Modificar las plantillas de las transacciones para usarlas con la Automatización de Cuentas a pagar con Compras

Cuando configuras Compras para automatizar transacciones, le indicas a Sage Intacct qué definiciones de transacción debes utilizar al crear nuevos borradores de transacciones. Cuando se selecciona la conciliación de documentos, también se indica a Intacct cómo deben conciliarse las transacciones entrantes con los documentos existentes. Esto se denomina correlación de transacciones.

La correlación de transacciones se configura al mismo tiempo que habilitas la Automatización de Cuentas a pagar con Compras. Antes de poder definir la correlación, debes editar las plantillas de transacciones que vas a utilizar para asegurarte de que cumplen los requisitos.

Descripción del origen y el destino

Al configurar la correlación de transacciones en la configuración de Compras, se añaden una o varias entradas que identifiquen lo siguiente:

  • Objetivo: La plantilla de la transacción que quieres que Intacct utilice al crear un borrador de transacción a partir de un documento cargado o enviado por correo electrónico.

    Un ejemplo de una plantilla de la transacción de destino es una factura de proveedor.

  • Fuente: Al automatizar transacciones con coincidencia de documentos, el tipo de plantilla de la transacción con la que deseas que Intacct haga coincidir el borrador de la transacción.

    Un ejemplo de una plantilla de la transacción de origen es una orden de compra.

  • Entidad: Dónde desea utilizar esta correlación.

    La correlación de transacciones que configures en el nivel general se aplica a todas las entidades. Al configurar una correlación de transacciones para una entidad, se anula la correlación de transacciones de nivel general.

Supongamos que estás conciliando las facturas de los proveedores con las órdenes de compra. El destino es una plantilla de la transacción de factura de proveedor y el origen es una plantilla de la transacción de orden de compra.

Si una de tus entidades utiliza diferentes definiciones de transacción para las facturas de los proveedores y las órdenes de compra, puedes gestionarlo añadiendo una entrada de correlación para la entidad. En esa entrada, selecciona las definiciones de transacción específicas de la entidad para el destino y el origen.

Supongamos que tienes un flujo de trabajo de transacción más complejo que comienza con una solicitud de compra, requiere una orden de compra y un albarán, y se convierte en una factura de proveedor. En este escenario, configurarías la correlación de transacciones de la siguiente manera:

Nombre de la entidad Destino Fuente
Nivel general Órdenes de compra Solicitudes de compra
Nivel general Receptor Órdenes de compra
Nivel general Facturas de proveedores Receptor

Si una de tus entidades utiliza diferentes definiciones de transacción, puedes gestionarlo añadiendo entradas de correlación para la entidad. En esas entradas, selecciona las definiciones de transacción específicas de la entidad para el destino y el origen.

Cómo funciona la herencia de correlación de transacciones

Al configurar la automatización de transacciones, debes empezar por añadir una o varias entradas de tabla para el nivel general. Todas las entidades heredan la correlación de transacciones de nivel general.

Si lo deseas, puedes añadir entradas de correlación que sean entidades específicas. La correlación de transacciones a nivel de entidad actúa como complemento de la correlación heredada del nivel general. Solo se aplica a los documentos del proveedor que se cargan dentro de la entidad o se envían por correo electrónico a la dirección de correo electrónico específica de la entidad.

Si configuras una correlación de transacciones de nivel general que utiliza una plantilla de la transacción con restricciones de entidad, ¿la correlación se hereda en una entidad que está fuera de esas restricciones?

Depende de si está restringido el destino o el origen.

Cuando el destino está restringido, es posible que la inteligencia artificial (IA)/aprendizaje automático (IA/ML) pueda hacer coincidir una transacción con el origen, pero Sage Intacct no puede crear un borrador de transacción del tipo correcto. En ese escenario, Intacct crea un borrador de transacción utilizando una plantilla de la transacción predeterminada del sistema. Necesitas Cambiar la plantilla de la transacción Antes de poder contabilizar la transacción.

Cuando el origen está restringido, AI/ML no puede hacer coincidir las transacciones con ese tipo de origen, por lo que no se aplica la entrada de correlación de transacciones.

En el ejemplo siguiente se muestra la correlación de transacciones de nivel general con la correlación de nivel de entidad que complementa y anula la correlación heredada.

Ejemplo de correlación de transacciones
Entidad Destino Fuente Descripción

Nivel general

Invoice-1

PO-A

Cuando envías un documento en cualquier nivel que AI/ML haga coincidir con una transacción de orden de compra, Sage Intacct crea un borrador de transacción de factura 1.

Nivel general

Factura 2

PO-B

Cuando envías un documento en cualquier nivel que AI/ML haga coincidir con una transacción de Orden de compra, Sage Intacct crea un borrador de transacción de Factura-2.

100-Oeste

Factura-3

PO-C

Cuando envías un documento en el formulario 100-West que AI/ML hace coincidir con una transacción de orden de compra, Sage Intacct crea una transacción de factura 3.

200-East

Factura-4

PO-D

Cuando envías un documento en la entidad 200-East que AI/ML hace coincidir con una transacción de Orden de compra, Sage Intacct crea una transacción de factura 4.

Requisitos de la plantilla de la transacción

Las definiciones de transacción que utilices para la automatización de Cuentas a pagar con Compras deben cumplir los criterios descritos en la tabla siguiente.

Revisa la configuración de cada plantilla de la transacción y edítala según sea necesario antes de incluirla en la tabla de correlación de transacciones. Es posible que la plantilla de la transacción no esté disponible en la lista desplegable Destino u Origen hasta que actualices la configuración.

Para ver y editar las plantillas de las transacciones, ve a Compras >Configuración >Definiciones de transacciones.

Entorno

Requisitos

Dónde se establece
Tipo de plantilla

Puede ser cualquiera de los siguientes tipos de plantilla:

  • Presupuesto

  • Orden

  • Enumerar

  • Factura

  • Regularizaciones

  • Otro

Propiedades generales >
Categoría de flujo de trabajo

Puede haber cualquiera de las siguientes categorías de flujo de trabajo:

  • Presupuesto

  • Orden

  • Enviando

  • Factura

  • Devolver

Propiedades generales >

Se puede crear a partir de

Selecciona solo un tipo de documento.

Después de añadir la plantilla de la transacción a la correlación de transacciones, no puedes cambiar esta configuración.

Flujo de trabajo > general > conversión de transacciones

Gestión de conversión parcial

Los ajustes permitidos son cualquiera de los siguientes:

  • Dejar la transacción abierta
  • Cerrar inicial y crear pedido pendiente
  • Cerrar transacción

Flujo de trabajo > general > conversión de transacciones

 

Editar política

Los ajustes permitidos son cualquiera de los siguientes:

  • Todos
  • Antes de imprimir
  • Solo borrador
No se puede establecer la política de edición Sin editar, ya que esa configuración no te permitiría editar ni contabilizar borradores de transacciones creadas por IA/ML.

Seguridad configuración > Permisos de documentos

Permitir editar proveedor

Los ajustes permitidos son cualquiera de los siguientes:

  • Siempre
  • Excepto el documento convertido
  • Nunca
Si tienes Permitir editar proveedor establecido en Nunca, la conciliación de proveedores en los borradores de transacciones estará limitada. Esto se debe a que la IA/ML aprende a mejorar las coincidencias en función de tus correcciones. Esta configuración no te permite actualizar el campo Proveedor, por lo que tendrás que borrar borradores con proveedores identificados incorrectamente e introducir esas facturas de proveedor manualmente. Obtén más información en la resolución de problemas.

Seguridad configuración > Permisos de documentos

Borrar política

Los ajustes permitidos son cualquiera de los siguientes:

  • Todos
  • Antes de imprimir

Seguridad configuración > Permisos de documentos

Crear política

Seleccionar Nuevo documento o conversión para transacciones automatizadas sin conciliación.

Ambos Convertir solo y Nuevo documento o conversión son compatibles con transacciones automatizadas con coincidencia de documentos.

Seguridad configuración > Permisos de documentos

Ajustes de la entidad

Las restricciones de entidad deben permitir el acceso a la plantilla de la transacción en las entidades en las que deseas que se utilice para la conciliación de transacciones.

Por ejemplo, supongamos que tienes una plantilla de la transacción que está restringida a todas las entidades, excepto a la entidad 200-East. Si incluyes esta plantilla de la transacción en la correlación de nivel general, esto significa que no se utilizará para la conciliación de transacciones cuando cargues o envíes por correo electrónico documentos de proveedores en la entidad 200-East. Si quieres que se utilice, debes editar la configuración de la entidad para incluir 200-East en tus restricciones, o eliminar todas las restricciones.

  1. Ir a Compras >Configuración>Configuración.
  2. En la tabla de correlación de transacciones, borra la línea que contiene la plantilla de la transacción.
  3. Haz clic en Guardar.

    Sage Intacct actualiza Sage Network para borrar los datos de las transacciones de origen correspondientes a la entrada de correlación que has eliminado. Mientras la sincronización de datos está en curso, se suspende la conciliación de transacciones.

  4. Edita los ajustes de la entidad en la plantilla de la transacción.
  5. Selecciona Guardar.
  6. Ir a Compras >Configuración>Configuración.
  7. Vuelve a añadir la entrada de correlación a la tabla de correlación de transacciones.
  8. Selecciona Guardar.

    Sage Intacct sincroniza los datos de las transacciones de origen con la red de Sage, esta vez añadiendo los datos correspondientes a la entrada de correlación que has añadido. La conciliación de transacciones estará disponible una vez completada esta sincronización de datos.

Ajustes de la entidad
No se puede borrar una plantilla de la transacción que esté asignada actualmente para la automatización. Esta restricción garantiza que Intacct pueda seguir procesando y conciliando las transacciones entrantes.

Pasos siguientes

Una vez que hayas terminado de revisar y editar las plantillas de transacciones, podrás Configurar la Automatización de Cuentas a pagar con Compras.