Descripción general de la detección de valores atípicos del Libro Mayor

La detección de valores atípicos del Libro Mayor de Sage Intacct es un servicio de aprendizaje automático (AA) que utiliza patrones de transacciones históricas, evalúa las transacciones actuales en el ciclo de aprobación y marca las transacciones que no coinciden.

Al trabajar con aprobaciones de asientos de diario del Libro Mayor, la detección de valores atípicos del Libro Mayor muestra un indicador cuando algo parece fuera de lo común. Esto proporciona una medida de control adicional para ayudarle a garantizar la precisión en las aprobaciones de transacciones.

Los patrones de transacción son diferentes para cada empresa, y la detección de valores atípicos del Libro Mayor aprende de sus datos específicos. A medida que se acumulan más datos y respondes a las notificaciones de valores atípicos, la detección de valores atípicos del Libro Mayor evoluciona y ajusta la evaluación al detectar valores atípicos en tus transacciones.

¿Qué es la detección de valores atípicos del Libro Mayor?

Cuando se envía una transacción para su aprobación, la detección de valores atípicos del Libro Mayor utiliza el aprendizaje automático para ayudar a los responsables de aprobación a identificar las transacciones que están fuera del patrón histórico de la organización. Los responsables de aprobación de asientos de diario ven una columna de valores atípicos al aprobar entradas:

Los valores atípicos se indican con un signo de exclamación (Aislados ).
Las transacciones que no son atípicas tienen un guion (No es un valor atípico ).
En el caso de las transacciones que aún no se han evaluado, la columna aparece vacía.

Por ejemplo, las transacciones del departamento de contabilidad siempre están vinculadas a la ubicación de la sede. Pero se envía una transacción para su aprobación con el departamento de contabilidad y la ubicación de Alaska. (Tanto Departamento como Ubicación son dimensiones). La detección de valores atípicos anota la discrepancia y marca la transacción como un valor atípico, lo que le proporciona, como responsable de aprobación, otro punto de datos para la evaluación de la aprobación.

Utiliza la detección de valores atípicos como tecnología de asistencia para desempeñar un papel proactivo en el proceso de aprobación. Con la detección de valores atípicos, es más fácil identificar las transacciones que están fuera del patrón normal de transacciones. La detección de valores atípicos hace gran parte del trabajo por ti. Vea rápidamente si una presentación necesita ser examinada más de cerca antes de ser aprobada. Para obtener detalles sobre por qué es un valor atípico, coloca el cursor sobre el icono Aislados . Verás el motivo por el que se marca la transacción, por ejemplo, el Departamento A no suele estar emparejado con la Ubicación B.

Como siempre, es el responsable de aprobación el que debe decidir la acción correcta:

Aprobar la transacción tal cual
Hacer una corrección directamente
Rechaza la transacción para devolver la entrada al remitente para su corrección

Si Asistente de valores atípicos está habilitado, se devuelve una entrada al remitente para su revisión antes de que pase al responsable de aprobación.

Terminología de uso común

Hay algunos términos que se utilizan con la IA/ML y la detección de valores atípicos del Libro Mayor de Sage Intacct con los que quizás no estés familiarizado. Es útil comprender estos términos a medida que comienzas a usar la detección de valores atípicos.

Plazo	Descripción
Modelo	La creación de un modelo (o modelado) es el proceso de utilizar datos históricos de su empresa para crear algoritmos de aprendizaje automático. A continuación, los algoritmos pueden proporcionarle la capacidad de aprobar o no una transacción en función de las tendencias de datos históricos conocidos.
Evaluación	Para detectar valores atípicos, se evalúa cada transacción. La detección de valores atípicos escanea los datos y anota cualquier elemento que esté fuera de la norma histórica.
Detección	Cuando se evalúa una transacción y se encuentra fuera de la norma histórica, la detección de valores atípicos del Libro Mayor puede determinar que la transacción es un valor atípico. A continuación, se te notificará que esta transacción necesita una revisión adicional por parte de un responsable de aprobación humano.
Valor atípico	Un valor atípico en este caso significa una transacción presentada para su aprobación que no coincide con el patrón general visto históricamente. Básicamente, es una excepción o combinación que se usa fuera de la norma. Por lo general, los valores atípicos requieren una mirada más cercana para garantizar su corrección.
Predictivo	La detección de valores atípicos del Libro Mayor evalúa los datos y considera si un responsable de aprobación humano considera que una transacción es un valor atípico. Utiliza esta información para predecir si otras transacciones son valores atípicos.

Flujo de trabajo de detección de valores atípicos

A continuación se muestra cómo funciona la detección de valores atípicos del Libro Mayor, de principio a fin.

Preparación

Aprobaciones habilitadas y configuradas
Existen datos históricos
Servicios de Inteligencia Artificial/Aprendizaje Automático y Detección de valores atípicos del Libro Mayor habilitados

Modelo de datos creado

Detección de valores atípicos configurada
Datos evaluados y modelo creado

Valores atípicos marcados

Transacciones presentadas para su aprobación
La detección de valores atípicos evalúa las transacciones
La detección de valores atípicos marca discrepancias históricas

El responsable de aprobación gestiona los valores atípicos

El responsable de aprobación determina la acción o, si el Asistente de valores atípicos está habilitado, el remitente revisa y vuelve a enviar la entrada
Registros atípicos Respuestas del responsable de aprobación
Respuestas enviadas a Detección de valores atípicos del Libro Mayor y actualización del modelo

Características principales

Asistente de valores atípicos

Después de que la detección de valores atípicos del Libro Mayor sea Configurado y en ejecución, los asientos de diario enrutados a través del proceso de aprobación pasan por la detección de valores atípicos del Libro Mayor para su evaluación.

El Asistente de valores atípicos Habilita un cambio en el flujo de trabajo mediante el envío de entradas marcadas al remitente para su reevaluación en lugar de notificar al responsable de aprobación de la marca. Esto reduce significativamente la carga de trabajo de los responsables de aprobación y garantiza que el remitente esté al tanto del posible problema.

Más información sobre la detección de valores atípicos del Libro Mayor

¿Puedo confiar únicamente en la detección de valores atípicos del Libro Mayor para las aprobaciones?

No del todo. La detección de valores atípicos del Libro Mayor es una herramienta útil a la hora de aprobar asientos de diario, pero ninguna herramienta, ni siquiera la IA, es infalible. Utiliza la misma vigilancia que siempre has tenido cuando revises y decidas cómo manejar un envío.

Incluso si una presentación no se marcó como un valor atípico, revisa esa transacción antes de aprobarla o rechazarla. La decisión final sobre qué acción tomar es suya. La detección de valores atípicos del Libro Mayor es solo otra herramienta en su caja de herramientas.

¿Cómo marca la detección de valores atípicos del Libro Mayor las entradas?

La detección de valores atípicos del Libro Mayor utiliza los datos históricos para identificar patrones en los asientos de diario del Libro Mayor. Marca las entradas entrantes que no se ajustan a esos patrones. Por lo general, los patrones se establecen por diario y se basan en gran medida en campos estándar de un asiento, como la cuenta, las dimensiones clave y el importe.

La detección de valores atípicos del Libro Mayor es dinámica, lo que significa que aprende continuamente a medida que se dispone de nuevos datos y surgen nuevos patrones. Por ejemplo, una transacción se marca al principio, pero luego se reconoce un nuevo patrón. Las entradas que se ajustan al patrón recién identificado ya no se marcan como valores atípicos.

¿Qué significa cuando se marca una entrada?

Si un asiento de diario del Libro Mayor se marca como un valor atípico, el algoritmo ha determinado que el asiento es inusual en función de los datos disponibles y los patrones identificados actualmente. El motivo por el que se marca la entrada se puede ver pasando el cursor sobre el indicador de valores atípicos dentro de la entrada. La razón por la que está marcado podría ser:

Utiliza un valor para una dimensión que normalmente no se usa en este diario.
Utiliza un nuevo tipo de entrada que nunca antes se había visto en los datos.
No se ajusta a otros patrones identificados por el algoritmo.

Los algoritmos de detección de valores atípicos del Libro Mayor se basan en prácticas de transacción comunes y tienen en cuenta los patrones de relación en los datos históricos. En algunos casos, sus prácticas comerciales pueden evolucionar o ser diferentes por una razón legítima que la detección de valores atípicos del Libro Mayor no ha identificado como un patrón. En consecuencia, la detección de valores atípicos del Libro Mayor marca algunas entradas que se consideran normales. El indicador es una herramienta adicional para guiarte a las transacciones que requieren un escrutinio adicional.

¿Qué significa cuando una entrada no está marcada?

Puede haber muchas razones por las que una entrada no está marcada o necesita atención adicional. Esto puede deberse a un cambio de política dentro de tu negocio, por ejemplo, u otro tipo de problema que el algoritmo aún no ha detectado.

La detección de valores atípicos del Libro Mayor es otro punto de datos en el proceso de revisión, que puede ser útil a la hora de revisar los asientos de diario, marcados y no marcados, para su aprobación.