Conceptos básicos del contrato

Flujo de trabajo básico

Muestra los flujos de trabajo relacionados con un contrato: renovación, gastos, ingresos y facturación.

En la aplicación Contratos, el contrato es el contenedor de los productos o servicios que se proporcionan a un cliente. Controla las renovaciones, los plazos y el historial de transacciones de todas las partidas contractuales.

Cuando identificas un contrato con un cliente, puedes crear el contrato mediante la interfaz de usuario, importando un archivo CSV o a través de una integración como Salesforce Advanced CRM.

Un Partida contractual Representa un producto o servicio que proporcionas a un cliente en el contrato. Contiene las fechas, los precios y otra información para la facturación y el reconocimiento de ingresos. Al añadir una partida contractual, Intacct programa automáticamente la facturación y los ingresos en función de los datos introducidos.

Si se incurrió en un costo para obtener o cumplir el contrato, puede agregar uno o más Líneas de gastos al contrato o a partidas contractuales específicas. Intacct crea un plan de amortización para cada importe de gasto.

En función de su proceso empresarial, puede generar facturas y reconocer los ingresos y gastos de forma manual o automática según las programaciones aplicables.

Cuando finaliza el contrato, Intacct lo renueva o finaliza en función de la configuración de renovación.

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Comprender los conceptos básicos

Un contrato a plazo tiene fechas de inicio y finalización.

Muestra una página de contrato a plazo.

  1. La barra de resumen del contrato muestra información clave sobre el contrato, incluido el total facturado, recibido y pendiente del contrato.
  2. El Tipo de plazo se denomina. Un contrato a plazo tiene fechas de inicio y finalización. Puedes renovar un contrato a plazo como desees.
  3. El Empezar y Fin Fechas para el contrato. La fecha de finalización determina el proceso de renovación.
  4. Un Partida contractual representa la obligación de desempeño, que es la promesa de transferir el producto o servicio al cliente. Contiene la información para la facturación y el reconocimiento de ingresos. Los administradores de Sage Intacct pueden personalizar la cuadrícula de partidas contractuales para mostrar los campos aplicables a tu negocio.
  5. Un Línea de gastos Representa un costo incurrido para obtener o cumplir un contrato con un cliente. Puedes añadir gastos al contrato o a partidas contractuales específicas.

Véase la Descripciones de los campos del contrato para obtener información detallada sobre cada campo de la Contratos página.

Un contrato permanente no tiene fecha de finalización.

Muestra una página de contrato permanente.

  1. La barra de resumen del contrato muestra información clave sobre el contrato. El actual Los totales son los totales de todas las partidas contractuales "En curso". El todo Los totales son los totales de todos los periodos de facturación recurrentes para todas las partidas contractuales.
  2. El Tipo de plazo es de hoja perenne. Un contrato permanente no tiene fecha de finalización.
  3. El Fecha de inicio para el contrato. Esta fecha determina el día de inicio de cada periodo de facturación recurrente para todas las partidas contractuales. Aprende más Acerca de los periodos de facturación recurrentes.
  4. Un Partida contractual representa la obligación de desempeño, que es la promesa de transferir el producto o servicio al cliente. Una partida contractual permanente muestra la facturación y los ingresos programados para un periodo de facturación recurrente "En curso" para una oferta y realiza un seguimiento del historial del periodo de facturación recurrente. Los administradores de Sage Intacct pueden personalizar la cuadrícula de partidas contractuales para mostrar los campos aplicables a tu negocio.
  5. Un Línea de gastos Representa un costo incurrido para obtener o cumplir un contrato con un cliente. Puedes añadir gastos al contrato.

Véase la Descripciones de los campos del contrato para obtener información detallada sobre cada campo de la Contratos página.

Un Programación de facturación Muestra cuándo se espera que se facture el importe fijo de una partida contractual durante el plazo de la partida contractual. Un Programación de ingresos Muestra cuándo se espera que se reconozcan los ingresos diferidos de una partida contractual durante el plazo de la partida contractual.

Las programaciones de facturación e ingresos pueden ser independientes entre sí. Por ejemplo, puedes facturar una tarifa fija una vez al principio del contrato y reconocer una parte de los ingresos mensualmente durante la duración del contrato.

Puede generar facturas manualmente o configurar políticas de facturación programadas para generar facturas automáticamente de acuerdo con la programación de facturación. Puedes contabilizar los ingresos manualmente o hacer que Intacct contabilice automáticamente los ingresos según la programación de ingresos.

Puedes mantener o reanudar las programaciones de facturación e ingresos de forma independiente. Sin embargo, si necesitas cancelar una partida contractual, cancelarás las programaciones de facturación e ingresos juntas.

Muestra una programación de facturación con una entrada para 3000. Esto se compara con un programa de ingresos con tres entradas para 1000 cada una.

Más información sobre Programaciones de facturación y Programaciones de ingresos.

Un gasto es un costo en el que se incurre para obtener o cumplir un contrato con un cliente. Las reglas contables ASC 606 requieren que amortices los gastos de adquisición del contrato a lo largo del plazo del contrato.

En el caso de los contratos a plazo, puedes añadir gastos al contrato o a la partida contractual. En el caso de los contratos permanentes, puedes añadir gastos al contrato.

Por lo general, un gasto a nivel de contrato es un costo asociado con la obtención del contrato, como por ejemplo las comisiones de ventas. Un gasto a nivel de partida contractual es un coste asociado a la partida contractual, como, por ejemplo, las regalías de licencia. Puedes informar sobre ambos tipos de gastos a nivel de contrato.

Un Programación de gastos Muestra cuándo se espera que se contabilice el gasto diferido de un contrato o partida contractual durante el plazo aplicable. Puedes contabilizar los gastos manualmente o hacer que Intacct contabilice automáticamente los gastos según la programación de gastos.

Muestra una programación de gastos con tres entradas para 1000 cada una programada para contabilizarse mensualmente.

Más información sobre Programaciones de gastos.

Puedes configurar contratos a plazo para que se renueven automáticamente cuando finalice el contrato. Especifica una plantilla de renovación en el contrato e indica las partidas contractuales que se van a renovar. El Plantilla de renovación define las opciones de precio de renovación y cuándo Intacct debe iniciar la renovación.

Sobre la renovación Fecha de activación, Intacct establece el contrato de origen en "Renovado" y crea un nuevo contrato secundario que solo contiene las partidas contractuales seleccionadas para renovar.

Muestra un contrato configurado para renovar y el contrato secundario resultante.

Más información sobre Renovaciones de contratos a plazo.

Como un contrato permanente no tiene fecha de finalización, continúa renovándose automáticamente indefinidamente. Especifica una plantilla permanente en el contrato e indica qué partidas contractuales deben repetirse. El Plantilla de hoja permanente define qué precio utilizar y cuándo Intacct debe crear el próximo periodo de facturación recurrente.

Cada partida contractual muestra la facturación programada y los ingresos para el periodo de facturación recurrente "En curso" de una oferta y realiza un seguimiento del historial del periodo de facturación recurrente. El Periodo de facturación recurrente se basa en el valor de la partida contractual Frecuencia de facturación, que puede ser mensual, trimestral o anual.

El primer periodo de facturación recurrente es el periodo 1, el siguiente es el periodo 2, y así sucesivamente. Para administrar periodos de facturación recurrentes, Intacct crea una nueva partida contractual con el mismo número de partida contractual para cada periodo de facturación recurrente posterior.

Solo puede haber una instancia "En curso" de una partida contractual a la vez. Cuando Intacct crea una nueva partida contractual para el siguiente periodo de facturación recurrente, establece la partida contractual para el periodo de facturación recurrente anterior en "Cerrado". La nueva partida contractual para el próximo periodo de facturación recurrente ahora está "En curso".

Muestra las partidas contractuales del periodo 1. A continuación, se muestran las partidas contractuales del periodo 2 después de la fecha de activación.

Más información sobre Renovaciones automáticas permanentes.