Añadir un grupo de cuentas

Lo habitual es empezar creando grupos de cuentas que constarán únicamente de cuentas o categorías individuales del Libro Mayor. A continuación, crea los tipos de grupos de cuentas que contienen otros grupos de cuentas, los que forman parte de una fórmula computacional, etc. Es más probable que estos grupos de cuentas formen la base de sus informes financieros.

1. Ir a Informes > Configuración y seleccione Añadir (círculo) junto a Grupos de cuentas.
2. Introduce un Nombre para el nuevo grupo de cuentas.
El nombre del grupo de cuentas determina cómo aparece en las listas y no se puede cambiar después de guardar el grupo de cuentas. Sin embargo, puedes cambiar la forma en que se muestra en los informes mediante la función Mostrar como campos.

3. Si lo deseas, selecciona un objetivo del grupo de cuentas de la lista. O puedes crear uno si es necesario.

   Se puede utilizar un objetivo del grupo de cuentas para limitar la lista de grupos de cuentas. Los objetivos son útiles cuando se añade un grupo a otro grupo o cuando se buscan grupos en informes financieros y paneles de control.

   Crear un objetivo del grupo de cuentas

   1. En el campo Objetivo del grupo de cuentas, selecciona Añadir.

   2. Introduce el nombre del objetivo del grupo de cuentas, por ejemplo, Activos o Gastos fiscales.

   3. De forma predeterminada, el estado se establece en Activo. Para que esté inactivo y no esté disponible, selecciona Inactivo.

   4. Haz clic en Guardar.

4. Si lo deseas, introduce un Administrador del grupo de cuentas directamente en el cuadro de texto. El administrador del grupo de cuentas se utiliza para filtrar y se muestra en los informes.
5. Si lo deseas, cambia el nombre para mostrar en la carpeta Mostrar en el informe como , como "Activos".
6. Ingrese el título que se mostrará como encabezado en el Mostrar la línea total como caja.

7. Selecciona la flecha hacia abajo en el Balance normal lista desplegable y, a continuación, seleccione Débito para utilizar este grupo de cuentas como saldo deudor. Seleccionar Crédito para utilizarlo como saldo acreedor.

   El efectivo es generalmente un saldo deudor. Las ventas son generalmente un saldo acreedor.

   Asegúrate de que el balance normal sea el mismo para todas las cuentas del grupo de cuentas. El balance normal toma la designación de la parte superior del grupo. Por ejemplo, si la entidad principal tiene un débito normal, todas las cuentas incluidas lo serán añadido, independientemente de su configuración de balance normal.

8. En Sociedades de consolidaciones globales, selecciona Es un KPI para Hacer que el grupo de cuentas esté disponible para su selección como indicador clave de rendimiento (KPI).

   Esta casilla de verificación solo está disponible para sociedades compartidas entre varias entidades que utilizan Consolidaciones globales.Puedes ver los datos de KPI en tiempo real de cualquier entidad o ubicación en la vista Organización cuando Acumulación de KPI está habilitado. Puedes tener tantos KPI como desees seleccionados en Grupos de cuentas, pero solo los primeros 10 KPI (alfabéticamente) se muestran en la vista Organización. Ir a Libro Mayor > Todos > Estructuras de informes financieros > Grupos de cuentas. Selecciona un grupo de cuentas existente o crea uno nuevo, y en Información del grupo de cuentas Habilitar Es un KPI. Puedes desactivar esta función en cualquier momento.

   ¿No ves tus KPI al alza?

   Solo los primeros 10 grupos de cuentas marcados como KPI aparecen en el KPI ascendente de la vista de organización. Para asegurarte de que los KPI deseados aparezcan en la lista, asígnales un nombre (o cámbiales el nombre) con una letra o número de teléfono móvil prefijo, como a_Assets, b_Cash y equivalentes, c_Expenses, etc.

   Si habilitas los KPI para los grupos de cuentas más adelante, Actualizar en el organigrama actualiza solo los datos existentes. Actualiza la página en el navegador para ver los nuevos datos de KPI.

Define el tipo de estructura del grupo y el método de cálculo

Asigna un tipo de estructura a este grupo de cuentas. Selecciona el icono Tipo de estructura flecha hacia abajo y, en la lista, selecciona el tipo de grupo de cuentas que deseas. Las opciones de página cambian en función del tipo de grupo que selecciones. Para obtener más información sobre los tipos de estructura, consulte Tipos de grupos de cuentas.

1. Selecciona el tipo de estructura.
   Los tipos incluyen Cuentas, Grupo de cuentas, Cuentas estadísticas, Computación, Categoría y Categoría estadística. Los miembros del grupo que añadas se basan en el tipo de estructura.
   Los grupos de cuentas de cálculo no son compatibles con los informes interactivos del Asistente de creación de informes personalizados
2. Selecciona el método de cálculo. Especifica si deseas que el informe calcule:
   
• Solo los importes en el periodo seleccionado (Para el periodo)
• importes acumulativos hasta el inicio del periodo seleccionado (Inicio del periodo)
• los importes acumulativos hasta el final del periodo seleccionado (Fin del periodo).
  Este último es útil, por ejemplo, en una situación de equilibrio hacia adelante. Configura los grupos de cuentas del balance como Fin del periodo. Configura los grupos de cuentas del extracto de cuenta de resultados como Para el periodo.

Las estructuras de cálculo utilizan métodos de cálculo que te permiten crear fórmulas en tu grupo de cuentas. Puedes sumar, restar, multiplicar o dividir entre cuentas o grupos de cuentas seleccionados. También puede utilizar un número de teléfono móvil constante como parte del cálculo. Muestra el resultado del importe como una relación, un porcentaje o un promedio, en función de la fórmula que selecciones.

Las estructuras de cálculo solo pueden tomar dos cuentas, grupos de cuentas o constantes. Por ejemplo, podrías:

• Divide la cuenta del libro mayor de ingresos entre la cuenta estadística de empleados para obtener los ingresos por empleado, empleada
• Divida su deuda total por sus activos actuales para obtener el índice de deuda

Una cuenta del libro mayor puede ser miembro de más de 1 grupo de cuentas.

Más información sobre Grupos de cuentas y Tipos de grupos de cuentas.

Añadir miembros al grupo

Cada tipo de estructura tiene un tipo específico de miembro. Para cada tipo de estructura, especifica en qué quieres que conste este grupo de cuentas. En la tabla siguiente se proporcionan detalles sobre cómo agregar miembros para cada tipo de estructura.

Puedes repetir la adición de miembros del grupo tantas veces como desees, hasta que hayas agregado todos los miembros que desees a este grupo.

Opciones del grupo de cuentas

Tipo de estructura	Añadir miembros
Cuentas	Especifica las cuentas discretas del Libro Mayor de las que quieres que conste este grupo de cuentas. Puedes: Selecciona un rango de cuentas. Selecciona el icono De la cuenta flecha hacia abajo y, a continuación, selecciona una cuenta de la lista que aparece. A continuación, selecciona el icono A la cuenta flecha hacia abajo y selecciona una cuenta. Introduce un identificador de cuenta específico, si lo conoces, en los cuadros de entrada de datos. Seleccionar Añadir al grupo.
Cuentas estadísticas	Especifica las cuentas estadísticas del Libro Mayor discretas de las que quieres que conste este grupo de cuentas estadísticas. Puedes: Selecciona un rango de cuentas estadísticas. Selecciona el icono De la cuenta flecha hacia abajo y, a continuación, selecciona una cuenta de la lista que aparece. A continuación, selecciona el icono A la cuenta flecha hacia abajo y selecciona una cuenta. Introduce un identificador de cuenta específico, si lo conoces, en los cuadros de entrada de datos. Seleccionar Añadir al grupo.
Grupos de grupos de cuentas	Especifica los grupos de cuentas independientes de los que quieres que conste este grupo de cuentas. Selecciona el icono Grupo de cuentas flecha hacia abajo y, a continuación, selecciona un grupo de cuentas de la lista que aparece. Para filtrar la lista por un tipo específico de cuenta: Selecciona el icono Objetivo del grupo de cuentas flecha hacia abajo. Selecciona el propósito para el que deseas filtrar. Selecciona el grupo de cuentas de la lista. Seleccionar Añadir al grupo. Especifica otro grupo de cuentas, y así sucesivamente, hasta que hayas incluido todos los grupos que desees en este grupo de cuentas.
Cálculo	En el lado izquierdo de la ecuación, usa la parte superior de los 2 cuadros para especificar una constante, una sola cuenta del Libro Mayor o un grupo de cuentas. Estos son grupos de cuentas discretos que desea que contenga este grupo de cuentas. Selecciona la flecha hacia abajo del grupo de cuentas y selecciona un grupo de cuentas de la lista que aparece. Repite esto para el lado derecho de la ecuación. Especifica si deseas sumar, restar, multiplicar o dividir. Configura las opciones de visualización. Utilice las opciones de visualización para definir el número de teléfono móvil y la unidad de medida para el cálculo. Las opciones incluyen decimales, tipo como número de teléfono móvil o porcentaje, unidad y alineación. Por ejemplo, podrías establecer: 0 número de teléfono móvil cada uno (unidad) Derecha Para mostrar el artículo como x cada uno Usando solo números enteros o conjuntos: 2 número de teléfono móvil $ izquierda Para mostrar el artículo como $ x. Especifica otro grupo de cuentas, y así sucesivamente, hasta que hayas incluido todos los grupos que desees en este grupo de cuentas de cálculo. Algunos operadores (sumar, restar, multiplicar, dividir) no son compatibles con todas las opciones de visualización. Por ejemplo, la suma, la resta y la multiplicación no se pueden mostrar como un porcentaje.
Categorías	Solo se aplica a las sociedades que se crearon con una plantilla de configuración. Especifica la categoría discreta de la que quieres que conste este grupo de cuentas. Sin embargo, no puedes modificar categorías ni crear otras nuevas, debes elegir de la lista predefinida. Selecciona el icono Categoría flecha hacia abajo y, a continuación, selecciona una categoría de cuenta de la lista que aparece. A continuación, seleccione Añadir al grupo. Puedes repetirlo tantas veces como quieras, hasta que hayas añadido todas las cuentas que quieras a este grupo. ¿Utilizas una plantilla de configuración de servicios? De forma predeterminada, las categorías "Mano de obra" y "Materiales directos" se asignan a grupos de cuentas que solo se utilizan en los informes "Rentabilidad del proyecto" y "Estimación del proyecto frente a valores reales". Estas dos categorías no aparecen en los informes de balance ni en los estados de resultados. Si has asignado alguna cuenta a estas dos categorías que también quieras que aparezca en tu balance, extracto de cuenta de ingresos u otros informes, asigna estas categorías manualmente a los grupos de cuenta adecuados.
Categorías estadísticas	Especifica la categoría estadística discreta de la que quieres que conste este grupo de cuentas. Selecciona el icono Categoría flecha hacia abajo y, a continuación, selecciona una categoría de cuenta estadística de la lista que aparece. A continuación, seleccione Añadir al grupo. Puedes repetirlo tantas veces como quieras, hasta que hayas añadido todas las cuentas que quieras a este grupo.

(Opcional) Añadir filtros al grupo de cuentas

Puedes usar el comando Filtros del informe para restringir los datos que se muestran por dimensión u otros factores. Antes de crear el filtrado para el grupo de cuentas, plantéate cómo lo usarás en los informes y si el filtrado aquí puede ser demasiado restrictivo.

Para ayudarte a decidir qué método de filtrado es el mejor, ten en cuenta quién verá el informe. En el caso de los informes creados para una única audiencia en los que la información necesaria es siempre la misma, es mejor filtrar por grupo de cuentas.

En el caso de los informes con varios públicos, filtrar a nivel de informe o gráfico podría ser una solución mejor. Puedes crear 1 informe y filtrarlo en tiempo de ejecución para que muestre los resultados para diferentes departamentos. Por ejemplo, muestra los resultados en función de quién recibirá el informe. Puedes establecer el filtrado de informes sin tener que crear varios grupos de cuentas e informes.

Otra ventaja de filtrar en el informe en lugar del grupo de cuentas es incluir varios miembros de la misma dimensión para el mismo informe. Cuando se utiliza el filtrado en el informe o gráfico en lugar de en el grupo de cuentas, se puede filtrar por varios miembros de dimensión mediante un grupo de dimensión.

Una vez que determines que filtrar en el grupo de cuentas es la opción correcta, configura el filtrado.

Filtrado

1. Filtra las transacciones para que el informe muestre débitos, créditos o ambos.
2. Selecciona el artículo que quieres filtrar, como Débito o crédito, una dimensión u otra opción relacionada. Algunos filtros, como Solo débito/Solo crédito, tienen opciones limitadas. Los filtros aquí funcionan en tablas, gráficos, tarjetas de rendimiento e informes financieros, pero se omiten en los informes del Libro Mayor. La mayoría de las opciones son dimensiones. Las dimensiones incluyen cuatro opciones en la lista desplegable:

• Sin filtro. Seleccione esta opción para incluir todos los objetos en el informe (como todos los departamentos, todos los proyectos, todas las clases, etc.), además de todos los elementos secundarios del objeto.
• Específica (dimensión), incluidas las subdimensiones. selecciona esta opción para incluir el objeto principal que has elegido en el menú desplegable correspondiente, junto con todos sus elementos secundarios.
• Específico (dimensiones). Selecciona esta opción para incluir solo la dimensión que has elegido en el menú desplegable correspondiente.
  • Los grupos se pueden seleccionar para Departamento y Ubicación.
  • En Grupo de cuentas, se pueden seleccionar filtros para Departamento y Ubicación, y otras dimensiones estándar que incluyen una jerarquía.
• No se ha especificado (dimensión). Selecciona esta opción para mostrar las transacciones que no están relacionadas con ninguna dimensión.

3. Para evitar filtros conflictivos, no se admite el filtrado por tarea porque las tareas del proyecto que usan Tareas estándar podría tener el mismo identificador de tarea. Si debes utilizar un filtro por tarea, crea un grupo de cuentas para un informe financiero y, a continuación, filtra el informe por tarea. Para ver el grupo de tareas en una lista, filtra por una tarea específica y selecciona un proyecto específico.
4. Seleccionar Guardar para guardar los cambios.

Para guardar este grupo de cuentas y crear otro, selecciona Guardar y nuevo. Otro espacio en blanco Información del grupo de cuentas Aparece la página.

¿Cómo aparecen las cuentas en los informes? (crédito vs. débito)

El hecho de que una cuenta aparezca como crédito o débito en un informe depende de dos factores:

• Balance normal de las cuentas del grupo de cuentas.

  Al crear una cuenta, se especifica si el balance normal, desde el punto de vista contable, es un débito o un crédito. Por ejemplo, las cuentas de gastos son normalmente un débito. Las cuentas de ventas son normalmente un crédito. Si ejecutaras un informe de balance de comprobación, el balance normal de la cuenta es lo que determina si la cuenta es un crédito o un débito.

• Balance normal del grupo de cuentas.

  Al crear un grupo de cuentas, se especifica si el balance normal es de crédito o débito, en función de cómo se utilice en los informes financieros. Por ejemplo, Ingresos es un grupo de cuentas de crédito y Gastos es un grupo de cuentas de débito.

Para encontrar elementos granulares, como los asientos de diario que se realizan en un grupo de cuentas para un periodo de informe específico, crea Financiero o bien Personalizado informes.