Configurar la Automatización de Cuentas a pagar con Compras

Para suscribirse a la Automatización de Cuentas a pagar, Ponte en contacto con tu gestor de cuentas de Sage.

Para garantizar un flujo de trabajo fluido, la automatización de Cuentas a pagar con Compras requiere ciertos ajustes en las plantillas de la transacción que tiene previsto utilizar. Es por eso que debes actualizar las plantillas de transacciones antes de configurar la correlación de transacciones.

Más información sobre cómo modificar las plantillas de transacciones para utilizarlas con la automatización de Cuentas a pagar con Compras.

Una vez que finalices las modificaciones necesarias en las definiciones de transacción que vas a utilizar, estarás listo para configurar la Automatización de Cuentas a pagar con Compras.

1. Vete a Adquisitivo > Arreglo > Configuración.

2. En la sección Configuración avanzada, selecciona una o ambas opciones de automatización:

   1. Automatizar transacciones con la conciliación de documentos a nivel de impuesto armonizado sobre las ventas.

      Después de seleccionar esta opción, aparecerá una tabla de correlación de definición de transacción.

      Si no ves esta casilla de verificación

      La casilla de verificación para habilitar la automatización de Cuentas a pagar con Compras aparece después de lo siguiente:

      • Te has suscrito a la Automatización de Cuentas a pagar con Compras a través de tu gestor de cuentas de Sage.
      • La configuración del backend para la Automatización de Cuentas a pagar se ha completado si has añadido la Automatización de Cuentas a pagar al mismo tiempo que la automatización de Compras.

   2. Automatizar transacciones sin conciliación.

      Después de seleccionar esta opción, aparecerá una tabla de correlación de definición de transacción.

      Si no ves esta casilla de verificación

      La casilla de verificación para habilitar la automatización de Cuentas a pagar con Compras aparece después de lo siguiente:

      • Te has suscrito a la Automatización de Cuentas a pagar con Compras a través de tu gestor de cuentas de Sage.
      • La configuración del backend para la Automatización de Cuentas a pagar se ha completado si has añadido la Automatización de Cuentas a pagar al mismo tiempo que la automatización de Compras.

3. Para la conciliación de documentos a nivel de línea, seleccione Anular el impuesto armonizado sobre las ventas con la conciliación a nivel de línea.

   Cómo se rellenan los elementos con la conciliación a nivel de línea y sin

   Con la conciliación a nivel de línea, la IA/ML predice las coincidencias de partidas entre la transacción de origen y la factura de proveedor. Cualquier diferencia se marca para su revisión. Puedes editar los elementos según sea necesario al revisar el borrador.

   Sin la conciliación a nivel de línea, Sage Intacct rellena la factura de proveedor con todas las líneas de la transacción de compra de origen e ignora el documento del proveedor. Al revisar el borrador, comparas cada línea con el documento del proveedor y realizas los ajustes necesarios.

   Más información sobre la conciliación de documentos a nivel de línea frente a la de impuesto armonizado sobre las ventas.

4. Configura la correlación de la definición de la transacción que deseas que Sage Intacct utilice al procesar las facturas de proveedor entrantes.

   Cuando se introduce una correlación para el nivel superior, las entidades heredan esta correlación de nivel superior de forma predeterminada. Para usar una correlación diferente para una entidad, agregue una entrada para ese nombre de entidad. La correlación de nivel de entidad anula la correlación heredada del nivel superior.

   1. Al seleccionar Automatizar transacciones con coincidencia de documentos, haga lo siguiente:

      1. En una nueva fila, en Nombre de la entidad, seleccione Nivel superior o, para la asignación específica de la entidad, seleccione el nombre de la entidad.

      2. Debajo Blanco en la misma fila, selecciona la plantilla de la transacción que deseas que Intacct utilice al crear borradores de transacciones.

         Por ejemplo, supongamos que está conciliando facturas de proveedor con órdenes de compra. Selecciona la plantilla de la transacción que utilizas para las facturas de proveedor como Destino.

         Si no ves la plantilla de la transacción que deseas utilizar

         Vuelve a comprobar la configuración de la plantilla de la transacción con el Requisitos de la plantilla de la transacción. Realice correcciones y guarde la plantilla de la transacción. A continuación, vuelva a Configuración para realizar la selección.

         Por ejemplo, supongamos que tienes una plantilla de transacción denominada Factura de proveedor 1 que quieres usar como destino. Si configuras la factura de proveedor 1 para que se convierta desde la orden de compra 1 o la solicitud 1, la factura de proveedor 1 no aparece en la lista de plantillas de transacciones disponibles.

         Después de editar la factura de proveedor 1 y eliminar la solicitud 1 de la Se puede crear a partir de , la factura de proveedor aparece en la lista de destinos que puede seleccionar.

      3. Debajo Fuente en la misma fila, seleccione la definición de la transacción con la que desea que coincida el destino.

         Por ejemplo, si vas a conciliar facturas de proveedor con órdenes de compra, selecciona la plantilla de la transacción que usas para las órdenes de compra.

      4. Agregue líneas adicionales para la correlación específica de la entidad o la correlación para destinos adicionales, según sea necesario.

         Escoger Agregar para agregar filas adicionales, según sea necesario.

   2. Al seleccionar Automatizar transacciones sin coincidencia de documentos, haga lo siguiente:

      1. En una nueva fila, en Nombre de la entidad, seleccione Nivel superior o, para la asignación específica de la entidad, seleccione el nombre de la entidad.

      2. Debajo Blanco en la misma fila, selecciona la plantilla de la transacción que deseas que Intacct utilice al crear borradores de transacciones.

         Por ejemplo, supongamos que quieres que Sage Intacct cree siempre facturas de proveedor. Selecciona la plantilla de la transacción que utilizas para las facturas de proveedor como Destino.

      3. Agregue líneas adicionales para la correlación específica de la entidad o la correlación para destinos adicionales, según sea necesario.

         Escoger Agregar para agregar filas adicionales, según sea necesario.

5. Escoger Salvar.

   Aparecerá un mensaje para informarte de que no podrás cargar ni enviar facturas por correo electrónico a Automatización de Cuentas a pagar hasta que finalice el proceso de sincronización.

6. Escoger Proceder.

   Después de seleccionar Proceder, Sage Intacct inicia un proceso en segundo plano para sincronizar tus datos con Sage Network. Informar a los usuarios de que no podrán cargar ni enviar documentos por correo electrónico hasta que se complete este proceso.

Concede a los usuarios acceso a la lista Transacciones automatizadas para que puedan hacer lo siguiente:

• Cargar facturas de proveedores
• Revisar, editar y contabilizar borradores de facturas de proveedores creados a partir de documentos enviados por correo electrónico y cargados

Este permiso está disponible en Compras y Cuentas a pagar. Puede otorgar permisos a un usuario para acceder a la opción de menú desde ambas aplicaciones o solo desde una.

1. Asignar las transacciones automatizadas de Cuentas a pagar: Permisos de lista y transacciones automatizadas de compras: Enumerar permisos para los usuarios que necesitan revisar y contabilizar transacciones entrantes.

   Sigue el procedimiento que corresponda a tu configuración:

   • Si tu empresa utiliza permisos basados en funciones, Asignar permisos a una función.
   • Si tu sociedad tiene permisos basados en usuarios, Asignar permisos a usuarios específicos.