Cambiar números de cuenta del Libro Mayor

Puedes cambiar la configuración de la longitud de los números de cuenta principal y de subcuenta. También puedes cambiar los números de cuenta de cuentas financieras y estadísticas.

Efecto en los informes y otras características

Cada cuenta financiera y estadística tiene un número de ficha permanente, que es independiente de su número de cuenta. Toda la información del sistema relacionada con una cuenta se basa en el número de ficha, que nunca cambia. Esto significa que puedes cambiar el número de cuenta de forma segura.

Hay lugares en Intacct donde los números de cuenta se pueden introducir manualmente, lo que significa que el número se introduce como texto. Un número de cuenta introducido manualmente no está conectado a la ficha de la cuenta, por lo que no se actualiza automáticamente si cambias el número de cuenta. Cuando cambies un número de cuenta, comprueba lo siguiente para asegurarte de que sigue funcionando según lo previsto:

• Informes: Por ejemplo, supongamos que especifica manualmente que un informe debe incluir cuentas del Libro Mayor de 1000 a 1400. Si cambias la cuenta 1300 a la 1500, la cuenta dejará de aparecer en el informe.
  Los números de cuenta están ordenados alfabéticamente, no numéricamente. Por lo tanto, en el ejemplo anterior, si cambias la cuenta 1300 a la 13000, la cuenta seguirá apareciendo en el informe.
• Reglas inteligentes: Por ejemplo, supongamos que tienes una regla que requiere que uses Ventas como departamento para cualquier asiento de diario de la cuenta 1400. Si cambias la cuenta 1400 a la 14000, la regla inteligente ya no funcionará.
• Eventos: Por ejemplo, supongamos que tienes un evento que establece automáticamente Ventas como el departamento de cualquier asiento de diario de la cuenta 1400. Si cambias la cuenta 1400 a la 14000, el evento dejará de funcionar.

Also:

• Si utilizas la Consolidación de la consola de administración y cambias el número de cuenta de una cuenta asignada en una filial, tendrás que actualizar la correlación de cuentas en la empresa matriz.
• Si tienes sistemas personalizados o productos de terceros integrados con Intacct, asegúrate de que utilicen números de ficha y no números de cuenta. De lo contrario, no se actualizarán automáticamente cuando cambie los números de cuenta.

Permitir cambios en los números de cuenta

1. Vete a Libro Mayor > Arreglo Configuración >.
2. Escoger Permitir cambios en los números de cuenta, incluida la longitud.
3. Escoger Salvar.

   Ahora puedes cambiar la configuración de la longitud de los números de cuenta, pero no los números de cuenta en sí. Para cambiar los números de cuenta, necesitas los permisos adicionales que se describen en los siguientes pasos.

4. Asigna permiso para editar números de cuentas financieras, números de cuentas estadísticas o ambos.

   Asignarás los permisos a roles o usuarios individuales, en función de cómo esté configurada la seguridad de tu organización.

   Para obtener información sobre la asignación de permisos, selecciona uno de los siguientes vínculos, en función de la configuración de seguridad de tu organización:

   • Asignar permisos a funciones

   • Asignar permisos a usuarios

Te recomendamos que permitas cambios en los números de cuenta solo cuando estés realizando cambios. En otras ocasiones, anula la selección de la opción Permitir cambios en los números de cuenta, incluida la longitud en la página Configurar Libro Mayor. Al anular la selección de esta opción, no se permiten los permisos para cambiar los números de cuenta, pero no se elimina la información sobre quién tenía permiso. Por lo tanto, si vuelve a seleccionar la opción, todos los que tenían permiso la volverán a tener. Efectivamente, puede activar y desactivar los permisos con esta opción.

Si usas permisos basados en roles, otra práctica recomendada es crear un rol que sea solo para cambiar los números de cuenta del Libro Mayor. Asigna esta función solo a los usuarios que serán responsables de cambiar los números de cuenta.

Cambiar la configuración de la longitud de los números de cuenta

1. Vete a > de la empresa Arreglo > empresa.
2. Escoger Editar.
3. En la pestaña Contabilidad, cambia la longitud requerida para los números de cuenta principal y de subcuenta.
4. Escoger Salvar.

   Las cuentas nuevas deben tener números de cuenta que cumplan con los nuevos requisitos de longitud.

   Las cuentas existentes seguirán funcionando (no es necesario actualizar los números de cuenta existentes). Sin embargo, para editar una de estas cuentas, primero tendrás que actualizar sus números de cuenta para cumplir con los nuevos requisitos de longitud.

Cambiar un número de cuenta

1. Vete a Libro Mayor > Todo > cuentas del Libro Mayor.
2. Busca la cuenta en la lista.

3. Escoger Editar al final de la fila.

4. Escoger Editar números de cuenta principal y de subcuenta para abrir una nueva página en la que puedes cambiar el número de cuenta.
5. Cambia el número de cuenta.
6. Escoger Salvar.
7. Verifique los números de cuenta ingresados manualmente.

   Es posible que los números de cuenta introducidos manualmente no se actualicen automáticamente. Compruebe lo siguiente para asegurarse de que siguen funcionando según lo previsto:

   • Informes: Por ejemplo, supongamos que especifica manualmente que un informe debe incluir cuentas del Libro Mayor de 1000 a 1400. Si cambias la cuenta 1300 a la 1500, la cuenta dejará de aparecer en el informe.
     Los números de cuenta están ordenados alfabéticamente, no numéricamente. Por lo tanto, en el ejemplo anterior, si cambias la cuenta 1300 a la 13000, la cuenta seguirá apareciendo en el informe.
   • Reglas inteligentes: Por ejemplo, supongamos que tienes una regla que requiere que uses Ventas como departamento para cualquier asiento de diario de la cuenta 1400. Si cambias la cuenta 1400 a la 14000, la regla inteligente ya no funcionará.
   • Eventos: Por ejemplo, supongamos que tienes un evento que establece automáticamente Ventas como el departamento de cualquier asiento de diario de la cuenta 1400. Si cambias la cuenta 1400 a la 14000, el evento dejará de funcionar.
8. Si utilizas la Consolidación de la consola de administración y cambias una cuenta en una filial, actualiza la correlación de cuentas en la matriz seleccionando Borrar correlación Y entonces Actualizar correlación.
9. Verifica los cambios en cualquier sistema personalizado o producto de terceros que hayas integrado con Intacct.

1. Vete a Libro Mayor > Todo > cuentas del Libro Mayor.
2. Escoger Editar para la cuenta.
3. Escoger Editar números de cuenta principal y de subcuenta para abrir una nueva página en la que puedes cambiar el número de cuenta.
4. Cambia el número de cuenta.
5. Escoger Salvar.
6. Verifique los números de cuenta ingresados manualmente.

   Es posible que los números de cuenta introducidos manualmente no se actualicen automáticamente. Compruebe lo siguiente para asegurarse de que siguen funcionando según lo previsto:

   • Informes: Por ejemplo, supongamos que especifica manualmente que un informe debe incluir cuentas del Libro Mayor de 1000 a 1400. Si cambias la cuenta 1300 a la 1500, la cuenta dejará de aparecer en el informe.
     Los números de cuenta están ordenados alfabéticamente, no numéricamente. Por lo tanto, en el ejemplo anterior, si cambias la cuenta 1300 a la 13000, la cuenta seguirá apareciendo en el informe.
   • Reglas inteligentes: Por ejemplo, supongamos que tienes una regla que requiere que uses Ventas como departamento para cualquier asiento de diario de la cuenta 1400. Si cambias la cuenta 1400 a la 14000, la regla inteligente ya no funcionará.
   • Eventos: Por ejemplo, supongamos que tienes un evento que establece automáticamente Ventas como el departamento de cualquier asiento de diario de la cuenta 1400. Si cambias la cuenta 1400 a la 14000, el evento dejará de funcionar.
7. Si utilizas la Consolidación de la consola de administración y cambias una cuenta en una filial, actualiza la correlación de cuentas en la matriz seleccionando Borrar correlación Y entonces Actualizar correlación.
8. Verifica los cambios en cualquier sistema personalizado o producto de terceros que hayas integrado con Intacct.

Actualizar números de cuenta con el servicio de importación

Puede utilizar la nueva función Servicio de importación para actualizar los números de cuenta del Libro Mayor.

Paso 1. Exportar números de cuenta.

1. Vete a Libro Mayor > Todo > cuentas del Libro Mayor.

2. Utilice una vista que muestre tanto el Número de ficha y Número de cuenta columnas de la lista.

   Puedes Configura una vista personalizada que incluya estas columnas si es necesario.

3. Filtra la tabla para incluir solo las cuentas que se van a actualizar.

4. Escoger Exportar > Sobresalir.

   A continuación se muestra un ejemplo de un archivo de Excel exportado para cuentas del Libro Mayor. La columna A contiene números de ficha. La columna B contiene números de cuenta. Las otras columnas contienen información sobre cada cuenta.

   

Paso 2. Actualizar los números de cuenta en el archivo exportado

El archivo que prepares para la importación solo debe contener dos columnas: los números de ficha existentes y los números de cuenta actualizados.

1. En el archivo exportado, actualiza los números de cuenta a números nuevos.

2. Borrar todas las columnas excepto Número de ficha y Número de cuenta.

   Por ejemplo, el siguiente archivo contiene solo los números de ficha existentes y los números de cuenta actualizados.

   

   Tenga en cuenta que:

   • Solo hay dos columnas de información. Se han borrado todas las demás columnas.

   • Los números de cuenta se han actualizado a nuevos números.

3. Salvar su archivo.

Paso 3. Actualizar los números de cuenta con el nuevo servicio de importación

1. Vete a > de la empresa Arreglo > Importar datos.

2. En la sección Importar espacio de trabajo, en la parte superior de la página, seleccione Nuevo servicio de importación.

   Se abre el espacio de trabajo del servicio de importación.

3. Escoger Actualización del plan de cuentas >.

   Se abre el espacio de trabajo de actualización del plan de cuentas.

4. Escoger Cargar archivo y elija el archivo con los números de cuenta actualizados.

5. Si el archivo tiene más de una pestaña, selecciona la pestaña con los números de cuenta actualizados.

6. Correlaciona los campos de tu archivo a los campos de Intacct y selecciona Continuar.

   Si los encabezados de columna proceden del archivo exportado, la correlación puede realizarse automáticamente.

   

7. Revisa la información cargada antes de importar. Realice los cambios necesarios.

   Ver Herramientas de validación de datos del servicio de importación para obtener más información sobre cómo revisar los datos en el servicio de importación.

8. Cuando la información sea correcta, seleccione Importación.

Paso 4. Valida los números de cuenta actualizados.

Verifique los números de cuenta ingresados manualmente.

Es posible que los números de cuenta introducidos manualmente no se actualicen automáticamente. Compruebe lo siguiente para asegurarse de que siguen funcionando según lo previsto:

• Informes: Por ejemplo, supongamos que especifica manualmente que un informe debe incluir cuentas del Libro Mayor de 1000 a 1400. Si cambias la cuenta 1300 a la 1500, la cuenta dejará de aparecer en el informe.
  Los números de cuenta están ordenados alfabéticamente, no numéricamente. Por lo tanto, en el ejemplo anterior, si cambias la cuenta 1300 a la 13000, la cuenta seguirá apareciendo en el informe.
• Reglas inteligentes: Por ejemplo, supongamos que tienes una regla que requiere que uses Ventas como departamento para cualquier asiento de diario de la cuenta 1400. Si cambias la cuenta 1400 a la 14000, la regla inteligente ya no funcionará.
• Eventos: Por ejemplo, supongamos que tienes un evento que establece automáticamente Ventas como el departamento de cualquier asiento de diario de la cuenta 1400. Si cambias la cuenta 1400 a la 14000, el evento dejará de funcionar.

Si utilizas la Consolidación de la consola de administración y cambias una cuenta en una filial, actualiza la correlación de cuentas en la matriz seleccionando Borrar correlación Y entonces Actualizar correlación.

Verifica los cambios en cualquier sistema personalizado o producto de terceros que hayas integrado con Intacct.