Cambiar los métodos contables

Sage Intacct te permite seleccionar tu método de contabilidad: devengo, efectivo o ambos. Si seleccionas ambos Devengo y efectivo, Intacct registra las transacciones en diarios independientes "en segundo plano" para que puedas realizar informes más adelante sobre cualquier base. Por ejemplo, puede ejecutar un informe de balance sobre una base de devengo y, a continuación, ejecutar el mismo informe sobre una base de criterio de caja y de devengo.

¿Por qué cambiar los métodos contables?

Puede haber varias razones para cambiar los métodos de contabilidad. Por ejemplo:

• Una organización que ha tenido (o espera) un crecimiento significativo y quiere cambiar de una contabilidad basada en el efectivo a una contabilidad basada en el efectivo y el devengo
• Una organización que ha estado satisfecha con la contabilidad basada únicamente en el devengo, pero que quiere la visión más profunda que puede proporcionar la contabilidad basada en el efectivo y el devengo.
• Una organización que, por lo general, ejecuta informes con uno u otro método ha adquirido otras entidades y desea incorporar ambos métodos contables.

Explicación de los métodos contables

El administrador de Intacct puede seleccionar tu método contable como parte de la Configuración del Libro Mayor.

Métodos contables

Método contable	Descripción
Devengo	Todas las transacciones se incluyen en los informes, independientemente de si la entrada o salida de efectivo formaba parte de la transacción. Por ejemplo, las facturas aparecen en los informes sobre la base devengada incluso cuando no se han pagado. Todos los diarios e informes son de devengo. Es una buena opción si tienes que informar sobre la base del devengo.
Tesorería	Las transacciones aparecen en los informes solo cuando se produce un impacto en el efectivo (entrada o salida). Por ejemplo, las facturas se reflejan en los informes de caja solo cuando se pagan. Todos los diarios e informes son en efectivo. Buena opción si siempre informe sobre la base de caja. Efectivo solo está disponible para nuevas empresas de Intacct.
Devengo y efectivo	Le ofrece la flexibilidad de generar informes utilizando el método contable o la generación de informes y, a continuación, puede decidir informe por informe qué método utilizar. Para la elaboración de informes, la empresa podría: Establezca el método contable en Devengo y efectivo. Escoger Acumulación como valor predeterminado para los informes. Esto ahorra tiempo si la mayoría de los informes se ejecutan sobre la base del devengo. Anular el valor predeterminado, seleccionando Efectivo en la pestaña Filtros cuando necesites informar sobre una base de caja.

Antes de cambiar de método

Puedes cambiar el método contable del método de caja o el método de devengo al método de devengo y caja de varios libros. No se admite el cambio de devengo y efectivo a solo efectivo o solo devengo.

Este cambio requiere algo más que simplemente cambiar la selección en la página de configuración del Libro Mayor. Por ejemplo:

• Realiza un análisis de tu configuración de diario para asegurarte de que tu configuración está preparada para el cambio, ya que Intacct realizará diario actualizaciones que no se pueden deshacer.
• El cambio de métodos de contabilidad no es retroactivo: además de la configuración, deberá alinear sus expectativas sobre cómo funcionarán los informes después del cambio.

• Si tienes transacciones con fechas futuras que se introdujeron antes de cambiar los métodos contables, esas transacciones no se actualizarán retroactivamente.

  Para garantizar una contabilidad adecuada de las transacciones con fecha futura introducidas antes del cambio, considere la posibilidad de seguir 1 de los siguientes pasos:

  • Elimina la transacción con fecha futura antes de cambiar el método contable y, a continuación, vuelve a crearla después.

  • Registre los asientos de ajuste para las transacciones con fechas futuras para reflejar el método contable actualizado.

• El procesamiento de transacciones debe cesar mientras se realiza el cambio.
• Aunque Intacct ajustará algunos diarios existentes, tendrás que añadir otros diarios manualmente. Los diarios específicos que necesitas crear dependen del método que estés moviendo De. Por ejemplo, cambias del método de devengo a un método de criterio de caja y de devengo de varios libros. Deberá agregar diarios vinculados al método de efectivo para Cuentas a pagar y Cuentas a cobrar y para otras áreas afectadas, como Pedidos, Gastos de empleados, etc.
• Se necesitan pasos de configuración adicionales en algunas áreas de aplicación, como Cuentas a pagar y Cuentas a cobrar, para conectarse a los diarios que se han creado. Realizar la configuración correctamente garantizará informes precisos.
• Asegúrate de que no haya diarios seleccionados en tus cuentas bancarias, ya que estos también se actualizarán.

• Al importar asientos de diario históricos para tener en cuenta los datos heredados, tenga en cuenta que los datos ahora se recopilan por separado para cada método contable con respecto a los balances de apertura. Por lo tanto, los datos importados deben designar el método contable impactado a través de la selección del diario correcto (asociado a Efectivo o Devengo). Esto garantiza que todo el historial se capture con precisión en ambos libros de informes. Si vas a convertir de Devengo a Efectivo y Devengo, importarás los saldos de apertura según el criterio de caja porque ya tienes los saldos de apertura de devengo.

• Los informes de registro bancario requieren una atención especial: cuando se realiza el cambio, el registro bancario extrae la actividad contabilizada en ambos libros de informes, duplicando esencialmente los números. En este caso, se necesitan 3 entradas diarias para corregir el registro bancario. Ten en cuenta también que se recomienda que este cambio solo se aplique al final de un periodo reconciliado.

• Las entradas de diario de contabilización de integraciones también se verán afectadas. Asegúrate de tener en cuenta qué integraciones tienes implementadas y cómo se configurarán en el futuro.

Entrada de transacción

En la mayoría de los casos, la introducción de transacciones es la misma, independientemente del método contable. Por ejemplo, los usuarios que introducen una factura no necesitan saber si la transacción es de devengo, efectivo o ambas. Intacct gestiona la contabilización en los diarios de devengo y de efectivo "en segundo plano".

Sin embargo, para especificar un asiento de diario directamente en el Libro Mayor, es necesario tener en cuenta los métodos contables que deben verse afectados y seleccionar el diario adecuado en consecuencia.

Cambia tu método de contabilidad

La creación de la capacidad de informes sobre cualquiera de los métodos de contabilidad implica los siguientes pasos:

• Habilitación de la función

• Proporcionar un período de transición

• Crear los diarios de caja o de devengo

• Seleccione los diarios en las áreas de configuración de aplicaciones adecuadas

Las aplicaciones que se ven afectadas por esta característica incluyen Libro Mayor, Cuentas a pagar, Cuentas a cobrar, Gestión de tesorería y Gastos. Este cambio también puede afectar a las integraciones. Evalúalos por separado según cómo esté diseñada la integración para que fluyan los datos.

Prepárate para el cambio

1. La práctica recomendada es cerrar los libros a partir del mes límite y trabajar como si estuvieras cambiando a un nuevo sistema a partir de esa fecha.
2. Verifica a qué aplicaciones está suscrita tu empresa en Suscripciones de > de la empresa. Para cada aplicación, seleccione Configurar.

3. Hacer que otros usuarios dejen de procesar transacciones.

4. Compruebe que todas las cuentas bancarias (cuentas corrientes, cuentas de tarjetas de crédito y cuentas de ahorro) no tengan un diario asignado.
5. Cambie cualquier otra aplicación y áreas de configuración relacionadas con la integración según sea necesario.

Realiza el cambio

1. Habilitar Devengo y efectivo En Configurar la página del Libro Mayor.
   • Después de habilitar el efectivo y el devengo, Intacct comienza a reservar entradas dobles de inmediato.
   • Selecciona el método de cuenta predeterminado para los informes.
   • Vete a Libro Mayor > Arreglo > Diarios y confirmar que no se ha convertido ningún diario actual a Efectivo y devengo. Todas las revistas deben seguir utilizando el método de informe inicial.
2. Crea un nuevo conjunto de diarios que sean Devengo, Efectivo o Devengo y Efectivo. Por ejemplo, usa el identificador y las descripciones:
   • APJA–Diario de Cuentas a pagar–Devengo
   • APJC–Diario de Cuentas a Pagar–Efectivo
   • ARJA–Diario de Cuentas a cobrar–Devengo
   • ARJC–Diario de Cuentas a cobrar–Efectivo
   • CD – Diario de desembolsos en efectivo – Efectivo y devengo
   • CR–Diario de cobros en efectivo–Efectivo y devengo
   • EEJA–Diario de gastos de empleados–Devengo
   • EEJC–Diario de Gastos de Empleados–Efectivo
   • EED – Diario de desembolsos de gastos de empleados – Efectivo y devengo
   • GJC–General Journal–Cash
   • GJCA–Diario General–Efectivo y Devengo
   • Actualizar el nombre del GJ de Diario General a Diario General – Devengo
   • IC–Diario de empresas vinculadas–Efectivo y devengo
3. Si tu sociedad es una sociedad compartida entre varias entidades, actualiza Gestión de varias entidades para especificar los nuevos diarios entre entidades.
4. Vaya a los ajustes de configuración de cada aplicación y asígnele los diarios recién creados. Debería poder saber qué diario asignar por su nombre.
Hacer no Reasigne los diarios anteriores. La asignación de los diarios anteriores puede mezclar inadvertidamente transacciones contabilizadas en diferentes métodos y afectar negativamente a los informes.
5. Crea un asiento de diario de saldo de apertura para tener un saldo de apertura en el nuevo libro. Por ejemplo, si antes la sociedad era solo de devengo, crea un balance de apertura en un diario que afecte solo a los libros de caja para garantizar la generación de informes en el futuro.
   Al cambiar el método contable de Efectivo a Devengo y Efectivo, Intacct crea diarios de varios libros (como los diarios de libros de Caja y Devengo). Sin embargo, Intacct solo tiene transacciones para diarios del libro de caja, por lo que el método de informe predeterminado será Efectivo.
6. Vuelve a la página Configurar el Libro Mayor y actualiza la página. A continuación, cambie el libro de informes predeterminado.

En la página Información del diario, hay una nueva opción para seleccionar si desea Incluir este diario cuando se informe en Devengo, efectivo o ambos.

Durante la transición, también creas un asiento de diario para corregir tus libros en un diario que tiene un método de informe opuesto al método de informe anterior. En otras palabras, si antes del cambio se basaba en el devengo, debe realizar un asiento de diario para eliminar las cuentas a pagar, las cuentas a cobrar, los gastos y los ingresos en un diario de caja.

Gestionar las correcciones después de cambiar el método contable

A veces, después de cambiar a un nuevo método de contabilidad, descubres la necesidad de realizar una corrección en un asiento de diario del libro auxiliar que se creó antes del cambio.

Una vez cambiado el método contable, crea una entrada de regularización. Anular y reclasificar ya no son compatibles con entradas anteriores.

Más información Asientos de regularización.

Configurar informes

Al crear informes, tienes la opción de anular el método contable que has seleccionado como Valor predeterminado para los informes en la configuración del Libro Mayor.

En Filtros en el caso de los informes financieros y otros informes del Libro Mayor, utiliza la sección Libro de informes opción para seleccionar una de las siguientes opciones:

• Devengo
• Tesorería
• Un libro de consolidación que sea de devengo o efectivo (solo para sociedades de consolidaciones globales)

En la tabla siguiente se describe dónde encontrar el Libro de informes para cada tipo de informe.

Tipo de informe	Pasos
Informes financieros	En el Filtros pestaña del informe financiero, seleccione el icono Libro de informes a utilizar (Devengo o Efectivo).
Otros informes del Libro Mayor	En Filtros del informe, seleccione la opción Libro de informes.