Descripción general del proceso de informe de gastos

Los empleados crean y envían informes de gastos, que se presentan a los gerentes de los empleados para su aprobación. Después de la aprobación, los informes de gastos se convierten en candidatos de solicitud de reembolso para que el departamento de contabilidad los procese en reembolsos pendientes, desde los cuales se imprimen cheques.

Flujo de trabajo del proceso de informe de gastos.

Las dos excepciones siguientes son cuando:

  • Se emite un pago por anticipo antes de que el empleado, empleada cree un informe de gastos. En este caso, el departamento de contabilidad crea primero un pago anticipo e imprime un cheque. Más tarde, el empleado, empleada, crea un informe de gastos. A continuación, el departamento de contabilidad aplica el pago anticipo a la solicitud de pago para ese informe de gastos.

  • Los empleados envían por correo electrónico sus recibos de viaje u otros recibos y utilizan la inteligencia artificial (IA) para codificarlos. El aprendizaje automático (AA) recuerda los cambios para futuros recibos. Los empleados pueden usar estos recibos electrónicos para crear informes de gastos.

Aprobar o rechazar informes de gastos

Esta sección es para el gerente del empleado.

  • Los managers deben configurar a los usuarios para que aprueben o rechacen gastos.

  • Si la notificación por correo electrónico está activada, recibirás un correo electrónico en el que se te notificará que hay un informe de gastos listo para tu revisión.

  • Si la notificación por correo electrónico está desactivada, debes examinar los informes de gastos que están listos para tu aprobación.

  • Los empleados pueden editar sus propios informes de gastos no aprobados.

  • Los informes de gastos aprobados se convierten en candidatos para las solicitudes de reembolso.

Para obtener más información, vaya a Configurar aprobaciones para informes de gastos o bien Aprobar o rechazar informes de gastos.

Reembolsar gastos

El reembolso de gastos es un proceso de dos pasos:

  1. Crea solicitudes de reembolso a partir de informes de gastos aprobados.

  2. Complete el reembolso (a menos que ya se haya realizado un pago en efectivo por anticipo).

Si utilizas el proceso de aprobación opcional, los reembolsos deben aprobarse cuando estén dentro del rango de importe requerido.

A continuación, selecciona los informes de gastos a pagar y elige un método de reembolso:

  • Efectivo: Registra pagos manuales.

  • En línea: Imprime y envía un cheque por correo a través del centro de impresión en línea.

  • Comprobar: El método más común y se puede imprimir localmente como parte de una emisión de cheques.

Para obtener más información, vaya a Seleccionar informes de gastos para reembolsar o bien Imprimir cheques de reembolso de gastos.

Mantenimiento

El personal de contabilidad debe realizar una serie de tareas regulares.

  • Crear informes de gastos para otros usuarios

    • Es posible que tengas que introducir un informe de gastos para otra persona. Para obtener más información, vaya a Crear informes de gastos.

    • Por ejemplo, una persona ha dejado la sociedad y ya no tiene acceso a Intacct.

  • Editar o reclasificar parcialmente los informes de gastos enviados

    • Es posible que tengas que cambiar los errores de los informes de gastos después de enviarlos. Para obtener más información, vaya a Reclasificar un informe de gastos.

  • Revisión pendiente

  • Ejecutar informes