fecha de inicio de la facturación según corresponda, con la excepción de que no puedes cambiar la fecha de inicio a una fecha anterior a la fecha de inicio de facturación predeterminada. La programación de facturación debe comenzar en o después de la fecha de inicio de facturación predeterminada, excepto en escenarios específicos en los que la fecha de contabilización del Libro Mayor es una fecha diferente. Ver Cómo afecta la fecha de contabilización del Libro Mayor de la partida contractual a las programaciones de facturación para obtener más detalles.

Por ejemplo, si la fecha de inicio de la programación de facturación predeterminada y la fecha de contabilización en el Libro Mayor es el 1 de julio, puedes cambiar la programación de facturación para que comience el 15 de julio, pero no puedes cambiarla para que comience el 30 de junio. Ten en cuenta que, aunque cambies la fecha de inicio de la programación de facturación, las cuentas a cobrar no facturadas y los ingresos diferidos no facturados ("ingresos por contabilización") de la partida contractual seguirán teniendo una fecha de contabilización igual a la fecha de contabilización en el Libro Mayor.

Para editar una programación de facturación, consulta Programaciones de facturación.

Especificar parámetros de factura por anticipo para renovaciones de contratos

Puedes definir parámetros de anticipo de factura por adelantado separados específicamente para las renovaciones de contratos. Todas las partidas contractuales del contrato de renovación secundario comenzarán, de forma predeterminada, sus programaciones de facturación en la fecha de inicio de la partida contractual secundaria menos el periodo de factura por anticipo. Puedes editar el contrato secundario y cambiar la configuración de la factura por anticipo (antes de la facturación o el reconocimiento de ingresos) y/o las fechas de programación de facturación de la partida contractual según lo desees.

Si añades una partida contractual al contrato de factura por anticipo de origen después de que se renueve, la partida contractual se añadirá automáticamente al contrato secundario. Este "enlace" solo se aplica cuando añades una nueva partida contractual. Las modificaciones de las partidas contractuales existentes en el contrato de origen no se propagarán al contrato secundario.

Puedes definir los ajustes de la factura por anticipo de renovación al crear un nuevo contrato, o puedes editar un contrato existente para añadirlos. En el siguiente procedimiento se supone que estás editando un contrato "En curso" existente para incluir información de la factura de renovación por anticipo.

1. Ir a Contratos > Todos >Contratos.

2. Busca el contrato para el que quieres especificar los parámetros de anticipo de factura por adelantado.
3. Selecciona Editar al final de la fila.
4. Selecciona el icono Renovaciones pestaña.
5. Si el contrato no está configurado para su renovación, selecciona el icono Renovar casilla de verificación, selecciona una Plantilla de renovacióny especifica el parámetro Duración de la renovación y Periodo. Más información sobre Configuración de un contrato para la renovación.
6. En el Facturar al anticipo , use el menú desplegable para seleccionar "Días" o "Meses", luego ingrese el número de teléfono móvil de días o meses en el Cuándo campo.

   Si la fecha de inicio de la factura por anticipo es anterior a la fecha de inicio de la plantilla de renovación, aparecerá un mensaje de información en la parte superior de la página para informarte de que la renovación se creará en la fecha de inicio de la factura por anticipo.

7. Haz clic en Guardar.

1. Ir a Contratos > Todos >Contratos.

2. Seleccionar Modificar junto a los contratos deseados.
3. Selecciona el icono Renovaciones pestaña.
4. Si el contrato no está configurado para su renovación, selecciona el icono Renovar casilla de verificación, selecciona una Plantilla de renovacióny especifica el parámetro Duración de la renovación y Periodo. Más información sobre Configuración de un contrato para la renovación.
5. En el Facturar al anticipo , use el menú desplegable para seleccionar "Días" o "Meses", luego ingrese el número de teléfono móvil de días o meses en el Cuándo campo.

   Si la fecha de inicio de la factura por anticipo es anterior a la fecha de inicio de la plantilla de renovación, aparecerá un mensaje de información en la parte superior de la página para informarte de que la renovación se creará en la fecha de inicio de la factura por anticipo.

6. Haz clic en Guardar.

Qué hacer cuando no todas las partidas contractuales deben factura en anticipo

La configuración de facturación por anticipo afecta a todas las partidas contractuales de un contrato. También afectarán a las renovaciones de contratos, ya que, por lo general, un contrato de factura por anticipo se configurará para renovarse con parámetros de factura por anticipo especificados. Cuando tienes un contrato en el que no todas las partidas contractuales deben factura en anticipo, hay varias formas de lograr las programaciones de facturación deseadas para las diferentes partidas contractuales. Algunas opciones incluyen las siguientes:

• Al configurar inicialmente el contrato, crea dos contratos: uno que contenga las partidas contractuales que se facturan por anticipo y otro que contenga las partidas contractuales que no se facturan por anticipo. Esta solución funciona si ninguna de las líneas de contrato participa en los acuerdos de elementos múltiples.
• En el contrato de factura por anticipo principal y en el contrato de factura por anticipo secundario después de la renovación, cambia la fecha de contabilización en el Libro Mayor de las partidas contractuales que no se facturan por anticipo a la fecha posterior aplicable. Puedes hacerlo manualmente o a través de la API.
• Cuando configures inicialmente el contrato, no especifiques la configuración de la factura por anticipo. En su lugar, cambia la fecha de contabilización en el Libro Mayor de las partidas contractuales que deben facturarse por anticipo a la fecha anterior aplicable. También deberá hacer esto después de la renovación en el contrato secundario si desea que la línea del contrato de renovación también factura en anticipo.
• Si las partidas contractuales que no deben factura en anticipo pueden utilizar plantillas de facturación, utiliza plantillas de facturación con los valores de compensación aplicables que iniciarán la programación de facturación según corresponda. Por ejemplo, si el periodo de anticipo de factura es de un mes, la primera entrada en la plantilla de facturación tendría un valor de Compensación de 1. Para utilizar esta solución, la opción Programaciones de facturación de la página Configurar contratos debe establecerse en "No cambiar la programación de facturación predeterminada".

Eliminar la configuración de anticipo de factura de un contrato

Supongamos que tu contrato de factura por anticipo inicial se ha renovado, pero luego decides que no quieres facturar el contrato secundario por anticipo. Si no se han reconocido ingresos o gastos por el contrato secundario o se han generado facturas en él, puedes eliminar la configuración de facturación por anticipo. Si el contrato tiene una asignación de acuerdo de elementos múltiples, debes borrar la asignación del acuerdo de elementos múltiples antes de completar este procedimiento.

1. Ir a Contratos > Todos >Contratos.

2. Busca el contrato para el que quieres eliminar la factura por anticipo.
3. Selecciona Editar al final de la fila.
4. En el Facturar por adelantado , borre el número de teléfono móvil en el primer campo y luego use la lista desplegable en el segundo campo para seleccionar la fila en blanco en la parte superior de la lista.

   Ambos campos deberían estar ahora en blanco.

5. Seleccionar Guardar.

   El sistema restablece las programaciones de facturación para que comiencen en la fecha de inicio de la partida contractual.

1. Ir a Contratos > Todos >Contratos.

2. Busca el contrato para el que quieres eliminar la factura por anticipo.
3. Abre el contrato en Modificar modo.
4. En el Facturar por adelantado , borre el número de teléfono móvil en el primer campo y luego use la lista desplegable en el segundo campo para seleccionar la fila en blanco en la parte superior de la lista.

   Ambos campos deberían estar ahora en blanco.

5. Seleccionar Guardar.

   El sistema restablece las programaciones de facturación para que comiencen en la fecha de inicio de la partida contractual.

Definir la configuración predeterminada de factura en anticipo para un cliente

Si deseas que la configuración de la factura por anticipo siempre se establezca de forma predeterminada en un periodo específico para un cliente, puedes definir la configuración predeterminada en la ficha del cliente. Al crear un contrato para el cliente, el sistema rellenará automáticamente la configuración de factura por anticipo con la configuración del cliente. Puedes cambiar o eliminar la configuración predeterminada de facturación por anticipo, según corresponda en el contrato.

1. Ir a Contratos > Todos >Clientes.

2. Busca el cliente para el que quieres definir la configuración predeterminada de facturación por anticipo.
3. Selecciona Editar al final de la fila.
4. Selecciona el icono Información adicional pestaña.
5. En el Facturar al anticipo Sección de los Detalles de facturación , use el menú desplegable para seleccionar "Días" o "Meses", luego ingrese el número de teléfono móvil de días o meses.
6. Haz clic en Guardar.

1. Ir a Contratos > Todos >Clientes.

2. Seleccionar Modificar junto al Cliente deseado.
3. Selecciona el icono Información adicional pestaña.
4. En el Facturar al anticipo Sección de los Detalles de facturación , use el menú desplegable para seleccionar "Días" o "Meses", luego ingrese el número de teléfono móvil de días o meses.
5. Haz clic en Guardar.