Configurar el correo electrónico de notificación de pago

¿Quieres que los empleados sepan cuándo se les han reembolsado los gastos? Puede enviar automáticamente correos electrónicos de notificación de pago a los empleados seleccionados, tan pronto como se confirmen los pagos.

Las notificaciones de pago son particularmente valiosas para los empleados a los que se les reembolsan los gastos a través de ACH, pero las notificaciones se pueden enviar automáticamente a cualquier empleado, independientemente de cómo se le pague.

Cámara de Compensación Automatizada (ACH)) es un método de pago que genera un formato de archivo utilizado por los bancos para intercambiar fondos entre cuentas.

Configurar notificaciones de pago automáticas

Existe un proceso de configuración rápido y único para las notificaciones de pago automáticas, en el que:

• Decida qué información de contacto (de su empresa) debe utilizarse en los correos electrónicos de notificación de pago.
• Seleccione los empleados que deben recibir notificaciones de pago.

Determine el valor del correo electrónico De contacto

En la página Configurar gastos, puedes elegir qué contacto de tu sociedad debe utilizarse en los correos electrónicos enviados a los empleados. Este contacto puede ser un usuario específico o puede ser la información de contacto del usuario que selecciona los gastos que se van a reembolsar. Ten en cuenta que siempre puedes optar por anular el contacto en el momento en que selecciones los gastos a reembolsar.

La información de contacto de este usuario se utilizará para dos propósitos:

• Los correos electrónicos de notificación de pago se enviarán "desde" la dirección de correo electrónico de este contacto.
• El nombre y la dirección de correo electrónico de este contacto se incluirán en el cuerpo del correo electrónico en caso de que el empleado tenga preguntas.

Seleccionar contacto predeterminado para el correo electrónico de notificación de pago

1. Vete a Gastos > Ajustes > Configuración.
2. Desplázate hacia abajo hasta el Pagos y localice la sección Contacto para notificaciones Opciones.
   • Si deseas que la persona que procesa el reembolso de gastos se utilice como información de contacto, selecciona Persona que selecciona los gastos para el reembolso.
   • Si desea utilizar siempre la información de contacto de una persona determinada, seleccione El siguiente contacto y, a continuación, seleccione el usuario.
   Es una buena idea verificar el nombre "Imprimir como" y la dirección de correo electrónico de los contactos que está utilizando para la notificación de pago. Si siempre utilizas a la misma persona que el contacto, puedes ver el registro de ese usuario seleccionando el usuario en el menú desplegable y, a continuación, seleccionando el icono de vista.

Seleccionar los empleados a los que notificar

Decida qué empleados deben ser notificados de los pagos y verifique que tengan una dirección de correo electrónico registrada. Al habilitar las notificaciones para un empleado, estás indicando que deseas que el empleado reciba una notificación por correo electrónico cada vez que se confirme un pago.

1. Vete a Expensas > Todo > Empleados.
2. Busca al empleado y selecciona Editar.
3. Vaya a la Información de reembolso del registro del empleado y seleccione la opción para Enviar notificación de pago automática.

4. En el Contactos Para el empleado, verifica el nombre y la dirección de correo electrónico del empleado.

   El correo electrónico de notificación de pago utilizará automáticamente el nombre y la dirección de correo electrónico en el registro de contacto principal del empleado.

   Para ver el registro de contacto principal del empleado, coloque el cursor sobre la línea de Contacto principal y seleccione el icono de vista.

Procesar pagos con notificaciones

Los reembolsos de gastos funcionan de la misma manera, independientemente de si has configurado o no a los empleados para que reciban notificaciones de los pagos. Cada vez que confirmas pagos, comprobamos si alguno de los empleados tiene habilitadas las notificaciones de pago. A esos empleados se les enviarán automáticamente notificaciones de pago. Para obtener más información, vaya a Seleccionar gastos a reembolsar.

1. Vete a Expensas > Todo > Reembolsos > Seleccionar gastos a reembolsar.

2. Desplázate hasta el Notificaciones de pago sección.

3. Confirme el usuario en Contacto a utilizar para los correos electrónicos de notificación de pago.

   Puedes elegir un usuario diferente.

4. Selecciona los informes de gastos que deseas reembolsar,

5. Haz clic en Guardar.

   Una vez confirmados los pagos, las notificaciones se enviarán automáticamente a los empleados. En el caso de los pagos o cheques ACH, las notificaciones no se envían de inmediato. Debe generar el archivo de pago o imprimir los cheques y, a continuación, confirmar los pagos.

Enviar notificaciones de pago a posteriori

Incluso si ya has terminado de reembolsar a los empleados, puedes volver atrás y enviar correos electrónicos de notificación de pago desde la página Imprimir copias de pago.

1. Vete a Expensas > Todo > Más > Imprimir copias de pago.

2. Busca el archivo Filtros Sección Selecciona un Forma de pago.

3. Haz clic en Ver.

4. Busca el pago y selecciona el correo electrónico.

5. En el campo Dirección de correo electrónico, confirme que hay al menos una lista de direcciones de correo electrónico.

   • Si el empleado tiene una dirección de correo electrónico, se rellena automáticamente.

   • Si desea que las notificaciones por correo electrónico se envíen a direcciones adicionales, separe cada dirección de correo electrónico con una coma o un punto y coma. Por ejemplo

     tsmith@xyzcompany.com; bbarnabus@xyzcompany.com

6. Escoger Imprimir o enviar por correo electrónico.

Preguntas frecuentes (FAQs)