Modificar las definiciones de transacción para su uso con la automatización de Cuentas a pagar con Compras

Cuando configuras Compras para automatizar las transacciones, le indicas a Sage Intacct qué definiciones de transacciones usar al crear nuevos borradores de transacciones. Cuando se selecciona la conciliación de documentos, también se indica a Intacct cómo deben coincidir las transacciones entrantes con los documentos existentes. A esto se le llama correlación de transacciones.

La correlación de transacciones se configura al mismo tiempo que se habilita la automatización de Cuentas a pagar con Compras. Antes de poder definir la correlación, debe editar las definiciones de transacción que va a utilizar para asegurarse de que cumplen los requisitos.

Comprender el origen y el destino

Al configurar la correlación de transacciones en la configuración de Compras, se añaden una o varias entradas que identifican lo siguiente:

Blanco: La plantilla de la transacción que deseas que Intacct utilice al crear un borrador de transacción a partir de un documento cargado o enviado por correo electrónico.
Un ejemplo de una plantilla de transacción de destino es una factura de proveedor.
Fuente: Al automatizar transacciones con conciliación de documentos, el tipo de plantilla de la transacción con la que deseas que Intacct concilie el borrador de la transacción.
Un ejemplo de una definición de transacción de origen es una orden de compra.
Entidad: Dónde desea utilizar esta asignación.
La correlación de transacciones que configures en el nivel superior se aplica a todas las entidades. Cuando se configura una correlación de transacciones para una entidad, se anula la correlación de transacciones de nivel superior.

Ejemplo de correlación de transacciones complejas: Solicitud de compra → Orden de compra → Albarán → Factura de proveedor

Supongamos que tiene un flujo de trabajo de transacciones más complejo que comienza con una solicitud de compra, requiere una orden de compra y un receptor, y se convierte en una factura de proveedor. Para este escenario, configuraría la correlación de transacciones de la siguiente manera:

Nombre de la entidad	Destino	Fuente
Nivel general	Orden de compra	Solicitud de compra
Nivel general	Receptor	Orden de compra
Nivel general	Factura de proveedor	Receptor

Si una de las entidades utiliza diferentes definiciones de transacción, puedes gestionarlo añadiendo entradas de correlación para la entidad. En esas entradas, se seleccionan las definiciones de transacción específicas de la entidad para el destino y el origen.

Cómo funciona la herencia de correlación de transacciones

Al configurar la automatización de transacciones, se empieza por añadir una o varias entradas de tabla para el nivel superior. Todas las entidades heredan la correlación de transacciones de nivel superior.

Si lo deseas, puedes añadir entradas de correlación que sean entidades específicas. La correlación de transacciones a nivel de entidad actúa como un complemento de la correlación heredada del nivel superior. Solo se aplica a los documentos de proveedor que se cargan dentro de la entidad o se envían por correo electrónico a la dirección de correo electrónico específica de la entidad.

En el ejemplo siguiente se muestra la correlación de transacciones de nivel superior con la correlación de nivel de entidad que complementa e invalida la correlación heredada.

Ejemplo de correlación de transacciones
Entidad	Destino	Fuente	Descripción
Nivel general	Factura-1	PO-A	Cuando envías un documento a cualquier nivel que la IA/ML coincida con una transacción de orden de compra, Sage Intacct crea un borrador de transacción de factura 1.
Nivel general	Factura 2	PO-B	Cuando envías un documento a cualquier nivel que la IA/ML coincida con una transacción de orden de compra-compra, Sage Intacct crea un borrador de transacción de factura 2.
100-West	Factura-3	PO-C	Cuando envías un documento en 100-West que la IA/ML hace coincidir con una transacción de orden de compra, Sage Intacct crea una transacción de factura 3.
200-Este	Factura-4	PO-D	Cuando envías un documento en la entidad 200-East que AI/ML hace coincidir con una transacción de Pedido-D, Sage Intacct crea una transacción de Factura 4.

Requisitos de la plantilla de la transacción

Las plantillas de transacción que utilice para la Automatización de Cuentas a pagar con Compras deben cumplir los criterios descritos en la tabla siguiente.

Revisa la configuración de cada plantilla de transacción y edítala según sea necesario antes de incluirla en la tabla de correlación de transacciones. Es posible que la plantilla de la transacción no esté disponible en la lista desplegable Destino o Origen hasta que actualices la configuración.

Para ver y editar las plantillas de transacciones, ve a Adquisitivo >Arreglo >Definiciones de transacciones.

Ajuste	Requisitos	Donde se establece
Tipo de plantilla	Puede ser cualquiera de los siguientes tipos de plantilla: Presupuesto Orden Lista Factura Regularización Otro	Propiedades generales >
Categoría de flujo de trabajo	Puede ser cualquiera de las siguientes categorías de flujo de trabajo: Presupuesto Orden Enviando Factura Devolver	Propiedades generales >
Se puede crear a partir de	Selecciona solo un tipo de documento. Después de añadir la plantilla de la transacción a la correlación de transacciones, no se puede cambiar esta configuración.	Flujo de trabajo > general > conversión de transacciones
Gestión de conversión parcial	Los ajustes permitidos son cualquiera de los siguientes: Dejar la transacción abierta Cerrar original y crear pedido pendiente Cerrar transacción	Flujo de trabajo > general > conversión de transacciones
Editar política	Los ajustes permitidos son cualquiera de los siguientes: Todo Antes de imprimir Solo borrador No se puede establecer la política de edición Sin editar, ya que esa configuración no te permitiría editar ni contabilizar borradores de transacciones creadas por IA/ML.	Configuración de seguridad > Permisos del documento
Permitir editar proveedor	Los ajustes permitidos son cualquiera de los siguientes: Siempre Excepto el documento convertido Nunca Si tienes la opción Permitir editar proveedor establecida en Nunca, se limitará la coincidencia de proveedores en los borradores de transacciones. Esto se debe a que la IA/ML aprende a mejorar las coincidencias en función de tus correcciones. Esta configuración no te permite actualizar el campo de proveedor, por lo que tendrás que eliminar los borradores con proveedores identificados incorrectamente e introducir esas facturas de proveedor manualmente. Obtenga más información en solución de problemas.	Configuración de seguridad > Permisos del documento
Borrar política	Los ajustes permitidos son cualquiera de los siguientes: Todo Antes de imprimir	Configuración de seguridad > Permisos del documento
Crear política	Escoger Nuevo documento o conversión para transacciones automatizadas sin conciliación. Ambos Convertir solo y Nuevo documento o conversión son compatibles con transacciones automatizadas con conciliación de documentos.	Configuración de seguridad > Permisos del documento
Ajustes de la entidad	Las restricciones de entidad deben permitir el acceso a la definición de transacción en las entidades en las que desea que se utilice para la conciliación de transacciones. Por ejemplo, supongamos que tiene una plantilla de transacción que está restringida a todas las entidades excepto a la entidad 200-East. Si incluyes esta definición de transacción en la correlación de nivel superior, esto significa que no se utilizará para la conciliación de transacciones cuando cargues o envíes por correo electrónico documentos de proveedor en la entidad 200-Este. Si desea que se utilice, debe editar la configuración de la entidad para incluir 200-East en sus restricciones o eliminar todas las restricciones. Para cambiar las restricciones de entidad después de incluir la plantilla de la transacción en la tabla de correlación Vete a Adquisitivo >Arreglo>Configuración. En la tabla de correlación de transacciones, borra la línea que contiene la definición de transacción. Escoger Salvar. Sage Intacct actualiza Sage Network para eliminar los datos de la transacción de origen correspondientes a la entrada de correlación que has eliminado. Mientras la sincronización de datos está en curso, se suspende la conciliación de transacciones. Edite la configuración de la entidad en la definición de la transacción. Seleccione Guardar. Vete a Adquisitivo >Arreglo>Configuración. Vuelva a añadir la entrada de correlación a la tabla de correlación de transacciones. Seleccione Guardar. Sage Intacct sincroniza los datos de las transacciones de origen con Sage Network, esta vez añadiendo los datos correspondientes a la entrada de correlación que has añadido. La conciliación de transacciones estará disponible una vez que se complete esta sincronización de datos.	Ajustes de la entidad

No se puede eliminar una definición de transacción que esté asignada actualmente para la automatización. Esta restricción garantiza que Intacct pueda seguir procesando y conciliando las transacciones entrantes.

Pasos siguientes

Cuando hayas terminado de revisar y editar las plantillas de transacciones, estarás listo para configurar la Automatización de Cuentas a pagar con Compras.