Plantillas permanentes: contratos

Una plantilla permanente define un conjunto de acciones que Sage Intacct llevará a cabo cuando finalice un periodo de facturación recurrente en una partida contractual permanente. A continuación se muestran ejemplos de lo que puede hacer una plantilla permanente:

• Determina cuándo cerrar la partida contractual para el periodo de facturación recurrente anterior y crea la partida contractual para el siguiente periodo de facturación recurrente.
• Determinar la fuente de precios para el periodo de facturación recurrente
• Envía un correo electrónico al cliente notificándole que el periodo de facturación recurrente está finalizando y que comienza uno nuevo.

Acerca de las renovaciones automáticas permanentes

Una partida contractual permanente muestra la facturación programada y los ingresos para el periodo de facturación recurrente en curso de una oferta y realiza un seguimiento del historial del periodo de facturación recurrente. El periodo de facturación recurrente se basa en el Frecuencia de facturación, que puede ser mensual, trimestral o anual.

Normalmente, cuando finaliza un periodo de facturación recurrente, Intacct crea una nueva partida contractual con el mismo número de partida contractual para el siguiente periodo de facturación recurrente y le asigna un valor de pedido del periodo. Cierra la partida contractual para el periodo de facturación recurrente anterior y establece la partida contractual para el siguiente periodo de facturación recurrente en "En curso".

La plantilla permanente define cuándo Intacct crea la partida contractual para el siguiente periodo de facturación recurrente y cuál es la opción de precios predeterminada. Por ejemplo, es posible que desees que Intacct cree la partida contractual para el siguiente periodo de facturación recurrente 7 días antes del final del periodo de facturación recurrente, y es posible que desees que el precio se establezca de forma predeterminada en el importe fijo original.

La fecha de inicio del nuevo periodo de facturación recurrente es la fecha de finalización del periodo de facturación recurrente anterior más 1 día.

Si la plantilla permanente incluye notificaciones, Intacct envía cualquier correo electrónico a los empleados internos o al cliente después del número especificado de recurrencias (que puede ser antes o después de la fecha de inicio de la nueva partida contractual). Puedes seguir reconociendo ingresos, reconociendo gastos o generando facturas a partir de las partidas contractuales cerradas, según corresponda.

Más información sobre Periodos de facturación recurrentes.

Añadir una plantilla permanente

Crea tantas plantillas permanentes como necesites que se adapten a tu empresa y, a continuación, reutiliza las plantillas permanentes en todos los contratos.

1. Vete a Contratos > Arreglo >Plantillas y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Perennifolio.

2. En Datos identificativos , haga lo siguiente:

   • Introduce un identificador corto para la plantilla de renovación en el archivo Identificador de plantilla de renovación campo.
   • Introduce una descripción significativa en el archivo Descripción campo.
   • Aceptar el valor predeterminado Estado selección de Activo o, si aún no desea que la plantilla actual esté disponible para su uso, utilice el comando Estado lista desplegable para seleccionar Inactivo.

3. En Opciones de recurrencia , haga lo siguiente:

   • Introduce el número de teléfono móvil de Días antes o después de la fecha de renovación de la partida contractual "En curso" en la que Sage Intacct creará la partida contractual para el nuevo periodo de facturación recurrente.

     La práctica recomendada es establecer el número de teléfono móvil de Días a 0 o 1 día Antes la fecha de renovación. Esto elimina la confusión sobre cuál es la partida contractual para el periodo de facturación recurrente actual y te da más tiempo para cambiar la partida contractual "En curso".

     • Si utilizas 0, Intacct crea el nuevo periodo de facturación recurrente después de la medianoche (más cualquier compensar) en la nueva fecha de inicio del periodo de facturación recurrente.
     • Si utilizas 1, Intacct crea el nuevo periodo de facturación recurrente después de la medianoche (más cualquier compensación) en la nueva fecha de inicio del periodo de facturación recurrente menos 1.

     Por ejemplo, supongamos que el periodo de facturación recurrente es mensual, la facturación se establece en el mes natural (01 - fin de mes) y hoy es 26 de mayo.

     Número de días antes de la fecha de renovación del periodo de facturación recurrente definida en la plantilla permanente	Fecha en que se creará la partida contractual para el siguiente periodo de facturación recurrente y se cerrará la partida contractual para el periodo de facturación recurrente anterior	Periodo de facturación recurrente "En curso" el 26 de mayo
     0	Junio 01	Mayo 01 - 31
     1	31 de mayo	Mayo 01 - 31
     7	25 de mayo	Junio 01 - 30

     Seleccione el valor deseado Opción de precios.

4. En Correo electrónico del cliente de la sección Notificación , indica si deseas que Intacct envíe un correo electrónico al cliente como parte del nuevo proceso de creación del periodo de facturación recurrente. En caso afirmativo, haga lo siguiente:

   • Seleccione un Plantilla de email.
   • Introduzca un valor en el campo Después del número de recurrencias campo. Por ejemplo, supongamos que tienes un contrato permanente para una suscripción mensual y quieres notificar al cliente cada 12 meses para agradecerle que sea un cliente fiel. Ingresaría 12 en este campo.

5. En Alerta interna por correo electrónico de la sección Notificación , indica si deseas que Intacct envíe un correo electrónico a los empleados de tu empresa como parte del nuevo proceso de creación del periodo de facturación recurrente. En caso afirmativo, haga lo siguiente:

   • Seleccione un Plantilla de email.
   • Introduzca un valor en el campo Después del número de recurrencias campo.

6. Escoger Salvar.

Editar una plantilla permanente

Los cambios realizados en una plantilla permanente se aplican a los nuevos contratos permanentes a los que está asociada la plantilla permanente en el futuro. Si editas el archivo Días o bien Fecha de renovación En una plantilla permanente, también tienes la opción de sincronizar tus cambios con los contratos permanentes existentes. La sincronización actualiza la fecha del trigger en los contratos en curso asociados a la plantilla. Más información sobre la sincronización de plantillas permanentes.

1. Vete a Contratos > Arreglo >Plantillas > Perennifolio.

2. Busca la plantilla que quieres editar.

3. Escoger Editar al final de la fila.

4. Realiza los cambios pertinentes.

   Si modificaste el parámetro Días o bien Fecha de renovación campos, aparece una ventana emergente con las siguientes opciones:

   • Escoger Sincronizar para actualizar la fecha de activación de los contratos en curso asociados a esta plantilla. Durante la sincronización, la plantilla y los contratos asociados se bloquean para evitar cambios simultáneos. Cuando se complete la sincronización, recibirás una notificación por correo electrónico.
   • Escoger No sincronizar si no desea sincronizar ahora. Todavía tienes la opción de sincronizar la fecha de activación con todos o algunos contratos en un momento posterior.
   • Escoger Cancelar para continuar editando la plantilla.

5. Escoger Salvar.

1. Vete a Contratos > Arreglo >Plantillas > Perennifolio.

2. Escoger Editar junto a la plantilla correspondiente.

3. Edite los campos deseados y seleccione Salvar.

   Si modificaste el parámetro Días o bien Fecha de renovación campos, aparece una ventana emergente con las siguientes opciones:

   • Escoger Sincronizar para actualizar la fecha de activación de los contratos en curso asociados a esta plantilla. Durante la sincronización, la plantilla y los contratos asociados se bloquean para evitar cambios simultáneos. Cuando se complete la sincronización, recibirás una notificación por correo electrónico.
   • Escoger No sincronizar si no desea sincronizar ahora. Todavía tienes la opción de sincronizar la fecha de activación con todos o algunos contratos en un momento posterior.
   • Escoger Cancelar para continuar editando la plantilla.

Ver una plantilla permanente

1. Vete a Contratos > Arreglo >Plantillas > Perennifolio.

2. Busca la plantilla que quieres ver.
3. Selecciona el identificador de la plantilla.

1. Vete a Contratos > Arreglo >Plantillas > Perennifolio.

2. Escoger Vista junto a la plantilla correspondiente.

Eliminar una plantilla permanente

Puedes borrar una plantilla permanente si no ha sido utilizada por contratos. De esta forma, se elimina la plantilla de Intacct. Como alternativa, puede desactivar una plantilla (cambiar el estado a Inactivo), lo que impide que se muestre en las listas de selección de plantillas, pero conserva la plantilla con fines históricos.

1. Vete a Contratos > Arreglo >Plantillas > Perennifolio.

2. Busca la plantilla que quieres eliminar.

3. Escoger Más acciones > Borrar al final de la fila.

4. Escoger Borrar para confirmar.

1. Vete a Contratos > Arreglo >Plantillas > Perennifolio.

2. Escoger Borrar junto a la plantilla correspondiente.

   Intacct te pedirá que confirmes la eliminación.

3. Escoger De acuerdo.

   La plantilla se elimina de la lista.

Descripciones de campos

Plantillas permanentes Descripciones de campos

Campo	Descripción
Identificador de plantilla permanente	Un identificador corto para la plantilla permanente. Este identificador aparecerá en las listas de selecciones aplicables en Intacct.
Descripción	Una descripción significativa de la plantilla permanente que puede ayudar a los usuarios a seleccionar la correcta. Por ejemplo, "Mismo precio, correo electrónico del cliente después de 11 ocurrencias".
Estado	Escoger Activo o Inactivo. Si seleccionas Activo, la plantilla estará disponible para su uso. Si seleccionas Inactivo, la plantilla no estará disponible para su uso. Puedes cambiar el estado de la plantilla como desees.

Opciones de recurrencia

Opciones de recurrencia Descripciones de campos

Campo	Descripción
Cuando Días Fecha de renovación	El número de teléfono móvil de Días antes o bien Después La fecha de renovación del periodo de facturación recurrente en la que el sistema debe crear la partida contractual para el siguiente periodo de facturación recurrente. La práctica recomendada es establecer el número de teléfono móvil de Días a 0 o 1 día Antes La fecha de renovación: Si utilizas 0, Intacct crea el nuevo periodo de facturación recurrente después de la medianoche (más cualquier compensación) en la nueva fecha de inicio del periodo de facturación recurrente. Si utilizas 1, Intacct crea el nuevo periodo de facturación recurrente después de la medianoche (más cualquier compensación) en la nueva fecha de inicio del periodo de facturación recurrente menos 1. Esto permite aclarar cuál es la partida contractual del periodo de facturación recurrente actual y te da más tiempo para realizar cambios en la partida contractual "En curso". Ver Un ejemplo. Ver Información de la empresa Para obtener información sobre la definición de la Compensación de ejecución de trabajo programada. Al editar este campo, se activa la opción de sincronizar los cambios con los contratos existentes. Más información sobre la sincronización de plantillas.
Precios	Las opciones son: Igual que el original: la partida contractual para cada nuevo periodo de facturación recurrente utilizará el mismo importe fijo que el primer periodo de facturación recurrente. Precio sugerido: la partida contractual para cada nuevo periodo de facturación recurrente utilizará el importe fijo/fijo del Tarifa de facturación especificado en el contrato. Si no hay una tarifa de facturación definida en el contrato, Intacct no podrá crear el nuevo periodo de facturación recurrente y se producirá un error en la renovación automática. Costumbre: Requiere que el usuario configure manualmente Valores de importe de anulación específicos en la partida contractual "En curso" para el siguiente periodo de facturación recurrente o serie de periodos de facturación recurrentes. Margen o rebaja: Intacct descontará o aumentará cada periodo de facturación recurrente según el porcentaje o el importe real indicados. Normalmente, solo usaría esta opción si todas las partidas contractuales del contrato tienen una frecuencia de facturación anual. Elija una de las siguientes opciones. Margen porcentual Reducción porcentual Recargo real Rebaja real En el caso de los porcentajes, indique el porcentaje como un número entero (por ejemplo, 5). En el caso de los importes, indica el valor del importe (por ejemplo, 500,00). Anular importes permanentes especificado en una partida contractual, anular todas las opciones de precios de la plantilla permanente.

Notificación: Correo electrónico del cliente

Notificación: Descripciones de los campos de correo electrónico del cliente

Campo	Descripción
Enviar al cliente	Indica si deseas enviar o no un correo electrónico al cliente como parte del nuevo proceso de creación del periodo de facturación recurrente.
Después del número de recurrencias	El número de recurrencias después de las cuales Intacct envía el correo electrónico al cliente. Por ejemplo, supongamos que tienes un contrato permanente para una suscripción mensual y quieres notificar al cliente cada 12 meses para agradecerle que sea un cliente fiel. Introduzca 12 en este campo. Intacct envía un correo electrónico sobre los periodos 12, 24, 36, etc.
Plantilla de email	Utiliza la lista desplegable para seleccionar la plantilla de email que deseas utilizar para el correo electrónico de notificación al cliente. La plantilla de email puede contener los parámetros adecuados de dirección de correo electrónico de origen/destino y texto personalizado. Aprende más Acerca de las plantillas de email.

Notificaciones: Alerta interna por correo electrónico

Notificaciones: Descripciones de campos de alerta de correo electrónico interno

Campo	Descripción
Enviar alerta por correo electrónico	Indica si deseas enviar o no un correo electrónico a tu equipo de ventas u otros revisores internos como parte del nuevo proceso de creación del periodo de facturación recurrente.
Después del número de recurrencias	El número de recurrencias después de las cuales Intacct envía el correo electrónico interno. Por ejemplo, supongamos que escribes 5 en este campo. Intacct envía el correo electrónico interno en los periodos 5, 10, 15, 20, etc.
Plantilla de email	Utiliza la lista desplegable para seleccionar la plantilla de email que deseas utilizar para el correo electrónico de notificación interna. La plantilla de email puede contener los parámetros adecuados de dirección de correo electrónico de origen/destino y texto personalizado.