Configurar la Automatización de Cuentas a pagar con Compras

Para suscribirte a la Automatización de Cuentas a pagar, ponte en contacto con tu gestor de cuentas de Sage.

Para garantizar un flujo de trabajo fluido, la Automatización de Cuentas a pagar con Compras requiere ciertos ajustes en las definiciones de transacción que tienes previsto utilizar. Por este motivo, debes actualizar las plantillas de las transacciones antes de configurar la correlación de transacciones.

Aprende a modifica las plantillas de las transacciones para usarlas con la Automatización de Cuentas a pagar con Compras.

Una vez que hayas finalizado los cambios necesarios en las plantillas de transacciones que vas a usar, podrás configurar la Automatización de Cuentas a pagar con Compras.

1. Ve a Compras > Ajustes > Configuración.

2. En la sección Configuración avanzada, selecciona una o ambas opciones de automatización:

   1. Automatizar transacciones con la conciliación de documentos a nivel de impuesto armonizado sobre las ventas.

      Aparecerá una tabla de correlación de plantillas de la transacción después de seleccionar esta opción.

      Si no ves esta casilla de verificación

      La casilla de verificación para habilitar la Automatización de Cuentas a pagar con Compras aparece después de lo siguiente:

      • Te suscribiste a la Automatización de Cuentas a pagar con Compras a través de tu gestor de cuentas de Sage.
      • La configuración del backend para la Automatización de Cuentas a pagar se ha completado si has añadido la Automatización de Cuentas a pagar al mismo tiempo que la automatización de Compras.

   2. Automatizar transacciones sin conciliación.

      Aparecerá una tabla de correlación de plantillas de la transacción después de seleccionar esta opción.

      Si no ves esta casilla de verificación

      La casilla de verificación para habilitar la Automatización de Cuentas a pagar con Compras aparece después de lo siguiente:

      • Te suscribiste a la Automatización de Cuentas a pagar con Compras a través de tu gestor de cuentas de Sage.
      • La configuración del backend para la Automatización de Cuentas a pagar se ha completado si has añadido la Automatización de Cuentas a pagar al mismo tiempo que la automatización de Compras.

3. Para la conciliación de documentos a nivel de línea, seleccione Anular el impuesto armonizado sobre las ventas con la conciliación a nivel de línea.

   Cómo se rellenan los elementos con la conciliación a nivel de línea y sin

   Con la conciliación a nivel de línea, la IA/ML predice las coincidencias de partidas entre la transacción de origen y la factura de proveedor. Cualquier diferencia se marca para su revisión. Puedes editar los elementos según sea necesario al revisar el borrador.

   Sin la conciliación a nivel de línea, Sage Intacct rellena la factura de proveedor con todas las líneas de la transacción de compra de origen e ignora el documento del proveedor. Al revisar el borrador, comparas cada línea con el documento del proveedor y realizas los ajustes necesarios.

   Más información sobre la conciliación de documentos a nivel de línea frente a la de impuesto armonizado sobre las ventas.

4. Configura la correlación de la plantilla de la transacción que deseas que Sage Intacct utilice al procesar las facturas entrantes de los proveedores.

   Al introducir una correlación para el nivel general, las entidades heredan esta correlación de nivel general de forma predeterminada. Para utilizar una correlación diferente para una entidad, añade una entrada para ese nombre de entidad. La correlación a nivel de entidad anula la correlación heredada del nivel general.

   1. Cuando seleccionas Automatizar transacciones con coincidencia de documentos, haz lo siguiente:

      1. En una nueva fila, debajo de Nombre de la entidad, selecciona Nivel superior o, para la correlación específica de la entidad, selecciona el nombre de la entidad.

      2. En Objetivo en la misma fila, selecciona la plantilla de la transacción que deseas que Intacct utilice al crear borradores de transacciones.

         Por ejemplo, supongamos que estás conciliando las facturas de los proveedores con las órdenes de compra. Selecciona la plantilla de la transacción que usas para las facturas de los proveedores como destino.

         Si no ves la plantilla de la transacción que deseas utilizar

         Vuelve a comprobar la configuración de la plantilla de la transacción con la Requisitos de la plantilla de la transacción. Realiza las correcciones necesarias y guarda la plantilla de la transacción. A continuación, vuelve a Configuración para hacer tu selección.

         Por ejemplo, supongamos que tienes una plantilla de la transacción llamada Factura de proveedor-1 que deseas utilizar como destino. Si configuras la factura de proveedor-1 para convertir de Orden de compra-1 o Solicitud-1, la factura de proveedor-1 no aparece en la lista de definiciones de transacción disponibles.

         Después de editar la factura de proveedor-1 y eliminar el req-1 de la carpeta Se puede crear a partir de lista, la factura del proveedor aparece en la lista de destinos que puedes seleccionar.

      3. En Fuente en la misma fila, selecciona la plantilla de la transacción con la que quieres que coincida el destino.

         Por ejemplo, si vas a hacer coincidir las facturas de los proveedores con las órdenes de compra, selecciona la plantilla de la transacción que usas para las órdenes de compra.

      4. Añade líneas adicionales para la correlación específica de la entidad o para la asignación de destinos adicionales, según sea necesario.

         Seleccionar Añadir para añadir filas adicionales, según sea necesario.

   2. Cuando seleccionas Automatizar transacciones sin coincidencia de documentos, haz lo siguiente:

      1. En una nueva fila, debajo de Nombre de la entidad, selecciona Nivel superior o, para la correlación específica de la entidad, selecciona el nombre de la entidad.

      2. En Objetivo en la misma fila, selecciona la plantilla de la transacción que deseas que Intacct utilice al crear borradores de transacciones.

         Por ejemplo, supongamos que quieres que Sage Intacct siempre cree facturas de proveedores. Selecciona la plantilla de la transacción que usas para las facturas de los proveedores como destino.

      3. Añade líneas adicionales para la correlación específica de la entidad o para la asignación de destinos adicionales, según sea necesario.

         Seleccionar Añadir para añadir filas adicionales, según sea necesario.

5. Haz clic en Guardar.

   Aparecerá un mensaje para informarte de que no podrás cargar ni enviar facturas por correo electrónico a Automatización de Cuentas a pagar hasta que finalice el proceso de sincronización.

6. Seleccionar Continuar.

   Después de seleccionar Continuar, Sage Intacct inicia un proceso en segundo plano para sincronizar tus datos con la red de Sage. Informa a los usuarios de que no podrán cargar ni enviar documentos por correo electrónico hasta que se complete este proceso.

Concede a los usuarios acceso a la lista Transacciones automatizadas para que puedan hacer lo siguiente:

• Cargar facturas de proveedores
• Revisar, editar y contabilizar borradores de facturas de proveedores creados a partir de documentos cargados y enviados por correo electrónico

Este permiso está disponible en Compras y Cuentas a pagar. Puedes conceder permisos a un usuario para acceder a la opción de menú desde ambas aplicaciones o solo desde una.

1. Asigna las Cuentas a pagar Transacciones automatizadas: Permisos de lista y las transacciones automatizadas de Compras: Permisos de lista para usuarios que necesitan revisar y contabilizar transacciones entrantes.

   Sigue el procedimiento que corresponda a tu configuración:

   • Si tu sociedad utiliza permisos basados en funciones, asigna los permisos a una función.
   • Si tu sociedad tiene permisos basados en usuarios, Asignar permisos a usuarios específicos.