Agregar un grupo de cuentas

Normalmente, es empezar por crear grupos de cuentas que consten solo de cuentas o categorías individuales del Libro Mayor. A continuación, cree los tipos de grupos de cuentas que contienen otros grupos de cuentas, los que forman parte de una fórmula computacional, etc. Es más probable que estos grupos de cuentas formen la base de sus informes financieros.

1. Vete a Informes > Arreglo y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Grupos de cuentas.
2. Introduzca un Nombre para el nuevo grupo de cuentas.
El nombre del grupo de cuentas determina cómo aparece en las listas y no se puede cambiar después de guardar el grupo de cuentas. Sin embargo, puedes cambiar la forma en que se muestra en los informes mediante el comando Mostrar como Campos.

3. Si lo deseas, selecciona un objetivo del grupo de cuentas de la lista. O puede crear uno si es necesario.

   Un propósito de grupo de cuentas se puede usar para limitar la lista de grupos de cuentas. Los propósitos son útiles cuando se añade un grupo a otro grupo o cuando se buscan grupos en informes financieros y paneles de control.

   Crear un objetivo del grupo de cuentas

   1. En el campo Propósito del grupo de cuentas, seleccione Agregar.

   2. Introduce el nombre del objetivo del grupo de cuentas, por ejemplo, Activos o Gastos fiscales.

   3. De forma predeterminada, el estado se establece en Activo. Para que quede inactivo y no esté disponible, selecciona Inactivo.

   4. Escoger Salvar.

4. Si lo deseas, introduce un Administrador del grupo de cuentas directamente en el cuadro de texto. El administrador del grupo de cuentas se utiliza para filtrar y se muestra en los informes.
5. Opcionalmente, cambie el nombre para mostrar en el archivo Mostrar en el informe como como "Activos".
6. Introduzca el título que se mostrará como encabezado en el archivo Mostrar línea total como caja.

7. Seleccione la flecha hacia abajo en el icono Balance normal lista desplegable y, a continuación, seleccione Débito para utilizar este grupo de cuentas como saldo de débito. Escoger Crédito para usarlo como saldo acreedor.

   Por lo general, el efectivo es un saldo deudor. Las ventas son generalmente un saldo acreedor.

   Asegúrate de que el saldo normal sea el mismo para todas las cuentas del grupo de cuentas. El balance normal toma la designación de la parte superior del grupo. Por ejemplo, si la principal es de débito normal, todas las cuentas incluidas serán Añadido, independientemente de su ajuste de equilibrio normal.

8. En Sociedades de consolidaciones globales, seleccione Es un KPI para hacer que el grupo de cuentas esté disponible para su selección como indicador clave de rendimiento (KPI).

   Esta casilla de verificación solo está disponible para las sociedades compartidas con varias entidades que utilizan Consolidaciones globales. Puedes ver los datos de KPI en tiempo real de cualquier entidad o ubicación en la vista Organización cuando Acumulación de KPI está habilitado. Puede seleccionar tantos KPI como desee en Grupos de cuentas, pero solo los primeros 10 KPI (alfabéticamente) se muestran en la vista Organización. Vete a Libro Mayor > Todo > Estructuras de los informes financieros > Grupos de cuentas. Selecciona un grupo de cuentas existente o crea uno nuevo, y en Información del grupo de cuentas habilitar Es un KPI. Puedes desactivar esta función en cualquier momento.

   ¿No ves tus KPI al alza?

   Solo los primeros 10 grupos de cuentas marcados como KPI aparecen en el KPI de la vista de la organización. Para asegurarte de que los KPI deseados aparecen en la lista, asígnales un nombre (o cámbiale el nombre) con un prefijo de letra o número, como a_Assets, b_Cash y equivalentes, c_Expenses, etc.

   Si habilitas KPI para grupos de cuentas más adelante, Actualizar en el organigrama actualiza solo los datos existentes. Actualiza la página en el navegador para ver los nuevos datos de KPI.

Definir el tipo de estructura de grupo y el método de cálculo

Asigna un tipo de estructura a este grupo de cuentas. Seleccione la opción Tipo de estructura flecha hacia abajo y, en la lista, seleccione el tipo de grupo de cuentas que desee. Las opciones de página cambian en función del tipo de grupo que selecciones. Para obtener más información sobre los tipos de estructura, consulte Tipos de grupos de cuentas.

1. Selecciona el tipo de estructura.
   Los tipos incluyen Cuentas, Grupo de cuentas, Cuentas estadísticas, Computación, Categoría y Categoría estadística. Los miembros del grupo que añadas se basan en el tipo de estructura.
   Los grupos de cuentas de cálculo no son compatibles con los informes personalizados interactivos del escritor de informes
2. Seleccione el método de cálculo. Especifica si deseas que el informe calcule:
   
• Solo los importes en el periodo seleccionado (Para el periodo)
• importes acumulativos hasta el inicio del periodo seleccionado (Inicio del periodo)
• los importes acumulativos hasta el final del periodo seleccionado (Fin del periodo).
  Esto último es útil, por ejemplo, en una situación de balance hacia adelante. Configurar grupos de cuentas del balance como Fin del periodo. Configurar grupos de cuentas de resultados como Para el periodo.

Las estructuras de cálculo utilizan métodos de cálculo que permiten crear fórmulas en el grupo de cuentas. Puedes sumar, restar, multiplicar o dividir entre cuentas o grupos de cuentas seleccionados. También puede utilizar un número constante como parte del cálculo. Muestra el resultado del importe como una relación, un porcentaje o un promedio, en función de la fórmula que selecciones.

Las estructuras de cálculo solo pueden tomar dos cuentas, grupos de cuentas o constantes. Por ejemplo, podrías:

• Divida la cuenta del libro mayor de ingresos entre la Cuenta estadística de empleados para obtener los ingresos por empleado
• Divide tu deuda total entre el activo circulante para obtener la relación de deuda

Una cuenta del Libro Mayor puede ser miembro de más de un grupo de cuentas.

Más información sobre Grupos de cuentas y Tipos de grupos de cuentas.

Añadir miembros al grupo

Cada tipo de estructura tiene un tipo específico de miembro. Para cada tipo de estructura, especifica en qué quieres que conste este grupo de cuentas. En la tabla siguiente se proporcionan detalles sobre cómo agregar miembros para cada tipo de estructura.

Puedes repetir la adición de miembros del grupo tantas veces como quieras, hasta que hayas añadido todos los miembros que desees a este grupo.

Opciones del grupo de cuentas

Tipo de estructura	Agregar miembros
Cuentas	Especifique las cuentas del Libro Mayor discretas que desea que consten de este grupo de cuentas. Puedes: Selecciona un rango de cuentas. Seleccione la opción De la cuenta flecha hacia abajo y, a continuación, seleccione una cuenta de la lista que aparece. A continuación, seleccione la opción A la cuenta flecha hacia abajo y selecciona una cuenta. Introduzca un identificador de cuenta específico, si lo conoce, en los cuadros de entrada de datos. Escoger Añadir al grupo.
Cuentas estadísticas	Especifique las cuentas estadísticas del Libro Mayor discretas que desea que conste este grupo de cuentas estadísticas. Puedes: Seleccione un rango de cuentas estadísticas. Seleccione la opción De la cuenta flecha hacia abajo y, a continuación, seleccione una cuenta de la lista que aparece. A continuación, seleccione la opción A la cuenta flecha hacia abajo y selecciona una cuenta. Introduzca un identificador de cuenta específico, si lo conoce, en los cuadros de entrada de datos. Escoger Añadir al grupo.
Grupos de grupos de cuentas	Especifique los grupos de cuentas discretos que desea que consten de este grupo de cuentas. Seleccione la opción Grupo de cuentas flecha hacia abajo y, a continuación, seleccione un grupo de cuentas de la lista que aparece. Para filtrar la lista para un tipo específico de cuenta: Seleccione la opción Objetivo del grupo de cuentas flecha hacia abajo. Selecciona el propósito por el que deseas filtrar. Seleccione el grupo de cuentas de la lista. Escoger Añadir al grupo. Especifica otro grupo de cuentas, y así sucesivamente, hasta que hayas incluido todos los grupos que desees en este grupo de cuentas.
Cálculo	En el lado izquierdo de la ecuación, use la parte superior de los 2 cuadros para especificar una constante, una sola cuenta del Libro Mayor o un grupo de cuentas. Se trata de grupos de cuentas discretos que desea que contenga este grupo de cuentas. Selecciona la flecha hacia abajo Grupo de cuentas y selecciona un grupo de cuentas de la lista que aparece. Repite esto para el lado derecho de la ecuación. Especifica si deseas sumar, restar, multiplicar o dividir. Configure las opciones de visualización. Utilice las opciones de visualización para definir el número y la unidad de medida para el cálculo. Las opciones incluyen decimales, tipo como número o porcentaje, unidad y alineación. Por ejemplo, podrías establecer: 0 número cada uno (unidad) Derecha Para mostrar el elemento como x cada uno usando solo números enteros, o establece: 2 número $ Izquierda Para mostrar el elemento como $ x. Especifica otro grupo de cuentas, y así sucesivamente, hasta que hayas incluido todos los grupos que desees en este grupo de cuentas de cálculo. Algunos operadores (sumar, restar, multiplicar, dividir) no son compatibles con todas las opciones de visualización. Por ejemplo, la suma, la resta y la multiplicación no se pueden mostrar como un porcentaje.
Categorías	Solo se aplica a las sociedades que se crearon con una plantilla de configuración. Especifique la categoría discreta de la que desea que conste este grupo de cuentas. Sin embargo, no puedes modificar categorías ni crear otras nuevas, debes elegir de la lista predefinida. Seleccione la opción Categoría flecha abajo y, a continuación, seleccione una categoría de cuenta de la lista que aparece. A continuación, seleccione Añadir al grupo. Puedes repetir esto tantas veces como quieras, hasta que hayas añadido todas las cuentas que quieras a este grupo. ¿Usas una plantilla de configuración de servicios? De forma predeterminada, las categorías "Mano de obra" y "Materiales directos" se asignan a grupos de cuentas que solo se utilizan en los informes "Rentabilidad del proyecto" y "Estimación del proyecto frente a valores reales". Estas dos categorías no aparecen en los informes de balance ni en las cuentas de resultados. Si has asignado alguna cuenta a estas dos categorías que también quieres que aparezca en tu balance, cuenta de resultados u otros informes, asigna estas categorías manualmente a los grupos de cuentas adecuados.
Categorías estadísticas	Especifique la categoría estadística discreta de la que desea que conste este grupo de cuentas. Seleccione la opción Categoría flecha abajo y, a continuación, seleccione una categoría de cuenta estadística de la lista que aparece. A continuación, seleccione Añadir al grupo. Puedes repetir esto tantas veces como quieras, hasta que hayas añadido todas las cuentas que quieras a este grupo.

(Opcional) Añadir filtros al grupo de cuentas

Puede utilizar la función Filtros del informe para restringir los datos mostrados por dimensión u otros factores. Antes de crear el filtrado para el grupo de cuentas, plantéate cómo lo usarás en los informes y si el filtrado aquí puede ser demasiado restrictivo.

Para ayudarte a decidir qué método de filtrado es el mejor, ten en cuenta quién verá el informe. En el caso de los informes creados para una sola audiencia en los que la información necesaria es siempre la misma, puede ser mejor filtrar por grupo de cuentas.

En el caso de los informes con varios públicos, filtrar a nivel de informe o gráfico podría ser una solución mejor. Puedes crear 1 informe y filtrarlo en tiempo de ejecución para que muestre los resultados de los diferentes departamentos. Por ejemplo, muestra los resultados en función de quién recibirá el informe. Puedes establecer el filtrado de informes sin tener que crear varios grupos de cuentas e informes.

Otra ventaja de filtrar en el informe en lugar del grupo de cuentas es incluir varios miembros de la misma dimensión para el mismo informe. Cuando se utiliza el filtrado en el informe o gráfico en lugar de en el grupo de cuentas, se puede filtrar por varios miembros de dimensión mediante un grupo de dimensiones.

Una vez que hayas determinado que el filtrado en el grupo de cuentas es la opción correcta, configura el filtrado.

Filtrado

1. Filtra las transacciones para que el informe muestre los débitos, los créditos o ambos.
2. Selecciona el artículo que quieres filtrar, como Débito o crédito, una dimensión u otra opción relacionada. Algunos filtros, como Solo débito/Solo crédito, tienen opciones limitadas. Los filtros aquí funcionan en tablas, gráficos, tarjetas de rendimiento e informes financieros, pero se omiten en los informes del Libro Mayor. La mayoría de las opciones son dimensiones. Las dimensiones incluyen cuatro opciones en la lista desplegable:

• No hay filtro. Seleccione esta opción para incluir todos los objetos del informe (como todos los departamentos, todos los proyectos, todas las clases, etc.), además de todos los objetos secundarios del objeto.
• Específica (dimensión), incluidas las subdimensiones. selecciona esta opción para incluir el objeto principal que has elegido en el menú desplegable correspondiente, junto con todos sus elementos secundarios.
• Específico (dimensiones). Selecciona esta opción para incluir solo la dimensión que has elegido en el menú desplegable correspondiente.
  • Los grupos se pueden seleccionar para Departamento y Ubicación.
  • Para el Grupo de cuentas, se pueden seleccionar filtros para Departamento y Ubicación, y otras dimensiones estándar que incluyen una jerarquía.
• No se ha especificado ninguna (dimensión). Seleccione esta opción para mostrar las transacciones que no están relacionadas con ninguna dimensión.

3. Para evitar filtros conflictivos, no se admite el filtrado por tarea porque las tareas del proyecto que utilizan Tareas estándar podría tener el mismo identificador de tarea. Si necesitas usar un filtro por tarea, crea un grupo de cuentas para un informe financiero y, a continuación, filtra el informe por tarea. Para ver el grupo de tareas en una lista, filtra por una tarea específica y selecciona un proyecto específico.
4. Escoger Salvar para guardar los cambios.

Para guardar este grupo de cuentas y crear otro, selecciona Guardar y nuevo. Otro espacio en blanco Información del grupo de cuentas Aparece la página.

¿Cómo aparecen las cuentas en los informes? (crédito vs. débito)

El hecho de que una cuenta aparezca como crédito o débito en un informe depende de dos factores:

• Balance normal de las cuentas del grupo de cuentas.

  Cuando se crea una cuenta, se especifica si el saldo normal, desde el punto de vista contable, es un débito o un crédito. Por ejemplo, las cuentas de gastos suelen ser un débito. Normalmente, las cuentas de ventas son un crédito. Si tuviera que ejecutar un informe de balance de comprobación, el saldo normal de la cuenta es lo que determina si la cuenta es un crédito o un débito.

• Balance normal del grupo de cuentas.

  Al crear un grupo de cuentas, se especifica si el saldo normal es crédito o débito, en función de cómo se utilice en los informes financieros. Por ejemplo, Ingresos es un grupo de cuentas de crédito y Gastos es un grupo de cuentas de débito.

Para buscar elementos detallados, como los asientos de diario que se realizan en un grupo de cuentas para un periodo de informe específico, crea financiero o costumbre Informes.