Suscríbete y configura Gestión de gastos

La gestión de gastos proporciona una forma sencilla de controlar los gastos en función de un presupuesto específico.

En particular, cuando configura Gestión de gastos, define:

• El presupuesto específico que se va a utilizar.
• Las dimensiones con las que se va a validar.
• El periodo de informe y la duración de la validación del presupuesto.
• Las aplicaciones (Compras, Cuentas a pagar, Libro Mayor) en las que quieres validar transacciones.
• La acción que se debe realizar si una transacción provoca un excedente de presupuesto.

Leer Información general sobre Gestión de gastos y Validación de Gestión de gastos para obtener más información sobre Gestión de gastos y cómo funciona, antes de configurar Gestión de gastos.

Consideraciones

Para poder configurar y empezar a usar Gestión de gastos, debes tener un presupuesto con el que Gestión de gastos realice un seguimiento de los gastos y aplique límites de gasto.

• Utilizas Devengo o bien Devengo y efectivo libros. Los libros que solo aceptan efectivo no son compatibles.

• Presupuesto: Aunque puedes crear varios presupuestos, solo se utiliza 1 presupuesto con Gestión de gastos. Considera la posibilidad de crear un Umbral de presupuesto solo para su uso con Gestión de gastos. Este tipo de presupuesto puede representar el 90 %, o algún otro porcentaje, de su presupuesto real total. Por lo tanto, Gestión de gastos envía advertencias cuando has alcanzado este umbral, lo que te prepara mejor para los ajustes necesarios para tu presupuesto real.

  Alinea la gestión de gastos con tu presupuesto. Por ejemplo, si el presupuesto se establece como trimestral y Gestión de gastos está configurado para validarse mensualmente, Gestión de gastos no encontrará un presupuesto para cada mes. En este caso, no validará tus transacciones correctamente. Si el presupuesto es mensual, Gestión de gastos ve el presupuesto y lo valida en consecuencia.
• Dimensiones: Para validar con un presupuesto que incluye dimensiones, las dimensiones seleccionadas se evalúan en las transacciones de las aplicaciones seleccionadas. Esto significa que todas las dimensiones que selecciones deben estar habilitadas en todas las áreas de aplicación seleccionadas antes de que Gestión de gastos las incluya en los cálculos.

• Para validar los gastos asignados, ya sea a través de la entrada directa o de transacciones de compra abiertas en Gestión de gastos, debes configurar un libro definido por el usuario para realizar un seguimiento de los gastos asignados.

  Los libros definidos por el usuario para Gestión de gastos se utilizan normalmente para realizar un seguimiento de los gastos asignados cuando se liberan y para abrir órdenes de compra cuando se convierten en facturas de proveedores. Libros definidos por el usuario están habilitados en Configurar el Libro Mayor. Para sociedades con más de una entidad: considera qué entidades deseas incluir en la validación de Gestión de gastos y qué entidades excluir.

Suscríbete a Gestión de gastos

Gestión de gastos es una aplicación adicional que se integra con otras aplicaciones para validar los gastos en toda tu sociedad.

1. Ir a Sociedad > Administración > Suscripciones.
2. Desplázate hacia abajo hasta El Gestión de gastos artículo de suscripción.
3. Selecciona el icono Gestión de gastos control deslizante y, a continuación, seleccione Suscríbete.

Configurar Gestión de gastos

Gestión de gastos se integra con Compras, Cuentas a pagar o Libro Mayor para validar los gastos de tu sociedad.

1. Ir a Sociedad > Administración > suscripcionesy, a continuación, seleccione Configurar al lado Gestión de gastos.

   También puedes ir a Presupuestos > Todos los pestaña > Gestión de gastos.

   Si esta opción está atenuada, es probable que no tengas permisos para configurar Gestión de gastos.
2. Ingrese el Presupuesto información.

   Información del presupuesto

   Nombre del presupuesto (obligatorio)	Selecciona el presupuesto con el que se valida Gestión de gastos. Los presupuestos deben tener importes especificados para las combinaciones de cuenta y dimensión que deseas validar. Los importes del presupuesto deben cubrir el periodo de tiempo que elijas para aplicar los controles de gastos. Los presupuestos consolidados no se pueden utilizar con Gestión de gastos. Esto se debe a que los presupuestos consolidados están en una única divisa para todas las entidades y Gestión de gastos valida con respecto a la divisa base de cada entidad. En su lugar, puedes crear un único presupuesto para todas las entidades, de modo que se valide con respecto a la divisa base de cada entidad de forma adecuada. Esta presupuesto no tiene por qué ser la misma presupuesto utiliza en los informes. En su lugar, puedes utilizar un presupuesto de umbral que se base en un porcentaje del presupuesto habitual de tu sociedad para recibir avisos antes de alcanzar el excedente de presupuesto real.
   Iniciar periodo del presupuesto (obligatorio)	Selecciona una fecha de inicio para indicar a Gestión de gastos cuándo debe comenzar exactamente la validación de gastos. Utiliza la fecha de inicio de un periodo que esté configurado para utilizarse en la elaboración de presupuestos. Esto garantiza que los periodos no se superpongan ni entren en conflicto.
   Si un presupuesto no tiene ninguna coincidencia, trátalo como valor cero	Marca esta casilla de verificación para aplicar la validación en las transacciones que no coincidan con ninguna combinación de cuenta-dimensión para el periodo del presupuesto que se está validando. Cuando se habilita, si un presupuesto no coincide, Gestión de gastos valida la transacción como si tuviera un presupuesto de 0,00 $. Por ejemplo, si no hay un importe presupuestado para ese periodo para la combinación de ubicación y departamento incluida en la transacción, Gestión de gastos tratará esta combinación como si tuviera un presupuesto de 0,00 $ y activará la notificación de detención o advertencia cuando se envíe. Si esta función está desactivada, las transacciones que no coincidan con las combinaciones de cuenta-dimensión se enviarán o contabilizarán sin validarse.

3. Ingrese el Notificación información.

   Información de notificación

   Notificaciones por exceso de presupuesto	Selecciona esta casilla de verificación si deseas recibir notificaciones por correo electrónico sobre excedentes de presupuesto que se producen durante un intervalo de tiempo determinado. Las notificaciones por correo electrónico solo se envían en aquellas transacciones que dan lugar a un excedente de presupuesto. Por ejemplo, Compras está configurado para detenerse si se supera el presupuesto especificado, pero Cuentas a pagar está configurado para advertir. Recibirás notificaciones por correo electrónico sobre los excedentes de presupuesto relacionados con tus facturas, ya que Intacct evitará cualquier transacción contabilizada en Compras que supere el presupuesto.
   Administrador del presupuesto	Introduce la dirección de correo electrónico válida de la persona que deseas que reciba las notificaciones de excedente de presupuesto. Solo se puede indicar una dirección de correo electrónico. La persona que recibe las notificaciones de excedente de presupuesto debe ser alguien que pueda tomar decisiones presupuestarias y/o ajustar el presupuesto en Sage Intacct según sea necesario.
   Preferencia de notificación	Elige la frecuencia con la que deseas recibir alertas de excedente de presupuesto. Sus opciones incluyen: Días Semanas Meses Asegúrate de seleccionar una preferencia de notificación que sea fácil de leer y que no abrume al destinatario. Por ejemplo, si al principio recibes notificaciones mensuales que tienen demasiadas filas de tablas, cambia tu preferencia a una opción más frecuente, como semanal o diaria.

4. Ingrese el Validación información.

   Dimensiones

   Sección de dimensiones de información de validación

   Dimensiones

   Selecciona las dimensiones que se incluirán cuando se valide el gasto. La validación de dimensiones es opcional. Si seleccionas dimensiones, la validación de Gestión de gastos se aplicará a todas las dimensiones de las transacciones introducidas en las aplicaciones seleccionadas. Gestión de gastos utiliza las dimensiones que definas en el archivo Compras configuración, Cuentas a pagar, y el Configuración del Libro Mayor páginas. Asegúrate de que las dimensiones que selecciones aquí estén habilitadas en todas las aplicaciones que selecciones.

   Omitir validación en entidades seleccionadas

   En las sociedades con más de 1 entidad, puedes excluir determinadas entidades de la validación de Gestión de gastos. Selecciona esas entidades aquí.

   Duración

   Sección de duración de la información de validación

   Duración predeterminada

   Además de la fecha de inicio, debes definir el intervalo de tiempo en el que Gestión de gastos valida el presupuesto. Selecciona el periodo que coincida con la forma en que se creó el presupuesto para validar los gastos: En el caso de las sociedades con más de 1 entidad que utilizan un ejercicio fiscal, ten en cuenta que el ejercicio fiscal se puede definir por separado para cada entidad. Mes actual: se validan los gastos del mes en función únicamente del presupuesto de ese mes. Año en curso: se validan los gastos en función del presupuesto total del año. Año en curso hasta el mes en curso: se validan los gastos en función del presupuesto acumulado del año para el año en curso, hasta el final del mes en curso inclusive. Año fiscal en curso: en el caso de las sociedades que no utilizan el año natural, pero utilizan un ejercicio fiscal, Gestión de gastos puede validar el presupuesto total del ejercicio fiscal. Ejercicio fiscal hasta el mes en curso: en el caso de las sociedades que no utilizan el año natural, pero sí un ejercicio fiscal, Gestión de gastos puede validar el presupuesto del ejercicio fiscal desde el principio del año hasta el final del mes en curso.

   Utilizar la fecha de inicio y finalización del proyecto

   Esta opción solo aparece si has seleccionado la opción Proyecto Dimensión que se incluirá en las dimensiones validadas. Cuando se habilita, las fechas de inicio y finalización del proyecto definidas en el proyecto relacionado con la transacción enviada se utilizan para validar el presupuesto. Si no hay ninguna fecha de inicio y finalización del proyecto disponible, el Duración predeterminada en su lugar. Al habilitar esta opción, también se evita que las transacciones se contabilicen si no se alinean con las fechas de inicio y finalización definidas. Esto puede ser útil si quieres asegurarte de que los costes del proyecto se introduzcan durante las fechas válidas del proyecto, no antes ni después.

   Aplicaciones

   Sección de aplicaciones de información de validación

   Validar compras Validar Cuentas a pagar Validar Libro Mayor	Selecciona una casilla de verificación junto a una opción de aplicación para habilitar la validación en esa aplicación y sus transacciones. Se requiere una configuración adicional, como se describe en la sección Compras, si así lo deseas Validar Compras.
   Si se excede el presupuesto	Seleccionar el comportamiento de validación en los excedentes de presupuesto: Detener: evita que se envíen o contabilicen transacciones si superan el presupuesto. Para seguir adelante con estas transacciones:  Ajusta el importe de la transacción para que esté dentro de los parámetros del presupuesto Coloca la transacción en modo borrador hasta que el administrador del presupuesto pueda Ajustar el presupuesto. De lo contrario, estas transacciones no se pueden contabilizar. Advertir: avisa a los usuarios cuando van a enviar o contabilizar una transacción que supera el presupuesto. Los usuarios pueden poner la transacción en Borrador y, a continuación, habla con el administrador del presupuesto sobre cómo gestionar el excedente del presupuesto. O pueden enviar o contabilizar la transacción de todos modos. A continuación, la transacción se incluye en los correos electrónicos de notificación de excedente de presupuesto que se envían al administrador del presupuesto si has configurado esa opción. Si se produce un error en las importaciones de los asientos de asiento de diario del Libro Mayor debido a advertencias de exceso de presupuesto, selecciona el Ignorar advertencias en la ventana de importación antes de importar cualquier transacción. Estas opciones de control son independientes para cada aplicación seleccionada para ofrecer flexibilidad en función del tipo de transacciones.
   Grupo de cuentas	Selecciona un grupo de cuentas específico que contenga todas las cuentas del presupuesto que deseas validar en tus transacciones del Libro Mayor. Por ejemplo, puedes crear un grupo de cuentas para tus gastos o compras de capital y seleccionarlo aquí. Más información sobre Agregar un grupo de cuentas.

5. Ingrese el Gastos asignados información.

   Información de gastos asignados

   Incluir los gastos asignados

   Selecciona esta casilla de verificación para Incluir los gastos asignados en los cálculos de presupuesto disponibles. Los gastos asignados se utilizan para reservar una parte del presupuesto para obligaciones planificadas, como contratos con proveedores u otras compras. Los importes se pueden introducir directamente en un libro definido por el usuario o se pueden generar a partir de transacciones de Compras. Si realizas un seguimiento de los gastos asignados en un libro definido por el usuario y utilizas Compras Spend Insight calcula en función de la contabilización principal del Libro Mayor configurada para la plantilla de la transacción. Si has habilitado la contabilización adicional, esa contabilización secundaria no se refleja en la Información sobre gasto. Por ejemplo: Has configurado Gestión de gastos para incluir los gastos asignados y has creado un libro definido por el usuario para realizar un seguimiento de ellos. Tienes una plantilla de la transacción de orden de compra configurada para contabilizar en el libro de gastos asignados. Deseas que el importe planteado en el libro de gastos asignados se deduzca de tus gastos asignados cuando veas la información de Spend Insight en la factura de compra. La práctica recomendada: Crea una plantilla de la transacción que se encuentre inmediatamente antes de la factura en el flujo de trabajo de compras. Configura esta transacción para liberar el importe de la factura del libro de gastos asignados. Este paso también garantiza la compensación adecuada del libro de gastos asignados y evita la necesidad de ajustar las variaciones entre el total de la orden de compra y el total de la factura.

   Libros definidos por el usuario

   Selecciona 1 o más libros definidos por el usuario que contengan las entradas de gastos asignados.

6. Ingrese el Compras información.

   Información de compras

   Documento de compra

   Selecciona uno o más tipos de documentos de plantilla de la transacción en Compras para validar los datos reales del presupuesto. En las sociedades con más de 1 entidad, el Creado en especifica si la plantilla de la transacción se creó en el nivel general o en el nivel de entidad. Esto determina la disponibilidad de la plantilla de la transacción en todas las entidades. La validación de Gestión de gastos no admite devoluciones. Por lo general, te recomendamos que evites el uso de importes negativos, que naturalmente pasan por los documentos de validación de gastos y solicitud de compra. Si se utiliza un número de teléfono móvil negativo en una transacción, el número de teléfono móvil se añade al presupuesto en lugar de contarse en su contra, por lo que la transacción pasará automáticamente la validación. Definiciones de transacción que utilizan la categoría de flujo de trabajo Volver no aparecen en la lista de selección.

7. Ingrese el Grupo del Libro Mayor de artículos información.

   Información del grupo del Libro Mayor del artículo

   Cuenta de artículos en el Libro Mayor predeterminada

   Los artículos que utilizan plantillas de transacciones sin contabilización no incluyen una configuración de correlación que asigne grupos del Libro Mayor de artículos a las cuentas del libro mayor en las que se contabilizan. Para validar las transacciones de gastos en función de Artículos, especifica en qué área del presupuesto (cuenta del grupo del libro mayor) se presupuesta la transacción. Esto es necesario porque la plantilla de la transacción no especifica el área del presupuesto. Como cajón de sastre, asigna una cuenta de grupo predeterminada para los gastos. La práctica recomendada es asignar las cuentas del Libro Mayor para todos los grupos del libro mayor de artículos individualmente. A continuación, establece el valor predeterminado en una cuenta con un presupuesto cero.

   Grupos de cuentas de artículos en el Libro Mayor

   Para los grupos del libro mayor de artículos en las transacciones de compra, define la cuenta del Libro Mayor asociada al artículo. En el caso de las sociedades de varias entidades, verás la entidad que creó el grupo del libro mayor. Incluye el grupo del libro mayor del artículo y la cuenta del libro mayor para todos los artículos que se van a validar. Seleccione de la lista de cuentas de resultados y cuentas del balance. También puedes Importación de CSV: Grupos del Libro Mayor de artículos en cuentas del Libro Mayorpara ahorrar tiempo seleccionando Importar correlación. Ahorra tiempo al configurar esta correlación comenzando con una plantilla de la transacción de Compras que ya contiene la correlación que deseas. Copia y pega esa información en la plantilla de importación de correlación y realiza los cambios necesarios.

8. Haz clic en Guardar.