Incluir los gastos asignados

Las organizaciones a menudo tienen fondos presupuestados que se comprometen para un propósito pero que aún no se han gastado. Por ejemplo, las organizaciones sin fines de lucro reservan dinero para recaudar fondos, y las organizaciones comerciales a menudo planifican ferias comerciales que pueden estar a años de distancia. Puedes incluir estos gastos planificados en los cálculos del presupuesto de Gestión de gastos.

¿Por qué incluir gastos comprometidos?

Gestión de gastos puede incluir los gastos asignados en el cálculo del presupuesto disponible para que puedas ceñirte mejor al plan de presupuesto. Los importes de los gastos asignados se registran en los libros definidos por el usuario que se crean para realizar un seguimiento de estos fondos asignados y liberarlos.

Cuando incluyes gastos asignados y especificas los libros definidos por el usuario que los rastrean, estos gastos se incluyen cuando Gestión de gastos verifica una transacción para el presupuesto disponible.

Por ejemplo, si has contratado 25.000 $ con un proveedor para un lugar de conferencias, fichas ese gasto previsto en un libro definido por el usuario. Esta entrada se puede realizar:

• Directamente como un asiento de diario en el libro definido por el usuario
• Si utilizas Compras, ficha automáticamente la transacción del documento de compra asociado con alguna configuración.

Cuando recibas la factura y estés listo, libera la reserva y convierte la transacción en un gasto real.

La visibilidad de estas reservas presupuestarias garantiza que se tengan en cuenta en la ecuación cuando Gestión de gastos determina la disponibilidad del presupuesto, lo que proporciona una mejor visión y reduce la posibilidad de gastar de más.

Configurar los gastos asignados

Antes de poder incluir los gastos asignados en los cálculos de Gestión de gastos, debes configurar cómo vas a realizar un seguimiento de tus compromisos.

1. Crea o verifica el archivo Libro definido por el usuario en el que desea realizar un seguimiento de sus compromisos. Los libros definidos por el usuario son una forma común de realizar un seguimiento de otros tipos de asientos, asientos como compromisos de reservas presupuestarias.
2. Considera cómo deseas realizar un seguimiento de tus compromisos:
   • Asientos de diario del Libro Mayor: Puedes crear un Diario definido por el usuario en el que se puede contabilizar Asientos de diario que se contabilizan en el libro definido por el usuario especificado. Esto crea una reserva en tu presupuesto para esa transacción sin que afecte realmente a tus libros. Si necesitas contabilizar la transacción en tus libros reales, revierte la transacción definida por el usuario y vuelve a crearla en tus libros reales para liberar la transacción.

   • Definiciones de transacciones de Compras: Puedes configurar las plantillas de transacciones de Compras para automatizar el seguimiento de compromisos.

     Para obtener más información, consulte Configura definiciones de transacciones de compra para realizar un seguimiento de los compromisos de Gestión de gastos.

   Si vas a registrar los gastos asignados en Compras, configura una plantilla de la transacción independiente para revertir el gasto asignado en los libros definidos por el usuario. Si reviertes el importe del compromiso en función de la factura, es posible que tengas que crear una transacción adicional si la factura es diferente de la transacción de compra.

Especificar libros definidos por el usuario

Una vez que hayas configurado los gastos asignados, ve a la Configurar Gestión de gastos página. Incluye 1 o más libros definidos por el usuario que realicen un seguimiento de estos compromisos en el cálculo del presupuesto de Gestión de gastos cuando valide una transacción.

1. Ir a Presupuestos > Todos > Gestión de gastosy, a continuación, selecciona Configurar.
2. Si aún no lo ha hecho, Configurar los conceptos básicos de Gestión de gastos.
3. Selecciona el icono Incluir los gastos asignados casilla de verificación.
4. En el Libros definidos por el usuario , incluye uno o más libros definidos por el usuario que utilices para realizar un seguimiento de los gastos asignados.
5. Haz clic en Guardar.