Saisir une transaction par carte de crédit

Enregistrez manuellement les frais de carte de crédit sur une carte de crédit ou de débit. Il est plus facile de saisir ces transactions après avoir reçu votre relevé de la banque.

Les transactions par carte de crédit sont également créées dans Sage Intacct lorsque vous effectuez l’une des opérations suivantes :

• payez une facture en utilisant une carte de crédit comme mode de paiement ;

• créez un paiement manuel en utilisant une carte de crédit comme mode de paiement.

Si vous avez configuré votre compte Grand livre des Comptes fournisseurs pour exiger un fournisseur sur les transactions, assurez-vous de saisir un fournisseur lorsque vous créez une transaction par carte de crédit. Sinon, vous ne pourrez pas créer de remboursement de frais.

1. Aller à Gestion de la trésorerie > Tous > Carte de crédit et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Transactions par carte de crédit.

2. Sélectionnez l’icône Carte de crédit.

   Si la carte de crédit est Utilisé pour les dépenses des collaborateurs, le Compte dans la section Écritures utilise par défaut le compte de compensation des dépenses du collaborateur défini dans la fiche du compte de carte de crédit.

3. Entrez le Date de la transaction.

4. Dans Numéro de référence, entrez le numéro de transaction figurant sur votre relevé.

   Ce numéro apparaît comme le numéro de document dans les listes et le registre des cartes de crédit.

5. Entrez le Bénéficiaire nom.

   Le bénéficiaire remplace le champ fournisseur utilisé sur d’autres pages de transactions relatives aux comptes fournisseur. Utilisez le champ Bénéficiaire pour enregistrer un paiement sur une entité, sans créer de fiche de fournisseur.

6. Si vous le souhaitez, ajoutez un Descriptif.

7. Pour stocker de manière permanente et sécurisée une version numérique d’un document d’accompagnement, dans le menu déroulant à côté de Pièce jointe, sélectionnez une pièce jointe ou sélectionnez Ajouter, puis téléchargez votre Attachement Une pièce jointe est un ensemble d’un ou plusieurs documents justificatifs, comme des feuilles de calcul, des images numérisées ou des documents de traitement de texte. En savoir plus sur qui peut ajouter des pièces jointes.

   Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers dans Ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, reportez-vous à la section Traitement en vrac.

8. Si vous êtes une société multi-devises, entrez les détails de la devise dans la section Devise :

   1. Sélectionnez l’icône Devise de transaction utilisé pour cette transaction par carte de crédit, y compris toute devise par défaut.

      Si la devise n’est pas la devise de tenue de compte de votre banque, suivez les deux étapes ci-dessous.

   2. Tapez ou sélectionnez une date dans Date du taux de change.

      La valeur par défaut est la date actuelle, mais vous pouvez la modifier. Par exemple, vous pouvez souhaiter la modifier en fonction de la date à laquelle la transaction a eu lieu.

   3. Sélectionnez un Type de taux de change tels que Tarif journalier Intacct ou Taux publié par le WSJ.

      Si votre société utilise des types de taux de change personnalisés, vous pouvez les voir répertoriés ici. Si vous savez quel taux de change appliquer à cette transaction par carte de crédit, vous pouvez le saisir dans Taux de change pour remplacer les calculs du système.

9. Dans la section Écritures, vous pouvez ajouter des valeurs directement à chaque élément ou sélectionner Afficher les valeurs par défaut pour définir des valeurs par défaut permettant de renseigner automatiquement chaque élément.

   Pour définir une valeur par défaut pour chaque élément existant et nouveau, sélectionnez la liste déroulante sous le champ approprié et choisissez une valeur.

   Vous pouvez remplacer n’importe quelle valeur par défaut de n’importe quel élément.

   Si vous avez configuré votre compte Grand livre des Comptes fournisseurs pour exiger un fournisseur sur les transactions, assurez-vous de saisir un fournisseur lorsque vous créez une transaction par carte de crédit. Sinon, vous ne pourrez pas créer de remboursement de frais.

10. Saisissez des postes.

    1. Sélectionnez l’icône Compte.

    2. Entrez le Montant Ou, si vous faites partie d’une société multi-devises, entrez le Montant de la transaction.

       Le montant en devise de transaction correspond au montant dans la devise de la transaction. Après avoir saisi un montant en devise de transaction, le champ Montant en tenue de compte se met à jour pour correspondre à celui de la devise de tenue de compte de votre société.

    3. Si vous avez configuré Projets pour afficher une case à cocher facturable sur les transactions de carte de crédit, vous pouvez marquer les transactions de carte de crédit liées au projet comme Facturable.

       Une fois que vous avez associé une transaction facturable à un projet ou à un client, elle apparaît automatiquement dans la facturation du projet.

       Si vous avez saisi une transaction à utiliser avec les frais des collaborateurs, le champ Facturable n’apparaît pas.

    4. Entrez des valeurs dimensionnelles, telles que le Département et Emplacement pour l’élément de campagne.

    5. Si vous enregistrez des transactions pour une carte de crédit qui a été activée pour les dépenses des collaborateurs, sélectionnez un Employé.

       Le champ Compte de l’élément de campagne passe en lecture seule.

    Un administrateur peut Déplacer des champs supplémentaires (par exemple, le champ Fournisseur ou le champ Employé) dans la zone de l’article pour faciliter la saisie des données.

11. Pour chaque élément de campagne, saisissez les informations de transaction appropriées, telles que le compte, le montant, les valeurs de dimension, le cas échéant, et une description de mémo.

12. Sélectionnez Enregistrer.

Prochaines étapes : Rembourser les frais de carte de crédit. Si la transaction par carte de crédit concerne les dépenses d’un collaborateur, Créer un rapport de dépenses.