Principes de base des projets de construction

Vous pouvez créer les types de projets suivants :

• Facturer un maximum de projets

• Projets à prix fixe avec facturation du pourcentage d’achèvement

• Frais généraux des projets

• Main-d’œuvre et matériaux des projets

Pour ajouter un projet de construction :

1. Aller à Projets > Tous > Projets.
2. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre, sélectionnez Ajouter.

3. Sur le Contrats d’Achats Tab, Activer Afficher tout pour liste toutes les commandes pour chaque sous-projet du projet racine.

   Un abonnement à Construction est nécessaire. Pour activer un abonnement Construction, Contacter votre responsable de compte Sage Intacct. La prise en charge régionale pour Construction est limitée aux États-Unis, au Canada, à l’Australie et au Royaume-Uni.

1. Aller à Projets > Tous > Projets.
2. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre, sélectionnez +Créer.

3. Sur le Contrats d’Achats Tab, Activer Afficher tout pour liste toutes les commandes pour chaque sous-projet du projet racine.

   Un abonnement à Construction est nécessaire. Pour activer un abonnement Construction, Contacter votre responsable de compte Sage Intacct. La prise en charge régionale pour Construction est limitée aux États-Unis, au Canada, à l’Australie et au Royaume-Uni.

Voir Descriptions des champs : Informations sur le projet pour des détails spécifiques sur chaque champ.

Après avoir créé un projet, configurez la structure de décomposition du travail en ajoutant des tâches à partir de vos Catalogue des tâches standard. En fonction de vos permissions, vous pourrez peut-être Ajouter des tâches personnalisées (Vidéo de 2:34 minutes).

1. Accédez à Projets > Tous > Projets.

2. Sélectionnez Tâches à côté du projet souhaité.
3. Sélectionnez +Créer.

4. Saisissez un identifiant unique et un nom unique.
   Tous les identifiants et noms de tâches du projet doivent être uniques (par exemple, 01-010 pour la tâche 1 et 01-0250 pour la tâche 2).

5. Vous pouvez également indiquer les dates de début et de fin de la tâche, affecter la tâche à un article de travail et indiquer si le travail sur cette tâche est facturable au client.

   Si Projets est configuré pour la numérotation automatique des documents, -Nouveau- apparaît dans la ID de tâche champ. ID de tâche Identifie la tâche dans les listes et les rapports, est requise et ne peut pas être modifiée. Sélectionnez Enregistrer pour attribuer automatiquement un identifiant de tâche. Les tâches créées en dupliquant un projet ou une tâche se voient attribuer de nouveaux identifiants. Votre administrateur peut avoir besoin d’ajuster votre séquence document numéro configuration pour s’assurer qu’aucun identifiant de tâche dupliquer n’est créé dans un projet.
   Vous n’utilisez pas la numérotation automatique des documents ?

   Pour les sociétés sans séquencement des identifiants de tâche : Créez manuellement des identifiants de tâche pour obtenir une vue standardisée et organisée de vos tâches au sein des projets et entre eux, ainsi que la possibilité de créer des rapports sur des tâches similaires dans tous les projets.

   À propos de l’identifiant de tâche

   L’identifiant de tâche est nécessaire et ne peut pas être modifié. Il doit également être unique au sein du projet (par exemple, vous pouvez créer un identifiant de tâche de « 100 » pour une tâche dans le cadre du Projet Alpha. Vous ne pouvez pas réutiliser cet identifiant pour le Projet Alpha, mais vous pouvez l’utiliser avec n’importe quel autre projet). Dans les menus déroulants, les tâches apparaissent par ordre alphanumérique selon l’identifiant de tâche. L’identifiant de tâche apparaît en premier, suivi du nom de la tâche.

   Les tâches créées avant la version 1 de 2019 se sont automatiquement vu attribuer des identifiants de tâches.

   Exemple de cas d’utilisation

   En fonction de votre société, vous pouvez mettre en œuvre manuellement des systèmes de numérotation intelligents. Par exemple, le secteur du bâtiment utilise des codes de coût standardisés. Vous pouvez créer un modèle de projet renseigné avec les tâches et identifiants de tâches correspondant à chaque code. Dupliquez le projet chaque fois que vous avez besoin d’un nouveau projet qui suit la même structure. Ensuite, utilisez le regroupement sectionnel pour organiser vos rapports de tâches. Toutefois, si vos tâches sont indépendantes au sein de vos projets, vous pouvez saisir n’importe quelle valeur d’identifiant.

   Utilisez des tâches enfants pour représenter les codes de sous-coût.
6. Vous pouvez également modifier la Date de début prévue et Date de fin prévue pour la tâche en sélectionnant l’icône du calendrier et en choisissant la date souhaitée. Vous pouvez également saisir de nouvelles dates (au format JJ/MM/AAAA) dans les champs.

7. Vous pouvez également sélectionner l’icône Dépendant de la tâche dans la liste déroulante, la liste liste des tâches qui dépendent de l’accomplissement d’une autre tâche.

   Chefs de projet : utilisez la commande Diagramme de Gantt du projet pour afficher les dépendances des tâches.
8. Si votre société Associer la dimension Classe aux tâches, sélectionnez les options suivantes :
• La classe est renseignée automatiquement : Dès que vous saisissez le nom de la tâche et que vous quittez le champ, le nom de la tâche apparaît automatiquement comme nom de la classe dans un champ en lecture seule.
• La classe est requise : L’astérisque rouge en regard du champ Classe indique un champ obligatoire. Sélectionnez la classe dans la liste déroulante.
• La classe est facultative : Vous pouvez saisir une classe ou laisser le champ Classe vide. Si le champ Classe est vide, cette tâche n’est pas incluse dans le suivi du grand livre ni dans les rapports financiers.
  

  En savoir plus sur la façon de capturer des données de tâche partout où vous saisissez des transactions.

9. Développez le Objet déroulante et effectuez les opérations suivantes, selon le cas :
   • Sélectionner un article à Affecter la tâche à un article de travail.
   • Sélectionner un article à facture le client de cette tâche.
10. Sélectionnez l’icône Facturable Case à cocher à la facture fournisseur pour le travail pour cette tâche. Ou, laissez la case compensée si le travail sur cette tâche n’est pas facturable. Saisissez ensuite une brève description de la tâche.

Vous pouvez utiliser l’onglet Informations supplémentaires de la page Informations sur la tâche pour comptabiliser l’achèvement de la tâche comme un jalon.

1. Pour utiliser l’achèvement de cette tâche comme jalon, sélectionnez l’icône Jalon case à cocher.
   À propos des jalons

   Les jalons fonctionnent de la même manière que les tâches normales, mais avec deux différences essentielles :

   • Lorsqu’une tâche de jalon est terminée, elle s’affiche dans la liste des tâches avec une coche dans le Jalon colonne.
   • Pour les projets à frais fixes, les tâches de jalon sont facturées lorsqu’elles atteignent certains pourcentages d’achèvement prédéfinis. Par exemple, vous pouvez définir un modèle de facturation qui facture un jalon lorsqu’il atteint 50 % pour cent d’achèvement, puis à nouveau à 100 % pour cent.
2. Pour enregistrer cette fiche telle qu’elle est utilisée, sélectionnez l’icône Utilisé case à cocher. Une tâche utilisée est une tâche consacrée à l’avancement d’un projet client ou d’un projet interne. Une tâche non utilisée est une tâche passée à ne pas travailler sur un projet client ou un projet interne, par exemple, le temps passé à remplir un rapport de dépenses ou une feuille de temps.
3. Pour attribuer une priorité à cette tâche, saisissez une valeur numérique dans le Priorité champ.
4. Tapez un code WBS dans le fichier WBS Code boîte.
   Administrateurs : Configurez votre abonnement Projets pour que ce champ soit automatiquement défini par défaut sur Notes sur la feuille de temps sur les factures de vente pour une visibilité supplémentaire. En savoir plus.
5. Attribuez un statut (en cours, terminé ou en attente, par exemple) à cette tâche. Pour ce faire, sélectionnez l’icône Statut de la tâche flèche déroulante et sélectionnez le statut.
   Si le statut de la tâche est Terminé, les collaborateurs ne peuvent pas saisir de temps pour la tâche sur les feuilles de temps.
6. Si vous comptabilisation les coûts de main-d’œuvre associés à cette tâche à un compte grand livre, sélectionnez l’icône Type d’heure flèche vers le bas, puis sélectionnez le type d’heure de votre choix.
   À propos des types d’heures

   Les types de temps identifient différentes catégories de temps (telles que le salaire, les heures contractuelles, les heures supplémentaires, les vacances ou le temps de déplacement).

   Pourquoi utiliser des types d’heures ?

   • Meilleurs rapports : À l’aide des types de temps, vous pouvez générer des rapports qui clarifient la part des coûts de personnel d’un projet consacrée aux différentes catégories de temps de travail, telles que le salaire, les heures contractuelles, les heures supplémentaires, etc.
   • Comptabilisation des coûts de main-d’œuvre : Les types d’heures sont requis si vous configurez la comptabiliser des coûts de main-d’œuvre aux comptes grand livre que vous spécifiez.
7. Pour affecter cette tâche en tant qu’enfant d’une autre tâche, sélectionnez l’icône Tâche parent dans la liste déroulante et, dans la liste qui s’affiche, sélectionnez le parent de cette tâche.
   Attribuez une tâche parente si la tâche que vous créez est un composant d’une tâche plus vaste. Par exemple, dans un projet de rénovation de maison, l’installation de nouveaux tuyaux serait une tâche enfant de l’installation d’un nouveau chauffe-eau.
8. Pour stocker de manière permanente et sécurisée une version numérique d’un document de support, dans la liste déroulante à côté de Pièces jointes, sélectionnez une pièce jointe ou sélectionnez Ajouter, puis chargez votre Pièce jointe Une pièce jointe est un ensemble d’un ou plusieurs documents justificatifs, comme des feuilles de calcul, des images numérisées ou des documents de traitement de texte. En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

   Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers dans Ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, reportez-vous à la section Traitement en masse.

9. Affecter des ressources, telles que du personnel, à la tâche. Sélectionnez Sélectionnez en regard de Ressources.
• Les noms des personnes disponibles se trouvent dans la zone Éléments disponibles sur la gauche. Pour affecter quelqu’un à cette tâche, sélectionnez les boutons fléchés vers la droite pour déplacer la ressource vers la zone Éléments sélectionnés sur la droite. Sélectionnez ensuite Terminé.
• Vous pouvez sélectionner Ajouter tout pour ajouter toutes les ressources.

Vous pouvez également utiliser la commande Informations supplémentaires Appuyez sur l’onglet pour suivre la durée que vous pensez que prendra une tâche, consultez les indicateurs de votre performance par rapport à vos estimations et saisissez vos propres données de pourcentage d’achèvement observé pour cent.

1. Utilisez les champs Durée prévue et/ou Durée estimée pour suivre la durée prévue de la tâche.

   Vous pouvez utiliser l’un ou les deux champs.

   • Si un certain numéro d’heures a été alloué à cette tâche, entrez ce numéro dans le Durée prévue boîte.
   • Si vous avez estimé le numéro d’heures que cette tâche devrait prendre, saisissez-le numéro dans le Durée estimée boîte.
2. Suivez les valeurs et les dates d’achèvement pour cent en saisissant des « dates d’effet » et des pourcentages au fur et à mesure de l’avancement de la tâche.
   • Le pourcentage d’achèvement calculé pour cent s’affiche en fonction des heures réelles affectées à la tâche en tant que pourcentage de la durée estimée.
     Si vous configurez un modèle de facturation pour une facturation pour cent d’achèvement basée sur les heures planifiées, le pourcentage de réalisation calculé pour cent utilisé pour la facturation peut différer de celui qui est affiché sur la page Informations sur la tâche. Pour les rapports personnalisés et les diagrammes de Gantt, la Date de référence la plus récente est utilisée lorsque les données sont affichées.
   • Dans le Pourcentage d’achèvement observé pour cent , saisissez votre évaluation personnelle de l’achèvement de la tâche. Bien que vous puissiez suivre le pourcentage d’achèvement observé pour cent d’achèvement à des fins d’information, ce tableau est également utilisé pour la facturation des frais fixes par jalon ou pour cent d’achèvement, ainsi que pour la reconnaissance de revenu en fonction de la méthode d’enquête.
   Utilisation du pourcentage d’achèvement observé pour cent

   Facturation du pourcentage d’achèvement : Vous pouvez facturer fournisseur un projet à frais fixes par étapes pour cent d’achèvement ou jalon d’une tâche. Si vous configurez un modèle de facturation pour cent terminée ou de jalon de sorte qu’elle facture en fonction de la tâche observée pour cent terminée, la valeur que vous saisissez ici pour la pour cent observée terminée est utilisée. En savoir plus sur Projets à frais fixes basés sur le pourcentage d’achèvement pour cent.

   Reconnaissance de revenu : Vous pouvez configurer une reconnaissance de revenu pour cent d’achèvement ou de jalon qui utilise la méthode d’enquête de reconnaissance de revenu %complet. Dans ce cas, l’pour cent observée est utilisée pour suivre le pour cent effectué pour la tâche et pour calculer le montant de revenus.

   Pour la facturation et la reconnaissance de revenu, la mise à jour du pourcentage d’achèvement observé pour cent d’une tâche à 100 % déclenche la facturation et la reconnaissance de revenu pour le montant restant.

Pour en savoir plus, consultez Organiser les projets associés.