Créer une régularisation des CC

Saisir les informations de base concernant la régularisation

1. Aller à Comptes clients > Tous > Paiements et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Ajustements.

2. Dans le Date , conservez la date actuelle ou saisissez une autre date pour la régularisation. Toute date saisie ici est automatiquement renseignée dans Date de comptabilisation GL (et à Date du taux de change, si vous êtes une société multi-devises). Vous pouvez modifier l’une ou l’autre des dates selon vos besoins, par exemple, si vous souhaitez créer la régularisation aujourd’hui, mais la comptabiliser à une autre date.

3. Sélectionnez un Client ou ajouter un nouveau client, si nécessaire. L' Facturation à et Expédié à Les champs sont automatiquement renseignés en fonction de la fiche du client.

4. Entrez un Numéro de réglage qui peuvent être utilisés pour suivre la régularisation.

   Si vous avez attribué un ordre de document dans Configurer la Comptabilité clients, vous pouvez autoriser Intacct à attribuer un numéro de régularisation ; Laissez simplement le texte de remplissage automatique "-Nouveau—".

5. De la Type de liste déroulante, sélectionnez le type de régularisation que vous créez. Sélectionnez l’une des options suivantes :

   • Note de débit : augmente le montant global que le client vous doit. Par exemple, si vous avez oublié de facturer les frais d’expédition ou tout autre service au client, vous pouvez créer une régularisation plutôt que de créer une nouvelle facture.
   • Note de crédit : Diminue le montant global que le client vous doit. Par exemple, si un client effectue un retour, vous créez une note de crédit pour ce client afin de réduire le montant que le client vous doit.
6. Pour stocker une version numérique d’un document de support, dans le Pièce jointe liste déroulante Sélectionnez une pièce jointe ou sélectionnez Ajouter puis téléchargez votre Attachement Une pièce jointe est un ensemble d’un ou plusieurs documents justificatifs, comme des feuilles de calcul, des images numérisées ou des documents de traitement de texte. En savoir plus sur qui peut ajouter des pièces jointes.

   Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers dans Ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, reportez-vous à la section Traitement en vrac.

7. Si nécessaire, sélectionnez un Résumé pour regrouper la régularisation.
Qu’est-ce qu’un résumé ?

Les sommaires sont des collections du même type de transactions, regroupées pour le traitement. L’avantage d’utiliser un résumé est que le groupe de transactions est comptabilisé sur le GL sur une seule ligne. À partir de cette ligne, si nécessaire, vous pouvez explorer l’une des transactions individuelles.

Vous pouvez demander à Sage Intacct de créer, de comptabiliser et de fermer automatiquement des résumés à une fréquence que vous spécifiez en sélectionnant un intervalle de temps. Vous pouvez également créer, comptabiliser et fermer vous-même des résumés.

Lorsque vous créez un résumé pour la première fois, il est ouvert et vous pouvez saisir des transactions. Après avoir fermé un résumé, vous ne pouvez pas y comptabiliser de transactions, ce qui vous évite de comptabiliser des transactions à la mauvaise période. Pour ajouter ou supprimer des transactions à partir d’un résumé clôturé, rouvrez-le.

Voir Aperçu des résumés : Comptes clients pour plus d’informations.

8. Si vous êtes une société multi-devises, entrez les détails de la devise dans le Devise section.

   Dans les sociétés multi-entités et multidevises

   Si votre société est une société multi-entités et multi-devises, vous pouvez effectuer des ajustements au niveau général ou au niveau de l’entité.

   • Niveau supérieur: Lors de la création d’une régularisation de niveau général, vous devez sélectionner la devise de tenue de compte et l’établissement.

   • Au niveau de l’entité: Lorsqu’il effectue des ajustements au niveau de l’entité, Intacct connaît déjà l’établissement et la devise de tenue de compte.

   • Devises étrangères: Que vous travailliez au niveau de l’entité ou au niveau général, vous devez sélectionner une devise de transaction lors de la saisie d’une régularisation de devise étrangère.

   1. De la Devise de transaction liste déroulante, sélectionnez la devise utilisée.

      Si la devise n’est pas la devise de tenue de compte de votre société, passez aux deux étapes suivantes.

   2. Sélectionnez Type de taux de change, puis sélectionnez un type de taux de change, par exemple taux de change journalier Intacct.

      (Le taux de change journalier Intacct est le type de taux de change par défaut fourni par le système, sauf si vous en avez défini un autre.)

      Si vous savez quel est le taux de change pour cette transaction ou si vous avez conclu un contrat avec le client sur un taux de change défini, vous pouvez le saisir dans Taux de change pour remplacer les calculs du système.

   3. Tapez ou sélectionnez une date dans Date du taux de change. La valeur par défaut est la date actuelle, mais vous pouvez la modifier. Par exemple, vous pouvez la remplacer par la date à laquelle la transaction a été émise ou la date à laquelle vous avez l’intention de payer la transaction. (Si vous modifiez le champ Date, la date de taux de change est automatiquement mise à jour.)

Sélectionner des informations par défaut pour tous les éléments (facultatif)

Dans la section Écritures, vous pouvez ajouter des valeurs directement à chaque élément ou sélectionner Afficher les valeurs par défaut pour définir des valeurs par défaut permettant de renseigner automatiquement chaque élément.

Pour définir une valeur par défaut pour chaque élément existant et nouveau, sélectionnez la liste déroulante sous le champ approprié et choisissez une valeur.

Vous pouvez remplacer n’importe quelle valeur par défaut de n’importe quel élément.

Par exemple, vous pouvez définir des valeurs de dimension à des fins de suivi et de rapport. Après avoir sélectionné le compte du grand livre dans la zone Articles, toute valeur de dimension définie par défaut est automatiquement utilisée pour chaque élément.

Voir Définir des éléments de campagne par défaut pour plus d’informations.

Saisir des postes

Pour que la régularisation soit comptabilisée, spécifiez au moins le compte et un montant pour chaque élément.

Entrez élément informations pour chaque élément dans ce régularisation :

1. Sous Compte (ou Libellé du compte si vous avez activé les libellés de compte), sélectionnez la liste de sélection du compte, puis un compte pour recevoir la régularisation.

2. Dans Montant, saisissez le montant de l’article de l’article.

   Pour les entreprises utilisant plusieurs devises, entrez le Montant de la transaction, qui est le montant dans la devise de transaction. Intacct calcule ensuite le Montant de base dans la devise de tenue de compte de votre société en fonction du taux de change indiqué dans l’en-tête.

   Ce champ est obligatoire. Bien qu’Intacct autorise et totalise les entrées d’éléments de ligne négatifs ici, le total de la régularisation est basé sur le fait que vous sélectionnez un type de note de crédit (négatif) ou de débit (positif). Celui-ci est calculé en conséquence lorsque vous enregistrez la régularisation.

3. Entrez un Mémo pour les postes qui pourraient nécessiter des explications à une date ultérieure

4. Si vous utilisez des départements ou des emplacements et que vous leur attribuez la dépense, sélectionnez l’icône Département ou Emplacement.

   L' Emplacement est une dimension obligatoire Si votre société est multi-entités et que vous créez la régularisation au niveau général. La régularisation est limitée à l’entité du site marqué.

5. Si vous utilisez des dimensions supplémentaires, telles que le client, le collaborateur ou l’article, et que vous leur attribuez la régularisation, sélectionnez les dimensions supplémentaires pour la régularisation.

6. Lorsque vous avez terminé de saisir les informations de la transaction, enregistrez-la sous forme de brouillon ou comptabilisez-la.

   • Sélectionnez Brouillon ou Brouillon et nouveau pour enregistrer votre progression sur la transaction, sans la comptabilisation. Plus tard, vous ou un autre utilisateur pourrez l’examiner et le comptabiliser.
   • Sélectionnez Poste ou Poste et nouveau pour comptabiliser la transaction.

Enregistrement d’un régularisation en tant que brouillon

Si vous n’êtes pas prêt à comptabiliser cette facture fournisseur, cette facture ou cette régularisation, vous pouvez l’enregistrer en tant que brouillon sans affecter le GL ou un livre auxiliaire. Le fait d’enregistrer ces types de transactions en tant que brouillons vous permet d’enregistrer votre progression. Par la suite, vous ou un autre utilisateur pouvez revenir à cette transaction et la comptabiliser.

Conditions préalables: Votre capacité à ajouter un transaction dans statut brouillon ou à comptabiliser un transaction dépend de vos autorisations :

• Ajouter permissions vous permet d’ajouter, de modifier, de supprimer et d’enregistrer une transaction en tant que brouillon.
• Ajouter, Modifier, et Poste Les autorisations vous permettent d’ajouter, de modifier, de supprimer et d’enregistrer une transaction en tant que brouillon. Vous pouvez également modifier et comptabiliser la transaction lorsque vous êtes prêt.

Pour enregistrer une transaction en tant que brouillon :

1. Attribuez une facture fournisseur, une facture ou une régularisation à votre société.

2. Pour enregistrer la transaction en tant que brouillon, sélectionnez Brouillon et nouveau, ou Brouillonou sélectionnez Rédigez et continuez dans le menu déroulant.

   Intacct enregistre l’entrée, mais ne la comptabilise pas.

Ajoutez rapidement des ajustements similaires

1. Aller à Comptes clients > Tous > Paiements > Ajustements.

2. Trouvez un régularisation similaire à celui que vous souhaitez créer.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

4. Sélectionnez Dupliquer.

   Intacct affiche une nouvelle régularisation avec les champs renseignés, en fonction de la régularisation source.

5. Effectuez vos modifications.

6. Sélectionnez Poste & nouveau ou Poste sous la liste déroulante pour enregistrer le nouvel régularisation.

1. Aller à Comptes clients > Tous > Paiements > Ajustements.

2. Sélectionnez Modifier en regard d’un régularisation existant, puis sélectionnez Dupliquer.

   Intacct affiche une nouvelle régularisation avec des champs renseignés en fonction de la régularisation source.
   

3. Modifiez la régularisation selon vos besoins.

Saisir un crédit qui nécessite une régularisation de facturation de projet

Si vous utilisez la comptabilité de projet, la création d’un avoir ne vous permet pas de marquer un projet pour la régularisation. Réduire la dette globale de ce client et signaler le projet associé, Créer une facture avec une transaction négative au lieu d’une note de crédit.