Enviar un documento por correo electrónico para crear una transacción automatizada

Envía documentos de Compras por correo electrónico a tu dirección de correo electrónico proporcionada por Sage para transacciones automatizadas. Una vez que Sage Intacct termina de analizar el documento y crea el borrador de la transacción, las transacciones aparecen en la lista Transacciones automatizadas.

Puedes reenviar documentos de cualquiera de las siguientes maneras:

• Envía un único correo electrónico con uno o varios documentos adjuntos.

• Reenvía los correos electrónicos de los proveedores que tienen facturas adjuntas.

Cada archivo adjunto de correo electrónico genera un borrador de transacción independiente. Si vas a reenviar un correo electrónico de un proveedor que incluye archivos adjuntos de respaldo, como recibos, elimina primero los archivos adjuntos. De lo contrario, Intacct genera un borrador de transacción para cada recibo.

Enviar un documento de Compras por correo electrónico

1. Envía correos electrónicos con documentos de Compras adjuntos a una de tus direcciones de correo electrónico proporcionadas por Sage.

   Utiliza la dirección asignada a la entidad en la que quieres que coincida la transacción. Puedes enviar documentos por correo electrónico tanto al nivel general como a las entidades.

   Reenvía los documentos de uno en uno o reenvía un solo correo electrónico con varios documentos adjuntos.

   Al dirigir el correo electrónico, incluya una sola dirección de correo electrónico en el campo Para: y deje el campo CC: vacío. Si incluyes más de una dirección de correo electrónico, Sage Intacct no procesará el documento.
   Archivos adjuntos de correo electrónico válidos

   Intacct acepta documentos con el siguiente formato:

   • Formato: XML (EN16931), PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC o PNG
   • Cifrado: Sin cifrar
   • Tamaño del archivo: Hasta 20 MB de tamaño
   • Longitud del documento: Menos de 200 páginas

   La compatibilidad con PDF excluye los siguientes tipos de archivos:

   • PDF no estándar, como archivos PDF que incluyen JavaScript o archivos incrustados
   • PDF versión 1.4 o anterior
   Consideraciones al enviar varios documentos en un correo electrónico

   Existen las siguientes limitaciones cuando se reenvía un único correo electrónico que contiene varios documentos como archivos adjuntos:

   • Cada documento debe ser un archivo independiente.

   • Los nombres de archivo de cada documento deben ser únicos con el lote de documentos.

   • El correo electrónico puede tener un máximo de 200 archivos adjuntos.

   • El tamaño del mensaje de correo electrónico y todos los archivos adjuntos combinados debe ser inferior a 40 MB.

2. Para ver los borradores de transacciones creadas a partir de los documentos enviados por correo electrónico, ve a Compras > Todos > Transacciones automatizadas, en la entidad a la que se enviaron los documentos por correo electrónico.

   A diferencia de los documentos cargados, que aparecen en la lista mientras Intacct analiza el contenido, los documentos enviados por correo electrónico aparecen una vez finalizado el análisis. Si no ves los borradores de transacciones en la lista, es posible que tengas que esperar un poco para que Intacct termine de procesarse.

Siguiente paso: Editar y contabilizar transacciones automatizadas

Encuentra tu dirección de correo electrónico proporcionada por Sage

Durante la configuración, Sage Intacct crea automáticamente direcciones de correo electrónico que se utilizarán cuando envíes documentos para la conciliación automatizada de transacciones. Puedes ver estas direcciones de correo electrónico en la configuración de Cuentas a pagar.

1. Ir a Cuentas a pagar > Configuración Configuración >.

   Si tienes una sociedad de varias entidades, consulta Configuración desde el nivel general para ver la configuración de automatización de facturas.

2. En Configuración de automatización de facturas, selecciona Configurar junto a Servicios de correo electrónico.

   Se abre la ventana emergente Configurar servicios de correo electrónico, que muestra la lista de entidades, sus ubicaciones predeterminadas y sus buzones aprovisionados.

3. Copia la dirección de correo electrónico de la columna Buzón de la entidad en la que quieres que se creen las transacciones.