Descriptions des champs : Informations sur le projet

  • Si le projet fait partie d’un autre projet (par exemple, une phase ou un jalon), vous pouvez choisir son projet parent et décider de le facturer ou non avec le projet parent.
  • Dans cet onglet, vous avez également la possibilité de définir Feuille de temps et dépense restrictions utilisateur pour ce projet.
    Limitez les saisies de temps aux ressources affectées ou autorisez n’importe qui à saisir du temps (utile lorsque Mise en place de projets de frais généraux).

Section Informations sur le projet

Descriptions des champs de la section Informations sur le projet
Champ Description

ID de projet

Si Projets est configurée pour numéro automatiquement de nouveaux projets, le champ Nouveau apparaît.
Vous pouvez saisir le même nom pour l’identifiant de projet et le nom du projet.

Nom du projet

Donnez un nom au projet. Vous pouvez saisir à nouveau l’identifiant du projet ou saisir un nom de projet plus descriptif. Il peut également être utile d’inclure le nom du client entre parenthèses ensuite pour faciliter l’identification lors de la saisie des temps et des dépenses, par exemple 1001 : Vérification (North Lakes Dental).

Catégorie de projet

Les catégories de projets sont principalement utilisées à des fins de génération de rapports. Par exemple, utilisez des groupes de dimensions pour filtrer les projets internes non facturables, puis utilisez ce groupe de dimensions pour filtrer les rapports financiers préparatoires.

Les catégories de projets comprennent :

  • Contrat
  • Capitalisé
  • Interne non facturable
  • Interne facturable

Type de projet

Les types de projets sont des balises créées par utilisateur que vous pouvez utiliser pour catégoriser et rapport sur vos projets. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Types de projets.

Description

Saisissez une brève description de votre projet.

Client

Sélectionnez le client pour lequel le projet est en cours d’achèvement.

Date de début

Date à laquelle le projet doit commencer. Saisissez le format JJ/MM/AAAA.

Le Date de début Indique quand commencer la comptabilisation des écritures du Grand livre dans le projet, y compris les écritures de budget. Date transactions le projet ou après Date de début.

Si vous modifiez une date à laquelle des tâches et des ressources sont affectées, il vous est demandé si vous souhaitez Décaler toutes les dates d’affectation des tâches et des ressources vers le même montant de temps que vous décalez la Date de début du projet. Par exemple, si vous repoussez votre projet de 2 semaines, vous pouvez également modifier la date de début des affectations des tâches et des ressources de 2 semaines.

Dans la fenêtre contextuelle, vous pouvez également Décaler la date de fin du projet Reculez le même montant de temps pour que la durée du projet reste la même.

Date de fin

Date à laquelle le projet doit se terminer. Saisissez le format JJ/MM/AAAA.

Projet parent

Si cette projet est l’enfant d’un autre projet, sélectionnez le projet parent, et (éventuellement) indiquez si vous souhaitez facture avec son projet parent. Par exemple, dans un projet de rénovation de maison, la rénovation de la cuisine serait un projet enfant de la rénovation de la maison. En savoir plus sur Organisation de projets connexes.

Si vous vous abonnez à Construction et que vous utilisez la gestion des travaux en cours, la modification de la hiérarchie des projets peut entraîner une mauvaise gestion des projets dans les calendriers des travaux en cours. Après avoir modifié le projet parent, vérifier les paramètres dans la gestion des travaux en cours pour vous assurer que les projets modifiés sont gérés correctement dans les calendriers des travaux en cours.

Facture avec le parent

Cochez cette case si vous souhaitez générer des factures incluant le projet parent et ce projet ensemble. Par exemple, si vous souhaitez créer une seule facture pour une rénovation de maison qui inclut la rénovation de la cuisine, vous devez sélectionner cette option pour le projet de rénovation de la cuisine.

Statut du projet

Sélectionnez le statut d’un projet dans le menu déroulant. Si vous avez créé un statut de projet (Projets > Mise en place > Projets > Statut > Ajouter) pour empêcher les transactions, vous pouvez l’attribuer ici. Par exemple, vous pouvez attribuer une statut de projet « Empêcher les écritures de dépenses » si vous souhaitez bloquer les écritures de dépense pour votre projet. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Créer un statut de projet.

Utilisez l’option Inactif Statut Pour identifier les projets anciens ou obsolètes comme inactifs.

Statut

Si un projet est ancien ou obsolète, vous pouvez définir le statut sur Inactif afin qu’il n’apparaisse plus dans la liste des Projets. Pour tous les autres Projets, sélectionnez Actif.

Inclure des données dans les planifications des travaux en cours

Cette case à cocher indique si le projet est configuré pour être inclus dans les calendriers des travaux en cours. Si c’est le cas, des informations s’affichent sur la façon dont elle est incluse : sur sa propre ligne, dans le cadre de son projet racine ou dans le cadre d’un autre projet.

Si le projet est inclus sur sa propre ligne, vous pouvez afficher une liste des sous-projets qui en font partie en sélectionnant Afficher les sous-projets.

Section Dimensions

Descriptions des champs de la section Dimensions
Champ Description

Service, Établissement, Classe, Contrat

Sélectionnez le service, l’établissement et la classe associés à ce projet. Le établissement projet et service remplace tout établissement ou service associé à un collaborateur sur une feuille de temps. Si vous laissez le établissement projet et service vides, la collaborateur établissement et service sont utilisées.

Si vous vous abonnez à Construction et que vous utilisez la gestion des travaux en cours, la modification de l’établissement d’un projet peut entraîner une mauvaise gestion du projet dans les calendriers des travaux en cours. Après avoir modifié l’établissement d’un projet, Vérifiez les paramètres dans la gestion des travaux en cours pour vous assurer que le projet est géré correctement dans les calendriers des travaux en cours.

Les coûts de main-d’œuvre s’accumulent sur le établissement projet (s’il en existe un), et non sur le collaborateur établissement.
Toutefois, s’il n’existe aucune établissement projet, les coûts de main-d’œuvre s’accumulent sur le établissement du collaborateur.

Le champ Contrat s’applique uniquement si votre société est abonnée à Contrats. Si le projet est associé à un contrat, le champ Contrat affiche l’ID de contrat associé sous forme de lien. L’identifiant de contrat s’affiche uniquement si vous affichez le projet au même niveau de l’entité que celui dans lequel le contrat a été créé. Vous créez l’association projet-contrat sur le contrat. En savoir plus sur Contrats avec projets.

Cette page prend en charge une utilisation limitée des dimensions. Vous pouvez sélectionner des valeurs pour Établissement, Service, Classe et Client uniquement.

Section Contacts

Descriptions des champs de la section Contacts
Champ Description

Contact principal

Désignez un contact principal pour le projet. Ce contact est la personne à qui les autres personnes peuvent s’adresser pour poser des questions et obtenir des informations sur le projet.

Contact d’expédition

Désignez la personne ou l’organisation à qui les factures du projet sont envoyées. Laissez ce champ vide si, lors de la génération d’une facture par projet, vous souhaitez l’expédier au contact du client.

Contact de facturation

Désignez la personne ou l’organisation responsable du paiement des factures du projet. Laissez ce champ vide si, lors de la génération d’une facture par projet, vous souhaitez facturer fournisseur au contact du client.

Section Personnes

Descriptions des champs de la section Personnes
Champ Description

Responsable projet

Attribuez un type d’utilisateur chef de projet à ce projet. Les chefs de projet approuvent généralement les feuilles de temps et les rapports de dépenses. Les chefs de projet peuvent également exécuter et afficher des rapports de projet.

utilisateur externe (client)

Si un représentant du client souhaite être en mesure d’approuver des feuilles de temps pour le projet, attribuez un utilisateur externe. Pour attribuer un approbateur externe, sélectionnez la flèche vers le bas utilisateur externe (client) et, dans la liste qui s’affiche, sélectionnez le nom du client auquel vous souhaitez accorder l’autorisation d’approuver des feuilles de temps. Si le nom du client ne figure pas dans la liste, sélectionnez Ajouter en haut de la liste pour ouvrir la fenêtre Informations sur l’utilisateur. Utilisez les cases de cette fenêtre pour ajouter le client en tant que nouvel utilisateur.
Lorsque vous ajoutez ce client en tant que nouvel utilisateur, Sage Intacct peut vous facturer des frais de licence de siège supplémentaires. Veillez également à modifier les permissions de ce nouvel utilisateur pour afficher et travailler uniquement avec les feuilles de temps.

Contact commercial

Indiquez le contact commercial, le cas échéant, pour ce projet.

Section Portée et calendrier

Nécessite l’abonnement Construction pour voir la section Portée et calendrier. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Ajouter la portée et le calendrier à un projet.

Portée

Descriptions des champs de la section Portée
Champ Description

Portée

Décrivez la portée du projet.

Inclusions

Saisissez les inclusions du projet.

Exclusions

Saisissez les exclusions du projet.

Conditions de paiement

Décrivez les conditions de paiement du projet.

Calendrier

Descriptions des champs de la section Calendrier
Champ Description

Date de début prévue

Sélectionnez ou saisissez la date de début prévue du projet.

Date de début réelle

Sélectionnez ou saisissez la date de début réelle du projet.

Date d’achèvement prévue

Sélectionnez ou saisissez la date d’achèvement prévue du projet.

Date d’achèvement révisée

Sélectionnez ou saisissez la date d’achèvement révisée du projet.

Date d’achèvement substantiel

Sélectionnez ou saisissez la date d’achèvement substantielle du projet.

Date d’achèvement réelle

Sélectionnez ou saisissez la date d’achèvement réelle du projet.

Avis d’aller de l’avant

Sélectionnez ou saisissez la date à laquelle le projet a reçu l’avis de poursuite.

Date limite de réponse

Sélectionnez ou saisissez la date d’échéance de la réponse pour le projet.

Exécuté le

Sélectionnez ou saisissez la date d’exécution du projet.

Impact sur le calendrier

Décrivez l’impact du projet sur le calendrier.

Onglet Informations supplémentaires

Configurer des projets Pour suivre les informations de subvention liées à ce projet dans ces sections :

  • Infos sur le projet

  • Barème des dépenses des subventions fédérales (SEFA)

Section Informations sur le projet

Descriptions des champs de la section Informations sur le projet
Champ Description

ID de projet

Ce champ affiche l’identifiant du projet.

Nom du projet

Ce champ affiche le nom du projet.

ID du projet parent

Pour un projet enfant, ce champ affiche l’ID de son projet parent.

Pour un projet racine, ce champ est vide (les projets racines ne peuvent pas avoir de projet parent).

ID du projet racine

Pour un projet enfant, ce champ affiche l’ID de son projet racine.

Pour un projet racine, ce champ affiche l’ID du projet.

Les champs suivants s’affichent uniquement lorsque vous Configurer des projets Pour utiliser les champs d’attribution.

Section Informations sur le projet avec descriptions des champs d’attribution
Champ Description

Restriction de revenus

Champ Subvention pour indiquer comment restreindre les revenus de subventions reçus :

  • But
  • Temps
  • S.O. (sans objet)

Années d’expiration des restrictions

Champ Subvention pour indiquer quand dépenser les fonds reçus conformément à la loi fédérale.

Première date d’expiration de la restriction

Champ Subvention pour indiquer quand (date) les fonds reçus expirent.
Par exemple, les fonds, ou les crédits, expirent à la fin de l’exercice au cours duquel ils sont affectés.

Satisfaction du temps programmée

Cochez cette case pour indiquer qu’il existe une saisie récurrente de l’heure afin de lever la restriction associée au financement.

Section Calendrier des dépenses des subventions fédérales (SEFA)

Cette section s’affiche uniquement lorsque vous Configurer des projets Pour utiliser les champs d’attribution.

Descriptions des champs de la section SEFA
Champ Description

ALN

ALN (Assistance Listing Number) trouvé sur la lettre d’attribution fédérale était anciennement connu sous le nom de CFDA (Catalog of Federal Domestic Assistance). L’ALN suit les attributions fédérales et les accords de coopération. La génération de rapports et l’audit utilisent l’ALN.

Nom financé

Nom du projet qui reçoit un financement.

Agence

Organisme responsable du financement.

Payeur

Identifiez la source de financement :

  • Fédéral
  • Tiers

Autre pièce d’identité

Un autre identifiant pour le financement.

Assistance fournie

Identifiez le type de financement :

  • Espèces comptant
  • Hors trésorerie

Section Progression

Spécifiez les informations relatives aux paramètres de facturation et de facture par défaut.

  • Pour le type de facturation, choisissez Temps et matériaux, Frais fixesou Frais et dépenses fixes.
  • Si vous facturez le client pour des dépenses et d’autres achats, vérifiez la Dépenses collaborateur facturables par défaut et Écritures CF et bons de commande par défaut facturables cases à cocher pour rendre les transactions facturables au client par défaut.
Descriptions des champs de la section Progression
Champ Description

Pourcent calculé d’achèvement

Ce champ fournit un calcul à jour de l’achèvement du projet par rapport à la durée estimée de toutes les tâches du projet. Le pourcentage d’achèvement calculé pour cent est calculé en divisant les heures réelles pour les tâches de projet par la durée estimée des tâches de projet.

Durée estimée

Une estimation du temps que vous pensez que votre projet prendra à terminer.

Durée réelle

Somme des heures actuellement soumises pour une tâche de ce projet. Les heures de durée réelle comprennent les heures approuvées et non approuvées.

Durée approuvée

Nombre total numéro d’heures approuvées pour les tâches de ce projet.

Durée restante

Lorsque vous soustrayez la durée réelle de la durée estimée, vous disposez de la durée restante allouée à ce projet.

Pourcent observé d’achèvement

Utilisez ce tableau pour saisir votre estimation personnelle de l’achèvement du projet à une date spécifique. Suivez les valeurs et les dates d’achèvement pour cent en saisissant des « dates d’effet » et des pourcentages au fur et à mesure de l’avancement du projet.
En option, il peut être utilisé pour :
  • Par reconnaissance de revenu, les pour cent observés sont utilisés pour la méthode d’enquête du pourcentage d’achèvement reconnaissance de revenu.
  • Pour la facturation, le pourcentage d’achèvement observé pour cent peut être utilisé pour Facturation des frais fixes basée sur le pourcentage d’achèvement pour cent.
  • Pour les rapports personnalisés et les diagrammes de Gantt, la Date de référence la plus récente est utilisée lorsque les données sont affichées.

Vous pouvez également utiliser ce tableau pour définir manuellement un projet au statut Terminé à des fins de reconnaissance de revenu ou de facturation, à partir de N’IMPORTE QUELLE méthode. Pour marquer un projet comme terminé, saisissez un En date du et définissez l’icône Pourcentage d’achèvement Valeur à 100. Ce processus déclenche la reconnaissance des revenus restants à la date spécifiée et la facturation des montants restants.

Vous pouvez uniquement apporter des modifications au En date du dans la colonne Pourcentage de réalisation observé pour cent Tableau sur un projet ou une tâche si la nouvelle date d’effet est dans une période ouverte. Si vous essayez d’enregistrer une date d’effet dans une période clôturée, un message d’erreur s’affiche. Dans ce scénario, vous pouvez soit ouvrir la période et modifier la date, soit sélectionner une autre date d’effet.

Meilleures pratiques : Lorsque vous devez mettre à jour le pourcentage d’achèvement du projet ou de la tâche, ajoutez un nouveau pourcentage avec un nouveau En date du dans le tableau au lieu de remplacer une écriture existante par le nouveau pourcentage et la nouvelle date. Cela permet de conserver un historique des pourcentages d’achèvement et de réduire la confusion lors de la génération d’un pourcentage de revenus ou de facturation basé sur l’achèvement.

Section Facturation

Descriptions des champs de la section Facturation
Champ Description

Conditions de paiement

Spécifiez les conditions de paiement de votre projet. Lorsque vous générez une facture par projet, les conditions de paiement sont définies par défaut sur l’en-tête de la facture. Laissez ce champ vide si, lors de la génération d’une facture par projet, vous souhaitez utiliser les conditions de paiement du client.

Type de facturation

Sélectionnez le mode de facturation du projet. Après avoir généré une facture pour ce projet, vous ne pouvez plus modifier le type de facturation.

  • Temps et matériel : Facture au client toute saisie de temps, toute dépense ou tout achat de CF/bon de commande marqué comme facturable et affecté à ce projet.
  • Frais fixes : Facture au client des frais fixes, basés sur les éléments d’une définition de transaction de Ventes.
  • Frais et dépenses fixes : Facture au client les frais fixes, en fonction des éléments d’une définition de transaction de Ventes, plus les dépenses facturables.

En savoir plus sur la configuration Main-d’œuvre et matériaux des projets et Projets à frais fixes.

Le libellé de ce champ peut différer pour les organisations à but non lucratif en fonction des paramètres de la page Configurer les projets. En savoir plus.

Montant du contrat

Saisissez le montant contractuel du projet à des fins de génération de rapports.

Devise du projet

Saisissez une devise pour votre projet. Il s’agit de la devise dans laquelle vous saisirez et afficherez les informations de projection du projet dans l’onglet Résumé du projet. La devise du projet est définie par défaut sur la devise utilisée dans l’établissement où le projet se déroule.

Si vos projets se déroulent dans plusieurs établissements avec des devises différentes, configurez chaque établissement avec la bonne devise. Pour vous assurer que les coûts de main-d’œuvre de votre projet reflètent la bonne devise, associez chaque projet au bon établissement.

Dépenses du collaborateur facturables par défaut (pour les utilisateurs abonnés à Coûts et facturation du projet)

Rendez les dépenses saisies pour le projet facturables par défaut. Lorsqu’un utilisateur crée un élément sur un rapport de dépenses et sélectionne le projet, la case Facturable sera automatiquement cochée ou vide selon ce que vous choisissez ici. Cela peut faire gagner du temps à vos collaborateurs et réduire les erreurs de saisie de données.

Les collaborateurs peuvent toujours remplacer la valeur par défaut pour les transactions individuelles. Par exemple, si vous désélectionnez l’option facturable pour un dépense particulier que vous ne souhaitez pas écriture inter-entités automatisée au client.

Le libellé de ce champ peut différer pour les organisations à but non lucratif en fonction des paramètres de la page Configurer les projets. En savoir plus.

Écritures CF et bons de commande par défaut facturables (pour les utilisateurs abonnés à Coûts et facturation du projet)

Rend les achats de projet saisis via les Comptes fournisseurs ou les Achats facturables par défaut. Lorsqu’un utilisateur crée un élément sur un rapport de dépenses et sélectionne le projet, la case Facturable sera automatiquement cochée ou vide selon ce que vous choisissez ici. Cela peut faire gagner du temps à vos collaborateurs et réduire les erreurs de saisie de données.

Les collaborateurs peuvent toujours remplacer la valeur par défaut pour les transactions individuelles. Par exemple, si vous désélectionnez l’option facturable pour un dépense particulier que vous ne souhaitez pas écriture inter-entités automatisée au client.

Le libellé de ce champ peut différer pour les organisations à but non lucratif en fonction des paramètres de la page Configurer les projets. En savoir plus.

Section Documents

Descriptions des champs de la section Documents
Champ Description

Numéro de commande client

Vous pouvez éventuellement saisir le numéro de commande de vente de ce projet.

Commande d’achat numéro

Vous pouvez éventuellement saisir le numéro de numéro de commande d’achat pour ce projet.

Montant du bon de commande

Vous pouvez éventuellement saisir le montant de la commande d’achat.

Numéro du devis d’achat

Vous pouvez éventuellement saisir le numéro de devis d’achat.

Numéro de référence

Saisissez un numéro de référence que vous pourrez utiliser pour générer des rapports sur votre projet dans des rapports personnalisés.

Pièces jointes

Chargez les pièces jointes pour un stockage permanent et sûr. Par exemple, vous pouvez charger des énoncés des travaux, des spécifications ou des accords. En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

Pour référencer un document joint, commencez par charger l’image numérisée, la feuille de calcul ou le document de traitement de texte.

Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers dans Ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, reportez-vous à la section Traitement en masse.

Section Règles métier

Descriptions des champs de la section Règles métier
Champ Description

Feuille de temps et dépense utilisateur Restrictions

Vous pouvez également définir des restrictions de feuille de temps et de utilisateur de dépense pour cette projet. Vous pouvez limiter les saisies de l’heure aux ressources affectées ou laisser n’importe qui saisir l’heure, ce qui peut s’avérer utile lorsque Mise en place de projets de frais généraux.

Votre sélection remplace les restrictions de utilisateur par défaut pour le application Projets (Projets >Mise en place Configuration >).

Règles de transaction

Sélectionnez les règles de transaction que vous souhaitez associer à ce projet.

Les règles de transaction peuvent être utilisées pour comptabiliser automatiquement des transactions secondaires dans des projets sous la forme d’écritures de journal. Par exemple, vous pouvez calculer et comptabiliser les coûts indirects de main-d’œuvre.

Vous pouvez affecter n’importe quel numéro de règles de transaction à un projet. Si une règle de transaction est affectée à un projet, toutes les transactions comptabilisées dans le projet sont examinées par rapport aux lignes de la règle et, si le groupe d’articles du grand livre correspond à la transaction, la ligne associée est exécutée.

Onglet Ressources et facturation

Sélectionnez les ressources de votre projet et la manière dont vous souhaitez définir les prix.

  • Si vous avez sélectionné des options qui limitent la saisie de l’heure aux seuls collaborateurs affectés au projet, veillez à ajouter des ressources ici.
  • Si vous facturez le temps, les dépenses et d’autres matériaux au client, vous pouvez également utiliser cet onglet pour spécifier comment déterminer les prix de la main-d’œuvre facturable, des dépenses et des achats CF/bons de commande.

Affecter des collaborateurs (ressources) au projet et fixer les prix. Si vous facturez le client pour du temps, des dépenses ou des achats CF/bons de commande, remplissez les informations de tarification ici. Suivez les instructions pour configurer les prix en fonction de Taux de facturation ou majoration pourcentage du coût. À facture moment, si vous ne choisissez pas de tarif sur la page Générer les factures, la tarification spécifique au projet que vous saisissez ici est utilisée.

Le Tâches L’onglet n’apparaît qu’une fois que vous avez enregistré le projet au moins une fois. Vous pouvez affecter des ressources à chaque tâche et spécifier si la tâche est facturable.

Vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin ? Créez un champ personnalisé pour votre projet et transférez-le vers un Ventes facture document.

  1. Créez deux champs personnalisés, un pour le Projet et une pour l’objet Ventes objet.
  2. Pour chaque champ personnalisé, lorsque vous choisissez les caractéristiques du champ, veillez à saisir les mêmes informations pour le libellé, la valeur par défaut et l’ID de champ.

Lorsque vous créez un facture pour votre projet via Générer des factures, le champ personnalisé est transféré au facture document.

Section Informations sur le projet

Descriptions des champs de la section Informations sur le projet
Champ Description

ID de projet

L’identification du projet.

Nom du projet

Nom du projet.

ID du projet parent

L’identification du projet parent,

Recherche de ressources (pour les utilisateurs abonnés à Gestion des projets et des ressources)

Recherchez les ressources du projet en fonction de leur expertise, de leur disponibilité et d’autres facteurs, puis ajoutez-les au projet.

Vous pouvez Activer la gestion du projet et des ressources sur la page Configurer les Projets. Obtenez une vue d’ensemble sur Planification des ressources et en savoir plus sur Recherche et planification des ressources du projet.

Calendriers des ressources (pour les utilisateurs abonnés à Gestion des projets et des ressources)

Affichez qui est disponible pour travailler sur ce projet.

Vous pouvez activer la gestion des projets et des ressources sur la page Configurer les Projets. Obtenez une vue d’ensemble sur Planification des ressources et en savoir plus sur Recherche et planification des ressources du projet.

Devise du taux de facturation

À titre de référence uniquement. Ce champ clarifie la devise utilisée dans le tableau ci-dessous pour la tarification de la main-d’œuvre.

Section Contrôle de facturation

Saisissez les informations sur la manière dont vous souhaitez gérer la facturation de votre projet. Ces options remplacent les options de facturation définies au niveau client.

  • Pour les projets qui ne peuvent pas être facturés pour un montant supérieur au montant contractuel, par exemple, un Temps et matériaux (TM) pour un contrat maximum, choisissez de configurer votre projet pour qu’il soit automatiquement Émettre un message d’avertissement ou Empêcher la facturation pour les facturations qui dépassent celles du projet Montant de la facturation prévue.
  • Saisissez un paramètre facultatif Message de facture. Il s’agit d’un message qui s’affiche par défaut sur le en-tête facture lorsque vous générer factures pour cette projet.
Descriptions des champs de la section Contrôle de facturation
Champ Description

Si les facturations réelles dépassent le montant de facturation prévu

Automatisez le contrôle de facturation pour prévenir ou avertir des facturations qui dépassent le montant de facturation prévu du projet. Les options s’appliquent lorsque vous générez des factures par projet.

  • Ne rien faire : Ne prenez aucune mesure si les facturations dépassent le montant de facturation prévu.
  • Émettre un message d’avertissement : Sur la page Générer les factures en mode Aperçu, vous recevez un message d’avertissement indiquant que la facture dépassera le montant de facturation prévu. Vous pouvez toujours créer une facture. Toutefois, si Générer des factures est exécuté hors ligne et qu’un facture dépasse le montant de facturation prévu, le facture ne sera pas créé.
  • Empêcher la facturation : Si le montant de facture dépasse votre montant de facturation prévu, vous ne pouvez pas générer un facture. Si Générer des factures est exécuté hors ligne, toutes les factures, à l’exception de celles qui placent votre projet au-dessus des montants prévus, sont créées.

Si vous avez choisi d’émettre un message d’avertissement ou d’empêcher la facturation, vous pouvez exclure les dépenses des collaborateurs, des CF et des bons de commande du calcul de la surestimation en sélectionnant l’icône Exclure les dépenses case à cocher.

Message de facture

Créez un message de facture personnalisé pour votre projet. Ce message s’affiche par défaut sur le en-tête facture lorsque vous générer factures par projet. Vous pouvez remplacer le champ Message de facture sur une facture spécifique en saisissant votre message dans le mode Aperçu de Générer les factures.

Il se peut que votre client ait déjà un message par défaut associé à sa fiche client. Le cas échéant, le message du client s’affiche automatiquement dans ce champ de message de facture. Vous pouvez remplacer le message du client en saisissant simplement un nouveau message à imprimer sur la facture de ce projet.

Remplacement de la devise de facturation

La devise de la facture est déterminée par le client ou le projet. Par défaut, les factures sont générées dans les Devise du client. Pour générer des factures dans une devise de projet de projet, saisissez ici un remplacement de la devise de la facture. Par exemple, si vous vendez des projets par l’intermédiaire de revendeurs, vous pouvez vendre un projet au revendeur A au Royaume-Uni en GBP et un projet au revendeur B en France en EUR. Vous devez facturer le fournisseur A pour son projet en GBP et le revendeur B pour son projet en EUR.

En savoir plus sur Génération de factures.

Section de saisie

Descriptions des champs de la section Ressources et écritures de facturation
Champ Description

Collaborateur

Affectez des collaborateurs à ce projet. Les employés sont également appelés « ressources ».
  • Les informations de tarification facultatives pour ce collaborateur peuvent être saisies dans d’autres colonnes.
  • Si le prix est saisi pour le collaborateur, mais qu’aucun article n’est spécifié, le prix s’applique au collaborateur, quel que soit l’article. Par exemple, si le taux de facturation d’un collaborateur est toujours de 100,00 $, vous pouvez omettre l’article et saisir 100,00 $ dans la colonne Main-d’œuvre.
  • Si vous avez limité la saisie de l’heure aux collaborateurs affectés uniquement, assurez-vous de sélectionner les collaborateurs qui travailleront sur le projet.
Si vous devez facture fournisseur un collaborateur à deux taux de facturation différents (par exemple, si vous avez un collaborateur qui doit s’occuper de la gestion et de la mise en œuvre de projet pour un projet), saisissez le collaborateur deux fois et attribuez un article différent à chacun. Chaque article aurait un taux de facturation distinct et serait affecté à la tâche appropriée que vous avez créée pour le projet (dans cet exemple, Gestion et mise en œuvre du projet).

Article

Vous permet de spécifier un article, afin d’établir une tarification spécifique au projet.
  • Si le prix est saisi pour un article, mais qu’aucun collaborateur n’est spécifié, le prix s’applique à l’article, quel que soit le collaborateur. Par exemple, si les services de gestion de projet sont toujours facturés à 120,00 $, quel que soit le collaborateur qui effectue le travail, vous devez sélectionner Gestion de projet comme article et saisir 120,00 $ dans la colonne Main-d’œuvre.
  • Si un collaborateur et un article sont spécifiés avec un prix de main-d’œuvre ou de dépense, le prix s’applique aux saisies de feuille de temps ou aux dépenses saisies par ce collaborateur.

Description

Vous pouvez également saisir une description du rôle de ce collaborateur dans le projet dans la zone Description.

Date de début

Spécifie la date d’entrée en vigueur de la tarification. Si votre tarification change ultérieurement, vous pouvez saisir une tarification supplémentaire avec une nouvelle date de début.

Main-d’œuvre (pour les utilisateurs abonnés à Coûts et facturation du projet)

Sélectionnez la en-tête de colonne pour établir une tarification par défaut de la main-d’œuvre, basée sur les taux de facturation ou une majoration pourcentage sur le coût du temps du collaborateur. Dans les lignes situées sous le en-tête, vous pouvez saisir des taux de facturation ou des majorations pour des collaborateurs spécifiques ou des combinaisons collaborateur/article.

Le taux de facturation est utilisé pour déterminer le montant de facturation du projet lorsque vous générez les factures et pour les règles de transaction. Si aucun taux de facturation n’est spécifié, les deux processus recherchent un taux de facturation standard dans un tarif Ventes.

Vous pouvez saisir un maximum de 2 chiffres après la virgule, par exemple 100,00.

Dépense (pour les utilisateurs abonnés à Coûts et facturation du projet)

Sélectionnez la en-tête colonne pour établir une tarification par défaut des dépenses, basée sur les taux de facturation ou une majoration pourcentage sur vos coûts. Dans les lignes situées sous le en-tête, vous pouvez saisir des taux de facturation ou des majorations pour des collaborateurs spécifiques ou des combinaisons collaborateur/article.

Vous pouvez saisir un maximum de 2 chiffres après la virgule, par exemple 100,00.

CF et bon de commande (pour les utilisateurs abonnés à Coûts et facturation du projet)

Sélectionnez le en-tête de colonne pour saisir une majoration de pourcentage par défaut pour les achats CF/bons de commande. Dans les lignes situées sous l’en-tête, vous pouvez remplacer le balisage par défaut pour des éléments spécifiques.

Vous pouvez saisir un maximum de 2 chiffres après la virgule, par exemple 100,00.

Onglet résumé projet

Obtenez un aperçu des performances financières d’un projet. Cet onglet affiche les indicateurs clés de performance critiques, y compris des détails sur les revenus, les projections de projet, les heures et les dépenses. Observez les performances de votre projet et améliorez votre prise de décision.

Le Résumé du projet L’onglet comprend les montants en dollars des factures de projet de Comptes clients (CC) réelles, générées via PGI. L’onglet n’inclut pas les transactions comptabilisées directement sur les comptes du grand livre, même si ces transactions sont signalées pour ce projet.

Vous pouvez créer un rapport qui résume plusieurs projets dans une seule vue, avec des options qui vous permettent de sélectionner uniquement les projets et les champs que vous souhaitez voir. En savoir plus sur Rapports de résumé du projet.

Les données qui s’affichent sont cumulatives, de la création du projet au moment présent.

Descriptions des champs de l’onglet Résumé du projet
Champ Description

Résumé financier

Dans cette section, vous trouverez des informations à jour sur des indicateurs financiers clés tels que votre bénéfice brut, votre revenu net, vos revenus différés, le coût des marchandises vendues et vos dépenses salariales.

D’où proviennent les chiffres du résumé financier ?

Les montants de la section Résumé financier sont basés sur les groupes de comptes que vous avez choisis lors de la configuration de l’application Projets. Pour vérifier ou modifier les groupes de comptes, accédez à la page de configuration des Projets (Projets > Mise en place Configuration >), puis recherchez la section résumé du projet. Par exemple, le montant du total des salaires est calculé à l’aide des comptes du groupe de comptes que vous avez sélectionné pour Salaires.

Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir les libellés qui s’affichent en sélectionnant Utilisez groupe de compte noms d’affichage au lieu des libellés ci-dessus sur la page Configurer les Projets. Cela vous permet d’utiliser le champ « Paiements » pour un autre indicateur financier, par exemple les coûts indirects.

Prévisions de projets

Saisissez les chiffres prévisionnels pour le montant de facturation, le coût et la durée (en heures) de ce projet. Vous pouvez inclure ces valeurs dans les rapports financiers préparatoires standard.

Si vous utilisez la reconnaissance de revenu par coût, vous pouvez obtenir les projections de projet à partir du Grand livre en saisissant un ID de projet du grand livre. Ceci est utilisé par Rev Rec pour calculer le montant du coût prévu pour le projet.

Pour les sociétés multi-devises : Saisissez le montant de facturation et le coût prévu dans la devise que vous avez désignée dans la Devise du projet dans l’onglet Informations supplémentaires.

Lorsque vous enregistrez vos écritures prévisionnelles et revenez à l’onglet résumé du projet, nous comparons vos chiffres prévisionnels aux montants et heures réels, notamment :

  • Les facturations réelles sont basées sur les éléments associés au projet et comptabilisés dans les comptes clients.
  • Coût basé sur le groupe de compte coût des marchandises sélectionné lors de la configuration des Projets.
  • La durée réelle est basée sur toutes les heures saisies moins les heures refusées.
  • Différences basées sur le montant prévu moins le montant réel.
  • Les écarts sont basés sur les différences divisées par le montant prévu.

Heures

Les heures sont calculées comme suit :

  • Heures facturables sont toutes les heures marquées comme facturables, moins les heures refusées.
  • Heures facturées sont toutes des heures marquées comme facturables ET facturées.
  • Heures non facturables sont toutes des heures marquées comme non facturables moins les heures refusées.
  • Total des heures non facturables sont le nombre total d’heures facturables moins le nombre total d’heures facturées.

Vous pouvez inclure ces valeurs dans les rapports financiers préparatoires standard.

Dépenses des employés, des comptes fournisseurs et des bons de commande

Affichez le détail des dépenses facturables et non facturables, découvrez combien vous avez facturé au client jusqu’à présent et gardez une trace des biens et services en commande (vos engagements de bon de commande).

  • Total des dépenses facturables Inclut toutes les dépenses facturables des Comptes fournisseurs, Dépenses et Achats, moins les dépenses refusées et modifiées par d’éventuelles régularisations. Pour calculer ce total, nous incluons les dépenses facturables des factures fournisseurs, des rapports de dépense collaborateur et des achat des commandes qui ont été converties en factures fournisseur et comptabilisées dans les CF.
  • Total des dépenses non facturées et Total des dépenses facturées Décomposez vos dépenses facturables pour indiquer le montant qui a été facturé au client jusqu’à présent.
  • Le total des dépenses non facturables comprend Toutes les dépenses des Comptes fournisseurs, des Achats et des Dépenses non marquées comme facturables, moins les dépenses refusées et modifiées par d’éventuelles régularisations. Pour calculer ce total, nous incluons les dépenses non facturables provenant des factures fournisseurs, des rapports de dépense collaborateur et des achat des commandes qui ont été converties en factures fournisseur et comptabilisées dans les comptes fournisseurs.
  • Engagements des bons de commande sont des commandes passées via l’application Achats qui n’ont pas encore été reçues ou facturées et qui n’ont pas été comptabilisées dans les comptes fournisseurs.
Si vous convertissez la commande d’achat en un reçu qui n’est pas comptabilisé dans les Comptes fournisseurs, les engagements de commande diminueront, mais les dépenses n’augmenteront pas tant que le reçu ne sera pas converti en facture fournisseur. Pour éviter cela, vous pouvez convertir les commandes d’achat directement en factures fournisseurs.

Onglet Gestion du changement

Utilisez l’onglet Gestion du changement pour afficher les commandes de modification de projet et les demandes de modification affectées à un projet. Nécessite l’abonnement Construction pour voir l’onglet Gestion du changement, et ces champs sont en lecture seule.

Rubrique Commandes de modification de projet

Descriptions des champs de la section Commandes de modification de projet
Champ Description

Ajouter une commande de modification de projet

Identification de l’ordre de modification du projet affecté au projet.

Sélectionnez ce lien pour afficher l’ordre de modification du projet.

ID de projet

Identification du projet associé à l’ordre de modification du projet.

Sélectionnez ce lien pour afficher le projet.

Lorsque vous créez une commande de modification de projet, vous l’affectez à un projet.

Nom du projet

Nom du projet associé à l’identifiant de projet.

Identifiant client

L’identification du client associé au projet.

Sélectionnez ce lien pour afficher la fiche du client.

Nom de client

Nom du client associé à l’identifiant client.

Ajouter une commande de modification de projet

Date de création de l’ordre de modification du projet.

Modifier le statut de la demande

Statut de la demande de modification.

Total des coûts

Coût total de l’ordre de modification du projet.

Prix total

Prix total du projet.

Description

La description de l’ordre de modification du projet.

Identifiant du contrat du projet

Identification du contrat de projet associé à l’ordre de modification du projet.

Sélectionnez ce lien pour afficher le contrat de projet.

Lorsque vous créez une commande de modification de projet, vous pouvez l’affecter à un contrat de projet.

Boutons

Descriptions des champs de boutons
Champ Description

Tout afficher

S’il s’agit de la projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également un ordre de modification projet.

Exporter au format CSV

Sélectionnez ce bouton pour exporter les commandes de modification de projet affectées au projet.

Rubrique Demandes de modification

Descriptions des champs de la section Demandes de modification

Champ

Description

Ajouter une commande de modification de projet

Identification de la commande de modification du projet affectée à la demande de modification.

Sélectionnez ce lien pour afficher l’ordre de modification du projet.

Ajouter une demande de modification

Identification de la demande de modification affectée au projet.

Description

La description de la demande de modification.

Date de la demande de changement

Date de création de la demande de modification.

ID de projet

Identification du projet associé au demande de modification.

Sélectionnez ce lien pour afficher le projet.

Lorsque vous créez une demande de modification, vous l’affectez à un projet.

Nom du projet

Nom du projet associé à l’identifiant de projet.

Modifier le type de demande

Type de la demande de modification.

Modifier le statut de la demande

Statut de la demande de modification.

Statut

Statut statut de la demande de modification. Affiche l’une des options suivantes :

  • Comptabilisé

  • Brouillon

Total des coûts

Coût total de la demande de modification.

Prix total

Prix total du projet.

Boutons

Descriptions des champs de boutons

Champ

Description

Tout afficher

S’il s’agit du projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également une demande de modification.

Exporter au format CSV

Sélectionnez ce bouton pour exporter les demandes de modification affectées au projet.

Onglet Contrats de projet

Un abonnement à Construction est nécessaire. Pour activer un abonnement Construction, Contacter votre responsable de compte Sage Intacct. La prise en charge régionale pour Construction est limitée aux États-Unis, au Canada, à l’Australie et au Royaume-Uni.

Utilisez l’onglet Contrats de projet pour afficher les contrats de projet de construction et les lignes de contrat de projet affectées à un projet. Ces champs sont en lecture seule.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur Affichez les contrats de projet de construction affectés à un projet.

Section des contrats de projets

Descriptions des champs de la section Contrats de projet
Champ Description

Identifiant du contrat du projet

Identification du contrat de projet affecté au projet.

Sélectionnez pour afficher le contrat de projet.

ID de projet

Identification du projet associé au contrat de projet.

Sélectionnez pour afficher le projet.

Lorsque vous créez un contrat de projet, vous l’affectez à un projet.

Nom du projet

Nom du projet associé au contrat de projet.

Identifiant client

Identification du client associé au contrat de projet.

Sélectionnez pour afficher le client.

Lorsque vous créez un contrat de projet, vous l’affectez à un client.

Nom de client

Nom du client associé au contrat de projet.

Prix d’origine

Prix initial du contrat de projet.

Prix de révision

Le prix de révision du contrat de projet.

Prix de modification approuvé

Le prix de modification approuvé du contrat de projet.

Prix total révisé du contrat

Le prix total révisé du contrat de projet.

Total facturé

Total facturé pour le projet.

Retenue de garantie totale

Total de la retenue de garantie détenue pour le projet.

Retenue de garantie totale libérée

La retenue de garantie totale levée pour le projet.

Solde de retenue de garantie

Solde de la retenue de garantie pour le projet.

Total des paiements reçus

Total des paiements reçus pour le projet.

Boutons

Descriptions des champs de boutons
Champ Description

Tout afficher

S’il s’agit du projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également un contrat de projet.

Exporter au format CSV

Sélectionnez cette option pour exporter les contrats de projet affectés au projet.

Section Lignes de contrat de projet

Descriptions des champs de la section Lignes de contrat de projet

Champ

Description

Identifiant du contrat du projet

Identification du contrat de projet affecté au projet.

Sélectionnez pour afficher le contrat de projet.

Nom du contrat du projet

Nom du contrat de projet affecté au projet.

Identifiant de ligne de contrat de projet

Identification de la ligne de contrat du projet affectée au projet.

Sélectionnez cette option pour afficher la ligne de contrat du projet.

Nom de la ligne

Nom de la ligne de contrat du projet.

ID de projet

Identification du projet associé à la ligne de contrat du projet.

Sélectionnez pour afficher le projet.

Lorsque vous créez une ligne de contrat de projet, vous l’affectez à un projet.

Nom du projet

Nom du projet associé à la ligne de contrat du projet.

ID de tâche

Identification de la tâche associée au projet.

Sélectionnez pour afficher la tâche.

Nom de la tâche

Nom de la tâche associée à la ligne de contrat du projet.

Prix d’origine

Prix initial de la ligne de contrat du projet.

Prix de révision

Prix de révision de la ligne de contrat du projet.

Prix de modification approuvé

Le prix de modification approuvé de la ligne de contrat du projet.

Prix total révisé du contrat

Prix total révisé du contrat pour la ligne de contrat du projet.

Total facturé

Total facturé pour la ligne de contrat du projet.

Retenue de garantie

La retenue de garantie détenue pour la ligne de contrat du projet.

Retenue de garantie débloquée

La retenue de garantie débloquée pour la ligne de contrat du projet.

Solde de retenue de garantie

Solde de retenue de garantie pour la ligne de contrat du projet.

Paiements reçus

Les paiements reçus pour la ligne de contrat du projet.

Boutons

Descriptions des champs de boutons

Champ

Description

Tout afficher

S’il s’agit du projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également une ligne de contrat de projet.

Exporter au format CSV

Sélectionnez cette option pour exporter les lignes de contrat de projet affectées au projet.

Onglet Factures de projet

Un abonnement à Construction est nécessaire. Pour activer un abonnement Construction, Contacter votre responsable de compte Sage Intacct. La prise en charge régionale pour Construction est limitée aux États-Unis, au Canada, à l’Australie et au Royaume-Uni.

Utilisez l’onglet Factures de projet pour afficher projet factures et retenue de garantie factures de déblocage attribuées à un projet. Vous pouvez également afficher les paiements, crédits et régularisations utilisés pour payer un projet. Ces champs sont en lecture seule.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur Afficher les informations de facturation du projet.

Section Factures de projet

Descriptions des champs de la section Factures de projet
Champ Description

Nom de client

Nom du client associé à la facture de projet.

ID de la facture des comptes clients

Identification de la facture affectée au projet.

Voici les factures de projet :

  • Factures de comptes clients

  • Factures de Ventes

  • Générer les factures pour le projet

Sélectionnez pour afficher la facture de projet.

Date

Date de création de la facture de projet.

Date de comptabilisation dans le grand livre

Date de comptabilisation du grand livre pour la facture de projet.

Statut du document

Le document statut du facture de projet.

ID document

Identification du document affecté au projet.

Sélectionnez cette option pour afficher la facture contrat du projet.

Identifiant du contrat du projet

Identification du contrat de projet affecté au projet.

Devise

La devise du projet.

Montant

Le montant du projet.

Retenue de garantie

La retenue de garantie détenue pour le projet.

Retenue de garantie débloquée

La retenue de garantie débloquée pour le projet.

Retenue de garantie facturée

La retenue de garantie facturée pour le projet.

Montant dû

Le montant dû pour le projet.

Montant payé

Le montant payé pour le projet.

Jours de retard

Le numéro de jours de retard pour payer le projet.

Boutons

Descriptions des champs de boutons
Champ Description

Tout afficher

S’il s’agit de la projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également une facture de projet.

Exporter au format CSV

Sélectionnez cette option pour exporter les factures de projet affectées au projet.

Section Factures de déblocage de retenue de garantie

Descriptions des champs de la section Factures de levée de retenue de garantie
Champ Description

N° de facture de mainlevée de retenue de garantie

Identification de la facture de déblocage de la retenue de garantie affectée au projet.

Date de transaction

Date de la transaction pour la facture de levée de la retenue de garantie.

Date de comptabilisation dans le grand livre

Date de comptabilisation Grand livre du facture de libération retenue de garantie.

Statut du document

Le document statut de la facture de version retenue de garantie.

Devise de transaction

La devise de transaction du projet.

Montant

Le montant du projet.

Paiements reçus

Paiements reçus pour le projet.

Boutons

Descriptions des champs de boutons
Champ Description

Tout afficher

S’il s’agit du projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également une facture de déblocage de la retenue de garantie.

Exporter au format CSV

Sélectionnez cette option pour exporter retenue de garantie débloquer les factures affectées au projet.

Section Paiements

Descriptions des champs de la section Paiements
Champ Description

Paiements

Paiement utilisé pour payer le projet.

Type de paiement

Type de paiement pour le projet.

Compte bancaire

Le compte bancaire associé au paiement.

Référence de paiement

La référence de paiement pour le projet,

Date de paiement

La date de paiement du projet.

Devise de transaction

La devise de transaction du projet.

Montant du paiement

Le montant du paiement pour le projet

Boutons

Descriptions des champs de boutons
Champ Description

Tout afficher

S’il s’agit du projet racine, vous pouvez cocher cette case pour afficher les enfants du projet qui ont également un paiement.

Exporter au format CSV

Sélectionnez cette option pour exporter les paiements affectés au projet.