Aprobar o rechazar las solicitudes de reembolso de gastos de los empleados

Si eres un responsable de aprobación autorizado en el proceso de aprobación de pagos, esta lista te permite seleccionar las solicitudes de reembolso que deseas aprobar o rechazar. Esta lista incluye tanto los pagos regulares como los anticipos.

¿Qué solicitudes de reembolso aparecen en mi lista?

La lista de solicitudes de reembolso que se muestra para que las apruebes depende de cómo estén configurados los niveles de aprobación para Gastos y para cuál de esos niveles tú, como usuario, tienes permisos.

Por ejemplo, supongamos que el Nivel 1 es de $500, el Nivel 2 es de $5000 y el Nivel 3 es de $25000. En este escenario, un pago inferior a 500 $ no requiere aprobación y se aprueba automáticamente.

Un pago de 501 USD necesitaría la aprobación de un usuario que tenga permiso para el Nivel 1. Si tienes permiso para aprobar importes de Nivel 1, esta solicitud de reembolso aparecerá en tu lista, a menos que el número requerido de otros responsables de aprobación de Nivel 1 ya la haya aprobado. Como alternativa, puedes ser un responsable de aprobación de nivel 2 sin permiso para el nivel 1 (es decir, no quieres ver las solicitudes de reembolso más pequeñas en tu lista), en cuyo caso solo verías las solicitudes de nivel 2.

Suscripción	Tiempo y gastos
Disponibilidad por región	Todas las regiones
Tipo de usuario	Negocio
Permisos	Gastos Aprobar reembolsos: Lista, Nivel 1, Nivel 2, Nivel 3, Nivel 4, Nivel 4, Nivel 5, Nivel 6

Vete a Expensas > Todo > Reembolsos > Aprobar.
Busque el reembolso y seleccione su casilla de verificación.

Para aprobar o rechazar todos los reembolsos, selecciona Mostrar todo.
Escoger Aprobar o Rechazar.

Si recibes demasiadas notificaciones por correo electrónico sobre reembolsos que están pendientes de aprobación, puedes cambiar tus preferencias. (Seleccione su nombre de inicio de sesión en la parte superior de cualquier página y seleccione Mis preferencias.) En primer lugar, si tiene la costumbre de iniciar sesión con regularidad y examinar las listas de solicitudes de reembolso que deben aprobarse, la función de notificación por correo electrónico se puede desactivar por completo. Como alternativa, puede limitar las notificaciones por correo electrónico solo a aquellas que tengan importes de un determinado nivel.

¿Qué sucede después de aprobar una solicitud de reembolso?

Al seleccionar Aprobar, el sistema realiza una de varias acciones, en función del tipo de pago (que viene determinado por el método de pago que haya elegido en el Seleccionar para pagar y cuántos responsables de aprobación se requieren para este nivel de pago.

Si se requiere una aprobación adicional después de aprobarla, la solicitud de reembolso tiene un estado Aprobado parcialmente y el sistema no realiza ninguna otra acción hasta que la solicitud se apruebe por completo.

Si solo se requiere una aprobación, o si la aprobación cumple todos los requisitos de aprobación, el sistema realiza la siguiente acción, según el tipo de pago que sea.

Si eliges Comprobar, ahora puedes ir a Gastos > Todo > Más > Imprimir cheques. En el caso de las sociedades basadas en devengo, el gasto se contabiliza en el Libro Mayor cuando se aprueba la solicitud de reembolso. En el caso de las sociedades en efectivo, el pago se contabiliza en el Libro Mayor solo después de que se haya impreso el cheque y usted haya confirmado que se imprimió correctamente.

No se puede aprobar la misma solicitud más de una vez. En otras palabras, si se requieren dos aprobaciones, no puede entrar y aprobarlo dos veces. Una vez que apruebes la solicitud, ya no la verás en tu lista y no podrás rechazarla más tarde.

¿Qué sucede después de rechazar una solicitud de reembolso?

Al seleccionar Rechazar, el pago se devuelve al estado Enviado. Se puede editar y volver a enviar. Cada vez que una solicitud vuelve a entrar en el estado Enviado como resultado de no estar aprobada, el proceso de aprobación se restablece de modo que se anulan las revisiones anteriores (aprobaciones o desaprobaciones). Por ejemplo, se requieren tres aprobaciones, dos responsables de aprobación ya han aprobado la solicitud, pero el tercero la desaprueba. La solicitud se devuelve al estado Enviado, donde se puede editar. Ahora se requieren de nuevo tres aprobaciones. Esto garantiza que todos los responsables de aprobación necesarios vean los cambios que se han realizado en la solicitud no aprobada. En este caso, un usuario que lo aprobó originalmente puede volver a aprobarlo.