Créer un dépôt manuel

Créez un dépôt manuel dans les cas suivants :

Vous avez reçu un paiement de client qui ne correspond pas à une facture existante, par exemple un paiement en espèces comptant.
Vous avez déjà effectué le dépôt, et vous enregistrez les détails a posteriori.

Lorsque vous créez un dépôt manuel, Intacct génère la facture correspondante. Les dépôts manuels sont automatiquement comptabilisés sur le Grand livre et les livres auxiliaires appropriés.

Les dépôts manuels peuvent être affichés et extournés, mais ils ne peuvent pas être modifiés ou supprimés.

Si un paiement client est effectué contre une facture, fiche plutôt le dépôt sur la page Recevoir les paiements. (Allez à Comptes clients > Tous > Factures et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Recevez des paiements - Nouveau !.) Vous avez besoin d’une facture existante pour recevoir les paiements d’un client.

Entrez les informations de dépôt

Abonnement	Comptes clients
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Entreprise
Permissions	Dépôts rapides : Lister, Ajouter

Aller à Comptes clients > Tous > Paiements et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Dépôts manuels.

Votre organisation est-elle configurée avec une devise de tenue de compte unique parmi toutes les entités, ou avec plusieurs ? Si vous utilisez une devise de tenue de compte unique, vous pouvez créer des dépôts manuels au niveau supérieur ou au niveau de l’entité. Avec plusieurs devises de base, vous ne pouvez créer que des dépôts manuels au niveau de l’entité.
Entrez ou sélectionnez l’icône Identifiant du client pour le client dont vous avez reçu le paiement.

L' Facturer à et Expédier à Les champs sont automatiquement renseignés en fonction de la fiche du client.
Entrez le Date sur lequel vous avez effectué le dépôt à la banque, ou acceptez le défaut de la date d’aujourd’hui.
Spécifiez l’icône Banque l’endroit où vous avez effectué le dépôt (ou l’endroit où vous avez l’intention d’effectuer le dépôt).
Entrez le Numéro de facture généré pour ce client.
Pour le ID de dépôt, entrez les informations dont vous avez besoin pour corréler cette fiche dans Sage Intacct avec le bordereau de dépôt réel de la banque.
- Si vous avez déjà effectué le dépôt, il s’agit du numéro de transaction figurant sur votre bordereau de dépôt bancaire.
- Si vous n’avez pas encore réalisé le dépôt, il peut s’agir d’une note telle que « Bordereau de dépôt du JJ/MM/AA ». Ce format est le format par défaut suggéré par Intacct.
Ajouter un Descriptif.
Pour stocker une version numérique d’un document d’accompagnement, dans la liste déroulante à côté de Pièce jointe, sélectionnez une pièce jointe ou sélectionnez Ajouter, puis téléchargez votre Attachement.

En savoir plus sur qui peut ajouter des pièces jointes.

Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers dans Ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, reportez-vous à la section Traitement en vrac.

Aller à Comptes clients > Tous > Paiements et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Dépôts manuels.

Votre organisation est-elle configurée avec une devise de tenue de compte unique parmi toutes les entités, ou avec plusieurs ? Si vous utilisez une devise de tenue de compte unique, vous pouvez créer des dépôts manuels au niveau supérieur ou au niveau de l’entité. Avec plusieurs devises de base, vous ne pouvez créer que des dépôts manuels au niveau de l’entité.
Entrez ou sélectionnez l’icône Identifiant du client pour le client dont vous avez reçu le paiement.

L' Facturer à et Expédier à Les champs sont automatiquement renseignés en fonction de la fiche du client.
Entrez le Date sur lequel vous avez effectué le dépôt à la banque, ou acceptez le défaut de la date d’aujourd’hui.
Spécifiez l’icône Banque l’endroit où vous avez effectué le dépôt (ou l’endroit où vous avez l’intention d’effectuer le dépôt).
Entrez le Numéro de facture généré pour ce client.
Pour le ID de dépôt, entrez les informations dont vous avez besoin pour corréler cette fiche dans Sage Intacct avec le bordereau de dépôt réel de la banque.
- Si vous avez déjà effectué le dépôt, il s’agit du numéro de transaction figurant sur votre bordereau de dépôt bancaire.
- Si vous n’avez pas encore réalisé le dépôt, il peut s’agir d’une note telle que « Bordereau de dépôt du JJ/MM/AA ». Ce format est le format par défaut suggéré par Intacct.
Ajouter un Descriptif.
Pour stocker une version numérique d’un document d’accompagnement, dans la liste déroulante à côté de Pièce jointe, sélectionnez une pièce jointe ou sélectionnez Ajouter, puis téléchargez votre Attachement.

En savoir plus sur qui peut ajouter des pièces jointes.

Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers dans Ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, reportez-vous à la section Traitement en vrac.

Saisir les informations sur l’élément de campagne

Vous pouvez également sélectionner les informations par défaut pour tous les postes.

Dans la section Écritures, vous pouvez ajouter des valeurs directement à chaque élément ou sélectionner Afficher les valeurs par défaut pour définir des valeurs par défaut permettant de renseigner automatiquement chaque élément.

Pour définir une valeur par défaut pour chaque élément existant et nouveau, sélectionnez la liste déroulante sous le champ approprié et choisissez une valeur.

Vous pouvez remplacer n’importe quelle valeur par défaut de n’importe quel élément.

Par exemple, vous pouvez définir des valeurs de dimension à des fins de suivi et de rapport. Après avoir sélectionné le compte du Grand livre dans la zone Articles, toute valeur de dimension définie par défaut est utilisée pour chaque élément.
En quoi consistent les dimensions ?
Une dimension est une catégorie de données que vous pouvez organiser et trier de manière significative. Sage Intacct fournit les dimensions prédéfinies suivantes :
- Établissement
- Service
- Classe
- Client
- Article
- Projet
- Fournisseur
- Collaborateur
- Entrepôt (si vous vous abonnez au Contrôle d’inventaire)
- Contrat (si vous vous abonnez aux Contrats)
En outre, Intacct vous permet de définir de nouvelles dimensions en fonction de vos besoins. Utilisez ces dimensions définies par l’utilisateur pour organiser et trier les catégories de données propres à votre société. Par exemple, si vous êtes une société de logiciels avec plusieurs gammes de produits, vous pouvez créer une dimension définie par l’utilisateur appelée Secteur d’activité. Ajoutez ensuite les valeurs Clients directs, Partenaire de distribution, et OEM.

Les dimensions vous permettent de collecter des données, les trier, les analyser et créer des rapports sur les données dans une catégorie ou entre catégories, afin d’identifier les facteurs clés tels que les suivants :
- Vos articles ou clients les plus rentables ou les plus coûteux
- Le retour sur investissement d’un projet ou d’un service
- Le degré de réussite d’un nouveau produit ou d’une nouvelle gamme de produits
- L’évolution d’un aspect particulier de votre entreprise
- Les dimensions Intacct vous donnent un contrôle précis sur la définition et la hiérarchie des données
Grâce aux dimensions, vous pouvez personnaliser des rapports financiers autour d’activités spécifiques, obtenir une meilleure visibilité sur les activités de l’entreprise et prendre des décisions plus rapides et plus significatives.

Les dimensions sont une alternative plus performante aux comptes auxiliaires.

Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer aux dimensions de projet et aux dimensions définies par l’utilisateur. Pour en savoir plus, contactez votre représentant de compte.
N’oubliez pas de sélectionner Appliquer les valeurs par défaut pour enregistrer vos sélections. Voir Définir des éléments de campagne par défaut pour plus d’informations.
Entrez les postes dans le dépôt manuel.

Pour que le dépôt soit comptabilisé, vous devez spécifier au moins le compte et un montant pour chaque élément. En fonction de votre société, vous devrez peut-être saisir d’autres informations, telles que le service ou le site. De plus, selon la façon dont votre société est créée, vous pouvez Descendre jusqu’au niveau de détail dans les postes pour saisir des informations supplémentaires.
- Sélectionnez un Compte ou Libellé du compte pour recevoir le revenu.
- Saisir l’article Montant.
  
  Ajoutez des postes négatifs pour tenir compte des crédits ou des remises.
- Entrez un Mémo pour les éléments de campagne qui pourraient nécessiter des informations de référence à l’avenir.
- Sélectionnez Département et Emplacement pour attribuer chaque élément de campagne à un service ou à un établissement spécifique.
- Si vous utilisez des dimensions supplémentaires, telles que client, collaborateur, classe, projet ou article, et que vous souhaitez leur attribuer le revenu, sélectionnez Afficher les détails. Sélectionnez la liste déroulante de dimension correspondante, puis la dimension spécifique souhaitée.
Deux options s’offrent à vous lorsque vous avez terminé la saisie des informations du dépôt manuel :
- Sélectionnez Enregistrerpour enregistrer le dépôt et revenir à la liste des dépôts manuels.
- Sélectionnez Enregistrer et nouveau pour enregistrer le dépôt et en ajouter un autre.