Recevoir des acomptes

Recevez un acompte client à appliquer ultérieurement à une facture. Si vous extournez un acompte pour corriger des informations, vous devez le recevoir à nouveau pour remplacer l’acompte extourné.

Abonnement	Comptes clients
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Entreprise
Permissions	Recevoir des acomptes : Liste, Afficher, Ajouter

Atteindre Comptes clients > Tout > Paiements et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté d’Acomptes.
Le mode de réception des acomptes dépend des paramètres des relevés que vous avez définis pour les acomptes.
- Si vous avez configuré l’application pour regrouper automatiquement les relevés des paiements, sélectionnez une Type de compte et Compte pour recevoir l’acompte.
- Si vous avez configuré l’application pour les relevés des paiements spécifiés par l’utilisateur, sélectionnez une Relevé des paiements pour recevoir l’acompte.
Sélectionnez l’icône Mode de paiement par laquelle le client vous a payé.
Choisissez l’icône ID de client du client dont vous avez reçu l’acompte.
Saisissez la Date de réception et Date de paiement.
- Le Date de réception est la date à laquelle vous avez reçu le chèque, l’espèce, la carte de crédit ou le virement bancaire.
- Le Date de paiement est la date de la transaction. Si le paiement a été effectué par chèque, la date de paiement correspond à la date imprimée sur le chèque. Si le paiement a été effectué en espèces comptant, la date de paiement correspond à la date à laquelle vous avez reçu le paiement. Si le paiement a été effectué par carte de crédit, la date de paiement correspond à la date à laquelle la transaction a eu lieu. Si le paiement a été effectué par virement bancaire, la date de paiement correspond à la date à laquelle le virement a eu lieu.
Pour les paiements par chèque, il est recommandé d’enregistrer le numéro de chèque.
Si votre société utilise plusieurs devises et que l’acompte est versé dans une devise différente de votre devise de tenue de compte, sélectionnez l’icône Devise de transaction.
Saisissez les autres détails de conversion de devise, comme la date, le type ou le taux de change :
- Saisissez ou sélectionnez une date pour le Date du taux de change.
- Dans Type de taux de change, sélectionnez la liste déroulante pour sélectionner un type de taux de change tel que Taux de change journalier Intacct ou Taux publié par WSJ. Si votre société utilise des types de taux de change personnalisés, ceux-ci s’affichent ici.
- Si vous connaissez le taux de change pour cet acompte, vous pouvez le saisir dans Taux de change pour remplacer les calculs du système.
Après avoir saisi le Montant de la transaction pour chaque élément, Intacct convertit le montant dans la devise de transaction que vous avez sélectionnée et l’affiche dans la Montant en tenue de compte champ.
Exemples:
- La devise de tenue de compte de votre société est le dollar américain, tout comme celle de votre banque. Vous pouvez recevoir et enregistrer des acomptes dans la devise de transaction.
- La devise de tenue de compte de votre société est le dollar américain et la devise de votre banque est la livre sterling. Vous ne pouvez recevoir et enregistrer des acomptes qu’en livres sterling.
Les acomptes multidevises ne sont pas pris en charge pour les comptes de fonds non déposés. Associez le relevé des paiements ou l’acompte à un compte bancaire, puis réessayez.
Vous pouvez également ajouter un Mémo de paiement pour référence future.
Sélectionnez ou ajoutez une Attachement pour enregistrer une version numérique d’un document de support.
En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.
Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers dans Ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, reportez-vous à la section Traitement en masse.

Saisir les informations concernant l’élément

Saisissez à présent les éléments pour l’acompte que vous venez de définir.

Sélectionnez l’icône Compte de compensation du GL ou Libellé du compte liste déroulante pour sélectionner un autre compte ou libellé de compte.
Ce champ affiche le compte de compensation par défaut spécifié lors de la configuration de l’application Comptes clients (Comptes clients > Coup monté > Configuration). Vous pouvez remplacer ce compte en en sélectionnant un autre.
Dans le Quantité , saisissez le montant de l’acompte pour cet élément.

Vous ne pouvez saisir que des montants d’éléments positifs pour les avances.

Dans une société multidevises, Intacct affiche le montant en devise de transaction et le montant en tenue de compte au lieu du montant. Le montant de transaction est le montant dans la devise dans laquelle le paiement a été reçu et enregistré. Le montant en tenue de compte est le montant en devise de tenue de compte de votre société. Pour les sociétés multidevises, saisissez la Montant de transaction et Montant en tenue de compte.
Si vous le souhaitez, dans la Mémo , saisissez une description pour vous aider à identifier cet élément.
Vous pouvez également sélectionner une option Département et Emplacement.
(Ces dimensions sont principalement utilisées pour les sociétés multi-entités.)
Vous pouvez également sélectionner un élément Dimension pour chaque élément. Choisir Ajouter Pour sélectionner une dimension à associer à l’élément : Projet, Client, Article, Collaborateur ou Fournisseur.

En quoi consistent les dimensions ?

Une dimension est une catégorie de données que vous pouvez organiser et trier de manière significative. Sage Intacct fournit les dimensions prédéfinies suivantes :

Établissement
Service
Classe
Client
Article
Projet
Fournisseur
Collaborateur
Entrepôt (si vous vous abonnez au Contrôle d’inventaire)
Contrat (si vous vous abonnez aux Contrats)

En outre, Intacct vous permet de définir de nouvelles dimensions en fonction de vos besoins. Utilisez ces dimensions définies par l’utilisateur pour organiser et trier les catégories de données propres à votre société. Par exemple, si vous êtes une société de logiciels avec plusieurs gammes de produits, vous pouvez créer une dimension définie par l’utilisateur appelée Secteur d’activité. Ajoutez ensuite les valeurs Clients directs, Partenaire de distributionet OEM.

Les dimensions vous permettent de collecter des données, les trier, les analyser et créer des rapports sur les données dans une catégorie ou entre catégories, afin d’identifier les facteurs clés tels que les suivants :

Vos articles ou clients les plus rentables ou les plus coûteux
Le retour sur investissement d’un projet ou d’un service
Le degré de réussite d’un nouveau produit ou d’une nouvelle gamme de produits
L’évolution d’un aspect particulier de votre entreprise
Les dimensions Intacct vous donnent un contrôle précis sur la définition et la hiérarchie des données

Grâce aux dimensions, vous pouvez personnaliser des rapports financiers autour d’activités spécifiques, obtenir une meilleure visibilité sur les activités de l’entreprise et prendre des décisions plus rapides et plus significatives.

Les dimensions sont une alternative plus performante aux comptes auxiliaires.

Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer aux dimensions de projet et aux dimensions définies par l’utilisateur. Pour en savoir plus, contactez votre représentant de compte.

Répétez les étapes 1 à 5 pour autant d’éléments que nécessaire.
Choisir Publier ou Brouillon.
Si vous avez attribué une séquence de documents aux acomptes dans Configurer Comptes clients, Intacct attribue un identifiant de paiement à la transaction lorsque vous la comptabilisez.

Étape suivante : Appliquer l’acompte à une facture