Crea tu informe de gastos

Si un empleado no tiene un manager asignado, Sage Intacct aprueba automáticamente los informes de gastos enviados por el empleado.

Los informes de gastos tienen un "ciclo de vida". En primer lugar, se crea un informe de gastos, que luego se aprueba y finalmente se paga.

Puedes guardar el informe de gastos como borrador para poder seguir trabajando en él. Si lo envías, el estado aparece como confirmado en la página de lista Gastos y ya no se puede editar. Para editar un informe de gastos enviado, primero debe ser rechazado por tu manager.

Los informes de gastos presentados por los empleados para los que no se asigna ningún supervisor se aprueban automáticamente. Estos informes de gastos no se pueden editar después de su presentación. Sin embargo, se pueden eliminar en cualquier momento antes de que se seleccionen para el reembolso.

Se producen ligeras diferencias en las sociedades compartidas de varias entidades con varias divisas base. En la mayoría de los casos, debes introducir informes de gastos en la entidad. Al introducir un informe de gastos, el sistema sabe qué divisa base utilizar y utiliza de forma predeterminada la divisa de la entidad. Además, si has habilitado divisas extranjeras para los gastos de los empleados, puedes introducir los gastos en una divisa de reembolso diferente a la divisa base de la ubicación. La divisa de reembolso se convierte automáticamente a la divisa base de la entidad mediante el tipo de cambio diario de Intacct, aunque puedes optar por utilizar otro tipo. Recuerde que el administrador puede establecer los valores predeterminados para la ubicación, la clase y otros parámetros. Vete a Configurar gastos para obtener más información.

Suscripción

Tiempo y gastos
Disponibilidad por región

Todas las regiones
Tipo de usuario

Negocio

Empleado

Responsable del proyecto

Almacén
Permisos

Gastos

  • Mis gastos: Enumerar, ver, añadir

  1. Vete a Expensas > Todo > Expensas > y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Mis gastos.

  2. Seleccione un Fecha de presentación.

  3. Introduzca un Número del informe de gastos.

  4. Escoge un Fecha de contabilización en el Libro Mayor.

  5. Escoge un Divisa de reembolso.

  6. Seleccione un Archivo adjunto.

  7. Introduzca un Motivo del gasto.

  8. Introduzca un Memorándum.

Introducir elementos

  1. Seleccione un Tipo de gasto.

  2. Introduzca un Importe.

  3. Escoge un Tipo de pago.

  4. Introduzca un Pagado a.

  5. Introduzca un Pagado por.

  6. Seleccione o introduzca un Fecha.

  7. Escoge un Departamento.

  8. Seleccione un Ubicación.

    Si corresponde, Añadir transacciones con tarjeta de crédito a este informe de gastos. Además, puedes distribuir los gastos. Más información sobre cómo Distribuir los gastos de los empleados.

  9. Escoger Enviar. o Corriente de aire.

Definir dimensiones de gastos predeterminadas

En la sección Entradas, puedes añadir valores directamente a cada elemento o seleccionar Mostrar valores predeterminados Definir los valores predeterminados para rellenar automáticamente cada elemento.

Una dimensión es una categoría de datos que se puede organizar y ordenar de forma significativa. Sage Intacct proporciona las siguientes dimensiones predefinidas:

  • Ubicación
  • Departamento
  • Clase
  • Cliente
  • Artículo
  • Proyecto
  • Proveedor
  • Empleado
  • Almacén (si te suscribes a Control de inventario)
  • Contrato (si te suscribes a Contratos)

Además, Intacct te permite definir nuevas dimensiones que se adapten a tus necesidades. Utiliza estas dimensiones definidas por el usuario para organizar y ordenar categorías de datos exclusivas de tu empresa. Por ejemplo, si es una empresa de software con varias líneas de productos, puede crear una dimensión definida por el usuario denominada Línea de negocio. A continuación, añade los valores Clientes directos, Socio de canaly OEM.

Las dimensiones le permiten recopilar, ordenar, analizar e informar sobre datos dentro de una categoría, o entre categorías, para que pueda identificar factores clave como:

  • los artículos o clientes más rentables o más costosos;
  • la rentabilidad de la inversión de un proyecto o departamento;
  • el grado de éxito de un nuevo producto o línea de productos; o
  • de qué manera un aspecto particular del negocio es tendencia.
  • Las dimensiones de Intacct te ofrecen un control preciso sobre la definición y la jerarquía de datos

Con las dimensiones, puedes personalizar los informes financieros en torno a actividades empresariales específicas, obtener una mayor visibilidad del rendimiento de la empresa y tomar decisiones empresariales más rápidas y significativas.

Piensa en las dimensiones como una alternativa más potente a las subcuentas.

Se pueden aplicar tarifas adicionales para la dimensión Proyecto y las dimensiones definidas por el usuario. Ponte en contacto con tu representante de cuenta para obtener más información.