Abrir y cerrar resumen del proceso

Los procedimientos y políticas de cierre varían de sociedad a sociedad. Por ello, Sage Intacct ofrece flexibilidad para que Intacct pueda adaptarse a tus prácticas empresariales.

Antes de cerrar finalmente los libros de un periodo, puedes cerrar resúmenes de transacciones individuales en:

• Cuentas a pagar (AP)
• Cuentas a cobrar
• Gastos (TE)

También puedes cerrar periodos en Gestión de tesorería.

Al cerrar los libros de un periodo, Intacct cierra todos los resúmenes de transacciones abiertos y el periodo de Gestión de tesorería. Si necesitas cambiar un periodo concreto o un resumen en 1 de las siguientes aplicaciones, no es necesario que vuelvas a abrir todos los libros de ese periodo. Solo puede volver a abrir el libro auxiliar de la aplicación que necesite.

• Cuentas a pagar

• Cuentas a cobrar

• Gastos

• Gestión de tesorería

Por libro auxiliar nos referimos a todas las transacciones de una aplicación determinada. Por ejemplo, en Cuentas a pagar, esto incluye lo siguiente:

• Resúmenes de facturas y regularizaciones a los que los usuarios pueden acceder directamente

• Transacciones invisibles que implican pagos

• Transferencias entre entidades

Suponga que tiene personal diferente para AP y AR. Su procedimiento es dejar de emitir cheques a medida que se acerca su cierre mensual y luego cerrar los libros de empleados de AP. Al mismo tiempo, dejas a los empleados de Cuentas a cobrar libres para seguir introduciendo facturas y pagos. Primero cierras todos los libros y, a continuación, vuelves a abrir la realidad aumentada. Para volver a abrir la cuenta a cobrar:

1. Ir a Libro Mayor > Todos > Libros > Abrir.

2. En la página Abrir libros, seleccione el icono Abrir Cuentas a cobrar casilla de verificación.

Puedes Bloquear periodos de cierre, lo que evita que se vuelvan a abrir o cambiar (incluso con ajustes).

Permisos

La configuración de permisos para abrir y cerrar actividades en las siguientes aplicaciones son casillas de verificación independientes.

• Libro Mayor: abrir y cerrar libros

• Cuentas a pagar: resúmenes de apertura y cierre

• Cuentas a cobrar: resúmenes de apertura y cierre

• Gastos: resúmenes de apertura y cierre

• Gestión de tesorería: abrir y cerrar periodos

Por lo tanto, puede asignar diferentes tareas a diferentes personas. Por ejemplo, puedes asignar permisos de supervisor de Cuentas a pagar para abrir y cerrar resúmenes de Cuentas a pagar. Pero solo el gerente de contabilidad tiene permiso para abrir y cerrar libros en el Libro Mayor.

Si bien esto es útil en una sociedad independiente, es aún más útil en una estructura compartida de varias empresas. Los usuarios de la sociedad de nivel general tienen control sobre las entidades directamente desde el nivel general. Por lo tanto, no tienen necesidad de deslizarse en las entidades para cerrar libros o abrirlos. En concreto, pueden abrir los libros de todas las entidades o de una sola entidad, y abrir libros auxiliares específicos en las entidades seleccionadas.

En otras palabras, el usuario de nivel general puede abrir 1 libro auxiliar en 1 entidad para realizar un cambio sin exponer otros libros auxiliares de esa entidad ni ningún libro auxiliar de otras entidades.

Para abrir o cerrar libros, ve a Libro Mayor > Todos > Libros > Abrir o bien Cerrar.

Cerrar libros

Utiliza la página Cerrar libros para seleccionar el periodo final para el que quieres cerrar los libros. Una vez cerrados los libros, no se pueden contabilizar transacciones en ninguna aplicación para ninguna fecha anterior al periodo seleccionado.

Cerrar los libros es simplemente una forma de evitar que las transacciones se contabilicen en periodos anteriores. Intacct conserva todos los detalles de tu transacción en todo momento. Por ejemplo, una vez completada la auditoría anual y contabilizados los asientos de regularización de auditoría, se cierran los libros para evitar que alguien contabilización transacciones adicionales en el ejercicio fiscal ya auditado. Si necesitas contabilizar los asientos de regularización después de que se hayan cerrado los libros, puedes utilizar el diario de regularización para hacerlo en cualquier momento.

Si utilizas periodos contables personalizados, el periodo de informe que selecciones en la carpeta Hasta el final del periodo Es posible que el campo no cierre los libros el último día del periodo de informe.

Al cerrar un libro, la fecha de cierre es el último día del periodo contable en el que finaliza el periodo de referencia. La excepción es cuando ese último día del periodo contable es una fecha futura. Por ejemplo:

• Los periodos contables se basan en un calendario mensual, por lo que incluyen los siguientes periodos:

  • Del 1 al 31 de marzo

  • Del 1 al 30 de abril.

• Utiliza periodos de informe semanales.

• El 25 de abril, selecciona el periodo de informe que finaliza el 19 de abril cuando cierras un libro.

• La fecha de finalización, el 19 de abril, se encuentra dentro del periodo contable que finaliza el 30 de abril. Pero debido a que el 30 de abril es una fecha futura, la fecha de cierre del libro será el último día del periodo contable anterior, que es el 31 de marzo.

Busca los periodos cerrados

Si necesitas determinar qué meses o periodos están cerrados, abre la página Cerrar libros. Dado que al cerrar un periodo se cierran todos los periodos anteriores, no puede haber ningún libro sin cerrar antes de la última fecha de cierre. El Cerrar libros de la sociedad desde muestra la fecha en que se cerraron los libros de la sociedad por última vez.

Si tu sociedad lo ha incluido, también puedes utilizar el parámetro Cerrado hasta el resumen en un panel de control para ver cuándo se cerraron los libros.

En el caso de las sociedades de varias entidades, selecciona la entidad que te interesa para ver la última fecha de cierre.

Abrir libros

Utiliza la página Abrir libros para abrir libros durante un periodo que estaba cerrado anteriormente. Por ejemplo, si has cerrado los libros sin darte cuenta o si debes introducir un cambio en un libro cerrado. Por lo general, el acceso a la página Abrir libros está muy restringido al gerente de contabilidad, el controlador o el director financiero.

Para contabilizar asientos de regularización en un periodo cerrado, utiliza Asientos de ajuste en la aplicación del Libro Mayor. Ir a Libro Mayor > ajustes Regularización >.

Puedes abrir todos los libros o solo los libros auxiliares que quieras cambiar. Por ejemplo, puedes abrir Cuentas a pagar por sí solo si solo necesitas realizar 1 cambio en un resumen de facturas sin exponer las demás aplicaciones.

Para abrir y cerrar resúmenes, ve a la aplicación Todos menú y seleccione Libro auxiliar. Esta opción está disponible en los siguientes menús de la aplicación:

• Cuentas a pagar
• Cuentas a cobrar
• Gastos
• Gastos del cliente

Cerrar resúmenes

Puedes cerrar todos los resúmenes de un periodo o individualmente por nombre de resumen, siempre que los libros sigan abiertos para el periodo en cuestión. Una vez cerrado un resumen, no puedes contabilizar transacciones en ese resumen a menos que lo vuelvas a abrir.

Al cerrar resúmenes en Cuentas a pagar y Cuentas a cobrar, selecciona Hasta el final del periodo para cerrar resúmenes de factura y factura y resúmenes de ajuste. Para cerrar un factura o factura específico o un resumen de ajuste, selecciona esa resumen en el Cerrar resumen lista desplegable.

Los resúmenes abiertos que no se han cerrado no se cierran automáticamente cuando se cierran resúmenes para un periodo posterior. Por ejemplo, supongamos que tienes resúmenes cerrados para el primer trimestre, pero no para el segundo trimestre. Si cierras los resúmenes del tercer trimestre, el segundo trimestre permanece abierto.

Abrir resúmenes

Puedes abrir resúmenes cerrados anteriormente por periodo o por nombre de resumen. Una vez abierto un resumen, puedes volver a contabilizar transacciones en ese resumen. Si has abierto un resumen cerrado para contabilizar una sola transacción, recuerda volver a cerrarlo inmediatamente para que los usuarios no puedan contabilizar inadvertidamente transacciones adicionales en ese resumen.

Abrir y cerrar periodos con la aplicación > Todos > libro auxiliar opciones.

Cerrar periodos

Los periodos de cierre son análogos a los resúmenes de cierre descritos anteriormente, excepto que la Gestión de tesorería no tiene resúmenes. En consecuencia, se cierran periodos para que los usuarios no puedan crear ni modificar transacciones en la aplicación de Gestión de tesorería para el periodo en cuestión. Si necesitas introducir un cambio en un periodo cerrado, vuelve a abrir primero a través de Gestión de tesorería > Todos > libro auxiliar opción de menú.

Puedes cerrar periodos abiertos para la aplicación de Gestión de tesorería independientemente de otras aplicaciones. Los libros del periodo deben estar abiertos para el periodo en el que deseas cerrar un periodo de Gestión de tesorería.

Abrir los periodos de Gestión de tesorería que no se han cerrado no se cierran automáticamente cuando se cierra un periodo posterior. Por ejemplo, has cerrado el periodo para el primer trimestre, pero no para el segundo trimestre. Si cierra el periodo para el tercer trimestre, el segundo trimestre permanece abierto.

Periodos abiertos

Puedes abrir periodos cerrados para la aplicación de Gestión de tesorería independientemente de otras aplicaciones. Para crear o cambiar transacciones en la aplicación de Gestión de tesorería, primero debes volver a abrir los libros de ese periodo. Puedes abrir 1 o más periodos eligiendo el valor adecuado en la carpeta Hasta el final del periodo de la página Abrir periodos.

Cerrar libros del año

El cierre del Libro Mayor para el año es esencialmente el mismo proceso que el cierre de cualquier otro período.

Requisito previo

Para los ejercicios fiscales que coinciden con años naturales, el periodo de informe se crea automáticamente. En el caso de los ejercicios fiscales que operan en un rango diferente, crea primero el periodo de informe. Por ejemplo, si el ejercicio fiscal va de marzo a febrero, crea un periodo de informe denominado "Ejercicio fiscal que finaliza en 2022" para incluir el periodo completo. Para crear un nuevo periodo de informe, ve a Libro Mayor > ajustes > Más > Periodos de informes.

Cerrar los libros

1. Cierra todas las transacciones en los libros auxiliares para el periodo de cierre de año correspondiente.
2. Según sea necesario, cierre los libros auxiliares o resúmenes para las siguientes aplicaciones:
   • Cuentas a pagar
   • Cuentas a cobrar
   • Gastos
   • Gastos del cliente
   • Gestión de tesorería
3. Cierra los libros utilizando el periodo de informe de fin de año del año que estás cerrando.

Bloquear periodos de cierre

Puedes bloquear un periodo cerrado, lo que evita que se cambie el periodo. Si un periodo cerrado está bloqueado, no puedes volver a abrirlo y no puedes introducir regularizaciones para él.

El bloqueo de un periodo cerrado no es permanente. Si necesitas introducir ajustes para un periodo bloqueado, puedes desbloquearlo.

Más información sobre cómo Bloquear y desbloquear periodos cerrados.