Créer une régularisation des CC

Saisir les informations de base concernant la régularisation

1. Atteindre Comptes clients > Tout > Paiementset sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Ajustements.
2. 1. Dans Date, laissez la date actuelle ou sélectionnez une autre date pour la régularisation. Toute date saisie ici est automatiquement renseignée dans Date de comptabilisation dans le grand livre (et à Date de taux de change, si vous êtes une société multidevises). Vous pouvez modifier l’une ou l’autre des dates selon vos besoins. Par exemple, si vous souhaitez créer la régularisation aujourd’hui, mais la comptabiliser à une autre date.
   2. Sélectionner un élément existant Client ou ajoutez un nouveau client, si nécessaire. Le Facturation à et Expédition à Les champs sont automatiquement renseignés en fonction de la fiche client.
   3. Saisissez un Numéro de régularisation qui peuvent être utilisés pour suivre la régularisation.
      Si vous avez attribué un séquençage des documents dans Configurer Comptes clients, vous pouvez laisser Intacct attribuer un numéro de régularisation ; laissez simplement le texte de remplissage automatique "—Nouveau—".
3. Choisir Type, puis sélectionnez le type de régularisation que vous créez :
   • Avoir d’achat : augmente le montant global que le client vous doit. Par exemple, si vous avez oublié de facturer les frais d’expédition ou tout autre service au client, vous pouvez créer une régularisation plutôt que de créer une nouvelle facture.
   • Avoir de vente : Réduit le montant global que le client vous doit. Par exemple, si un client effectue un retour, vous créez un avoir de vente pour ce client afin de réduire le montant qu’il vous doit.
4. Pour enregistrer une version numérique d’un document de support, dans la liste déroulante en regard de Attachement Sélectionnez une pièce jointe ou sélectionnez Ajouter. Puis chargez votre attachement Une pièce jointe est un ensemble d’un ou plusieurs documents justificatifs, comme des feuilles de calcul, des images numérisées ou des documents de traitement de texte. En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

   Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers dans Ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, reportez-vous à la section Traitement en masse.

5. Si nécessaire, sélectionnez une Résumé pour regrouper la régularisation.
Qu’est-ce qu’un résumé ?

Les résumés regroupent le même type de transactions, en vue de les traiter simultanément. L’avantage d’utiliser un résumé est que le groupe de transactions est comptabilisé sur le GL sur une seule ligne. À partir de cette ligne, vous pouvez, si vous le souhaitez, accéder à n’importe quelle transaction individuelle.

Vous pouvez demander à Sage Intacct de créer, publier et fermer automatiquement des résumés à une fréquence que vous spécifiez en sélectionnant un intervalle de temps. Vous pouvez également créer, comptabiliser et fermer des résumés vous-même.

Lorsque vous créez un résumé pour la première fois, il est ouvert et vous pouvez saisir des transactions. Après avoir fermé un résumé, vous ne pouvez pas y comptabiliser de transactions, ce qui vous évite de comptabiliser des transactions à la mauvaise période. Pour ajouter ou supprimer des transactions d’un résumé fermé, rouvrez ce dernier.

Voir Aperçu des résumés : Comptes clients pour plus d’informations.

6. Si votre société utilise plusieurs devises, saisissez les détails de la devise dans la Monnaie section:
   Dans les sociétés multi-entités et multidevises

   Dans les sociétés multi-entités et multidevises, vous pouvez effectuer des régularisations au niveau général ou au niveau de l’entité.

   • Niveau général: Pour les régularisations au niveau général, vous devez sélectionner la devise de tenue de compte et l’emplacement.

   • Niveau de l’entité: Pour les régularisations au niveau de l’entité, Intacct connaît déjà l’emplacement et la devise de tenue de compte.

   • Devise: Que vous travailliez au niveau de l’entité ou au niveau général, vous devez sélectionner une devise de transaction lors de la saisie d’une régularisation en devise étrangère.

   1. Dans Devise de transaction, sélectionnez la liste déroulante pour sélectionner la devise utilisée.

      Si la devise n’est pas la devise de tenue de compte de votre société, suivez les deux étapes ci-dessous.

   2. Choisir Type de taux de change, puis sélectionnez un type de taux de change, tel que taux de change journalier Intacct.

      (Le taux de change journalier Intacct est le type de taux de change par défaut fourni par le système, sauf si vous en avez défini un autre.).

      Si vous connaissez le taux de change pour cette transaction ou si vous avez conclu un contrat avec le client sur un taux de change défini, vous pouvez le saisir dans Taux de change pour remplacer les calculs du système.

   3. Saisissez ou sélectionnez une date dans Date du taux de change. La valeur par défaut est la date actuelle, mais vous pouvez la modifier. Par exemple, vous pouvez la remplacer par la date à laquelle la transaction a été émise ou la date à laquelle vous avez l’intention de payer la transaction. (Si vous modifiez le champ Date, la date de taux de change est automatiquement mise à jour.)

Sélectionner des informations par défaut pour tous les éléments (facultatif)

Dans la section Écritures, vous pouvez ajouter des valeurs directement à chaque élément ou sélectionner Afficher les valeurs par défaut pour définir des valeurs par défaut permettant de renseigner automatiquement chaque élément.

Par exemple, vous pouvez définir des valeurs de dimension à des fins de suivi et de rapport. Après avoir sélectionné le compte du grand livre dans la zone Articles, toute valeur de dimension définie par défaut est automatiquement utilisée pour chaque élément.

Voir Définir des éléments par défaut pour plus d’informations.

Saisir les éléments

Pour que la régularisation soit comptabilisée, spécifiez au moins le compte et un montant pour chaque élément.

Saisissez les informations de chaque élément dans cette régularisation :

1. Sous Compte (ou Libellé du compte si vous avez activé les libellés de compte), sélectionnez la liste de sélection du compte, puis sélectionnez un compte pour recevoir la régularisation.
2. Dans Quantité, saisissez le montant de l’article.

   Pour les sociétés utilisant plusieurs devises, saisissez la Montant de la transaction, qui est le montant dans la devise de transaction. Intacct calcule ensuite le Montant en tenue de compte dans la devise de tenue de compte de votre société en fonction du taux de change indiqué dans l’en-tête.

   Ce champ est obligatoire. Bien qu’Intacct autorise et totalise les écritures d’éléments négatifs dans ce champ, le total de la régularisation dépend de la sélection d’un type de note de crédit (négatif) ou de note de débit (positif). Celui-ci est calculé en conséquence lorsque vous enregistrez la régularisation.
3. Saisissez un Mémo pour les éléments qui peuvent nécessiter des explications à une date ultérieure
4. Si vous utilisez des services ou des sites et que vous leur attribuez la dépense, sélectionnez l’icône Département ou Emplacement.
   Le Emplacement est une dimension obligatoire si votre société est une société multi-entités et que vous créez la régularisation au niveau général. La régularisation est limitée à l’entité du site marqué.
5. Si vous utilisez des dimensions supplémentaires, telles que le client, le collaborateur ou l’article, et que vous leur attribuez la régularisation, sélectionnez les dimensions supplémentaires pour la régularisation.

6. Lorsque vous avez terminé de saisir les informations de la transaction, enregistrez-la sous forme de brouillon ou comptabilisez-la.

   • Choisir Brouillon ou Brouillon et nouveau pour enregistrer votre progression sur la transaction, sans la comptabiliser. Par la suite, vous ou un autre utilisateur pourrez la vérifier et la comptabiliser.
   • Choisir Publier ou Comptabiliser et nouveau pour comptabiliser la transaction.

Enregistrer une régularisation en tant que brouillon

Vous n’êtes pas prêt à comptabiliser une facture fournisseur, une facture ou une régularisation ? Vous pouvez l’enregistrer en tant que brouillon sans modifier le grand livre ni aucun livre auxiliaire. Le fait d’enregistrer ces types de transactions en tant que brouillons vous permet d’enregistrer votre progression. Par la suite, vous ou un autre utilisateur pouvez revenir à cette transaction et la comptabiliser.

Conditions préalables: Votre capacité à ajouter une transaction en tant que brouillon ou à comptabiliser une transaction dépend de vos permissions :

• Ajouter Vous permet d’ajouter, de modifier, de supprimer et d’enregistrer une transaction en tant que brouillon.
• Ajouter, Éditeret Publier Les permissions vous permettent d’ajouter, de modifier, de supprimer et d’enregistrer une transaction comme brouillon, ainsi que de modifier et de comptabiliser la transaction lorsque vous êtes prêt.

Pour enregistrer une transaction en tant que brouillon :

1. Attribuez une facture fournisseur, une facture ou une régularisation à votre société.

2. Enregistrez la transaction en tant que brouillon en sélectionnant Brouillon et nouveau ou en sélectionnant Brouillonou Rédiger et continuer dans la liste déroulante des boutons.

   Le système enregistre la saisie, mais ne la comptabilise pas.

Ajouter rapidement des régularisations similaires

1. Atteindre Comptes clients > Tout > Paiements > Ajustements.
2. Choisir Plus d’actions > Éditer en regard de la régularisation existante.
3. Choisir Dupliquer.
   Une nouvelle régularisation s’affiche dont les champs sont renseignés en fonction de la régularisation source.

4. Effectuez vos modifications.

5. Choisir Publication et nouveau ou Publier sous la liste déroulante pour enregistrer la nouvelle régularisation.

1. Atteindre Comptes clients > Tout > Paiements > Ajustements.
2. Choisir Éditer en regard de la régularisation existante, puis sélectionnez Dupliquer.
   Une nouvelle régularisation s’affiche dont les champs sont renseignés en fonction de la régularisation source.
   
3. Modifiez la régularisation au besoin.

Saisir un crédit qui nécessite une régularisation de facturation du projet

Si vous utilisez la comptabilité de projet, la création d’un avoir de vente ne vous permet pas de signaler la régularisation d’un projet. Pour réduire la dette globale due par ce client et signaler le projet associé, Créer une facture avec une transaction négative au lieu d’un avoir de vente.