Añadir, editar o borrar resúmenes de gastos

Los resúmenes son colecciones del mismo tipo de transacciones, agrupadas para su procesamiento. Hasta que tú o el sistema creen un nuevo resumen, no aparecerá ningún elemento en esta página. Los resúmenes pueden ser abiertos, en cuyo caso los informes de gastos pueden presentarse, aprobarse y pagarse, o cerrarse.

Al diseñar un proceso de informe de gastos, el administrador del sistema puede dar acceso a las páginas relacionadas con la gestión de informes de gastos, pero no abrir o cerrar resúmenes.

Acerca de la creación de resúmenes de gastos

Los resúmenes de gastos se crean de dos maneras.

• Automáticamente, configurando Gastos.
• Manualmente, por resúmenes específicos que creas y nombras para manejar situaciones especiales.

Resúmenes creados automáticamente: Normalmente, durante el transcurso de la actividad diaria y porque los empleados (y otras personas) pueden introducir los gastos directamente a través de Mis informes de gastos (o a través del sistema OpenAir.com), siempre debe haber un resumen disponible para contener los informes de gastos introducidos por los empleados. En consecuencia, la función de creación automática de resúmenes crea resúmenes de gastos automáticamente para que siempre exista un resumen para los informes de gastos a medida que se introducen a lo largo del día. Los resúmenes automáticos se crean de acuerdo con los intervalos de tiempo elegidos por el administrador de gastos. Los informes de gastos recibidos durante este tiempo se agrupan dentro del resumen creado para ese intervalo de tiempo. La frecuencia de creación automática de resúmenes se establece en la página Configurar gastos (> de la empresa Admin > Suscripciones > gastos > configurar). 

Resúmenes creados manualmente: Un resumen manual es útil cuando el administrador de gastos de empleados necesita un resumen especial para gastos específicos. Por ejemplo, supongamos que tiene un empleado, John, que está siendo reubicado y ha incurrido en una gran cantidad de gastos de mudanza. Es posible que el administrador quiera que todos los gastos de mudanza de Juan estén incluidos en un resumen llamado Gastos de reubicación de Juan, independientemente de los días en que Juan ingrese los gastos.

Añadir un resumen de gastos

1. Vete a Expensas > Todo > Libro auxiliar de gastos > Resúmenes.

2. Escoger Crear.

3. Introduzca un Nombre del resumen.

4. Seleccione o introduzca un Fecha de contabilización en el Libro Mayor.

5. Escoger Salvar.

1. Vete a Expensas > Todo > Libro auxiliar de gastos > Resúmenes.

2. Escoger Agregar.

3. Introduzca un Nombre del resumen.

4. Seleccione o introduzca un Fecha de contabilización en el Libro Mayor.

5. Escoger Salvar.

Editar un resumen de gastos

1. Vete a Expensas > Todo > Libro auxiliar de gastos > Resúmenes.

2. Busca el resumen de gastos que quieres editar.

3. Escoger Editar al final de la fila.

4. Realiza los cambios pertinentes.

   Si necesitas cambiar la divisa base de un resumen, borra primero todas las transacciones de ese resumen.

    

5. Escoger Salvar.

1. Vete a Expensas > Todo > Libro auxiliar de gastos > Resúmenes.

2. Busca el resumen de gastos y selecciona Editar.

3. Realiza los cambios pertinentes.

   Si necesitas cambiar la divisa base de un resumen, borra primero todas las transacciones de ese resumen.

    

4. Escoger Salvar.

Eliminar un resumen de gastos

1. Vete a Expensas > Todo > Libro auxiliar de gastos > Resúmenes.

2. Busca el resumen de gastos que quieres eliminar.

3. Escoger Más acciones > Borrar al final de la fila.

4. Escoger Borrar para confirmar.

1. Vete a Expensas > Todo > Libro auxiliar de gastos > Resúmenes.

2. Busca el resumen de gastos y selecciona Borrar.

Descripciones de campos

Resúmenes de gastos Descripciones de campos de lista

Campo	Descripción
Título del resumen	Escriba un título para el resumen. Puede cambiar el título más adelante para los resúmenes creados manual y automáticamente.
Divisa base de resumen	Al crear un resumen manualmente en el nivel superior, debes seleccionar la flecha hacia abajo y seleccionar una divisa base que el sistema usará para cada transacción de ese resumen.
Fecha de contabilización en el Libro Mayor	La fecha de hoy se coloca automáticamente en el campo de fecha; sin embargo, puede ingresar una fecha para el resumen o elegir una usando el botón Calendario.
Estado	El estado predeterminado es Activo. Sin embargo, si no desea que este resumen aparezca en la lista, puede establecerlo en Inactivo. Para ver los resúmenes inactivos, seleccione el botón Incluir inactivo casilla de verificación. Puedes inhabilitar los resúmenes de gastos solo después de que se complete cualquier transacción dependiente.