Créer des rapports de dépenses

Créez des rapports de dépenses pour vos collaborateurs afin de documenter les dépenses professionnelles et de demander des remboursements. Une fois les rapports de dépenses approuvés, le rapport est traité pour le paiement.

Vous pouvez également inclure les éléments suivants dans les rapports de dépenses :

Si aucun responsable n’est affecté à un collaborateur, Sage Intacct approuve automatiquement les rapports de dépenses soumis par le collaborateur.

Une légère différence peut se produire dans les sociétés multi-entités partagées avec plusieurs devises de tenue de compte. Dans la plupart des cas, vous devez saisir les rapports de dépenses dans l’entité. Lors de la saisie d’un rapport de dépenses, Intacct utilise automatiquement le devise de tenue de compte du entité par défaut.

Si les devises étrangères sont activées pour les dépenses des collaborateurs, vous pouvez saisir les dépenses dans une devise de remboursement différente de la devise de tenue de compte de l’établissement. Le devise remboursement est automatiquement converti en devise de tenue de compte du entité à l’aide du taux de change journalier Intacct, mais vous pouvez choisir un autre taux si nécessaire.

Votre administrateur peut également définir les valeurs par défaut pour Emplacement, Classe et d’autres champs.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur Configurer Dépenses.

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Temps et dépenses
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur

Entreprise

Responsable de construction
Permissions

Dépenses

  • Résumés des dépenses : Répertorier les dépenses, Afficher les dépenses, Ajouter une dépense

  1. Aller à Dépenses > Tous > Dépenses > et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Dépenses du personnel.

  2. Sélectionnez ou saisissez un Date de dépôt.

  3. Sélectionnez une Collaborateur.

  4. Sélectionnez ou saisissez un Date de comptabilisation du GL.

  5. Sélectionnez une Devise de tenue de compte.

  6. Sélectionnez une Devise du remboursement.

  7. Sélectionnez une Pièce jointe.

  8. Saisissez un Motif de la dépense.

  9. Saisissez un Mémo.

Saisir des éléments

  1. Sélectionnez une Type de dépense.

  2. Saisissez un montant.

  3. Sélectionnez une Type de paiement.

  4. Saisissez un Payé à.

  5. Saisissez un Payé pour.

  6. Sélectionnez ou saisissez un Date.

  7. Sélectionnez une Service.

  8. Sélectionnez un emplacement.

  9. Sélectionnez Soumettre ou Brouillon.

Définir les dimensions de dépenses par défaut

Dans la section Écritures, vous pouvez ajouter des valeurs directement à chaque élément ou sélectionner Afficher les valeurs par défaut pour définir des valeurs par défaut permettant de renseigner automatiquement chaque élément.

Une dimension est une catégorie de données que vous pouvez organiser et trier de manière significative. Sage Intacct fournit les dimensions prédéfinies suivantes :

  • Établissement
  • Service
  • Classe
  • Client
  • Article
  • Projet
  • Fournisseur
  • Collaborateur
  • Entrepôt (si vous vous abonnez au Contrôle d’inventaire)
  • Contrat (si vous vous abonnez aux Contrats)

En outre, Intacct vous permet de définir de nouvelles dimensions en fonction de vos besoins. Utilisez ces dimensions définies par l’utilisateur pour organiser et trier les catégories de données propres à votre société. Par exemple, si vous êtes une société de logiciels avec plusieurs gammes de produits, vous pouvez créer une dimension définie par l’utilisateur appelée Secteur d’activité. Ajoutez ensuite les valeurs Clients directs, Partenaire de distributionet OEM.

Les dimensions vous permettent de collecter des données, les trier, les analyser et créer des rapports sur les données dans une catégorie ou entre catégories, afin d’identifier les facteurs clés tels que les suivants :

  • Vos articles ou clients les plus rentables ou les plus coûteux
  • Le retour sur investissement d’un projet ou d’un service
  • Le degré de réussite d’un nouveau produit ou d’une nouvelle gamme de produits
  • L’évolution d’un aspect particulier de votre entreprise
  • Les dimensions Intacct vous donnent un contrôle précis sur la définition et la hiérarchie des données

Grâce aux dimensions, vous pouvez personnaliser des rapports financiers autour d’activités spécifiques, obtenir une meilleure visibilité sur les activités de l’entreprise et prendre des décisions plus rapides et plus significatives.

Les dimensions sont une alternative plus performante aux comptes auxiliaires.

Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer aux dimensions de projet et aux dimensions définies par l’utilisateur. Pour en savoir plus, contactez votre représentant de compte.