Abrir y cerrar la descripción general del proceso

Los procedimientos y políticas de cierre varían de una empresa a otra. En consecuencia, Sage Intacct ofrece flexibilidad para que Intacct pueda adaptarse a tus prácticas empresariales.

Antes de cerrar definitivamente los libros de un periodo, puedes cerrar resúmenes de transacciones individuales en:

• Cuentas a pagar (AP)
• Cuentas a cobrar (AR)
• Gastos (TE)

También puedes cerrar periodos en Gestión de tesorería.

Al cerrar los libros de un periodo, Intacct cierra todos los resúmenes de transacciones abiertas y el periodo de Gestión de tesorería. Si necesitas cambiar un periodo determinado o un resumen en una de las siguientes aplicaciones, no es necesario que vuelvas a abrir todos los libros de ese periodo. Solo puedes volver a abrir el libro auxiliar de la aplicación que necesites.

• Cuentas a pagar

• Cuentas a cobrar

• Gastos

• Gestión de tesorería

Por libro auxiliar nos referimos a todas las transacciones en una aplicación determinada. Por ejemplo, en Cuentas a pagar, esto incluye lo siguiente:

• Resúmenes de facturas y regularizaciones a los que los usuarios pueden acceder directamente

• Transacciones invisibles que involucran pagos

• Transferencias entre entidades

Supongamos que tiene personal diferente para AP y AR. Su procedimiento es dejar de emitir cheques a medida que se acerca su cierre mensual y luego cerrar los libros de empleados de AP. Al mismo tiempo, dejas a los empleados de Cuentas a cobrar libres para seguir introduciendo facturas y pagos. Primero se cierran todos los libros y luego se vuelve a abrir la RA. Para reabrir AR:

1. Vete a Libro Mayor > Todo > Libros > abiertos.

2. En la página Abrir libros, seleccione el icono Abrir Cuentas a cobrar casilla de verificación.

Puedes Bloquear periodos de cierre, lo que impide que se vuelvan a abrir o cambiar (incluso con ajustes).

Permisos

La configuración de permisos para abrir y cerrar actividades en las siguientes aplicaciones son casillas de verificación independientes.

• Libro Mayor: abrir y cerrar libros

• Cuentas a pagar: resúmenes de apertura y cierre

• Cuentas a cobrar: resúmenes de apertura y cierre

• Gastos: abrir y cerrar resúmenes

• Gestión de tesorería: abrir y cerrar periodos

Por lo tanto, puede asignar diferentes tareas a diferentes personas. Por ejemplo, puedes asignar permisos de supervisor de Cuentas a pagar para abrir y cerrar resúmenes de Cuentas a pagar. Sin embargo, solo el responsable de contabilidad tiene permiso para abrir y cerrar libros en el Libro Mayor.

Si bien esto es útil en una empresa independiente, es aún más útil en una estructura compartida de varias empresas. Los usuarios de la sociedad de nivel superior tienen control sobre las entidades directamente desde el nivel superior. Por lo tanto, no tienen necesidad de deslizarse en las entidades para cerrar libros o abrirlos. En concreto, pueden abrir los libros de todas las entidades o de una sola entidad, y abrir libros auxiliares específicos en las entidades seleccionadas.

En otras palabras, el usuario de nivel superior puede abrir 1 libro auxiliar en 1 entidad para realizar un cambio sin exponer otros libros auxiliares de esa entidad o libros auxiliares de otras entidades.

Para abrir o cerrar libros, ve a Libro Mayor > Todo > Libros > abiertos o Cerrar.

Cerrar libros

Utilice la página Cerrar libros para seleccionar el periodo final para el que desea cerrar los libros. Una vez cerrados los libros, no se pueden contabilizar transacciones en ninguna aplicación para ninguna fecha anterior al periodo seleccionado.

Cerrar los libros es simplemente una forma de evitar que las transacciones se contabilicen en periodos anteriores. Intacct conserva todos los detalles de tu transacción en todo momento. Por ejemplo, una vez finalizada la auditoría anual y contabilizados los asientos de ajuste de auditoría, se cierran los libros para evitar que se contabilicen transacciones adicionales en el ejercicio fiscal ya auditado. Si necesitas contabilizar asientos de regularización después de cerrar los libros, puedes utilizar el diario de regularización para hacerlo en cualquier momento.

El cierre de un libro siempre se produce al final del mes en el que finaliza el periodo de referencia. Si utilizas periodos personalizados, el periodo que selecciones para Hasta el final del periodo Es posible que no se cierren los libros el último día del período sobre el que se informa.

Aunque puedes seleccionar cualquier periodo de informe personalizado, el cierre de un libro siempre se realiza a fin de mes. El periodo de informe seleccionado determina en qué mes se produce el cierre. Por ejemplo, si seleccionas un periodo de informe personalizado que finalice el 26 de noviembre, los libros se cerrarán al 30 de noviembre.

Averigua qué periodos están cerrados

Si necesitas determinar qué meses o periodos están cerrados, abre la página Cerrar libros. Dado que al cerrar un periodo se cierran todos los periodos anteriores, no puede haber ningún libro sin cerrar antes de la última fecha de cierre. El Cerrar libros de la sociedad desde muestra la fecha en que se cerraron por última vez los libros de la sociedad.

Si tu empresa lo ha incluido, también puedes utilizar la función Cerrado hasta el resumen en un panel de control para ver cuándo se cerraron los libros.

En el caso de las sociedades de varias entidades, selecciona la entidad que te interesa para ver la última fecha de cierre.

Abrir libros

Utilice la página Abrir libros para abrir libros durante un periodo que anteriormente estaba cerrado. Por ejemplo, si ha cerrado los libros sin darse cuenta o si debe introducir un cambio en un libro cerrado. Por lo general, el acceso a la página de Libros abiertos está muy restringido al gerente de contabilidad, controlador o director financiero.

Para contabilizar asientos de regularización en un periodo cerrado, utiliza Asientos de regularización en la aplicación Libro Mayor. Vete a Libro Mayor > Arreglo > Ajuste.

Puedes abrir todos los libros o solo los libros auxiliares que quieras cambiar. Por ejemplo, puedes abrir Cuentas a pagar por sí solo si solo necesitas realizar 1 cambio en el resumen de una factura sin exponer las otras aplicaciones.

Para abrir y cerrar resúmenes, vaya a la página de la aplicación Todo y seleccione Libro auxiliar. Esta opción está disponible en los siguientes menús de la aplicación:

• Cuentas a pagar
• Cuentas a cobrar
• Gastos
• Gastos del cliente

Cerrar resúmenes

Puede cerrar todos los resúmenes de un periodo o individualmente por nombre de resumen, siempre que los libros sigan abiertos durante el periodo en cuestión. Una vez cerrado un resumen, no se pueden contabilizar transacciones en ese resumen a menos que se vuelva a abrir.

Al cerrar resúmenes en Cuentas a pagar y Cuentas a cobrar, seleccione Hasta el final del periodo para cerrar los resúmenes de facturas y facturas, así como los resúmenes de regularización. Para cerrar una factura específica, una factura o un resumen de regularización, selecciona ese resumen en la lista Cerrar resumen lista desplegable.

Los resúmenes abiertos que no se han cerrado no se cierran automáticamente cuando se cierran resúmenes para un periodo posterior. Por ejemplo, supongamos que ha cerrado resúmenes para Q1, pero no para Q2. Si cierras los resúmenes de la Q3, la Q2 permanece abierta.

Abrir resúmenes

Puedes abrir resúmenes previamente cerrados por periodo o por nombre de resumen. Una vez abierto un resumen, puedes volver a contabilizar transacciones en ese resumen. Si has abierto un resumen cerrado para contabilizar una sola transacción, recuerda volver a cerrarlo inmediatamente para que los usuarios no puedan contabilizar inadvertidamente transacciones adicionales en ese resumen.

Abrir y cerrar periodos con la aplicación > Todo > libro auxiliar Opciones.

Cerrar periodos

Los periodos de cierre son análogos a los resúmenes de cierre descritos anteriormente, excepto que la Gestión de tesorería no tiene resúmenes. En consecuencia, se cierran periodos para que los usuarios no puedan crear ni modificar transacciones en la aplicación Gestión de tesorería para el periodo en cuestión. Si necesita introducir un cambio en un período cerrado, vuelva a abrir primero a través de Gestión de tesorería > Todo > libro auxiliar opción de menú.

Puede cerrar los periodos abiertos para la aplicación Gestión de tesorería independientemente de otras aplicaciones. Los libros del periodo deben estar abiertos para el periodo en el que se desea cerrar un periodo de Gestión de tesorería.

Abrir Gestión de tesorería Los periodos que no se han cerrado no se cierran automáticamente cuando se cierra un periodo posterior. Por ejemplo, ha cerrado el periodo para el primer trimestre, pero no para el segundo trimestre. Si se cierra el periodo para el tercer trimestre, el segundo trimestre queda abierto.

Abrir periodos

Puede abrir periodos de cierre para la aplicación Gestión de tesorería independientemente de otras aplicaciones. Para crear o modificar transacciones en la aplicación Gestión de tesorería, primero debes volver a abrir los libros de ese periodo. Puede abrir 1 o más períodos eligiendo el valor apropiado en el Hasta el final del periodo en la página Abrir periodos.

Cerrar libros del año

El cierre del Libro Mayor para el año es esencialmente el mismo proceso que el cierre de cualquier otro período.

Prerrequisito

En el caso de los ejercicios fiscales que coincidan con los años naturales, el periodo de informe se crea automáticamente. En el caso de los ejercicios fiscales que operan en un rango diferente, crea primero el periodo de informe. Por ejemplo, si tu ejercicio fiscal va de marzo a febrero, crea un periodo de informe denominado "Ejercicio fiscal que finaliza en 2022" para incluir el periodo completo. Para crear un nuevo periodo de informe, ve a Libro Mayor > Arreglo > Periodos de informes más >.

Cierra los libros

1. Cierre todas las transacciones en los libros auxiliares para el período de fin de año correspondiente.
2. Según sea necesario, cierre los libros auxiliares, o resúmenes, para las siguientes aplicaciones:
   • Cuentas a pagar
   • Cuentas a cobrar
   • Gastos
   • Gastos del cliente
   • Gestión de tesorería
3. Cierra los libros utilizando el periodo de informe de fin de año para el año que estás cerrando.

Bloquear periodos de cierre

Puede bloquear un período cerrado, lo que evita que se modifique el período. Si un periodo cerrado está bloqueado, no se puede volver a abrir y no se pueden introducir regularizaciones para él.

El bloqueo de un periodo cerrado no es permanente. Si necesitas introducir ajustes para un periodo bloqueado, puedes desbloquearlo.

Más información sobre cómo Bloquear y desbloquear periodos cerrados.