Ajouter un paiement manuel : Effectuer un paiement ou imprimer un chèque sans facture fournisseur existante

Créer des paiements qui ne sont pas associés à une facture fournisseur existante.

Lorsque vous créez un paiement manuel, Sage Intacct crée automatiquement une facture fournisseur correspondante et la comptabilise dans le Grand livre. Pour les paiements manuels à l’aide d’une carte de crédit, Intacct crée une transaction par carte de crédit.

Les montants des éléments négatifs ne sont pas pris en charge par les paiements manuels.

Enregistrez plutôt votre paiement en créant une facture fournisseur négative dans Comptes fournisseurs. Ensuite, effectuez le paiement sur la page Payer les factures fournisseurs.
Si vous enregistrez un paiement unique que vous avez versé à une personne ou à une société qui ne possède pas de fiche fournisseur, Ajouter un fournisseur occasionnel. Cette fiche fournisseur n’apparaîtra pas dans la liste des fournisseurs, sauf si vous la filtrez.
Enregistrez-vous une transaction en devise étrangère provenant d’une société ayant recours à une devise de tenue de compte ?

Lorsque vous payez à partir d’une banque utilisant la même devise, Intacct calcule le montant du paiement pour vous, en utilisant le taux de change journalier Intacct qui était en vigueur à la date de paiement. Les informations de taux de change que vous saisissez dans la section Devise s’appliquent à la facture fournisseur créée par Intacct à partir du paiement manuel, et non au paiement proprement dit. Toute différence entre le paiement et la facture fournisseur est enregistrée en tant que Gain ou perte de transaction.

Abonnement	Comptes fournisseurs
Type d’utilisateur	Entreprise
Permissions	Paiements manuels : Ajouter, Lister, Afficher

Saisir les informations de base

Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Paiements et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Paiement manuel.
Sélectionnez l’icône Mode de paiement.
Si vous avez payé par chèque, en espèces ou par transfert de fonds, sélectionnez l’icône Banque compte sur lequel le paiement sera prélevé.

Si vous avez payé par carte de crédit, sélectionnez l’icône Carte de crédit sur laquelle le paiement sera prélevé.
Sélectionnez l’icône Vendeur.
Si vous avez payé par chèque, Intacct renseigne Chèque non. basé sur les chèques antérieurs de la banque sélectionnée.

Si vous avez utilisé un autre mode de paiement, saisissez une Numéro de document pour référencer le paiement.
Saisissez la Date du paiement.
Saisissez la Montant de la transaction.
Pour effectuer le paiement à quelqu’un d’autre que le Vendeur, saisissez un autre Contact paiement.
Ajoutez un Mémo.

Les mémos apparaissent dans le champ Description de la facture fournisseur et dans le champ Mémo sur les paiements et les chèques imprimés.
Saisissez la Numéro de facture fournisseur.

Pour imprimer le numéro de facture fournisseur sur un chèque, saisissez-le dans la Mémo champ.
Pour stocker de manière permanente et sécurisée une version numérique d’un document de support, dans la liste déroulante à côté de Attachement, sélectionnez une pièce jointe ou sélectionnez Ajouter, puis chargez votre attachement. En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers dans Ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, reportez-vous à la section Traitement en masse.
Si vous êtes invité à demander un Résumé, faites une sélection dans la liste déroulante.
Le champ Résumé s’affiche lorsque votre société a configuré la fréquence de résumé pour ce type de transaction à définir par l’utilisateur. Pour toutes les autres fréquences de résumé, telles que quotidiennes ou mensuelles, Intacct crée automatiquement le résumé pour vous et ajoute la nouvelle transaction au résumé.
Qu’est-ce qu’un résumé ?
Les résumés regroupent le même type de transactions, en vue de les traiter simultanément. L’avantage d’utiliser un résumé est que le groupe de transactions est comptabilisé sur le GL sur une seule ligne. À partir de cette ligne, vous pouvez, si vous le souhaitez, accéder à n’importe quelle transaction individuelle.
Vous pouvez demander à Sage Intacct de créer, publier et fermer automatiquement des résumés à une fréquence que vous spécifiez en sélectionnant un intervalle de temps. Vous pouvez également créer, comptabiliser et fermer des résumés vous-même.
Lorsque vous créez un résumé pour la première fois, il est ouvert et vous pouvez saisir des transactions. Après avoir fermé un résumé, vous ne pouvez pas y comptabiliser de transactions, ce qui vous évite de comptabiliser des transactions à la mauvaise période. Pour ajouter ou supprimer des transactions d’un résumé fermé, rouvrez ce dernier.
Voir Aperçu des résumés des CF pour plus d’informations.
Dans le cas d’une société multi-devises et qu’il s’agit d’une transaction en devises étrangères, saisissez Monnaie Détails de la facture fournisseur.
1. Sélectionnez l’icône Devise de transaction en cours d’utilisation.
  
  S’il ne s’agit pas de la devise de tenue de compte de votre société, passez aux trois étapes suivantes.
2. Sélectionner une Type de taux de change comme taux de change journalier Intacct.
  
  Si vous savez quel est le taux de change pour cette transaction ou si vous avez conclu un contrat avec le fournisseur sur un taux de change défini, saisissez-le dans la Taux de change champ.
3. Sélectionner une Date de taux de change.
  
  La valeur par défaut est la date actuelle, mais vous pouvez la modifier. Par exemple, vous pouvez la remplacer par la date à laquelle la facture fournisseur a été émise ou la date à laquelle vous avez l’intention de payer la facture fournisseur. Si vous modifiez la date de la facture fournisseur, la date de taux de change est automatiquement mise à jour.

Saisir les éléments

Pour que le paiement soit comptabilisé, spécifiez au moins le compte et un montant pour chaque élément. En fonction de votre société, vous devrez peut-être saisir d’autres informations, telles que le service ou le site.

Sélectionnez l’icône Compte pour comptabiliser la dépense.
Saisissez la Quantité ou Montant en devise de transaction.

Les transactions en devise étrangère calculent un montant en tenue de compte à partir du montant en devise de transaction que vous avez saisi, à l’aide du taux de change de la facture fournisseur. Si vous remplacez les informations de taux de change dans la section Devise, le total de la facture fournisseur peut différer du total du paiement.
Sélectionnez l’icône Département et Emplacement pour l’élément.
Le Mémo Valeurs par défaut dans le mémo saisi ci-dessus. Vous pouvez toutefois le modifier pour refléter les informations spécifiques à l’élément.

Comptabiliser un paiement effectué par chèque

Si vous avez écrit le chèque à la main, sélectionnez Enregistrer et confirmer pour la comptabiliser dans le Grand livre.

Dans la liste Paiements manuels, le statut du paiement apparaît comme suit : Confirmé et le mode de paiement apparaît sous la forme Contrôle manuel.

Pour imprimer un chèque :

Choisir Enregistrer et imprimer.
Sélectionnez Imprimer.

Un PDF du chèque s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Envoyez ce PDF à l’imprimante sur laquelle votre stock de chèques est chargé et vérifiez que l’impression ainsi que le chèque sont corrects. Dans la liste Paiements manuels, le statut du paiement apparaît comme suit : Imprimé et le mode de paiement apparaît sous la forme Contrôle manuel.
Revenez à la page Paiement manuel pour ce paiement et sélectionnez Confirmer pour la comptabiliser dans le Grand livre.

Dans la liste Paiements manuels, le statut du paiement devient Confirmé.

Si vous ne confirmez pas le chèque immédiatement, vous pouvez continuer à ajouter d’autres paiements manuels. Cependant, vous ne pouvez pas ajouter et imprimer un autre chèque tant que vous n’avez pas confirmé ce chèque.

Comptabilisez un paiement effectué en espèces, par carte de crédit ou par virement

Choisir Enregistrer et confirmer. Le paiement est comptabilisé dans le Grand livre.

Si vous avez utilisé la carte de crédit comme mode de paiement, la façon dont la transaction est comptabilisée dans le Grand livre dépend de la méthode de déclaration de votre société et Gestion de trésorerie configuration.

Sociétés avec espèces comptant et livres multiples : Le moment où vos transactions sont comptabilisées dans le Grand livre dépend de si vous avez configuré ou non l’application Gestion de la trésorerie pour Comptabiliser les transactions par carte de crédit, les frais et les commissions dans le Grand livre après leur création. Sinon, les transactions par carte de crédit sont comptabilisées après avoir été marquées comme payées.

Sociétés à comptabilité d’exercice : Les transactions par carte de crédit sont toujours comptabilisées au grand livre après leur création.