Appliquer des pénalités : Comptes clients

Lorsque vous appliquez des frais de retard à une facture client, Intacct crée et comptabilise automatiquement une régularisation de compte client. Vous pouvez ensuite afficher, modifier ou imprimer la régularisation, ou l’envoyer par e-mail au client.

1. Aller à Comptes clients > Tous > Paiements > Sanctions.

2. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir des filtres pour vous concentrer uniquement sur les factures auxquelles vous souhaitez appliquer des pénalités.

   Définir les options de filtre

   1. Pour filtrer par plage de clients, dans le Du client et Au client Les listes déroulantes sélectionnent un client de début et de fin. Les listes déroulantes affichent les clients triés par numéro d’identification.

   2. Pour définir des filtres supplémentaires afin de cibler des factures éligibles spécifiques, sélectionnez d’autres filtres dans la section Filtres supplémentaires section.

      1. Dans la première colonne, dans la première liste déroulante, sélectionnez le champ sur lequel vous souhaitez filtrer. Choisissez parmi Client, Identifiant du client, Montant de la facture, et Total dû.

      2. Dans la deuxième colonne, sélectionnez un opérateur approprié, par exemple Égal à ou Contient.

      3. Dans la troisième colonne, entrez la valeur appropriée.

      Sélectionnez les filtres dans l’ordre dans lequel vous souhaitez qu’ils soient appliqués. Par exemple, si vous souhaitez filtrer par clients dont le nom contient d’abord le mot « Réseau », puis filtrer par total de la facture, dans la première ligne, sélectionnez Client dans la première liste déroulante et sélectionnez Contient dans la seconde, puis sélectionnez Total dû et Égal à au deuxième rang.

3. Sélectionnez Afficher.

   Intacct affiche la page Sélectionner les factures à appliquer aux pénalités, qui répertorie les factures en retard qui répondent à vos critères de filtrage.

   La barre d’en-tête vous indique le nombre de factures trouvées. Pour modifier les options de filtre et passer en revue la liste des factures affichées, sélectionnez Filtre.

4. Sélectionnez l’icône Pénaliser à côté des factures auxquelles vous souhaitez appliquer des pénalités.

5. Définissez les options de pénalité selon vos besoins.

   Définir les options de pénalité

   Ces paramètres s’appliquent à toutes les factures que vous sélectionnez pour l’application des pénalités à ce moment-là.

   • Dans le Description du document de pénalité , entrez une description pertinente, par exemple « Frais de retard », ou acceptez la valeur par défaut, qui est Pénalité.

     Lorsque vous appliquez des pénalités, Intacct crée une régularisation au sein d’un résumé nommé SANCTIONS. La description que vous entrez ici est utilisée dans le résumé des PÉNALITÉS, et dans la régularisation si elle est imprimée.

   • Dans le Calculer la pénalité en , sélectionnez l’une des options suivantes :

     • Sélectionnez Montant de la facture pour calculer le montant de la pénalité sur la base du montant total de la facture.

       Si le montant d’une facture est nul, il n’apparaît pas comme susceptible d’être pénalisé. Comme le montant est nul, la pénalité calculée est également nulle.

     • Sélectionnez Montant dû de calculer le montant de la pénalité sur la base du seul montant restant dû si le client a partiellement payé la facture.

     Par exemple, si vous avez une facture de 100 $ et que le client a payé 75 $ en laissant un montant dû de 25 $, vous pouvez pénaliser la totalité de la facture de 100 $ ou uniquement le montant dû de 25 $.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Voir la régularisation

Selon les conditions de paiement associées, Intacct crée un résumé de régularisation pour tenir compte de la pénalité.

1. Aller à Comptes clients > Tous > Paiements > Ajustements.

2. Trouvez la ligne avec la régularisation appropriée.

   Les ajustements de pénalité sont faciles à trouver dans la liste car ils ont un titre sommaire PÉNALITÉS - <timestamp>.</timestamp> L’horodatage est une combinaison de la date et de l’heure auxquelles la pénalité a été appliquée, par exemple, PÉNALITÉS - 09/28/15 16:32:42.

3. Sélectionnez Modifier, Voir, ou Imprimer au besoin.

   Par exemple, si vous souhaitez envoyer une copie de la régularisation au client, sélectionnez Imprimer.

   Intacct crée un PDF de la régularisation, que vous pouvez ensuite enregistrer et joindre à l’e-mail d’un client.