Visión general de la aprobación de asientos de diario

Las aprobaciones de asientos de diario son específicas de las transacciones del libro mayor que se contabilizan directamente en un diario específico. Las transacciones que no se envían directamente, por ejemplo, las transacciones enviadas a un libro auxiliar, no se aprueban de esta manera.

La aprobación del asiento de diario es opcional: no es necesario requerir aprobaciones para los asientos de diario. Si configuras el diario del libro mayor para aprobaciones, cada envío para contabilizar un asiento de diario requerirá aprobación.

Cuando los usuarios envían asientos directamente al libro, requieren aprobación. Sin embargo, las aprobaciones también afectan a los asientos de diario de:

• Transacciones recurrentes
• Transacciones guardadas
• Plantillas de transacción
• Importaciones de CSV
• Servicios web

Notificaciones por correo electrónico

Sage Intacct se puede configurar para enviarte notificaciones por correo electrónico sobre transacciones que esperan tu aprobación. En función de cómo esté configurado el sistema, se envía un correo electrónico de notificación:

• Cada vez que se solicita la aprobación de una transacción.
• Una vez al día. Enumera todas las solicitudes recibidas ese día.
• Una vez a la semana. Enumera todas las solicitudes recibidas esa semana.
• Una vez al mes. Enumera todas las solicitudes recibidas ese mes.

Si la notificación por correo electrónico está desactivada, comprueba periódicamente el Aprobar asientos de diario para ver las transacciones que esperan tu aprobación.

Flujo de trabajo de aprobación de asientos de diario

Las aprobaciones de asientos de diario difieren ligeramente de la mayoría de las aprobaciones de aplicaciones. El proceso es más sencillo. No se basan en valores y umbrales de valor, sino en responsables de aprobación que configures.

El proceso de aprobaciones de asientos de diario tiene 3 pasos básicos: configuración, envío y aprobación.

Detección de valores atípicos del Libro Mayor

Si tu sociedad lo tiene habilitado, los asientos del libro mayor enviados para su aprobación se pueden evaluar automáticamente para valores atípicos históricos. La detección de valores atípicos es otra herramienta que puedes utilizar para determinar cómo se administra un envío.

Además, puedes habilitar el Asistente de valores atípicos, que cambia el flujo de trabajo para enrutar los valores atípicos marcados de vuelta al remitente para su reevaluación.

Para obtener más información, consulte Descripción general de la detección de valores atípicos del Libro Mayor.

Administrar envíos de aprobación

Cuando se envía una entrada, se envía para su aprobación. Los borradores de entradas no se envían para su aprobación.

El aprobar de una entrada puede hacer lo siguiente:

• Aprueba la entrada. La entrada va al libro mayor.
• Rechaza la entrada y devuélvela al remitente para que realice los cambios necesarios y vuelva a enviarla.
• Rechaza la entrada, edítala y, a continuación, apruébala. En este caso, cualquier otra persona en la cadena de aprobación debe volver a aprobar la entrada.

Asientos de diario parcialmente aprobados

Si las entradas requieren aprobación de varios responsables de aprobación, aprobado parcialmente significa que al menos 1 aprobar ha aprobado la entrada, pero no todos los responsables de aprobación.

Para obtener más información, consulte Aprobar asientos de diario.

Responsable de aprobación de transacciones

• Si un responsable de aprobación aprueba una transacción, el responsable de aprobación se considera un remitente. Si el responsable de aprobación (ahora el remitente) puede aprobar por sí mismo, la transacción se aprueba. Si el aprobar o el remitente no pueden autoaprobarse, se notifica al aprobar sustituto.
• Si el responsable de aprobación aprueba la transacción, el asiento de diario se envía al siguiente nivel para su aprobación, si Intacct está configurado para varias aprobaciones.
• Si el administrador de empleado, empleada está configurado como el aprobar de segundo o tercer nivel y no se realizaron cambios en los niveles anteriores, es el administrador del remitente inicial.
• Si el aprobar de administrador de empleado, empleada se encuentra en el segundo, tercer o posterior nivel, y un aprobar anterior realizó un cambio, el aprobar que realiza el cambio se trata como el remitente. La solicitud de aprobación se enviará a su manager de empleados en lugar de al usuario que creó la entrada.
• Si se duplica el responsable de aprobación del manager del empleado, se omite y pasará al siguiente nivel de aprobación, si lo hubiera. De lo contrario, se publica.

Restricción de usuarios

En el caso de las aprobaciones, si a un usuario se le han añadido restricciones después de que se le hayan concedido permisos a ese usuario, ese usuario no ve ninguna parte de la entrada que esté sujeta a su restricción. El usuario no puede aprobar una transacción si no ve la transacción completa.

Por ejemplo:

• Hay un usuario sin restricciones que es un aprobador y el usuario se restringe posteriormente a entidades específicas.

• El usuario ya no podrá aprobar entradas que hagan referencia a otras entidades. De hecho, ni siquiera verán el detalle asociado relacionado con esas entidades.