Créer le rapport d’historique d’audit avancé

Le rapport Historique d’audit avancé saisit l’accès aux informations personnelles stockées dans vos dossiers de contact, de fournisseur et de client stockés dans Sage Intacct à l’aide de la piste d’audit avancée et du suivi de piste d’audit standard.

La rapport Historique d’audit avancé indique simplement s’il y a eu accès à un contact, à un client ou à un fiche fournisseur. Pour voir les résultats avant et après d’une fiche qui a été modifiée, accédez à la piste d'audit sur la fiche.

Par exemple, pour afficher ce qui a changé spécifiquement dans une fiche de fournisseur :

  1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

  2. Recherchez le fournisseur dont vous souhaitez inspecter la piste d’audit.

  3. Sélectionnez Plus d’actions >Voir à la fin de la ligne.

  4. Sélectionnez Plus d’actions > Afficher la piste d’audit pour afficher les modifications apportées aux valeurs sur la fiche.

  1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

  2. Sélectionnez Voir en regard du fournisseur dont vous souhaitez inspecter la piste d’audit.
  3. Dans la fiche du fournisseur, sélectionnez Plus d’actions > Afficher la piste d’audit pour afficher les modifications apportées aux valeurs sur la fiche.

Ouvrir l’Assistant de création de rapport personnalisé

Abonnement Services de personnalisation et services de plateforme
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur Entreprise

Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions

Rapports personnalisés : Lister, Exécuter, Afficher, Modifier, Ajouter, Supprimer

Accès aux données dans le rapport

  1. Ouvrez l’Assistant de création de rapport personnalisé de l’une des manières suivantes :

    • Aller à Services de personnalisation > Tous > Rapports personnalisés.

    • Aller à Services de plateforme > Tous > Rapports.

    • Aller à Rapports > Tous > Avancé > Rapports personnalisés.

  2. Sélectionnez Créer pour lancer l’Assistant d’assistant de création de rapport personnalisé (CRWZ) et commencer à créer un rapport.

  1. Ouvrez l’Assistant de création de rapport personnalisé de l’une des manières suivantes :

    • Aller à Services de personnalisation > Tous > Rapports personnalisés.

    • Aller à Services de plateforme > Tous > Rapports.

    • Aller à Rapports > Tous > Avancé > Rapports personnalisés.

  2. Sélectionnez Ajouter pour lancer l’Assistant de création de rapport personnalisé (CRWZ) et commencer à créer un rapport.

Créer un rapport d’historique d’audit avancé

Les instructions ci-dessous décrivent la configuration recommandée pour un exemple de rapport Historique d’audit avancé. Vous pouvez utiliser ce rapport comme base pour votre société et apporter les modifications nécessaires à votre organisation.

L’exécution d’un rapport d’audit sur l’ensemble de votre société peut prendre beaucoup de temps. Si le rapport dépasse 1 000 lignes, l’attente peut être importante. Cela pourrait signifier une perte de temps lors de la configuration initiale. Pour cette raison, nous vous recommandons d’exécuter des rapports filtrés pour des informations spécifiques, plutôt qu’un rapport d’historique pour une société entière.

Consultez les rubriques suivantes pour en savoir plus sur le filtrage d’un rapport personnalisé :

Créer le rapport d’historique d’audit avancé :

  1. Aller à Rapports > Tous > Avancé et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Rapports personnalisés.

  2. Dans Étape 1 : Sélectionnez une source de données principale, sélectionnez Historique d’audit avancé.

  3. Dans Étape 2 : Ajouter des colonnes, ajoutez les colonnes suivantes à votre rapport :

    • Date d’accès
    • Action
    • Mode audit
    • Objet

    • Fiche (ou URL de la fiche)

      Le Enregistrer La colonne fournit le nom de la fiche uniquement (Nom de contact suggéré, ID fournisseur, ou ID client), quel que soit le format du rapport. En revanche, l' URL du ficheLa colonne fournit le nom de la fiche sous forme de lien pour vous permettre d’explorer la fiche lorsque vous utilisez la Le HTML Format du rapport. Lorsqu’il est utilisé dans tout autre format de rapport, URL de l’enregistrement fournit une URL pour la fiche d’enregistrement, sans son nom, que vous pouvez copier et coller dans un navigateur. Cette URL nécessite que vous vous connectiez à Sage Intacct pour afficher la fiche.

      Ajoutez ces colonnes en fonction de vos pratiques commerciales.

    • Source
    • Utilisateur

  4. Dans Étape 4 : Sélectionner une séquence de colonnes, glissez et déposez les colonnes dans l’ordre de votre choix, puis renommez les colonnes si nécessaire.

    Nous vous recommandons l’ordre suivant pour vos colonnes :

    • Date d’accès
    • Mode audit
    • Action
    • Objet
    • Enregistrer
    • URL de l’enregistrement
    • Source
    • Utilisateur

  5. Dans Étape 6 : Trier des colonnes, choisissez Décroissant dans la liste déroulante à côté Date d’accès.

    Vous pouvez également trier par objet, action, enregistrement, etc., pour organiser les données d’une manière différente.

  6. Si vous le souhaitez, dans Étape 7 : Filtrer le rapport, choisissez les colonnes auxquelles appliquer des filtres. Par exemple, vous pouvez définir la valeur Mode d’audit Colonne à filtrer uniquement pour Accès aux données personnelles Pour afficher uniquement l’accès aux données personnelles de votre société. Nous vous recommandons de filtrer les données pour réduire la taille de vos rapports et améliorer la lisibilité et les performances. Voir Filtrez votre rapport pour plus d’informations sur les filtres.

    Il n’y a que deux modes d’audit possibles : Accès aux données personnelles et Audit du système. Le Accès aux données personnelles est directement lié à la piste d’audit avancée tandis que le mode Audit du système est lié à la piste d’audit standard. Pour cette raison, vous pouvez également voir les audits système dans le rapport Historique d’audit avancé, car il capture la création, la suppression et la modification des fiches.

    Cela signifie également que si vous filtrez en mode audit pour l’accès aux données personnelles uniquement, vous ne verrez pas les enregistrements de contact, de fournisseur ou de client qui ont été créés, supprimés ou modifiés dans votre rapport.

  7. Si vous le souhaitez, dans Étape 9 : Définir la date et le titre du rapport, ajoutez un Titre du rapport et Texte de pied de page qui s’affichent dans les formats de rapport imprimés.

  8. Si vous le souhaitez, dans Étape 10 : Inclure des invites supplémentaires , sélectionnez les colonnes pour lesquelles vous souhaitez sélectionner des paramètres supplémentaires lors de l’exécution du rapport. Par exemple, vous pouvez choisir Date d’accès et Objet pour limiter le montant de données généré par le rapport. Une configuration supplémentaire peut être requise si vous utilisez plusieurs invites à l’étape 11.

    Les invites ne fonctionnent que lorsque le rapport personnalisé est exécuté à partir d’un menu d’application, tel que Grand livre. Voir Inclure des invites supplémentaires lors de l’exécution du rapport pour plus d’informations.

  9. Dans le Enregistrer et ajouter au menu Choisissez un nom pour votre rapport qui décrit ses paramètres. Par exemple, Accès aux données personnelles avec invites ou Piste d’audit avancée par objet.

    Vous pouvez ajouter votre rapport à un menu en cochant la case Ajouter au menu et en sélectionnant une application dans la liste Utilisation menu déroulant.
    Cela ajoute le rapport à l’application sélectionnée. Cochez cette case si vous utilisez des invites avec votre rapport et ajoutez-le à un menu approprié.
  10. Enregistrer votre rapport.

Exécuter le rapport

Vous pouvez exécuter le rapport Historique d’audit avancé que vous avez créé à partir du Centre des rapports, à partir du Liste des rapports personnalisésou à partir du menu de l’application auquel vous avez ajouté le rapport. Voir Exécuter un rapport de l’assistant de création de rapport personnalisé — CRW pour plus d’informations.

L’exécution du rapport Historique d’audit avancé génère un fiche d’accès supplémentaire pour chaque entrée d’accès que vous affichez dans le rapport. Cela signifie que si votre premier rapport Historique d’audit avancé affichait 2000 entrées et que vous l’exécutez à nouveau immédiatement après, il affichera 4000 entrées la deuxième fois parce que vous avez techniquement accédé au rapport Historique d’audit avancé.

Pour cette raison, nous recommandons ce qui suit :

  • N’exécutez le rapport d’historique d’audit avancé que lorsque cela est nécessaire
  • Lorsque vous exécutez le rapport Historique d’audit avancé, filtrez les Historique d’audit avancé Type d’action.

Pour exécuter le rapport à partir du Centre de rapports :

  1. Aller à Rapports > Tous > Avancé > Rapports personnalisés.

  2. Recherchez votre rapport personnalisé, puis sélectionnez Exécuter à la fin de la ligne.
  3. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez un Type de rapport, tels que Le HTML, puis sélectionnez D’accord.

Pour exécuter le rapport à partir de la liste Rapports personnalisés :

  1. En fonction de vos abonnements, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Aller à Services de personnalisation > Tous > Rapports personnalisés.

    • Aller à Services de plateforme > Tous > Rapports.

  2. Recherchez votre rapport personnalisé, puis sélectionnez Exécuter à la fin de la ligne.
  3. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez un type de rapport, tel que Exceller, puis sélectionnez D’accord.

Descriptions de colonne

Le tableau suivant décrit les colonnes incluses dans le rapport Détail de l’utilisation de l’API.

Colonne Description
Date d’accès Date et heure auxquelles la fiche a été consultée. La date et l’heure sont converties dans le fuseau horaire défini dans vos préférences utilisateur.
Mode audit

Décrit la piste d’audit qui a capturé l’accès. Il y a deux possibilités :

  • Accès aux données personnelles : Mode d’audit de la piste d’audit avancée
  • Audit du système : Mode d’audit de la piste d’audit

Alors que le Accès aux données personnelles Le mode capture l’accès aux fiches de contacts, de fournisseurs et de clients, il ne capture pas la création, la modification ou la suppression de ces fiches. Ces informations sont saisies par le Audit du système qui est lié à la piste d’audit standard.
Action Décrit comment l’objet a été consulté. Voir Descriptions des actions de la piste d’audit avancée pour la liste complète des actions possibles et leurs significations.
Objet

Type d’objet auquel vous accédez. Il y a trois possibilités :

  • contact
  • client
  • fournisseur

La piste d’audit avancée ne suit pas l’accès aux données personnelles en dehors de ces objets.
Enregistrer

Nom de la fiche basé sur le Nom de contact suggéré, identifiant fournisseur, ou identifiant client.
URL de l’enregistrement

Fournit un lien vers la fiche.

  • Au format HTML : Fournit le nom de la fiche (nom de contact suggéré, identifiant fournisseur ou identifiant client) sous forme de lien que vous pouvez utiliser pour accéder à la fiche.
  • Dans tous les autres formats : Fournit une URL que vous pouvez copier et coller dans un navigateur. Cette URL nécessite que vous vous connectiez à Sage Intacct pour afficher la fiche.
Source

Le point d’entrée de l’accès. Les possibilités incluent :

  • UI
  • API
  • Système
Utilisateur L’utilisateur (ID utilisateur) qui a accédé aux données personnelles.

Descriptions des actions de la piste d’audit avancée

Vous pouvez voir l’un des éléments suivants Mesures à prendre dans le rapport Historique d’audit avancé.

Le rapport Historique d’audit avancé utilise le suivi de la piste d’audit standard et de la piste d’audit avancée. Elle capture à la fois l’accès et les modifications apportées aux fiches contact, client et fournisseur stockées dans votre instance Sage Intacct.

Actions de piste d’audit standard

Action Détails d’accès
Accès Effectue un suivi lorsqu’un utilisateur consulte ou modifie une fiche.
Admin Enregistre les activités d’administration, telles que la réinitialisation d’un mot de passe.
Créer Instantané de la première création de la fiche.
Supprimer Assure le suivi des fiches supprimées.
Modifier Enregistre les cas où l’utilisateur modifie une fiche. Toutes les modifications apportées à la fiche sont répercutées dans la Avant et Après Colonnes de la fenêtre Piste d’audit de la fiche.
Utilisateur Effectue le suivi de diverses actions de l’utilisateur, telles que l’exportation ou l’impression d’un fichier PDF d’une fiche.
Flux de travail Enregistre les actions de flux de travail survenues sur une fiche, telles que l’annulation d’un chèque.

Actions de la piste d’audit avancée

Toutes les actions ci-dessous représentent un accès uniquement. Aucune modification n’est apportée à la fiche.

Action Détails d’accès
Rapport d’audit avancé Accès à partir de l’exécution du rapport Historique d’audit avancé.
API Appel API

Exportation des données

Importation de données

 Exportation ou importation de données. Par exemple, importation d’un fichier CSV des nouveaux fournisseurs.
Liste déroulante Liste déroulante. Par exemple, lors du choix d’un contact pour une nouvelle fiche de fournisseur.
Historique de livraison des e-mails Historique d’envoi des e-mails
Recherche globale Recherche globale d’une fiche de contact, de fournisseur ou de client
Page d’accueil Page d’accueil. Par exemple, une liste ou des références de la société à des contacts intégrés sur la page d’accueil.
Lister Affichage d’une fiche à partir d’une liste
Journal Fonction de journalisation
Divers Autres accès via l’interface utilisateur
Traitement hors ligne Les activités hors ligne, telles qu’un rapport hors ligne
Traitement en ligne Traitement en ligne, comme la réception d’un paiement
Plateforme Accès à partir des Services de plateforme
Imprimer Impression d’une fiche
Actualiser L’actualisation de la page entraîne un nouveau chargement des données et donc leur nouvelle capture par la piste d’audit avancée
Rapport Exécuter, afficher ou créer un rapport
Filtres du rapport Saisie des filtres de rapport
Rapport stocké Rapport stocké
Appel système Appel asynchrone dans l’interface utilisateur. Par exemple, ulation d’une facture fournisseur à l’aide d’une facture fournisseur précédente.
Afficher Vue de fiche spécifique