Información general sobre la aprobación de asientos de diario

Las aprobaciones de asientos de diario son específicas de las transacciones del Libro Mayor que se contabilizan directamente en un diario específico. Las transacciones que no se envían directamente, por ejemplo, las transacciones enviadas a un libro auxiliar, no se aprueban de esta manera.

La aprobación de asientos de diario es opcional: no es necesario requerir aprobaciones para los asientos de diario. Si configuras el diario del libro mayor para las aprobaciones, cada envío para contabilizar un asiento de diario requerirá aprobación.

Cuando los usuarios envían asientos directamente al libro mayor, requieren aprobación. Pero las aprobaciones también afectan a los asientos de diario de:

• Transacciones recurrentes
• Transacciones guardadas
• Plantillas de transacción
• Importaciones de CSV
• Servicios web

Notificaciones por correo electrónico

Sage Intacct se puede configurar para enviarte notificaciones por correo electrónico sobre transacciones que esperan tu aprobación. Dependiendo de cómo esté configurado el sistema, se envía un correo electrónico de notificación:

• Cada vez que se solicita la aprobación de una transacción.
• Una vez al día. Enumera todas las solicitudes recibidas ese día.
• Una vez a la semana. Enumera todas las solicitudes recibidas esa semana.
• Una vez al mes. Enumera todas las solicitudes recibidas ese mes.

Si la notificación por correo electrónico está desactivada, comprueba regularmente el Aprobar asientos de diario para ver las transacciones que están pendientes de aprobación.

Flujo de trabajo de aprobación de asientos de diario

Las aprobaciones de asientos de diario difieren ligeramente de la mayoría de las aprobaciones de aplicaciones. El proceso es más sencillo. No se basan en valores y umbrales de valor, sino en los responsables de aprobación que configures.

El proceso de aprobación de asientos de diario consta de 3 pasos básicos: configuración, envío y aprobación.

Configurar la aprobación de asientos de diario

La configuración del Libro Mayor para las aprobaciones de asientos de diario es un proceso de varios pasos, que se describe en detalle en Configurar aprobaciones de asientos de diario.

Brevemente, los pasos necesarios son:

1. Habilitar la aprobación de asientos de diario en la configuración del Libro Mayor. Aquí también se asigna un administrador de aprobación, que puede intervenir y aprobar las entradas si es necesario.
2. Concede permisos de aprobación de asientos de diario a los usuarios. Solo los usuarios que ya tengan el permiso de responsable de aprobación de asientos de diario podrán seleccionarse como responsables de aprobación o responsables de aprobación sustitutos.
   Práctica recomendada: Cree un rol con el permiso Aprobar asientos de diario y, a continuación, agregue los usuarios adecuados según sea necesario.
3. Define las aprobaciones de asientos de diario para cada diario del Libro Mayor que requiera aprobación. Cada diario puede tener 1 o una cadena de aprobadores. En el caso de los diarios que no requieren aprobación, deje el diario fuera de la lista.

Detección de valores atípicos del Libro Mayor

Si tu sociedad lo tiene habilitado, los asientos del libro mayor enviados para su aprobación se pueden evaluar automáticamente en busca de valores atípicos históricos. La detección de valores atípicos es otra herramienta que puedes utilizar para determinar cómo se gestiona un envío.

Además, puedes habilitar el Asistente de valores atípicos, que cambia el flujo de trabajo para enrutar los valores atípicos marcados de vuelta al remitente para su reevaluación.

Para obtener más información, consulte Descripción general de la detección de valores atípicos del Libro Mayor.

Administrar envíos de aprobación

Cuando se envía una entrada, se envía para su aprobación. Los borradores de entradas no se envían para su aprobación.

El responsable de aprobación de una entrada puede hacer lo siguiente:

• Aprueba la entrada. El asiento se registra en el libro mayor.
• Rechaza la entrada y envíala de vuelta al remitente para que realice los cambios y la vuelva a enviar.
• Rechaza la entrada, edítala y, a continuación, apruébala. En este caso, cualquier otro miembro de la cadena de aprobación debe volver a aprobar la entrada.

Asientos de diario parcialmente aprobados

Si las entradas requieren la aprobación de varios responsables de aprobación, aprobado parcialmente significa que al menos un responsable de aprobación ha aprobado la entrada, pero no todos los responsables de aprobación.

Para obtener más información, consulte Aprobar asientos de diario.

Responsable de aprobación de transacciones

• Si un responsable de aprobación edita una transacción, se considera remitente. Si el responsable de aprobación (ahora el remitente) puede autoaprobarse, la transacción se aprueba. Si el responsable de aprobación o el remitente no pueden autoaprobarse, se notifica al responsable de aprobación sustituto.
• Si el responsable de aprobación aprueba la transacción, el asiento de diario se envía al siguiente nivel para su aprobación, si Intacct está configurado para varias aprobaciones.
• Si el manager del empleado está establecido como el responsable de aprobación de segundo o tercer nivel, y no se realizaron ediciones en los niveles anteriores, es el manager del remitente original.
• Si el responsable de aprobación del gerente de empleados se encuentra en el segundo, tercer nivel o superior, y un responsable de aprobación anterior realizó un cambio, el responsable de aprobación que realiza el cambio se trata como el remitente. La solicitud de aprobación se dirigirá a su manager del empleado en lugar de al usuario que creó la entrada.
• Si el responsable de aprobación del responsable de empleados está duplicado, se omite y elegirá el siguiente nivel de aprobación, si lo hubiera. De lo contrario, se publica.

Restringir usuarios

En el caso de las aprobaciones, si a un usuario se le han añadido restricciones después de que se le hayan concedido permisos, ese usuario no verá ninguna parte de la entrada que esté sujeta a su restricción. El usuario no puede aprobar una transacción si no ve la transacción completa.

Por ejemplo:

• Hay un usuario sin restricciones que es un responsable de aprobación y, posteriormente, el usuario se restringe a entidades específicas.

• El usuario ya no puede aprobar entradas que hagan referencia a otras entidades. De hecho, ni siquiera verán el detalle asociado relacionado con esas entidades.