Configurar el correo electrónico de notificación de pago

¿Quieres que los empleados sepan cuándo se les han reembolsado los gastos? Puedes enviar automáticamente correos electrónicos de notificación de pago a los empleados seleccionados, tan pronto como se confirmen los pagos.

Las notificaciones de pago son especialmente valiosas para los empleados a los que se les reembolsan los gastos a través de ACH, pero las notificaciones se pueden enviar automáticamente a cualquier empleado, empleada, independientemente de cómo se les pague.

Automated Clearing House (ACH) (ACH)) es un método de pago que genera un formato de archivo utilizado por los bancos para intercambiar fondos entre cuentas.

Configurar notificaciones de pago automáticas

Existe un proceso de configuración rápido y único para las notificaciones de pago automáticas, en el que:

Decide qué información de contacto (de tu sociedad) debe utilizarse en los correos electrónicos de notificación de pago.
Selecciona los empleados que deben recibir notificaciones de pago.

Determina el desde contacto

En la página Configurar gastos, puedes elegir qué contacto de tu sociedad se utilizará en los correos electrónicos enviados a los empleados. Este contacto puede ser un usuario específico o puede ser la información de contacto del usuario que selecciona los gastos a reembolsar. Ten en cuenta que siempre puedes optar por anular el contacto en el momento en que selecciones los gastos que deseas reembolsar.

La información de contacto de este usuario se utilizará para dos propósitos:

Los correos electrónicos de notificación de pago se enviarán "desde" la dirección de correo electrónico de este contacto.
El nombre y la dirección de correo electrónico de este contacto se incluirán en el cuerpo del correo electrónico en caso de que el empleado, empleada tenga preguntas.

El contacto para los reembolsos de gastos de los empleados, empleada difiere del contacto para los pagos a proveedores procesados a través de Cuentas a pagar. Asegúrate de seguir las instrucciones que se indican a continuación para seleccionar el contacto que deseas utilizar para Gastos.

Seleccionar contacto predeterminado para el correo electrónico de notificación de pago

Suscripción	Tiempo y gastos
Disponibilidad por región	Todas las regiones
Tipo de usuario	Usuario empresarial con privilegios de administrador
Permisos	Administración Suscripciones a aplicaciones: Enumerar, Ver, Configurar

Vete a Gastos > Ajustes > Configuración.
Desplázate hacia abajo hasta la Pagos y localiza el archivo Contacto para notificaciones opciones.
- Si deseas que la persona que procesa el reembolso de gastos se utilice como información de contacto, selecciona Persona que selecciona los gastos para el reembolso.
- Si siempre deseas utilizar la información de contacto de una determinada persona, selecciona El siguiente contacto y, a continuación, seleccione el usuario.
Es una buena idea verificar el nombre "Imprimir como" y la dirección de correo electrónico de los contactos que estás utilizando para la notificación de pago. Si siempre utilizas a la misma persona como contacto, puedes ver la ficha de ese usuario seleccionando el usuario en el menú desplegable y, a continuación, seleccionando el icono de vista.

Seleccionar empleados a los que notificar

Decide qué empleados deben recibir notificaciones de los pagos y verifica que tengan un correo electrónico dirección en ficha. Al habilitar las notificaciones para un empleado, empleada, estás indicando que deseas que el empleado, empleada reciba una notificación por correo electrónico cada vez que se confirme un pago.

Suscripción	Tiempo y gastos
Disponibilidad por región	Todas las regiones
Tipo de usuario	Negocio
Permisos	Gastos Empleados: Enumerar, ver, editar

Ir a Gastos > Todos > Empleados.
Busca al empleado y selecciona Editar.
Ir a la Información del reembolso pestaña de la ficha del empleado, empleada y seleccione la opción Enviar notificación de pago automática.

En el Contactos pestaña para el empleado, empleada, verifica el nombre y la dirección de correo electrónico del empleado, empleada.
El correo electrónico de notificación de pago utilizará automáticamente el nombre y la dirección de correo electrónico de la ficha de contacto principal del empleado, empleada.
Para ver la ficha de contacto principal del empleado, empleada, coloca el cursor sobre la línea de Contacto principal y selecciona el icono de vista.

Procesar pagos con notificaciones

Los reembolsos de gastos funcionan igual, independientemente de si has configurado a los empleados para que reciban notificaciones de los pagos. Cada vez que confirmas los pagos, comprobamos si alguno de los empleados tiene activadas las notificaciones de pago. Esos empleados recibirán automáticamente notificaciones de pago. Para obtener más información, vaya a Seleccionar gastos para reembolsar.

Suscripción	Tiempo y gastos
Disponibilidad por región	Todas las regiones
Tipo de usuario	Negocio
Permisos	Gastos Seleccionar para reembolsar: Ejecutar

Ir a Gastos > Todos > Reembolsos > Seleccionar gastos para reembolsar.
Desplázate hasta la Notificaciones de pago sección.
Confirma el usuario en Contacto a utilizar para los correos electrónicos de notificación de pago.

Puedes elegir un usuario diferente.
Selecciona los informes de gastos que deseas reembolsar,
Haz clic en Guardar.

Una vez confirmados los pagos, se enviarán notificaciones automáticamente a los empleados. En el caso de pagos ACH o cheques, las notificaciones no se envían inmediatamente. Debes generar el archivo de pago o imprimir los cheques y, a continuación, confirmar los pagos.

Enviar notificaciones de pago a posteriori

Aunque ya hayas terminado de reembolsar a los empleados, puedes volver atrás y enviar correos electrónicos de notificación de pago desde la página Imprimir copias de pago.

Suscripción	Tiempo y gastos
Disponibilidad por región	Todas las regiones
Tipo de usuario	Negocio
Permisos	Gastos Imprimir copias de pago: Ejecutar

Ir a Gastos > Todos > Más > Imprimir copias de pago.
Encuentra el Filtros Sección Selecciona una Forma de pago.
Haz clic en Ver.
Busca el pago y selecciona el correo electrónico.
En el campo Dirección de correo electrónico, confirma que hay al menos una lista de direcciones de correo electrónico.
- Si el empleado, empleada tiene una dirección de correo electrónico, se rellena automáticamente.
- Si deseas que las notificaciones por correo electrónico se envíen a direcciones adicionales, separa cada dirección de correo electrónico con una coma o un punto y coma. Por ejemplo,
  
  tsmith@xyzcompany.com; bbarnabus@xyzcompany.com
Seleccionar Imprimir o enviar por correo electrónico.

Preguntas frecuentes

¿Qué aspecto tiene el correo electrónico de notificación de pago?

Campo	Descripción
De	Dirección de correo electrónico de notificación de pago Contacto de tu sociedad
Para	La dirección de correo electrónico del empleado proviene de la ficha de contacto principal del empleado, empleada.
Archivo adjunto	Copia en PDF de la información de pago
Saludo	Del empleado Imprimir como El nombre proviene del ficha de contacto principal del empleado, empleada.
Para preguntas	Nombre y dirección de correo electrónico de la notificación de pago Contacto de tu sociedad
Cierre de correo electrónico	Nombre de la Sociedad de la página de información de la Sociedad En una sociedad de una sola entidad, el nombre de la sociedad en el cierre del correo electrónico proviene de la página Información de la Sociedad. Para editar este nombre, ve a la Sociedad > ajustes > Sociedad. En el Información general pestaña, edita el nombre en la carpeta Nombre de la Sociedad campo. En las sociedades de varias entidades, si el pago se emite desde la sociedad de nivel general, el correo electrónico sigue utilizando el nombre de la sociedad que aparece en la página Información de la Sociedad. Sin embargo, los pagos emitidos por una entidad utilizan el nombre "Imprimir informe como" que aparece en la lista de la entidad. Para cambiar el nombre de esta entidad, ve a Sociedad > ajustes > entidadesy, a continuación, edita la entidad y cambia el parámetro Imprimir informe como nombre.

¿Puedo obtener una vista previa de los correos electrónicos de notificación antes de que se envíen?

Aunque no puedes obtener una vista previa de los correos electrónicos generados automáticamente antes de que se envíen, puedes utilizar este consejo para ver cómo habrían aparecido los correos electrónicos de pagos anteriores enviándote una notificación de pago por correo electrónico.

Ver una notificación de un pago anterior

Ir a Gastos > Todos > Más > Imprimir copias de pago.
Encuentra el Filtros Sección Selecciona una Forma de pago.
Haz clic en Ver.
Busca el pago y selecciona el correo electrónico.
En el campo Dirección de correo electrónico, introduce tu dirección de correo electrónico.

De este modo, recibirás la notificación de pago por correo electrónico.
Seleccionar Imprimir o enviar por correo electrónico.

¿Cuándo se envían las notificaciones de pago automáticas?

Los pagos se envían tan pronto como se confirman. En el caso de pagos y cheques ACH, las notificaciones se envían una vez que confirmas que el fichero de pago ACH se ha enviado correctamente a tu banco o que los cheques se han impreso correctamente.

Método de pago	Cuando se envían las notificaciones
Cheque	Las notificaciones de pago se envían en cuanto confirmas que los cheques se imprimieron correctamente en la página Imprimir cheques.
Transferencia de ficha	Si existe un proceso de aprobación, el pago se envía tan pronto como se aprueba. De lo contrario, la notificación se envía inmediatamente.
Tesorería	Si existe un proceso de aprobación, el pago se envía tan pronto como se aprueba. De lo contrario, la notificación se envía inmediatamente.
ACH	Las notificaciones de pago se envían en cuanto confirmas que el fichero ACH ha sido procesado por tu banco en la página Fichero de pago ACH.