Plantillas permanentes: Contratos

Una plantilla permanente define un conjunto de acciones que Sage Intacct realizará cuando finalice un periodo de facturación recurrente en una partida contractual permanente. A continuación se muestran ejemplos de lo que puede hacer una plantilla permanente:

• Determina cuándo cerrar la partida contractual para el periodo de facturación recurrente anterior y crea la partida contractual para el siguiente periodo de facturación recurrente.
• Determina la fuente de precios para el periodo de facturación recurrente
• Envía un correo electrónico al cliente notificándole que el periodo de facturación recurrente está finalizando y que está comenzando uno nuevo.

Acerca de las renovaciones automáticas permanentes

Una partida contractual permanente muestra la facturación y los ingresos programados para el periodo de facturación recurrente en curso para una oferta y realiza un seguimiento del historial del periodo de facturación recurrente. El periodo de facturación recurrente se basa en la Frecuencia de facturación, que puede ser mensual, trimestral o anual.

Normalmente, cuando finaliza un periodo de facturación recurrente, Intacct crea una nueva partida contractual con el mismo número de teléfono móvil para el siguiente periodo de facturación recurrente y le asigna un valor de pedido del periodo. Cierra la partida contractual para el periodo de facturación recurrente anterior y establece la partida contractual para el siguiente periodo de facturación recurrente en "En curso".

La plantilla permanente define cuándo Intacct crea la partida contractual para el siguiente periodo de facturación recurrente y cuál es la opción de precios predeterminada. Por ejemplo, es posible que desees que Intacct cree la partida contractual para el próximo periodo de facturación recurrente 7 días antes de que finalice el periodo de facturación recurrente, y es posible que desees que el precio se establezca de forma predeterminada en el importe fijo/fijo inicial.

La fecha de inicio del nuevo periodo de facturación recurrente es la fecha de finalización del periodo de facturación recurrente anterior más 1 día.

Si la plantilla permanente incluye Notificaciones, Intacct envía cualquier correo electrónico a los empleados internos o al cliente después del número de teléfono móvil especificado de recurrencias (que puede ser anterior o posterior a la fecha de inicio de la nueva partida contractual). Puedes seguir reconociendo ingresos, reconociendo gastos o generando facturas a partir de las partidas contractuales cerradas, según corresponda.

Más información sobre Periodos de facturación recurrentes.

Añadir una plantilla permanente

Crea tantas plantillas permanentes como necesites adaptadas a tu sociedad y, a continuación, reutiliza las plantillas permanentes en todos los contratos.

1. Ir a Contratos > ajustes >Plantillas y seleccione Añadir (círculo) junto a Perenne.

2. En el Datos identificativos , haz lo siguiente:

   • Introduce un breve identificador para la plantilla de renovación en la ID de plantilla de renovación campo.
   • Introduce una descripción significativa en la carpeta Descripción campo.
   • Aceptar el valor predeterminado Estado selección de Activo o si no desea que la plantilla actual esté disponible para su uso todavía, utilice el parámetro Estado lista desplegable para seleccionar Inactivo.

3. En el Opciones de recurrencia , haz lo siguiente:

   • Introduce el número de teléfono móvil de Días antes o después de la fecha de renovación de la partida contractual "En curso" en la que Sage Intacct creará la partida contractual para el nuevo periodo de facturación recurrente.

     La práctica recomendada es establecer el número de teléfono móvil de Días a 0 o 1 día Antes la fecha de renovación. Esto elimina la confusión sobre cuál es la partida contractual para el periodo de facturación recurrente actual y te da más tiempo para cambiar la partida contractual "En curso".

     • Si utilizas 0, Intacct crea el nuevo periodo de facturación recurrente después de la medianoche (más cualquier Compensación) en la nueva fecha de inicio del periodo de facturación recurrente.
     • Si utilizas 1, Intacct crea el nuevo periodo de facturación recurrente después de la medianoche (más cualquier compensación) en la nueva fecha de inicio del periodo de facturación recurrente menos 1.

     Por ejemplo, supongamos que el periodo de facturación recurrente es mensual, la facturación se establece en el mes natural (01 - fin de mes) y hoy es 26 de mayo.

     Número de días antes de la fecha de renovación del periodo de facturación recurrente definida en la plantilla permanente	Fecha en que se creará la partida contractual para el siguiente periodo de facturación recurrente y se cerrará la partida contractual para el periodo de facturación recurrente anterior	Periodo de facturación recurrente "En curso" el 26 de mayo
     0	01 de junio	01 - 31 de mayo
     1	31 de mayo	01 - 31 de mayo
     7	25 de mayo	01 - 30 de junio

     Seleccione el icono deseado Opción de precios.

4. En el Correo electrónico del cliente sección de la Notificación , indica si deseas que Intacct envíe un correo electrónico al cliente como parte del nuevo proceso de creación del periodo de facturación recurrente. En caso afirmativo, haga lo siguiente:

   • Selecciona un Plantilla de email.
   • Introduce un valor en el archivo Después del número de teléfono móvil de recurrencias campo. Por ejemplo, supongamos que tienes un contrato permanente para una suscripción mensual y deseas notificar al cliente cada 12 meses para agradecerle por ser un cliente leal. Debes introducir 12 en este campo.

5. En el Alerta interna por correo electrónico sección de la Notificación , indica si deseas que Intacct envíe un correo electrónico a los empleados de tu sociedad como parte del nuevo proceso de creación del periodo de facturación recurrente. En caso afirmativo, haga lo siguiente:

   • Selecciona un Plantilla de email.
   • Introduce un valor en el archivo Después del número de teléfono móvil de recurrencias campo.

6. Haz clic en Guardar.

Editar una plantilla permanente

Los cambios realizados en una plantilla permanente se aplican a los nuevos contratos permanentes a los que se asocia la plantilla permanente en el futuro. Si editas el archivo Días o bien Fecha de renovación Campos En una plantilla permanente, también tienes la opción de sincronizar tus cambios con los contratos permanentes existentes. La sincronización actualiza la fecha del activador en los contratos en curso asociados a la plantilla. Más información sobre la sincronización de plantillas permanentes.

1. Ir a Contratos > ajustes >Plantillas > Perenne.

2. Busca la plantilla que quieres editar.

3. Seleccionar Modificar al final de la fila.

4. Realiza los cambios pertinentes.

   Si modificaste el parámetro Días o bien Fecha de renovación campos, aparece una ventana emergente con las siguientes opciones:

   • Seleccionar Sincronizar para actualizar la fecha de activación de los contratos en curso asociados a esta plantilla. Durante la sincronización, la plantilla y los contratos asociados se bloquean para evitar cambios simultáneos. Cuando se complete la sincronización, recibirás una notificación por correo electrónico.
   • Selecciona No sincronizar si no deseas sincronizar ahora. Todavía tienes la opción de sincronizar la fecha del activador con todos o algunos contratos más adelante.
   • Selecciona Cancelar para continuar editando la plantilla.

5. Haz clic en Guardar.

1. Ir a Contratos > ajustes >Plantillas > Perenne.

2. Seleccionar Modificar junto a la plantilla correspondiente.

3. Edite los campos deseados y seleccione Guardar.

   Si modificaste el parámetro Días o bien Fecha de renovación campos, aparece una ventana emergente con las siguientes opciones:

   • Seleccionar Sincronizar para actualizar la fecha de activación de los contratos en curso asociados a esta plantilla. Durante la sincronización, la plantilla y los contratos asociados se bloquean para evitar cambios simultáneos. Cuando se complete la sincronización, recibirás una notificación por correo electrónico.
   • Selecciona No sincronizar si no deseas sincronizar ahora. Todavía tienes la opción de sincronizar la fecha del activador con todos o algunos contratos más adelante.
   • Selecciona Cancelar para continuar editando la plantilla.

Ver una plantilla permanente

1. Ir a Contratos > ajustes >Plantillas > Perenne.

2. Busca la plantilla que quieres ver.
3. Selecciona el identificador de la plantilla.

1. Ir a Contratos > ajustes >Plantillas > Perenne.

2. Seleccionar Ver junto a la plantilla correspondiente.

Eliminar una plantilla permanente

Puedes borrar una plantilla permanente si no se ha utilizado en contratos. Esto elimina la plantilla de Intacct. Como alternativa, puedes desactivar una plantilla (cambiar el estado a Inactivo), lo que evita que se muestre en las listas de selección de plantillas, pero conserva la plantilla con fines históricos.

1. Ir a Contratos > ajustes >Plantillas > Perenne.

2. Busca la plantilla que quieres borrar.

3. Seleccionar Más acciones > Borrar al final de la fila.

4. Seleccionar Borrar para confirmar.

1. Ir a Contratos > ajustes >Plantillas > Perenne.

2. Seleccionar Borrar junto a la plantilla correspondiente.

   Intacct te pedirá que confirmes la borrar.

3. Selecciona Aceptar.

   La plantilla se elimina de la lista.

Descripciones de campos

Descripciones de los campos de plantillas permanentes

Campo	Descripción
Identificador de plantilla permanente	Un breve identificador para la plantilla permanente. Este identificador aparecerá en las listas de selección aplicables en Intacct.
Descripción	Una descripción significativa de la plantilla permanente que puede ayudar a los usuarios a seleccionar la correcta. Por ejemplo, "Mismo precio, correo electrónico del cliente después de 11 repeticiones".
Estado	Seleccionar Activo o bien Inactivo. Si seleccionas Activo, la plantilla estará disponible para su uso. Si seleccionas Inactivo, la plantilla no estará disponible para su uso. Puedes cambiar el estado de la plantilla como desees.

Opciones de recurrencia

Descripciones de los campos de opciones de recurrencia

Campo	Descripción
Cuando Días Fecha de renovación	El número de teléfono móvil de Días antes o bien Después La fecha de renovación del periodo de facturación recurrente en la que el sistema debe crear la partida contractual para el siguiente periodo de facturación recurrente. La práctica recomendada es establecer el número de teléfono móvil de Días a 0 o 1 día Antes La fecha de renovación: Si utilizas 0, Intacct crea el nuevo periodo de facturación recurrente después de la medianoche (más cualquier compensación) en la nueva fecha de inicio del periodo de facturación recurrente. Si utilizas 1, Intacct crea el nuevo periodo de facturación recurrente después de la medianoche (más cualquier compensación) en la nueva fecha de inicio del periodo de facturación recurrente menos 1. Esto permite aclarar cuál es la partida contractual del periodo de facturación recurrente actual y te da más tiempo para realizar cambios en la partida contractual "En curso". Ver Un ejemplo. Ver Información de la Sociedad para obtener información sobre la definición del Compensación de ejecución de trabajo programada. Al editar este campo, se activa la opción de sincronizar los cambios con los contratos existentes. Más información sobre la sincronización de plantillas.
Precios	Las opciones son: Igual que el inicial: la partida contractual para cada nuevo periodo de facturación recurrente utilizará el mismo importe fijo/fijo que el primer periodo de facturación recurrente. Precio sugerido: la partida contractual para cada nuevo periodo de facturación recurrente utilizará el importe fijo/fijo del Tarifas de facturación especificado en el contrato. Si no hay una tarifa de facturación definida en el contrato, Intacct no podrá crear el nuevo periodo de facturación recurrente y se producirá un error en la renovación automática. Personalizado: Requiere que el usuario establezca manualmente Valores de importe de anulación específicos en la partida contractual "En curso" para el siguiente periodo de facturación recurrente o serie de periodos de facturación recurrentes. Margen o reducción: Intacct realizará un descuento o marcará cada periodo de facturación recurrente según el porcentaje indicado o el importe real. Normalmente, solo utilizarías esta opción si todas las partidas contractuales del contrato tienen una frecuencia de facturación anual. Elige una de las siguientes opciones. Margen porcentual Reducción porcentual Recargo real Reducción real Para los porcentajes, indica el porcentaje como un número de teléfono móvil (por ejemplo, 5). En el caso de los importes, indica el valor del importe (por ejemplo, 500,00). Anular importes permanentes especificados en una partida contractual, anulan todas las opciones de precios de plantillas permanentes.

Notificación: Correo electrónico del cliente

Notificación: Descripciones de los campos de correo electrónico del cliente

Campo	Descripción
Enviar al cliente	Indica si deseas enviar o no un correo electrónico al cliente como parte del nuevo proceso de creación del periodo de facturación recurrente.
Después del número de recurrencias	El número de teléfono móvil tras el cual Intacct envía el correo electrónico al cliente. Por ejemplo, supongamos que tienes un contrato permanente para una suscripción mensual y deseas notificar al cliente cada 12 meses para agradecerle por ser un cliente leal. Introduce 12 en este campo. Intacct envía un correo electrónico los periodos 12, 24, 36, etc.
Plantilla de email	Utiliza la lista desplegable para seleccionar la plantilla de email que deseas utilizar para el correo electrónico de notificación al cliente. La plantilla de email puede contener los parámetros de dirección de correo electrónico De/Hasta adecuados y texto personalizado. Más información Acerca de las plantillas de email.

Notificaciones: Alerta interna por correo electrónico

Notificaciones: Descripciones de los campos de alerta de correo electrónico interno

Campo	Descripción
Enviar alerta por correo electrónico	Indica si deseas enviar o no un correo electrónico a tu equipo de ventas u otros revisores internos como parte del nuevo proceso de creación del periodo de facturación recurrente.
Después del número de recurrencias	El número de teléfono móvil tras el cual Intacct envía el correo electrónico interno. Por ejemplo, supongamos que escribes 5 en este campo. Intacct envía el correo electrónico interno en los periodos 5, 10, 15, 20, etc.
Plantilla de email	Utiliza la lista desplegable para seleccionar la plantilla de email que deseas utilizar para el correo electrónico de notificación interna. La plantilla de email puede contener los parámetros de dirección de correo electrónico De/Hasta adecuados y texto personalizado.