Créer un dépôt manuel

Créez un dépôt manuel dans les cas suivants :

  • Vous avez reçu un paiement de client qui ne correspond pas à une facture existante, par exemple un paiement en espèces comptant.
  • Vous avez déjà effectué le dépôt, et vous enregistrez les détails a posteriori.

Lorsque vous créez un dépôt manuel, Intacct génère la facture correspondante. Les dépôts manuels sont automatiquement comptabilisés sur le Grand livre et les livres auxiliaires appropriés.

Les dépôts manuels peuvent être affichés et extournés, mais ils ne peuvent pas être modifiés ou supprimés.

Si un paiement de client est associé à une facture, enregistrez le dépôt sur la page Recevoir les paiements (Comptes clients > Tout et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Recevoir des paiements - Nouveau !). Vous devez disposer d’une facture pour recevoir les paiements d’un client.

Saisir les informations du dépôt

Abonnement Comptes clients
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur

Entreprise
Permissions Dépôts rapides : Lister, Ajouter

  1. Atteindre Comptes clients > Tout > les paiements > les dépôts manuelset sélectionnez Créer.

    Votre organisation est-elle configurée avec une devise de tenue de compte unique parmi toutes les entités, ou avec plusieurs ? Si vous utilisez une devise de tenue de compte unique, vous pouvez créer des dépôts manuels au niveau supérieur ou au niveau de l’entité. Avec plusieurs devises de base, vous ne pouvez créer que des dépôts manuels au niveau de l’entité.

  2. Saisissez ou sélectionnez l’icône ID de client pour le client dont vous avez reçu le paiement.

    Le Facturer à et Expédier à Les champs sont automatiquement renseignés en fonction de la fiche client.

  3. Saisissez la Date sur laquelle vous avez effectué le dépôt à la banque, ou acceptez la date actuelle par défaut.
  4. Spécifiez le Banque l’endroit où vous avez effectué le dépôt (ou l’endroit où vous avez l’intention de le faire).
  5. Saisissez la Numéro de facture généré pour ce client.
  6. Pour le ID de dépôt, saisissez les informations dont vous avez besoin pour mettre en corrélation cette fiche dans Sage Intacct avec le bordereau de dépôt de la banque.
    • Si vous avez déjà effectué le dépôt, il s’agit du numéro de transaction figurant sur votre bordereau de dépôt bancaire.
    • Si vous n’avez pas encore réalisé le dépôt, il peut s’agir d’une note telle que « Bordereau de dépôt du JJ/MM/AA ». Ce format est le format par défaut suggéré par Intacct.
  7. Ajoutez une option facultative Description.
  8. Pour enregistrer une version numérique d’un document de support, dans la liste déroulante en regard de Attachement, sélectionnez une pièce jointe ou sélectionnez Ajouter, puis chargez votre attachement.

    En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

    Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers dans Ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, reportez-vous à la section Traitement en masse.

  1. Atteindre Comptes clients > Tout > les paiements > les dépôts manuelset sélectionnez Ajouter.

    Votre organisation est-elle configurée avec une devise de tenue de compte unique parmi toutes les entités, ou avec plusieurs ? Si vous utilisez une devise de tenue de compte unique, vous pouvez créer des dépôts manuels au niveau supérieur ou au niveau de l’entité. Avec plusieurs devises de base, vous ne pouvez créer que des dépôts manuels au niveau de l’entité.

  2. Saisissez ou sélectionnez l’icône ID de client pour le client dont vous avez reçu le paiement.

    Le Facturer à et Expédier à Les champs sont automatiquement renseignés en fonction de la fiche client.

  3. Saisissez la Date sur laquelle vous avez effectué le dépôt à la banque, ou acceptez la date actuelle par défaut.
  4. Spécifiez le Banque l’endroit où vous avez effectué le dépôt (ou l’endroit où vous avez l’intention de le faire).
  5. Saisissez la Numéro de facture généré pour ce client.
  6. Pour le ID de dépôt, saisissez les informations dont vous avez besoin pour mettre en corrélation cette fiche dans Sage Intacct avec le bordereau de dépôt de la banque.
    • Si vous avez déjà effectué le dépôt, il s’agit du numéro de transaction figurant sur votre bordereau de dépôt bancaire.
    • Si vous n’avez pas encore réalisé le dépôt, il peut s’agir d’une note telle que « Bordereau de dépôt du JJ/MM/AA ». Ce format est le format par défaut suggéré par Intacct.
  7. Ajoutez une option facultative Description.
  8. Pour enregistrer une version numérique d’un document de support, dans la liste déroulante en regard de Attachement, sélectionnez une pièce jointe ou sélectionnez Ajouter, puis chargez votre attachement.

    En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

    Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers dans Ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, reportez-vous à la section Traitement en masse.

Saisir les informations concernant l’élément

  1. (Facultatif) Sélectionnez les informations par défaut pour tous les éléments.

    Dans la section Écritures, vous pouvez ajouter des valeurs directement à chaque élément ou sélectionner Afficher les valeurs par défaut pour définir des valeurs par défaut permettant de renseigner automatiquement chaque élément.

    Par exemple, vous pouvez définir des valeurs de dimension à des fins de suivi et de rapport. Après avoir sélectionné le compte du Grand livre dans la zone Articles, toute valeur de dimension définie par défaut est utilisée pour chaque élément.

    Une dimension est une catégorie de données que vous pouvez organiser et trier de manière significative. Sage Intacct fournit les dimensions prédéfinies suivantes :

    • Établissement
    • Service
    • Classe
    • Client
    • Article
    • Projet
    • Fournisseur
    • Collaborateur
    • Entrepôt (si vous vous abonnez au Contrôle d’inventaire)
    • Contrat (si vous vous abonnez aux Contrats)

    En outre, Intacct vous permet de définir de nouvelles dimensions en fonction de vos besoins. Utilisez ces dimensions définies par l’utilisateur pour organiser et trier les catégories de données propres à votre société. Par exemple, si vous êtes une société de logiciels avec plusieurs gammes de produits, vous pouvez créer une dimension définie par l’utilisateur appelée Secteur d’activité. Ajoutez ensuite les valeurs Clients directs, Partenaire de distributionet OEM.

    Les dimensions vous permettent de collecter des données, les trier, les analyser et créer des rapports sur les données dans une catégorie ou entre catégories, afin d’identifier les facteurs clés tels que les suivants :

    • Vos articles ou clients les plus rentables ou les plus coûteux
    • Le retour sur investissement d’un projet ou d’un service
    • Le degré de réussite d’un nouveau produit ou d’une nouvelle gamme de produits
    • L’évolution d’un aspect particulier de votre entreprise
    • Les dimensions Intacct vous donnent un contrôle précis sur la définition et la hiérarchie des données

    Grâce aux dimensions, vous pouvez personnaliser des rapports financiers autour d’activités spécifiques, obtenir une meilleure visibilité sur les activités de l’entreprise et prendre des décisions plus rapides et plus significatives.

    Les dimensions sont une alternative plus performante aux comptes auxiliaires.

    Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer aux dimensions de projet et aux dimensions définies par l’utilisateur. Pour en savoir plus, contactez votre représentant de compte.

    N’oubliez pas de sélectionner Appliquer les valeurs par défaut pour enregistrer vos sélections. Voir Définir les éléments par défaut pour plus d’informations.

  2. Saisissez les éléments dans le dépôt manuel.

    Pour que le dépôt soit comptabilisé, vous devez spécifier au moins le compte et un montant pour chaque élément. En fonction de votre société, vous devrez peut-être saisir d’autres informations, telles que le service ou le site. En outre, selon la configuration de votre société, vous pouvez Accéder au niveau des détails dans les éléments pour saisir des informations supplémentaires.

    • Sélectionner une Compte ou Libellé du compte pour recevoir le revenu.

    • Saisir l’article Quantité.

      Ajoutez des éléments négatifs au compte pour les crédits ou les remises.

    • Saisissez un Mémo pour les éléments qui pourraient avoir besoin d’informations de référence par la suite.

    • Choisir Département et Emplacement pour affecter chaque élément à un service ou un établissement spécifique.

    • Si vous utilisez des dimensions supplémentaires, telles que le client, le collaborateur, la classe, le projet ou l’article et que vous souhaitez leur attribuer le montant, sélectionnez Afficher les détails. Sélectionnez la liste déroulante de dimension correspondante, puis la dimension spécifique souhaitée.

  3. Deux options s’offrent à vous lorsque vous avez terminé la saisie des informations du dépôt manuel :

    • Choisir Sauvegarderpour enregistrer le dépôt et revenir à la liste des dépôts manuels.
    • Choisir Enregistrer et nouveau pour enregistrer le dépôt et en ajouter un autre.