Configurar la delegación para las aprobaciones de compras

Cuando un aprobar se va de vacaciones, simplemente puede Activar la delegación de aprobación para garantizar que sus responsabilidades de aprobación se manejen durante una ausencia.

Configura la delegación de aprobación

El primer paso es habilitar la delegación dentro de la aplicación de Compras y, a continuación, asignar delegados de aprobación. Cada responsable de aprobación de transacciones de Compras debe tener un representante adecuado.

Por ejemplo, para algunos responsables de aprobación, un compañero de su departamento o su jefe podría ser el representante adecuado. Si utilizas políticas de aprobación basadas en el valor, asegúrate de que el representante tenga el mismo nivel de permisos de valor de compra o superior que el responsable de aprobación inicial.

Para obtener información sobre cómo se gestiona una solicitud de aprobación cuando un representante no está disponible, consulte Acerca de la delegación de aprobación de compras.

La delegación y la asignación de delegados se habilitan en la página Configurar Compras y, en un entorno compartido de varias entidades, en el nivel general.

1. Ir a Compras > ajustes > Configuración.
2. Desplázate hacia abajo hasta la Habilitar funcionalidad y en la sección Aprobaciones subsección, seleccione el Habilitar delegación casilla de verificación.
   A Administrar aparece el botón
3. Elige un Tipo de representante predeterminado, usuario o grupo de usuarios. Si eliges un grupo de usuarios, todos los miembros del grupo pueden aprobar transacciones en nombre del responsable de aprobación.
4. Selecciona el icono Representante predeterminado. El representante predeterminado seleccionado se usa para rellenar automáticamente la tabla Administrar delegados.
5. Compruebe que se selecciona un representante adecuado para cada aprobar de la tabla. Si el representante predeterminado es el mismo que el aprobar, deberás seleccionar un representante diferente.
6. Haz clic en Guardar.

Desactivar la delegación de aprobación

La desactivación de la delegación de aprobación no afecta a las transacciones de compra que se encuentran actualmente en el ciclo de aprobación. Las nuevas transacciones que se envíen ya no se redirigirán para su aprobación si un responsable de aprobación está fuera de la oficina. Sin embargo, los aprobadores de representante y representante predeterminados permanecen intactos y se usarán si vuelves a habilitar la delegación de aprobación.

1. Ir a Compras > ajustes > Configuración.
2. Desplázate hacia abajo hasta la Habilitar funcionalidad , en la sección Aprobaciones subsección anula la selección del icono Habilitar delegación casilla de verificación. El Administrar desaparece.
3. Haz clic en Guardar.

Descripciones de campos

En la tabla siguiente se describe cada campo de la página Administrar delegados.

Administrar descripciones de los campos de la página de delegados

Campo	Descripción
Tipo de representante predeterminado	Elige si deseas seleccionar un usuario específico o un grupo de usuarios para que sea el representante predeterminado. Si eliges un grupo de usuarios como delegado, solo los miembros del grupo con los permisos necesarios para aprobar transacciones de compra podrán aprobarlo.
Representante predeterminado	Solo usuarios o grupos de usuarios con el permiso Aprobar transacción de compra aparecen en la lista. El representante predeterminado que selecciones se utiliza para: Se utilizará automáticamente como representante predeterminado para cada responsable de aprobación de la tabla. Si cambias el representante predeterminado, todos los responsables de aprobación a los que se les haya asignado previamente el representante predeterminado se actualizarán con el nuevo representante. Si a un aprobar se le asigna un representante no predeterminado, no hay ningún cambio cuando se selecciona un nuevo representante predeterminado. Asigna como representante a cualquier nuevo responsable de aprobación: un usuario al que posteriormente se le concede el permiso de aprobar transacción de compra después de que se hayan asignado los delegados. Siempre puedes cambiar el representante de un responsable de aprobación.
Responsable de aprobación	Solo lectura. Todos los usuarios con el permiso Aprobar transacción de compra aparecen en la tabla.
Tipo de representante	Muestra el tipo de representante predeterminado o seleccionado para el responsable de aprobación.
Usuario o grupo de usuarios	Un usuario o grupo de usuarios Quién puede aprobar en nombre del responsable de aprobación. Solo usuarios o miembros del grupo con el permiso Aprobar transacción de compra aparecen en la lista. Los usuarios que están restringidos a entidades específicas se pueden seleccionar como aprobadores representantes. Sin embargo, un representante aprobador restringido no puede aprobar una transacción que contenga partidas asignadas a entidades restringidas. Cuando el responsable de aprobación activa la delegación de aprobación de ausencia, Sage Intacct redirige cualquier nueva solicitud de aprobación al delegado. El representante sigue siendo el aprobador de la transacción incluso después de que el aprobador desactive la delegación de aprobación fuera de la oficina. Si utilizas políticas de aprobación basadas en el valor, asegúrate de que el representante tenga el mismo nivel de permisos de valor de compra o superior que el responsable de aprobación inicial. Para ver el nivel de permiso de valor de un delegado, consulte Reglas de aprobación del valor.